Wie kann man mit Kunden zusammenarbeiten, während man remote arbeitet?

Die COVID-19-Pandemie hat die Arbeitsweise vieler Unternehmen und Organisationen verändert, vor allem aufgrund des „Zwangs“, ihre Aufgaben außerhalb des Büros zu erledigen. Es wurde jedoch schnell erkannt, dass Remote-Arbeit mehrere Vorteile mit sich bringt, da sie den Arbeitnehmern unter anderem größere Flexibilität, Zeitersparnis und geringere Fahrtkosten bietet und Arbeitgebern unter anderem die Möglichkeit bietet, in einem größeren Bereich nach Talenten zu suchen.

Allerdings ist diese Art der Veränderung nicht ohne Herausforderungen, insbesondere aufgrund des fehlenden direkten Kontakts zu Geschäftspartnern. Im Folgenden erklären wir, wie Sie in Zeiten weit verbreiteter Remote-Arbeit mit Kunden zusammenarbeiten, um sicherzustellen, dass Sie die gleichen Ergebnisse wie zuvor erzielen.

Ständiger Kontakt – die Basis einer erfolgreichen Zusammenarbeit mit Kunden

Einer der wichtigsten Aspekte bei der Zusammenarbeit mit Kunden ist es, jederzeit mit ihnen in Kontakt zu bleiben, damit sie jederzeit wissen, in welchem ​​Stadium sich die Arbeit befindet, sofort Antworten auf Fragen erhalten oder keine Bedenken hinsichtlich des Endergebnisses haben. Bei Remote-Arbeit kann der direkte Kontakt problemlos durch regelmäßige Online-Meetings (über den gewählten Instant Messenger), den Austausch von E-Mails oder Telefonanrufen ersetzt werden.

Für beide Seiten stellt diese Art der Möglichkeit einen erheblichen Komfort dar, da dadurch Zeit und finanzielle Ressourcen (z. B. für die Anfahrt zum Partner) gespart werden – und das bei gleichem Ergebnis. In diesem Zusammenhang kann es besonders hilfreich sein, je nach Bedarf und Form der Zusammenarbeit mit dem Kunden einen festen Termin für Besprechungen festzulegen (z. B. wöchentlich, zweiwöchentlich, monatlich). Auf diese Weise wird die Kontrolle über die Aktivitäten sowie ein kontinuierliches Feedback sichergestellt.

Gemeinsame Ziele setzen – bei der Zusammenarbeit mit Kunden beide Seiten betreuen

Sowohl bei der Arbeit vor Ort als auch bei der Arbeit aus der Ferne ist es wichtig, die Ziele und Erwartungen beider Parteien klar zu definieren. Daher ist es vor der Zusammenarbeit mit einem Kunden (und mit der Umsetzung von Aktivitäten) notwendig, die Anforderungen, den Arbeitsumfang und die erwarteten Ergebnisse – und vor allem die Fertigstellungstermine und Meilensteine ​​– gründlich zu besprechen. Dadurch werden unnötige Missverständnisse vermieden, Sie können den Fortschritt verfolgen und sicherstellen, dass das Endprodukt wie erwartet geliefert wird.

Zu diesem Zweck lohnt es sich zunächst, regelmäßig verschiedene Dokumente, Prototypen oder Mockups auszutauschen, damit die eine Seite den Überblick über die Arbeit behält und die andere Partei ständig Feedback (Änderungsvorschläge, Genehmigung der Entwicklungsrichtung usw.) erhält, das die Umsetzung der Aktivitäten verbessert.

Online-Tools – um die implementierten Prozesse zu beschleunigen

Um die Zusammenarbeit mit dem Kunden aus der Ferne zu erleichtern, lohnt es sich auch, spezielle Projektmanagement-Tools (z. B. Firmbee) zu verwenden. Solche Lösungen ermöglichen es allen Berechtigten, den Fortschritt der Arbeit zu verfolgen, Informationen auszutauschen, zu kommunizieren, Dateien zu teilen, Besprechungen zu planen und verschiedene andere Prozesse durchzuführen, um den täglichen Kontakt zu optimieren.

Auf diese Weise können Sie den Projektplan einfach verwalten, Aufgaben zuweisen, deren Umsetzung überwachen und eine kontinuierliche Kommunikation aufrechterhalten. Dies alles stellt eine große Erleichterung für alle an dem Thema Beteiligten dar und minimiert die Zahl der auftretenden Fragen und Zweifel.

Schnelle Reaktionszeit – um Vertrauen zu schaffen

Um eine effektive Remote-Zusammenarbeit mit Kunden zu gewährleisten, sollten Sie auch daran denken, für Ihre Partner erreichbar zu sein und nicht zu zögern, auf ihre Nachrichten zu antworten (natürlich mit Work-Life-Balance). Wenn Sie nicht in der Lage sind, sofort eine vollständige Antwort zu geben, teilen Sie dies der Person mit. Stellen Sie sicher, dass Sie die Nachricht erhalten haben und so schnell wie möglich mit einer Rückmeldung zurückkommen. Dadurch stärken Sie das Vertrauen Ihres Partners in Sie und Ihr Team und minimieren mögliche Sorgen über laufende Aktivitäten.

Darüber hinaus trägt das Zeigen von Interesse und Einfühlungsvermögen gegenüber den angegebenen Bedürfnissen, das Zuhören und Verstehen der verschiedenen Perspektiven sowie das Eingehen auf Erwartungen (insbesondere in Bezug auf Korrekturen oder Anweisungen zur Weiterentwicklung) zum Aufbau dauerhafter Beziehungen bei. Angesichts der Natur der abgelegenen Umgebung lohnt es sich, diese Aspekte mit angemessener Aufmerksamkeit und Sorgfalt anzugehen.

Mit Kunden zusammenarbeiten – Zusammenfassung

Die Zusammenarbeit mit Kunden aus der Ferne kann genauso fruchtbar sein wie die Arbeit vor Ort mit persönlichem Kontakt – solange Sie sicherstellen, dass Ihr Partner genauso gut betreut wird wie zuvor (wenn auch in anderer Form). Verschiedene Arten von Instant Messaging und Tools, die für solche Situationen entwickelt wurden (insbesondere zur Erleichterung des Beziehungsaufbaus aus der Ferne), werden Ihnen zweifellos helfen.

Denken Sie jedoch daran, dass es entscheidend ist, flexibel auf gemeldete Bedürfnisse einzugehen und bereit zu sein, sich an veränderte Situationen anzupassen. Das ständige Bestreben, Ihre Prozesse zu verbessern, um einen qualitativ hochwertigen Service zu gewährleisten – unabhängig von Standort, Kontaktform und der Art und Weise, wie Sie Ihre Aufgaben erfüllen – ist der Schlüssel zu einer effektiven Zusammenarbeit mit Kunden.

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Autor: Nicole Mankin

HR-Manager mit einer hervorragenden Fähigkeit, eine positive Atmosphäre aufzubauen und ein wertvolles Umfeld für Mitarbeiter zu schaffen. Sie liebt es, das Potenzial talentierter Menschen zu erkennen und sie zur Weiterentwicklung zu mobilisieren.

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