Wie staatliche Zuschussgeber ein positives Bürgererlebnis schaffen

Wie jede Beziehung, Die Erfahrung eines Bürgers mit staatlichen Programmen besteht aus einer Reihe kleiner Details, die Vertrauen aufbauen oder untergraben. Es steht viel auf dem Spiel – jede Interaktion mit einem staatlichen Zuschussprogramm ist ein Datenpunkt für Menschen, der ihre Beziehung zu öffentlichen Institutionen im Allgemeinen prägt.

Staatliche Zuschussgeber sind sich ihrer Rolle in dieser Beziehung sehr bewusst. Deshalb setzen so viele auf die digitale Transformation. Sie wollen die Bürger dort abholen, wo sie sind, damit sie Programme entwickeln können, die eine echte Wirkung erzielen.

Während sie diesen Übergang vollziehen, müssen staatliche Fördermittelgeber bewusst auf die Details achten, die das Erlebnis der Bürger prägen, und sich darüber im Klaren sein, wie diese Details in umfassendere kulturelle und betriebliche Ziele passen.

Lassen Sie sich von den Wählern leiten

Die Bürger selbst wissen am besten, was sie brauchen. Holen Sie den Input von Community-Mitgliedern ein und integrieren Sie deren Feedback in Ihr Programm.

Dies kann Ihnen helfen, einen kooperativen Governance-Ansatz zu verfolgen, der Ihnen wiederum dabei hilft, zugänglichere Zuschussprogramme zu schaffen, denen die Bürger vertrauen. Darüber hinaus entsteht eine positive Dynamik, die die Bürger dazu inspiriert, sich weiterhin bürgerschaftlich zu engagieren.

Warten Sie nicht mit der Kontaktaufnahme. Bauen Sie jetzt gesellschaftliches Engagement in Förderprogramme ein, damit Sie hören können, was die Menschen wollen und brauchen, bevor ihre Bedürfnisse dringend werden. In New York City führte der Stadtrat den Bürgerhaushalt ein, der es den Gemeindemitgliedern ermöglicht, direkten Einfluss auf die Zuteilung des öffentlichen Budgets zu nehmen. Diese Art der Rückkopplungsschleife stellt sicher, dass öffentliche Beiträge konsequent in den Entscheidungsprozess einfließen und keine einmalige Sache sind.

Wenn Sie wissen, was Gemeinden tatsächlich brauchen, können Sie Zuschussprogramme erstellen, die von Anfang an funktionieren. Ohne ihre Erkenntnisse laufen Sie Gefahr, den falschen Weg einzuschlagen und sich später auf eine Kurskorrektur einzustellen.

Das Bundesprogramm zur Rettung ländlicher Krankenhäuser ist ein Paradebeispiel. Obwohl die allgemeine Absicht mit den Bedürfnissen der Gemeinschaften übereinstimmte, stimmten die Details nicht überein. Nicht viele Krankenhäuser haben sich für das Programm entschieden, weil es die Gemeinden dazu zwang, auf einige Dinge zu verzichten, die sie wirklich brauchten, beispielsweise auf stationäre Leistungen.

Jetzt versuchen Programmadministratoren, die Anforderungen zu optimieren, um mehr Bewerber anzulocken. Aber wenn ein Start wie dieser einmal ins Wanken geraten ist, kann es schwierig sein, sich wieder davon zu erholen. Kritiker in der Öffentlichkeit und Community-Mitglieder sind nicht an einer Zusammenarbeit interessiert, wenn sie das Gefühl haben, dass Programmadministratoren nicht mit der täglichen Realität vertraut sind.

Das frühzeitige Einholen von Community-Feedback bringt Ihr Team auf den richtigen Weg. Und sorgt dafür, dass Sie bei Krisen auf plötzliche Bedarfsspitzen vorbereitet sind.

Hören Sie auf, es alleine zu versuchen

Die Bürger wissen oft nicht genau, wie Behörden und Abteilungen aufgeteilt sind. Viele betrachten ihre Interaktionen mit bestimmten Regierungsprogrammen als Teil einer einzigen Beziehung. Wenn Abteilungen und Programme nicht miteinander verbunden sind, kann die Erfahrung der Bürger unzusammenhängend und frustrierend werden. Community-Mitglieder, die mit mehreren Agenturen interagieren, könnten das Gefühl haben, dass die eine Hand nicht weiß, was die andere tut.

Versuchen Sie, die Silos zwischen den Programmen aufzubrechen und Ihre Bemühungen mit anderen öffentlichen Institutionen abzustimmen. In Houston bildeten Beamte eine Koalition zwischen öffentlichen Behörden und lokalen und regionalen gemeinnützigen Organisationen mit dem Ziel, der Obdachlosigkeit in der Stadt ein Ende zu setzen. Dies bedeutete, dass nicht jede Organisation versuchen musste, dieses massive Problem alleine zu lösen, sondern zusammenarbeiten und Ressourcen teilen konnte.

Die Koalition arbeitete zusammen, um obdachlosen Bürgern den Zugang zu Dienstleistungen zu erleichtern. Diese Bürger mussten sich nicht mit widersprüchlichen Richtlinien und Prozessen zwischen verschiedenen Behörden auseinandersetzen oder die Lücken schließen, die sich zwangsläufig öffnen, wenn Programme nicht koordiniert werden. Der Ansatz hat große Wirkung gezeigt und dazu beigetragen, die Obdachlosigkeit in der Stadt um fast zwei Drittel zu senken.

Indem man den Bürgern programmübergreifend ein einheitliches Erlebnis bietet, können sie besser verstehen, was sie erwartet, wenn sie mit Regierungsbehörden zusammenarbeiten. Mit der Zeit entwickeln sie eine Kompetenz darüber, wie öffentliche Programme in ihrem Bereich funktionieren, was es ihnen leichter macht, sich zu engagieren und zu bleiben.

Wenn Sie eine Software für die Verwaltung staatlicher Zuschüsse einführen möchten, prüfen Sie, ob eine Lösung mehrere Abteilungen und Behörden bedienen kann. Dies bietet den Bürgern ein einheitliches Erlebnis und ermöglicht den teamübergreifenden Austausch von Wissen und Erkenntnissen. Um den Übergang reibungslos zu gestalten, sollten Sie erwägen, ein Programm als Testgelände zu verwenden und die Lösung dann breiter zu skalieren.

Wählen Sie die richtigen Backend-Details

An diesem Punkt verstehen die meisten Regierungsbehörden die Notwendigkeit der digitalen Transformation. Damit dies jedoch gut funktioniert, muss Ihr Zuschussverwaltungssystem die richtige Back-End-Technologie umfassen, um den Bürgern ein großartiges Front-End-Erlebnis zu bieten.

Ziel Nr. 1: Klarheit schaffen

Wenn die Antragsverfahren für Zuschüsse verwirrend und kompliziert sind, machen sich die Menschen entweder nicht die Mühe, einen Antrag zu stellen, oder sie bekommen nicht, was sie brauchen.

Nichts verdeutlicht die hohen Risiken besser als die Amerikaner, die darum kämpfen, staatliche Katastrophenhilfe zu erhalten. Viele von ihnen haben Schwierigkeiten, die Anforderungen für diese Programme zu erfüllen, was bedeutet, dass sie in einer Zeit großer Not keine Hilfe erhalten. Die Folge ist, dass viele von der Obdachlosigkeit bedroht sind.

Komplizierte Prozesse können auch dazu führen, dass Ungleichheiten aufrechterhalten werden. Das ist einer der Gründe, warum die Konjunkturprogramme des Bundes wohlhabende weiße Hausbesitzer bevorzugen.

Versuchen Sie bei der Einführung neuer Software, die Anträge zu vereinfachen und den Bürgern Klarheit darüber zu verschaffen, was sie in jeder Phase genau tun müssen, um sich für eine Finanzierung zu qualifizieren.

Funktionen, auf die Sie bei einer Fördermittelverwaltungssoftware achten sollten

• Einfach zu navigierende Plattform mit klaren Anweisungen im Vordergrund
• Möglichkeit, das gesamte Formular herunterzuladen
• Eignungsquiz, um zu verhindern, dass nicht berechtigte Bewerber Zeit mit der Bewerbung verbringen
• In-App-Kommunikation

Ziel Nr. 2: Barrierefreiheit priorisieren

Durch die Zugänglichkeit wird sichergestellt, dass jeder, der Zugang zu Zuschüssen haben sollte, dies auch tun kann. Grundsätzlich geht es bei der Barrierefreiheit innerhalb eines Förderverwaltungssystems darum, Kästchen anzukreuzen, die sicherstellen, dass Menschen aller Fähigkeiten den Zugang haben, den sie benötigen. Das Tolle daran ist: Wenn Sie die Zugänglichkeit für einige verbessern, verbessern Sie auch die Benutzerfreundlichkeit für alle.

Aber echte Barrierefreiheit geht über den bloßen Check-the-Box-Ansatz hinaus, um Menschen dort zu treffen, wo sie sind. Dazu ist es erforderlich, dass Sie verstehen, wie die individuellen Situationen der Menschen ihre Erfahrungen mit Ihrem Programm beeinflussen. Beispielsweise könnte die Möglichkeit einer Person, auf Ihr Programm zuzugreifen, durch unsichere Wohnverhältnisse, eine kürzliche Naturkatastrophe, Krankheit, Verletzung oder eine Reihe anderer Faktoren beeinträchtigt werden. Wenn Sie sich dieser Umstände bewusst sind, können Sie Ihren Teil dazu beitragen, die Auffahrten zu schaffen, die die Bürger brauchen.

Funktionen, auf die Sie bei einer Fördermittelverwaltungssoftware achten sollten

• Mobilfreundliche Anwendung
• Lokalisierung für bestimmte Communities
• Zusammenarbeit in Echtzeit
• Technischer Live-Support für Bewerber

Ziel Nr. 3: Reduzieren Sie die Zeitsteuer

„Zeitsteuer“ ist die Zeit, die Bürger benötigen, um sich an einem Regierungsprogramm zu beteiligen. Dazu gehört die gesamte Zeit, die für die Suche nach Finanzierungsmöglichkeiten, das Ausfüllen von Anträgen und das Warten auf die Zahlung aufgewendet wird.

Durch die Senkung der Zeitsteuer wird die Belastung für Menschen und Organisationen, die sich um Finanzierung bemühen, verringert und das Erlebnis für alle verbessert.

Das Minnesota Frontline Worker Program ist ein Beispiel dafür, wie Technologie dazu beitragen kann, die mit einem Programm verbundene Steuerzeit zu reduzieren. Das Ministerium für Arbeit und Industrie, das Ministerium für Beschäftigung und wirtschaftliche Entwicklung und das Finanzministerium haben sich zusammengetan, um mehr als 500 Millionen US-Dollar für Arbeitnehmer an vorderster Front bereitzustellen.

Mit dem richtigen Softwarepartner konnten sie ihr Programm starten, mehr als 1,2 Millionen Anträge prüfen und Gelder in weniger als sechs Monaten verteilen. Das Bewerberportal war leicht zugänglich und erleichterte die Einreichung. Aufgrund der positiven Erfahrungen der Bürger gewann das Programm Auszeichnungen und wurde als parteiübergreifende Erfolgsgeschichte gefeiert.

Funktionen, auf die Sie bei einer Fördermittelverwaltungssoftware achten sollten

• Single-Sign-On für Bewerber
• Intelligentes automatisches Ausfüllen von Formularen
• Gespeicherte Entwürfe
• ACH-Fondsverteilung

Ziel Nr. 4 Befreien Sie Ihr Team, um tiefer vorzudringen

So wichtig es auch ist, dass der öffentlich zugängliche Teil Ihres Förderantrags unkompliziert und benutzerfreundlich ist, das Bürgererlebnis hängt auch davon ab, wie einfach er für Ihr Team zu verwalten ist. Wenn Ihr Team den Großteil seiner Zeit mit Verwaltungsaufgaben verbringt, wird ihm die Bandbreite für andere Aufgaben fehlen.

Durch die Zeitersparnis bei Verwaltungsaufgaben haben Sie mehr Zeit für Dinge wie Öffentlichkeitsarbeit, Programmentwicklung und strategische Planung – allesamt unerlässlich für die Schaffung einer positiven Bürgererfahrung.

Funktionen, auf die Sie bei einer Fördermittelverwaltungssoftware achten sollten

• Formulare, die einfach zu erstellen und anzupassen sind
• Workflow-Automatisierungen
• Möglichkeit, Formulare nach der Live-Schaltung eines Programms selbstständig anzupassen
• Umfassendes Reporting und Compliance
• Ein Implementierungsexperte, der Sie unterstützt

Die Punkte verbinden

Bei der digitalen Transformation geht es nicht darum Einführung einer neuen Software, um eine Liste mit neuen Funktionen zu erhalten. Es geht darum, die Zusammenhänge zu verstehen, um zu verstehen, wie jede neue Funktion das Bürgererlebnis verbessert. Ein ganzheitlicherer Ansatz wird Ihnen helfen, Vertrauen aufzubauen und ein stärkeres Engagement der Community-Mitglieder zu fördern.

Als vertrauenswürdigste Zuschussverwaltungssoftware für Regierungen wurde Submittable entwickelt, um Ihnen dabei zu helfen, für jedes von Ihnen durchgeführte Programm ein großartiges Bürgererlebnis zu bieten.