Ursachen und Folgen von Kommunikationsstörungen in Organisationen

Eine angemessene Kommunikation, die für jede Partei klar ist, ist ein absolutes Muss für jedes Unternehmen oder jede Organisation – aber Probleme in diesem Bereich sind manchmal unvermeidbar. Kommunikation wird besonders relevant in einer Zeit, in der es immer häufiger vorkommt, dass Mitarbeiter mit Fernverträgen arbeiten, die ihre Aufgaben von aus erledigen an verschiedenen Standorten und tauschen Informationen hauptsächlich in schriftlicher Form über verschiedene Kanäle aus. Heute werfen wir einen detaillierten Blick auf die Gründe, warum Kommunikationsausfälle in Organisationen auftreten, und zeigen dann auch auf, welche Auswirkungen diese haben können.

Was ist die Kommunikationsstörung?

Unter Kommunikationsstörungen in einer Organisation versteht man eine Unterbrechung des Informationsflusses, die zu verschiedenen Schwierigkeiten führt. Es kann zwischen verschiedenen Hierarchieebenen, Abteilungen, Teams oder sogar zusammenarbeitenden Einheiten auftreten – in praktisch jedem Unternehmen, egal in welcher Branche es tätig ist. Am häufigsten äußert es sich in Form von Verzerrungen, Ungenauigkeiten oder Unklarheiten in den übermittelten Nachrichten. was die Kommunikation erheblich erschwert. Dadurch kann es zu allerlei Fehlern und Missverständnissen kommen – sowohl einfacher zu lösen als auch mit dem Potenzial, sich zu schwerwiegenden Konflikten sowohl intern als auch extern auszuweiten.

Kommunikationsstörung – Ursachen

Kommunikationsstörungen können zwischen verschiedenen Personen (Mitarbeitern, Mitarbeiter-Vorgesetzten oder organisationsexternen Partnern), innerhalb jedes möglichen Themas oder auf allen Ebenen auftreten. Meistens gibt es drei Gründe dafür, die wir unten auflisten.

1. Mangel an ausreichenden Kommunikationsfähigkeiten

Fehlkommunikation kommt vor allem dann vor, wenn die Kommunikationsfähigkeiten der Mitarbeiter mangelhaft sind. Gelingt es dem Absender nicht, seine Gedanken, Informationen oder Erwartungen so zu äußern, dass der Empfänger sie versteht, kann dies zu Missverständnissen und Fehlern führen. Unklare Anweisungen, vage Ziele oder mangelnde Klarheit führen dazu, dass Mitarbeiter Aufgaben nicht im Einklang mit ihren Absichten ausführen oder sogar nicht in der Lage sind, die Erwartungen und Bedürfnisse der Organisation zu verstehen. Hält eine solche Situation über einen längeren Zeitraum an, kann dies verheerende Folgen für das Unternehmen haben.

2. Unzureichende Kommunikationskanäle

Kommunikationsprobleme können auch dann auftreten, wenn einer Organisation angemessene Kommunikationsmittel fehlen oder die vorhandenen ineffektiv sind und keinen vollständigen Informationsfluss gewährleisten. Verfügt eine Organisation nicht über eine gut ausgebaute Kommunikationsstruktur, in der die Informationsübermittlung effizient und ungehindert erfolgt, kann es zweifellos zu Engpässen im Informationsfluss kommen. Fehlende regelmäßige Meetings, unzureichende Kommunikationsmittel oder übermäßiger Papierkram können dazu führen, dass wichtige Informationen nicht rechtzeitig die Menschen erreichen, die sie benötigen.

3. Kulturelle Unterschiede

Dieser Grund ist in den letzten Jahren besonders wichtig geworden, da wir es zunehmend mit multikulturellen Teams in Organisationen zu tun haben. Der Leiter eines Teams, das aus Menschen unterschiedlicher Kultur oder Nationalität besteht, muss sich der Unterschiede zwischen ihnen bewusst sein und sicherstellen, dass die Kommunikation von allen gleich verstanden wird. Darüber hinaus kann eine effektive Verständigung zwischen Mitarbeitern auch durch psychologische Unterschiede wie Kommunikationsstile oder Kommunikationspräferenzen (mündlich, schriftlich etc.) behindert werden – auch dieser Umstand sollte berücksichtigt werden.

Folgen eines Kommunikationsausfalls

Als gravierendste negative Folge von Kommunikationsstörungen in Organisationen sind Verzögerungen bei der Erledigung von Aufgaben anzusehen – insbesondere solche, die mit externen Geschäftspartnern in Zusammenhang stehen und sogar zu einem Abbruch der Zusammenarbeit führen können (wenn es den Vorgesetzten nicht gelingt, die Situation zu entschärfen) oder die damit verbunden sind Kunden und schlagen nach hinten los. Eine äußerst schwerwiegende Konsequenz kann auch die ungerechtfertigte Entlassung eines Mitarbeiters sein, weil er infolge unsachgemäßer Kommunikation einen Fehler gemacht hat. Weitere Folgen eines Kommunikationsausfalls sind:

• Zwischenmenschliche Konflikte, die sich in einem Mangel an Vertrauen in das Team oder einer wachsenden Zurückhaltung gegenüber der Zusammenarbeit niederschlagen,
• Eine Erhöhung des Stresslevels einzelner Mitarbeiter,
• Ein Rückgang der Arbeitsmotivation führt zu einer geringeren Produktivität.
• Mögliche finanzielle Verluste (auch Verschwendung vorhandener Ressourcen und Entstehung vermeidbarer Mehrkosten),
• Negatives Außenimage, wenn die Probleme des Unternehmens an die Öffentlichkeit gelangen.

Kommunikationszusammenbruch – Zusammenfassung

Angesichts der oben genannten vielfältigen Folgen eines Kommunikationsausfalls in einer Organisation müssen Unternehmen in verschiedenen Branchen in effektive Kommunikation investieren. Sie sollten dies insbesondere in zwei Bereichen tun: einerseits bei der Implementierung einer geeigneten Kommunikationsinfrastruktur und andererseits bei der Entwicklung der Kommunikationsfähigkeiten ihrer Mitarbeiter (z. B. mithilfe verschiedener Schulungsformen, auch in einfacher Sprache). Nur so kann sichergestellt werden, dass Informationen auf die richtige Art und Weise kommuniziert werden – sei es zwischen Mitgliedern desselben Teams oder zwischen Abteilungen oder verschiedenen Hierarchieebenen.

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Autor: Nicole Mankin

HR-Manager mit einer hervorragenden Fähigkeit, eine positive Atmosphäre aufzubauen und ein wertvolles Umfeld für Mitarbeiter zu schaffen. Sie liebt es, das Potenzial talentierter Menschen zu erkennen und sie zur Weiterentwicklung zu mobilisieren.

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