Quellen und Veränderungsbereiche im Projekt | #47 Einstieg ins Projektmanagement

Das Begriffsverzeichnis am Ende des PMBOK-Buches enthält bis zu 22 Einträge für Projektwechsel. Diese reichen von den Kosten und der Kultur der Veränderung in Organisationen bis hin zu Änderungswünschen. Was also macht Veränderungen in Projekten so essenziell und wie geht man damit um? Was ist Änderungsmanagement?

Wie erstelle ich ein Projektrisikoregister? - Inhaltsverzeichnis:

1. Einführung
2. Was sind Change und Change Management?
3. Änderungsbereiche im Projekt
4. Änderungen während der Projektierung
5. Änderungen während der Projektdurchführung
6. Quellen von Änderungen im Projekt
7. Extern
8. Intern
9. Zusammenfassung

Einführung

Änderungen während eines Projekts sind fast unvermeidlich, aber viele Organisationen scheinen diese Selbstverständlichkeit immer noch zu übersehen. Trotz seiner Lebensdauer, egal ob es sich um drei Monate, ein Jahr oder drei handelt, enthält jedes Projekt Risikofaktoren, die dazu führen können, dass der Projektmanager seine Ausführung mit den Beteiligten neu verhandelt. Wenn das Projektteam hingegen laufend aus den anstehenden Aufgaben lernt, können auch Verbesserungen und Veränderungen in der Arbeitsorganisation resultieren, die sich aus einem besseren Verständnis der Stakeholder-Anforderungen ergeben.

Was sind Change und Change Management?

PMBOK definiert Veränderung als:

„Eine Änderung an einem formal kontrollierten Ergebnis, einer Komponente des Projektmanagementplans oder einem Projektdokument.“

Dies kann Änderungen in Bezug auf Folgendes umfassen:

• Projektziel,
• Prioritäten,
• Zeitplan,
• Projektmeilensteine ​​bzw
• Arbeitsteilung im Projektteam.

Change Management hingegen wird definiert als:

„Ein umfassender, zyklischer und strukturierter Ansatz für den Übergang von Einzelpersonen, Gruppen und Organisationen von einem aktuellen Zustand in einen zukünftigen Zustand mit beabsichtigtem Geschäftsnutzen.“

Aber auf welche Bereiche des Projekts sollte ein Projektmanager am meisten achten, um sich auf das Änderungsmanagement vorzubereiten?

Änderungsbereiche im Projekt

Änderungen an einem Projekt können in jeder Phase seines Lebenszyklus auftreten, aber Sie sollten denjenigen, die während der Planungsphase und der Projektimplementierung auftreten, die größte Aufmerksamkeit schenken.

Änderungen während der Projektierung

Laut PMBOK sollte das Projektteam in der Planungsphase zusammen mit dem Projektmanager einen Überblick über den Prozess zur Anpassung der aktuellen Aktivitäten an sich abzeichnende Veränderungen und Entwicklungen erstellen. Mit anderen Worten, sie müssen sich überlegen, wie sie es umsetzen. Dies kann beinhalten:

• Workflow-Änderungen,
• Umgestaltung der Prioritäten von Aufgaben, die im Rückstand enthalten sind, und sogar eine Projektion für so radikale Beschlüsse wie
• Umgestaltung des Hauptprojektziels

Änderungen während der Projektdurchführung

Änderungen, die während der Projektdurchführungsphase auftreten, sollten jeweils der angenommenen Methodik folgen:

• Wasserfall – Anpassungen erfordern einen formellen Genehmigungsprozess und Änderungen an der Projektdokumentation,
• Agil – sie sind ein natürlicher Teil des Prozesses und werden laufend eingeführt, indem das Backlog aktualisiert und die Aktivitäten des Teams angepasst werden,
• Scrum – als eine der agilen Methoden geht auch Scrum davon aus, dass Transformationen unvermeidlich sind. Aber bevor Maßnahmen ergriffen werden, muss das Team die Ziele des Sprints erreichen, mit dem es begonnen hat.
• Prince2 – hier sollte der Projektplan von Anfang an sorgfältig definiert und Änderungen durch Design minimiert werden. Wenn Sie jedoch Übergänge vornehmen müssen, stellen Sie sicher, dass Sie dies ordnungsgemäß dokumentieren und die Beteiligten konsultieren.

Der Projektmanager muss erkennen, dass alle Anpassungen andere Elemente des Projekts beeinflussen, manchmal unvorhersehbar. Beispielsweise kann die Einführung einer technischen Lösung, die eine Aufgabe erleichtert, die Ausführung einer anderen erheblich erschweren, wodurch die Kosten steigen, der Arbeitsumfang verändert und letztendlich die Ausführungsqualität beeinträchtigt wird.

Quellen von Änderungen im Projekt

Wenn die Dynamik des Geschäftsumfelds und die Innovationskraft des prognostizierten Anstiegs zunehmen, können Änderungen fast jeden Bereich der Aufgabenausführung verändern. Ihre Quellen fallen in zwei Hauptkategorien:

• Extern – kommt von außerhalb des Projektteams und
• Intern – resultierend aus Prozessen, die während der Umsetzung bestimmter Aufgaben ablaufen.

Extern

Die häufigsten externen Quellen für Konstruktionsänderungen sind:

1. Änderungen der Kundenanforderungen. Kundenanforderungen sind eine Schlüsselkomponente eines jeden Projekts. Sie können sich aufgrund von Entwicklungen im Geschäftsumfeld, dem Aufkommen neuer Bedürfnisse oder des Wettbewerbs verschieben. Wenn sich die Kundenanforderungen ändern, muss der Projektmanager sorgfältig analysieren, wie sich dies auf das Projekt auswirken kann und ob Anpassungen ohne Kompromisse bei Qualität, Zeit oder Kosten möglich sind. Wenn der Kunde beispielsweise beschließt, die Anforderungen an die Benutzeroberfläche umzugestalten, kann er die Codestruktur umgestalten, was wiederum den Zeitplan neu organisieren und die Kosten erhöhen könnte.
2. Budgetkürzungen. Budgetkürzungen können aus der schwierigen finanziellen Situation der Organisation, einer Verschiebung der Prioritäten oder dem Aufkommen neuer Projekte resultieren. Bei Budgetkürzungen muss der Projektmanager versuchen, die Ziele mit geringeren Kosten zu erreichen. Dies kann bedeuten:
• Reduzierung des Arbeitsumfangs,
• Verkürzung des Zeitplans,
• Verkleinerung,
• Einsatz von Outsourcing, bzw
• andere Verwendungen der vorhandenen Ressourcen der Organisation.
3. Veränderungen im Geschäftsumfeld. Änderungen in der Gesetzgebung, das Aufkommen neuer Trends oder die Umstellung von Wettbewerbern können das Projektziel oder die Kundenanforderungen beeinflussen. Bei solchen schwer vorhersehbaren Änderungen muss der Projektmanager Gegenmaßnahmen ergreifen, um die Auswirkungen der Änderung auf das Projekt zu minimieren und die Zielerreichung zu verbessern.

Intern

Interne Veränderungen sind auf aufgabenbezogene Faktoren zurückzuführen. Zu den bedeutendsten gehören:

1. Lernen von Teammitgliedern. Interne Änderungen in einem Projekt können aus dem Prozess der Aneignung neuer Kenntnisse durch Teammitglieder resultieren. Je erfahrener das Team, desto wahrscheinlicher ist es, dass es Fähigkeiten entwickelt, die es ihm ermöglichen, bessere Leistungen zu erbringen.

Ein Beispiel ist, wenn ein Programmierer bemerkt, dass sein Code nicht sehr lesbar ist und beschließt, einen sauberen zu schreiben. Schließlich kann er Änderungen vorschlagen, die sich positiv auf die Qualität des Projekts auswirken.


2. Ein besseres Verständnis der Kundenanforderungen und Produktspezifika. Während des Projekts kann sich das Verständnis des Teams für die Benutzererwartungen erweitern. Dies kann zu dem Wunsch führen, den Arbeitsumfang zu ändern oder die Technologie an die ermittelten Bedürfnisse des Kunden anzupassen. Beispielsweise kann das Projektteam nach der Durchführung von Benutzerbefragungen beschließen, neue Funktionalitäten einzuführen, die von den befragten Personen angefordert wurden.
3. Ändern Sie die Arbeitsorganisation, nachdem Sie aus dem aktuellen Arbeitsablauf gelernt haben. Durch den Erwerb neuer Erkenntnisse können Ideen entstehen, um Prozesse zu verbessern, innovative Lösungen einzuführen oder den Zeitplan zu ändern. Durch die Analyse des aktuellen Arbeitsablaufs kann das Projektteam Fehler sowie mögliche Verbesserungen identifizieren und anschließend Änderungen vornehmen, um die Arbeit zu beschleunigen. Beispielsweise könnten sie andere Projektmanagement-Tools für besser geeignet halten, um Prozesse zu rationalisieren und die Produktivität zu steigern.

Zusammenfassung

Change Management ist entscheidend für den Projekterfolg. Projektänderungen sind unvermeidlich und stammen sowohl aus externen als auch aus internen Quellen. Je nach Phase des Projektlebenszyklus sollten Sie einen geeigneten Plan entwickeln, um die laufenden Aktivitäten an sich abzeichnende Veränderungen anzupassen. Das Änderungsmanagement erfordert einen effektiven Kommunikations- und Koordinationsprozess im gesamten Projektteam und mit den Interessengruppen. Daher hat der Projektmanager eine harte Nuss zu knacken: flexibel und offen für Veränderungen zu bleiben, aber gleichzeitig die Kontrolle zu behalten, um negative Auswirkungen auf das Projekt zu vermeiden.

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Autorin: Caroline Becker

Als Projektmanagerin ist Caroline Expertin darin, neue Methoden zu finden, um die besten Arbeitsabläufe zu gestalten und Prozesse zu optimieren. Ihre organisatorischen Fähigkeiten und ihre Fähigkeit, unter Zeitdruck zu arbeiten, machen sie zur besten Person, um komplizierte Projekte in die Realität umzusetzen.

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Einstieg ins Projektmanagement:

1. Was ist ein Projekt?
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48. Veränderungsmodelle im Projektmanagement
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