Unbezahlte Rechnungen in 5 einfachen Schritten einziehen

Wenn Sie Ihr eigenes Unternehmen führen, werden Sie früher oder später auf eine Situation stoßen, in der Ihr Kunde Sie nicht pünktlich bezahlt. Dann schwirren vielleicht viele Fragen in deinem Kopf herum. Welche Schritte sollten Sie unternehmen, um bezahlt zu werden? Wird die Hilfe des Anwalts notwendig sein? Oder gibt es etwas, was Sie selbst tun können? Keine Bange. Im folgenden Artikel gehen wir auf diese Fragen ein. Lesen Sie mehr über das Einziehen unbezahlter Rechnungen in 5 einfachen Schritten.

Inkasso unbezahlter Rechnungen – Inhaltsverzeichnis:

1. Überprüfen Sie die Details auf Ihrer Rechnung
2. Senden Sie eine freundliche Erinnerung
3. Senden Sie eine Zahlungsaufforderung
4. Senden Sie eine letzte Zahlungsaufforderung
5. Rechtlich erreichen

Überprüfen Sie die Details auf Ihrer Rechnung

Bevor Sie irgendwelche Schritte unternehmen, um unbezahlte Rechnungen einzutreiben, vergewissern Sie sich, dass Sie keine Fehler begangen haben. Wir sind nur Menschen und jeder macht Fehler. Überprüfen Sie daher noch einmal, ob Sie eine Rechnung ordnungsgemäß ausgestellt haben. Ein Tippfehler in der Bankkontonummer könnte Ihren Kunden trotz seiner aufrichtigen Absicht davon abhalten, eine Rechnung zu bezahlen.

Es ist nicht das einzige, was Sie überprüfen müssen. Es ist wichtig zu prüfen, ob eine Rechnung gemäß der Bestellung ausgestellt wurde. Wenn der Betrag auf der Rechnung höher ist als im Vertrag, ist es kein Wunder, dass Ihr Kunde nicht bereit ist, dafür zu zahlen. In diesem Fall müssen Sie eine Gutschrift ausstellen.

Eine ähnliche Situation tritt auf, wenn Ihr Kunde die geleistete Arbeit nicht abnimmt. In diesem Fall müssen Sie Korrekturen vornehmen. Überprüfen Sie auch, ob Sie die richtigen Kundendaten auf einer Rechnung angeben und ob sie an die richtige Adresse gesendet wurde. Achten Sie auf das Rechnungsdatum und die Zahlungsart. Wenn Sie sicher sind, dass die Angaben in dieser Rechnung vollständig und richtig sind, können Sie mit dem nächsten Schritt fortfahren.

Senden Sie eine freundliche Erinnerung

Ein Zahlungsausfall kann nur ein unglückliches Versehen und ein einfaches Missverständnis sein. Es kann jedem passieren. Daher sollte die erste Zahlungserinnerung freundlich sein. Sie sollten die großen Geschütze nicht gleich herbeirufen. Achten Sie auf gute Beziehungen zu Ihrem Vertragspartner.

Was gehört in eine solche Mahnung? Geben Sie darin klare und sachliche Informationen an. Präsentieren Sie die Fakten höflich, aber bestimmt. Schreiben Sie auf, welche Arbeiten durchgeführt wurden oder welche Waren Sie an Ihren Kunden verkauft haben. Sie können Ihrer Mahnung auch eine Kopie einer Rechnung beifügen, da Ihr Kunde diese möglicherweise verloren hat. Geben Sie an, wann die Zahlungsfrist abgelaufen ist, aber legen Sie noch keine neue Frist fest. Zusätzlich können Sie den zu zahlenden Gesamtbetrag angeben. Warten Sie einige Tage auf die Reaktion Ihres Kunden und senden Sie dann die nächste Erinnerung.

Wie sendet man solche Informationen? Senden Sie es am besten per E-Mail, da dies der schnellste und effizienteste Weg ist, mit Ihren Kunden in Kontakt zu treten. Bitten Sie Ihren Kunden, den Erhalt Ihrer E-Mail zu bestätigen. Das könnte sich später als nützlich erweisen. Was ist, wenn Ihr Kunde den Erhalt Ihrer Nachricht nicht bestätigt? Sie können sie anrufen und direkt danach fragen. Wenn es nicht funktioniert, fahren Sie mit dem nächsten Schritt fort.

Senden Sie eine Zahlungsaufforderung

Eine Zahlungsaufforderung sollte Tatsachen enthalten, wie sie später vor Gericht als Beweis dienen könnten. Aus diesem Grund können bereits kleine Ungenauigkeiten gegen Sie arbeiten. Achten Sie darauf, es genau vorzubereiten. Ein solches Dokument sollte in einem ruhigen Ton verfasst werden, insbesondere wenn Ihr Kunde zum ersten Mal eine Rechnung nicht bezahlt hat. Seien Sie höflich und direkt, aber überreagieren Sie nicht, um Ihren Kunden nicht zu verlieren.

Da es sich um ein offizielles Dokument handelt, sollten Sie eine Zahlungsaufforderung per Einschreiben senden. Sie können auch eine Empfangsbestätigung verwenden. Sie müssen in diesem Stadium keine Rechtsberatung in Anspruch nehmen. Obwohl ein Schreiben einer Anwaltskanzlei möglicherweise mehr Einfluss auf Ihren Mandanten hat, sind juristische Dienstleistungen ziemlich kostspielig. Daher sollten Sie zunächst versuchen, selbst eine Zahlungsaufforderung zu schreiben.

Senden Sie eine letzte Zahlungsaufforderung

Dies ist der letzte Schritt, bevor Sie das Problem erzwingen. Ihre endgültige Anfrage: Legen Sie kurz Ihre Erwartungen fest und teilen Sie sie mit. Obwohl kein Musterschreiben zur Verfügung steht, sollte eine endgültige Zahlungsaufforderung alle Fakten und Daten zur unbezahlten Rechnung enthalten.

Denken Sie daran, alle notwendigen Details wie Rechnungsnummer, fälligen Betrag und Fälligkeitsdatum anzugeben. Ein gut geschriebenes Zahlungsaufforderungsschreiben zeigt Ihrem Kunden, dass Sie das Problem ziemlich ernst meinen, und es ist ein klares Signal für ihn, dass Sie möglicherweise bald rechtliche Schritte einleiten.

Es muss zugegeben werden, dass Rechtsangelegenheiten teuer und zeitaufwändig sein können. Daher ist ein Dokument, das Sie versenden möchten, die letzte außergerichtliche Methode zur Lösung des Falls. Geben Sie ein angemessenes Datum für die Zahlung an. In der Regel beträgt die Standardzahlungsfrist 14 Tage.

Sie können auch Dokumente beifügen, die die Schulden des Kunden bestätigen. Das kann zum Beispiel ein Wareneingang oder ein Vertrag sein, den Sie mit Ihrem Kunden abgeschlossen haben. Denken Sie daran, dass ein per E-Mail versandter Vertrag genauso rechtsverbindlich ist wie seine Papierversion.

Schließlich können Sie einen Hinweis hinzufügen, dass Sie den Fall vor Gericht bringen, wenn die Zahlung nicht innerhalb der oben genannten Frist erfolgt, was mit zusätzlichen Kosten für Ihren Kunden verbunden ist.

Mit unserer kostenlosen Rechnungs-App können Sie sich an anstehende Zahlungen erinnern lassen und mit nur einem Klick fällige Beträge und Fälligkeiten prüfen.

Rechtlich erreichen

Weicht Ihr Mandant dennoch der Zahlung aus, bleibt Ihnen nur der Rechtsweg. In diesem Stadium ist es am besten, die Hilfe des Anwalts in Anspruch zu nehmen, insbesondere wenn es sich bei dem fälligen Betrag um eine große Geldsumme handelt. Bereits geringfügige Fehler im Verfahrensschreiben können dazu führen, dass das Gericht die Klage fallen lässt.

Was aber, wenn der Rechnungsbetrag klein ist? Die mit der Beauftragung eines Anwalts verbundenen Kosten könnten in keinem Verhältnis zu den Schulden stehen. In einem solchen Fall können Sie von einem vereinfachten Verfahren Gebrauch machen, das weniger kostspielig ist und keine Einschaltung des Anwalts erfordert.

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Autor: Andy Nichols

Ein Problemlöser mit 5 verschiedenen Graden und unendlichen Motivationsreserven. Das macht ihn zu einem perfekten Business Owner & Manager. Bei der Suche nach Mitarbeitern und Partnern schätzt er Offenheit und Neugier auf die Welt am meisten.

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