Geschäftsprozessmodellierung: Definition, Vorteile und Techniken

Veröffentlicht: 2014-05-16

Mit vielen Definitionen und verschiedenen Vorgehensweisen kann die Geschäftsprozessmodellierung (BPM) etwas verwirrend sein, insbesondere für Anfänger. Aber wenn Sie tiefer gehen, werden Sie feststellen, dass es bei den meisten Ansätzen keinen großen Unterschied gibt. Dieses Tutorial zur Geschäftsprozessmodellierung hilft Ihnen dabei, mehr über die verschiedenen Definitionen, Funktionen und die Geschichte hinter BPM zu erfahren. Und wir werden auch kurz auf die verschiedenen Geschäftsprozessmodellierungstechniken eingehen.

Definition der Geschäftsprozessmodellierung

Unter den vielen online verfügbaren Definitionen für die Geschäftsprozessmodellierung sind einige wenige, die unsere Aufmerksamkeit erregt haben;

  • BPM ist ein Mechanismus zur Beschreibung und Kommunikation des aktuellen oder beabsichtigten zukünftigen Zustands eines Geschäftsprozesses.
  • BPM ist ein Mittel zur Darstellung der Schritte, Beteiligten und Entscheidungslogik in Geschäftsprozessen.
  • BPM ist eine Methode zur Verbesserung der organisatorischen Effizienz und Qualität. Ihre Anfänge liegen im kapital-/gewinnorientierten Geschäft, aber die Methodik ist auf jede organisierte Aktivität anwendbar.
  • BPM zielt darauf ab, die Geschäftsleistung zu verbessern, indem die Effizienz der Verbindungsaktivitäten bei der Bereitstellung eines Produkts oder einer Dienstleistung optimiert wird.
  • BPM ist eine Reihe von Aktivitäten zur formalen Darstellung von Geschäftsprozessen, die eine Analyse und weitere Verbesserung dieser Prozesse ermöglichen.
  • Die Geschäftsprozessmodellierung ist eine Kombination verschiedener prozessbezogener Schritte wie Process Mapping, Process Discovery, Process Simulation, Process Analysis und Process Improvement.

Wenn alles oben Genannte zutrifft, kann es zusammengefasst werden, wie die Arbeit in einem Unternehmen oder einer Organisation erledigt wird .

Wie sich BPM entwickelt hat

BPM hat sich in den letzten zwei bis drei Jahrzehnten rasant entwickelt und frühere organisatorische Effizienzpraktiken wie die Time and Motion Study (TMS) oder das Total Quality Management (TQM) ersetzt. Diese Nachfrage nach BPM ergibt sich aus

  • Erhöhung der Transparenz und Rechenschaftspflicht aller Organisationen, einschließlich öffentlicher Dienste und Regierungen
  • Steigerung der Nutzung von Informations- und Kommunikationssystemen
  • Moderne Komplexität des Geschäfts

BPM kann aufgrund seiner I) technischen Natur, 2) der Prozessbetonung und 3) analytischen Ansätzen und Verantwortlichkeiten, die sich aus der Verbesserung der Qualität im Markt ergeben, als Qualitätsmanagementinstrument betrachtet werden. Die Geschäftsprozessmodellierung ist im Änderungsmanagement von Organisationen sehr nützlich.

Bemerkenswerte Funktionen zur Geschäftsprozessmodellierung

Eine zusammengefasste Liste der BPM-Funktionen lautet wie folgt:

  • BPM ist üblicherweise ein Diagramm, das eine Abfolge von Aktivitäten darstellt. Es zeigt typischerweise Ereignisse, Aktionen und Links oder Verbindungspunkte in der Reihenfolge von Ende zu Ende.
  • Es konzentriert sich hauptsächlich auf Prozesse, Aktionen und Aktivitäten usw.
  • Ein Geschäftsprozessmodell umfasst sowohl IT-Prozesse als auch Personalprozesse.
  • Die Geschäftsprozessmodellierung ist funktionsübergreifend und kombiniert normalerweise die Arbeit und Dokumentation von mehr als einer Abteilung in der Organisation.
  • Ressourcen spielen in BPM in Bezug auf ihre Verarbeitung eine Rolle.
  • Personen (Teams, Abteilungen usw.) werden in BPM in Bezug darauf dargestellt, was sie tun, was und normalerweise wann und aus welchen Gründen, insbesondere wenn verschiedene Möglichkeiten oder Optionen bestehen, wie in einem Flussdiagramm.
  • Die Geschäftsprozessmodellierung kann auch Aktivitäten von Prozessen und Systemen externer Organisationen umfassen, die in den Primärprozess einfließen.
  • Im Betrieb großer Organisationen werden Geschäftsprozessmodelle aufgrund des Umfangs und der Komplexität tendenziell detaillierter analysiert und dargestellt als in kleinen Organisationen.
  • Die Geschäftsprozessmodellierung wird bis zu einem gewissen Grad auch durch die verschiedenen computergestützten Tools oder Software definiert, die bei der Anwendung ihrer Methoden verwendet werden. Diese Tools entwickeln sich im Laufe der Zeit weiter, und daher ist es ratsam, offen zu bleiben, wie BPM verwendet werden kann.

Geschäftsprozessmodellhierarchie

Die folgende Hierarchie wird hauptsächlich in der Prozessmodellierung für große Unternehmen verwendet. Es kategorisiert alle Prozesse einer Organisation in fünf Ebenen, so dass es einfacher ist, das Ergebnis zu rationalisieren.

BPMN-Tutorial – BPM-Hierarchie

Geschichte der Geschäftsprozessmodellierung

Die Ursprünge von BPM reichen Jahrhunderte zurück. Lassen Sie uns also kurz eine zusammengefasste Geschichte davon durchgehen.

In der Antike wurde die Produktion in der Heimindustrie von einer Person durchgeführt, die einen Artikel von Anfang bis Ende herstellte. Als Fabriken zum Standard wurden, erwiesen sich viele Mitarbeiter, die einen Artikel nach dem anderen herstellten, als zeitaufwändig und ineffizient.

1776 „Arbeitsteilung“ – Adam Smith argumentierte, dass das Aufbrechen des Produktionsprozesses und die Schaffung besonderer Aufgaben den Prozess einfach und beschleunigen würden. Er zeigte, dass das Ergebnis sehr viel effizienter wäre, wenn die verschiedenen Stufen der Herstellung von verschiedenen Personen in einer Kette von Aktivitäten durchgeführt würden. Daher wurde der Geschäftsprozess geboren.

Frühes 1900er „Zeit und Bewegung“ – Frederik Winslow Taylor dachte nach vorne und verschmolz seine „Zeitstudie“ mit der „Bewegungsstudie“ von Frank & L. Gilbreth, was zu neuen wissenschaftlichen Managementmethoden (1911) und dem berüchtigten „Zeit und Bewegung“ führte. Studien. Diese Studien dokumentierten und analysierten Arbeitsprozesse mit dem Ziel, den Zeitaufwand und die Anzahl der mit jedem Prozess verbundenen Aktionen zu reduzieren und sowohl die Produktivität als auch die Effizienz der Mitarbeiter zu verbessern. Dies wurde von den Arbeitgebern begeistert aufgenommen und von den Arbeitnehmern mit Zynismus und Feindseligkeit betrachtet.

Anfang bis Mitte 1900 „the one best way“ – Frank Gilbreth entwickelte die erste Methode zur Dokumentation von Prozessabläufen. 1921 stellte er der American Society for Mechanical Engineers (ASME) sein Papier „Process charts – First Steps to Finding the One Best Way“ vor. 1947 wurde der ASME-Standard für Prozessdiagramme unter Verwendung von Gilbreths Originalnotation allgemein angenommen.

In den 1930er Jahren die Enttäuschung über das Fließband – Im ersten Jahrzehnt des 20. Jahrhunderts war „Zeit und Bewegung“ ein vertrautes Konzept, im Einklang mit dem modernen „wissenschaftlichen“ Zeitalter. Doch 1936 machte sich eine Ernüchterung breit, die sich in Charlie Chaplins Film Modern Times widerspiegelte. Der Film verspottete die Massenproduktion und das Fließband und spiegelte die kulturelle Desillusionierung mit der tristen Tretmühle der Industrie während der Weltwirtschaftskrise wider. Es ist vielleicht kein Zufall, dass Theorien zur Produktivitätsoptimierung und diejenigen, die am meisten davon profitieren, stärker in Frage gestellt oder kritisiert werden, wenn der Konjunkturzyklus in eine Rezession übergeht.

Workflow Mitte der 1970er Jahre – Die Forschung und Entwicklung der Büroautomatisierung blühte zwischen 1975 und 1985 auf. Spezielle Workflow-Technologien und der Begriff „Workflow“ wurden eingeführt. Während BPM seinen historischen Ursprung im Workflow hat, gibt es zwei wesentliche Unterschiede:

  • Von Menschen durchgeführte dokumentenbasierte Prozesse stehen im Mittelpunkt von Workflow-Systemen, während sich BPM sowohl auf Menschen als auch auf Systemprozesse konzentriert.
  • Workflow befasst sich mit Prozessen innerhalb einer Abteilung, während BPM Prozesse betrifft, die sich über die gesamte Organisation erstrecken.

In den 1980er Jahren war die Ära der Qualität – Qualität oder Total Quality Management (TQM) – die moderne Management- und Geschäftsprozesstheorie, die von Deming und Juran verfochten wurde. Ursprünglich in der Konstruktion und Fertigung eingesetzt, basiert es auf der japanischen Philosophie des Kaizen oder der kontinuierlichen Verbesserung. Ziel war die schrittweise Verbesserung der Prozesse hinsichtlich Kosten, Qualität, Service und Geschwindigkeit.

Schlüsselaspekte des Total Quality Management sind mittlerweile Mainstream geworden und wurden erfolgreich an die Unternehmen der 2000er Jahre angepasst. Six Sigma und Lean Manufacturing sind die bekanntesten dieser Methoden.

In den 1990er Jahren Business Process Reengineering (BPR)

In den frühen 1990er Jahren trat das Business Process Reengineering in Erscheinung und begann in der Geschäftswelt an Bedeutung zu gewinnen. Während TQM (zu diesem Zeitpunkt mit abnehmender Popularität) darauf abzielte, Geschäftsprozesse schrittweise zu verbessern, forderte BPR radikale Änderungen an Geschäftsprozessen und -leistung.

1993 entwickelten Michael Hammer und James Champy das Konzept in ihrem Buch „Re-Engineering the Corporation: A Manifesto for Business Revolution“. Sie gaben an, dass der Prozess eher revolutionär, schnell und drastisch als evolutionär und inkrementell sei. Es war ein großer Erfolg und wurde von Organisationen und Beratern mit Begeisterung angenommen. Die Re-Engineering-Industrie wuchs und triumphierte, bevor sie zu schwinden begann.

Bis Ende der 1990er Jahre war BPR als unternehmensweiter Ansatz dramatisch in Ungnade gefallen. Es erwies sich für die meisten Organisationen als zu langwierig, wurde daher schlecht ausgeführt und wurde daher als organisationsweiter Ansatz an den Rand gedrängt.

Kritiker dieser völlig „neuen Besen“-Methodik würden sagen, dass es unmöglich ist, in einer bereits etablierten Organisation von Null zu beginnen. Andere Kritikpunkte waren, dass es entmenschlichend und mechanistisch sei und sich eher auf Handlungen als auf Menschen konzentriere (Taylorismus).

Entscheidend ist, dass es mit den Begriffen „Verzögerung“, „Umstrukturierung“ und „Verkleinerung“ von Organisationen in Verbindung gebracht wird, die alle als Euphemismen für Entlassungen in einen Topf geworfen werden. Nicht das, was Hammer und Champy sich vorgestellt hatten.

In den 2000er Jahren, Geschäftsprozessmodellierung (BPM)

Die besten Prinzipien des Business Process Re-Engineering sind im BPM noch immer vorhanden, in einem weniger drastischen, weniger brutalen und überschaubareren Ausmaß. Mit den gewonnenen Erkenntnissen kann und wird die Geschäftsprozessmodellierung funktionieren, aber sie muss mit Vorsicht behandelt werden. Der Schlüssel liegt in der Umsetzung. Wenn sie sensibel und inklusiv durchgeführt und umgesetzt wird, kann sie sowohl für das Unternehmen als auch für seine Mitarbeiter gut sein.

Für eine Belegschaft, die in der Verwaltung ertrinkt und vieles davon wiederholt oder in mehrere Datenbanken neu eingegeben wird, kann BPM eine großartige Sache sein. Es kann Zeit gewinnen, um sich auf die „wertschöpfenden“ Aufgaben zu konzentrieren, die ermächtigend und lohnend sind: mit Kunden sprechen und ihnen zuhören, Entscheidungen treffen oder das tun, worin sie gut sind, anstatt sich mit langweiligen und bedeutungslosen Aufgaben zu beschäftigen.

BPM ist effektiv wie jede andere Methode auch. In den falschen Händen kann es eine Organisation und ihre Mitarbeiter ersticken und behindern. Das Tool liefert nicht die Ergebnisse – entscheidend ist, wie Sie es einsetzen.

Verschiedene Geschäftsprozessmodellierungstechniken

Bei der Implementierung der Geschäftsprozessmodellierung gibt es viele Techniken, die sich im Laufe der Jahre bewährt haben. Einige haben möglicherweise einige Nachteile und einige haben sich als erfolgreich erwiesen.

  1. Flussdiagramm-Technik
  2. Datenflussdiagramme – Yourdons Technik
  3. Rollen-Aktivitäts-Diagramme (RAD)
  4. Rollen-Interaktionsdiagramme (RID)
  5. Gantt-Diagramm
  6. Integrierte Definition für die Funktionsmodellierung (IDEF)
  7. Farbige Petrinetze (CPN)
  8. Objektorientierte Methoden (OO)
  9. Workflow-Technik
  10. Simulation
  11. Geschäftsprozessmodellierungsnotation (BPMN)
  12. UML-Aktivitätsdiagramm

Eine detaillierte Ansicht der oben genannten BPM-Techniken wird in unserem nächsten Artikel behandelt. Creately unterstützt die meisten der in der obigen Liste genannten Techniken.

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Und bleiben Sie dran für unseren nächsten Artikel, in dem wir verschiedene BPM-Techniken im Detail behandeln werden.

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