Checkliste für eine erfolgreiche & sichere ERP-Implementierung: Herausforderungen & Best Practices

Eine ERP-Implementierung wird selten perfekt sein, aber mit sorgfältiger Planung und Verständnis können Sie sicherstellen, dass sie in Ihren Zeitplan und Ihr Budget passt. Dies mag einschüchternd erscheinen, aber die Verwendung der folgenden Checkliste sorgt dafür, dass der Prozess reibungslos verläuft.

Die höchsten ERP-Erwartungen eines jeden Unternehmens

Heutzutage ist eine ERP-Softwarelösung für fast jede Art von Unternehmen verfügbar. Generell hat jedes Unternehmen seine ganz eigenen Erwartungen an eine ERP-Software.

• Optimierte Geschäftsprozesse: Durch die Automatisierung und Integration Ihrer Geschäftsprozesse steigert das ERP-System die Produktivität und reduziert die Arbeitskosten und den Zeitaufwand. Wenn das Unternehmen wächst, wird es notwendig, das System des Unternehmens zu aktualisieren, damit es weniger manuelle Arbeit erfordert. Es gibt den Teammitgliedern mehr Zeit, um komplexe Beschwerden zu bearbeiten, anstatt auf einfache Anfragen einzeln zu antworten.

• Bessere Datenanalyse: ERP soll die Art und Weise verändern, wie ein Unternehmen seine Daten sammelt und analysiert. Dies würde dem Management und den Führungskräften helfen, die Erkenntnisse aus ihrem gesamten Geschäftsbetrieb schnell und genau zu identifizieren.

• Effektivere Geschäftsabläufe: Das moderne ERP-System fördert die Unternehmenseffizienz, indem es die Zusammenarbeit schneller und einfacher macht. Mit einem ERP-System können Sie die Anforderungen Ihrer Partner und Stakeholder erfüllen und die Produktivität und Arbeitsmoral Ihrer Mitarbeiter verbessern, indem sich wiederholende Aufgaben automatisiert werden.

Wichtige Herausforderungen bei der ERP-Implementierung für das Management

Herausforderungen bei der ERP-Implementierung, die dem Management und den Endbenutzern harte Zeit bereiten können, wenn sie unbeaufsichtigt bleiben.

• Genehmigung durch das Top-Management

  Die ERP-Implementierung dauert oft länger als erwartet, da höhere Behörden nur langsam reagieren. Das Top-Management muss vollständig in den sicheren ERP-Einführungsprozess eingebunden werden.

• Integrationsprozess

  Bei der Implementierung von ERP-Anwendungen besteht eine der wichtigsten Herausforderungen darin, zu bestimmen, welche Prozesse integriert werden sollen. Es ist üblich, dass Unternehmen mit mehreren Abteilungen mit dieser Art von Herausforderung konfrontiert sind.

• Richtige Ausbildung

  Die Schulung der Mitarbeiter über das neue ERP-System ist vor und nach der Implementierung unerlässlich. Am Anfang könnten Mitarbeiter unzufrieden mit der Einführung der neuen ERP-Software sein. Eine angemessene Schulung und Motivation kann das Problem jedoch lösen.

• Herausforderungen bei der Datenmigration

  Da das ERP-System Altsysteme ersetzt, verursacht es Herausforderungen bei der Datenmigration. Es kann zu Inkompatibilitäten zwischen den Daten der Altsysteme und ERP-Systemen kommen.

  Ein geeigneter Implementierungsplan kann dieses Problem lösen. Auf diese Weise erhalten Sie ein besseres Verständnis für die verschiedenen Modifikationen, die für ein neues System erforderlich sein können.

• Flexibilitätsproblem

  ERP-Systeme sind manchmal nicht flexibel genug. Dies bedeutet, dass es nicht gemäß dem aktuellen Geschäftsprozess eingerichtet werden kann. Ein Unternehmen muss in dieser Zeit einen Schritt zurücktreten und sich an die Anforderungen des ERP-Systems anpassen. Sie können solche Probleme beseitigen, indem Sie die geeignete ERP-Software für Ihr Unternehmen auswählen.

• Kosten für ERP-Implementierung und -Upgrades

  ERP-System-Upgrades sind häufig erforderlich, um mit den sich ändernden Geschäftsanforderungen Schritt zu halten. Hier spielen Anbieter eine wichtige Rolle. Suchen Sie nach einem Anbieter, der kostenlose Updates ohne versteckte Kosten zum Zeitpunkt des Kaufs anbietet.

• Verzögerte Benutzerakzeptanz

  Trotz entsprechender Schulung kann es manchen Mitarbeitern schwerfallen, sich mit der neuen ERP-Software zurechtzufinden. Somit konnte der Implementierungsprozess individuell geplant werden.

• Hardware-Anforderungen

  Um effizient zu funktionieren, benötigen ERP-Systeme möglicherweise fortschrittliche Hardware. Daher wird empfohlen, in geeignete Hardware für das ERP-System zu investieren, das ein Benutzer implementieren möchte.

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Kaufüberlegungen für ERP-Software

Sind Sie bereit, in eine gute ERP-Software zu investieren? Warten Sie, stellen Sie sicher, dass Sie diese Faktoren für eine reibungslose Implementierung berücksichtigen.

Zeitfenster

• Was ist der erwartete Zeitplan für eine erfolgreiche und sichere ERP-Implementierung?
• Wie würde ein detaillierter Zeitplan aussehen?
• Welche Ressourcen sind wann bereitzustellen?
• Wo und wann kann es zu Betriebsstörungen kommen?

Anpassung

• Wie viel Anpassung kann von dem System erwartet werden?
• Versteht der Anbieter wirklich Ihre individuellen Geschäftsanforderungen und -prozesse?

Projektmanagement

• Wie wird Ihr Projekt vom Anbieter verwaltet?
• Bekommen Sie einen erfahrenen und reaktionsschnellen Single Point of Contact?
• Welche Mitglieder Ihres Teams müssen in den Implementierungsprozess eingebunden werden?

Benutzerfreundlichkeit

• Eine erfolgreiche und sichere ERP-Implementierung hängt stark von der Benutzerakzeptanz ab.
• Bewerten Sie die Intuitivität und Benutzerfreundlichkeit der Anwendung über verschiedene Rollen hinweg.

Abonnementkosten

• Wie sieht die Kostenstruktur einer Abonnementvereinbarung aus?
• Wie viel der Kosten sind im Voraus
• Wie hoch sind die monatlichen Kosten und sind diese flexibel?

Projektkosten

• Entstehen zusätzliche Kosten?
• Gibt es etwas, auf das Sie besonders achten sollten, um Ihren ERP-Umfang zu verstehen?

Datenmigration

• Was sollten Sie über die Migration Ihrer Bestandsdaten wissen?
• Sind Sie mit Ihrem ERP-Anbieter abgestimmt, um die Herausforderungen zu bewerten, die mit der Migration von Legacy-Systemen, dem Entfernen veralteter oder redundanter Daten, dem Bereinigen von Daten usw. verbunden sind?

Wartung und Updates

• Wie können Sie nach der Implementierung Änderungen am ERP-System vornehmen?
• Welche Aktivitäten erfordern Unterstützung durch den Dienstleister oder Programmierer oder einen Fachberater?

Ausbildung

• Werden Demo- oder Schulungsressourcen angeboten?
• Kostet es etwas oder werden sie kostenlos angeboten?

ERP-Implementierungslebenszyklus oder Phasen

Ein angemessenes Verständnis dieser ERP-Implementierungsphasen hilft bei einer besseren Planung und Ausführung.

• Schritt 1: Paketauswahl

  In erster Linie müssen Sie eine ERP-Software auswählen, die mit allen wesentlichen Modulen zu Ihrem Unternehmen passt. Es gibt eine große Auswahl an Optionen auf dem Markt, und die Auswahl der richtigen für Ihr Unternehmen kann eine Herausforderung sein. Dieser Schritt eliminiert alle ERP-Module, die für Ihr Unternehmen keine Relevanz haben.

• Schritt 2: Projektplanung

  Ein Projekt sollte vor dem Start gut geplant werden, um Überraschungen im Umsetzungsprozess zu vermeiden. Von der Auswahl der richtigen Ressourcen bis zur Zuweisung von Aufgaben ist die Planung für eine erfolgreiche ERP-Implementierung von entscheidender Bedeutung.

• Schritt 3: GAP-Analyse

  Eine weitere wichtige Phase im Lebenszyklus der ERP-Implementierung, die GAP-Analyse, wird durchgeführt, um das aktuelle System einer Organisation zu analysieren. Auf diese Weise können Sie leicht erkennen, welche Prozesse in Ihrer Warenwirtschaft die meiste Aufmerksamkeit erfordern.

• Schritt 4: Reengineering

  Um die Effizienz und Effektivität eines Prozesses zu verbessern, wird Re-Engineering eingesetzt. Es beinhaltet verschiedene Änderungen und Änderungen basierend auf Projektplanung und Gap-Analyse.

• Schritt 5: Training

  Aufgrund der Implementierung eines neuen Systems müssen die Mitarbeiter eine entsprechende Schulung durchlaufen, bevor sie es nahtlos verwenden können.

• Schritt 6: Testen

  Dies ist ein weiterer wesentlicher Schritt im Lebenszyklus der ERP-Implementierung. Grundsätzlich werden Tests durchgeführt, um die Fehler zu ermitteln, damit diese vor der Implementierung des eigentlichen Anwendungsprozesses behoben werden können.

• Schritt 7: Bewerbung

  In dieser Phase wird das ERP-System tatsächlich implementiert. Nach dem Sammeln, Analysieren und Konvertieren aller Daten zur Einspeisung in das neue System wird das alte System verworfen und durch das neue ersetzt.

• Schritt 8: Wartung

  Als Teil des ERP-Lebenszyklus ist die Wartung der letzte Schritt. Nach der Implementierung des neuen Systems sollten die Mitarbeiter, die daran arbeiten, auf dem neuesten Stand der Technik bleiben. Darüber hinaus sollten sich die Mitarbeiter mit den notwendigen Schritten vertraut machen, um das System zu aktualisieren und in Betrieb zu halten.

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Checkliste für eine erfolgreiche & sichere ERP-Implementierung

Halten Sie sich an diese Checklisten für die ERP-Implementierung, um sicherzustellen, dass bei jedem Schritt nichts schief geht.

Planen

• Buchen Sie den Kauf, entwickeln Sie ein Projektteam für die ERP-Implementierung.
• Identifizieren Sie häufig auftretende Probleme und unnötige Schritte in Geschäftsprozessen, indem Sie deren aktuellen Status dokumentieren und bewerten.
• Organisieren Sie wiederkehrende Meetings und Kickoff-Calls.
• Identifizieren Sie den Umfang und die Ziele Ihres sicheren ERP-Implementierungsprojekts, bevor Sie mit der Entwicklung Ihres Projektplans beginnen.

Vorbereiten

• Das ERP-Projektteam sollte den Projektplan finalisieren.
• Überprüfen Sie die Umsetzungsreife des Projektplans, indem Sie die Genehmigung des Lenkungsausschusses und des Projektteams einholen.
• Stellen Sie sicher, dass die Daten sauber und mit dem neuen ERP-System kompatibel sind, indem Sie eine Datenmigrationsstrategie entwickeln.
• Bereiten Sie eine Backup-Strategie und einen Business-Continuity-Plan für Daten vor.
• Etablieren Sie Benutzeraktivierungsstrategien, um alle Benutzer und Benutzergruppen zu schulen.

Zug

• Führen Sie Schulungen für Endbenutzer gemäß den Schulungsplänen durch, die im Änderungsmanagementplan angegeben sind.
• Nach der Schulung sollte ein Kundenübergangstreffen mit dem Anbieter durchgeführt werden, um den Kunden bei der Einführung und dem Besitz des neuen Systems zu unterstützen.

Installieren

• Installieren Sie ERP-Software, die für die neuen Geschäftsprozesse relevant ist, die als Ergebnis des Planungsprozesses entwickelt wurden.
• Starten Sie die Migration der anfänglichen statischen Daten.
• Bereiten Sie bei Bedarf die Hosting- und Hardware-Infrastruktur vor und erstellen Sie Pläne für den Datenaustausch zwischen den Abteilungen.
• Beenden Sie die Installation der Software und die Anpassung des Systems.

Stellen Sie den Datenfluss sicher

• Überprüfen Sie die Genauigkeit der migrierten Daten und stellen Sie sicher, dass sie sauber und genau sind, ohne doppelte oder falsche Daten.
• Etablieren Sie einen Datenzuordnungsprozess, um im Rahmen des Test- und Go-Live-Prozesses einen reibungslosen Datenfluss zwischen Geschäftsbereichen und Abteilungen sicherzustellen.

Bewerten

• Testen Sie alle Ein- und Ausgänge in Bezug auf Benutzerdaten, damit Prozesse eindeutig nachvollziehbar sind.
• Stellen Sie sicher, dass alle Benutzergruppen und Funktionen planmäßig funktionieren, indem Sie die Gültigkeit von Geschäftsprozessen bestätigen.
• Identifizieren und beheben Sie alle unbekannten Fehler, die während des Tests Ihrer Infrastruktur oder Lösung auftreten können.

Hole dir Unterstützung

• Abschluss des Projekts mit Support-Teams und Übergang zum Support nach der Implementierung.
• Pflegen und unterstützen Sie die Software weiterhin durch Schulung der Benutzer.

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Wie gewährleistet die DataNote-Software die ERP-Sicherheit?

Die Unternehmenssoftwarelösung DataNote ist ein Cloud-basiertes ERP-System, mit dem Unternehmen ihre Daten verwalten können, ohne die Datensicherheit zu gefährden. Sein proprietäres OpenLogic-Framework unterscheidet es von der traditionellen ERP-Implementierung. Seine Benutzer müssen keine Geschäftsdaten, Geschäftsgeheimnisse oder Geschäftslogik teilen, während verschiedene Prozesse optimiert werden.

DataNote ERP rationalisiert abteilungsübergreifende Prozesse und zentralisiert die Informationen für die Sicherheit. Es erfüllt die Standardsicherheitsanforderungen und bietet eingeschränkten Zugriff zum Verwalten, Bearbeiten und gemeinsamen Verfassen von Inhalten.

Fazit

ERP-Systeme haben weltweite Anerkennung für ihre Fähigkeit erlangt, Wettbewerbsvorteile mit einem beispiellosen Anstieg von Fusionen sowie einer Hochburg gegenüber Wettbewerbern zu bieten. Ein erfolgreich geplantes und verwaltetes ERP-System kann die Produktivität der Mitarbeiter und die Kundenzufriedenheit verbessern. So kann es den Gewinn effektiv steigern und gleichzeitig geringe Ressourcen verbrauchen.