CRM-Bereinigungstipps

Veröffentlicht: 2021-09-14

Einer der Hauptzwecke des CRM-Managements oder Kundenbeziehungsmanagements besteht darin, Kundendaten zu sammeln, zu organisieren und zu analysieren, um besser zu verstehen, wer sie sind und wie man sie erreicht. Ausgestattet mit den richtigen Daten kann Ihr CRM Arbeitsabläufe rationalisieren, die Kundenloyalität und -bindung verbessern und die Rentabilität steigern.

Angesichts einer ständigen Flut von Kundeninformationen ist es jedoch unerlässlich, dass Sie eine regelmäßige Datenbereinigung durchführen , um sicherzustellen, dass die Informationen, die Ihr CRM -System für die Analyse und Generierung von Erkenntnissen verwendet, korrekt und aktuell sind.

Die Bereinigung von CRM -Daten kann ein komplizierter Prozess sein – hier sind einige Tipps, um ihn zu vereinfachen.

Warum ist ein „sauberes“ CRM wichtig?

Ein CRM dient mehreren Zwecken. Es hilft beim Sammeln, Organisieren und Segmentieren von Kundendaten, pflegt Kundenbeziehungen, optimiert den Verkaufstrichter und rationalisiert den Kundenservice.

Die Fähigkeit eines CRM, erfolgreiche Ergebnisse zu erzielen, hängt jedoch von der Qualität der Daten ab. Mit sauberen Daten kann es schneller und effizienter laufen. Das führt zu:

  • Erhöhte Kundenzufriedenheit
  • Bessere Entscheidungen
  • Kosteneinsparungen

Aber wenn die Daten nicht sauber sind, hindert es Ihre Mitarbeiter daran, ihre Arbeit auf hohem Niveau zu erledigen. Wie Forbes feststellt: 1

„Wenn Vertriebs- und Marketingfachleute in Haufen schmutziger Daten schwimmen, sind sie daran gehindert, fundierte datengesteuerte Entscheidungen zu treffen. Lediglich 33 % der Marketer glauben, dass sie sich auf ihre CRM-Daten verlassen können, um Entscheidungen zu treffen. Schlechte Datenqualität kostet die US-Wirtschaft jährlich etwa 3,1 Billionen US-Dollar. Wie das alte Sprichwort sagt: ‚Müll rein, Müll raus.'“

Um das Beste aus Ihrem CRM -System und seinen verschiedenen Tools herauszuholen – insbesondere solchen, die auf Automatisierung angewiesen sind – benötigen sie saubere Daten, um sie zu betreiben. So wie ein Supersportwagen hochwertiges Benzin braucht, benötigt ein CRM erstklassige und aktuelle Daten.

Sorgfaltsdienste

Was sind schmutzige Daten?

Unternehmen nutzen verschiedene Kanäle, um Kontaktdaten von Kunden oder potenziellen Kunden zu sammeln, darunter:

  • Physische Schaufenster
  • Persönlicher Kontakt über Vertriebsteams
  • Webseiten
  • Mobile Webseiten
  • Mobile Anwendungen
  • Kataloge
  • Bestellungen per Post
  • Call-Center

Wenn die Informationen manuell eingegeben werden, führt dies zwangsläufig zu menschlichen Fehlern. Und das Gleiche gilt für die automatisierte Datenerfassung und -eingabe – es kommt nur seltener vor. Aber selbst dann, wenn ein Kunde falsche Daten eingibt , kann eine Maschine das nicht erkennen.

Schlechte Daten sind ein häufigeres Problem, als Sie zunächst annehmen.

Laut der Experian Data Quality-Umfrage, bei der mehr als 1.200 Organisationen aus verschiedenen Branchen und Unternehmensgrößen befragt wurden, schätzt das durchschnittliche Unternehmen, dass 22 % seiner Kontaktdaten in irgendeiner Weise ungenau sind. 2

Wie werden also Daten schlecht?

Typischerweise geschieht dies auf eine von vier Arten:

  1. Veraltete Daten – Kundeninformationen verfallen mit der Zeit. Die Informationen, die sie vor einem Jahr bereitgestellt haben, sind heute möglicherweise nicht mehr dieselben. Menschen bewegen sich; sie bekommen neue Nummern, ändern ihre E-Mail-Adresse oder wechseln den Job. Laut Data Axle 3 werden etwa 4 % der Adressen von Mailinglisten verschwendet, wodurch jährlich 180.000 US-Dollar für unzustellbare Post verschwendet werden.
  2. Doppelte Daten – Eine der häufigsten Arten, wie Daten schmutzig werden, ist, wenn es Duplikate gibt. Auch wenn die Informationen korrekt sind, verzerrt ein doppelter Eintrag die Analyse Ihres CRM oder führt zu doppelter Kontaktaufnahme. Häufige Gründe dafür sind:
  • Manueller Fehler
  • Listen zusammenführen
  • Fehlerhafte CRM -Software
  • Falsch formatierte Daten – Die Art und Reihenfolge der Dateneingabe kann in einer von mehreren Kombinationen erfolgen. Es könnte Vorname, Nachname und dann Kontaktinformationen sein. Oder Nachname, Vorname, Kontaktdaten. Und so weiter. Die manuelle Dateneingabe eröffnet die Möglichkeit, dass ein Mitarbeiter die Formulare anders ausfüllt als der andere.
  • Kunden geben ihre Daten falsch ein – Auch wenn Kunden aufgefordert werden, Online-Formulare auszufüllen, können sie die falschen Informationen in ein bestimmtes Feld eingeben oder etwas falsch schreiben.

Möglichkeiten zum Bereinigen Ihrer Daten

Schlechte Daten sind teuer. Laut Harvard Business Review kostet es jedes Jahr 3 Billionen US-Dollar: 4

„Der Grund, warum schlechte Daten so viel kosten, liegt darin, dass Entscheidungsträger, Manager, Wissensarbeiter, Datenwissenschaftler und andere sie in ihrer täglichen Arbeit berücksichtigen müssen. Und das ist sowohl zeitaufwändig als auch teuer. Die benötigten Daten enthalten viele Fehler, und angesichts einer kritischen Frist nehmen viele Personen einfach selbst Korrekturen vor, um die anstehende Aufgabe zu erledigen.“

Aber nur weil es andere Unternehmen behindert, heißt das nicht, dass Ihnen dasselbe passieren muss. Glücklicherweise gibt es Schritte, die Sie zur Datenbereinigung unternehmen können, wodurch Sie Ihr System optimieren und Geld sparen können.

Einige einfache CRM-Bereinigungstipps umfassen die folgenden.

#1 Standardisieren Sie die Daten

Treffen Sie zunächst Vorkehrungen, um zu verhindern, dass weitere schlechte Daten anfallen, oder verringern Sie zumindest die Häufigkeit, mit der sie auftreten.

Die Datenstandardisierung leistet dies.

Wie Momentum Data feststellt: 5 „Wenn konkrete und strenge Regeln nicht implementiert werden, werden die Mitarbeiter unsymmetrisch Daten eingeben, die schwer abzugleichen sind. Je größer die Datenbanken werden, desto relevanter wird dies, da Datenstandards schnell verloren gehen können.“

Indem Sie Regeln und Systeme für die Datenerfassung und -eingabe innerhalb des CRM festlegen, können Sie gute Gewohnheiten einführen, die fragmentierte Methoden ersetzen. Durch die Implementierung geeigneter Formularvalidierungs- und Datenbereinigungsprozesse werden fehlerhafte Dateneingaben nicht vollständig beseitigt, aber die Häufigkeit, mit der sie auftreten, verringert.

#2 Kleine Formatierungsprobleme beheben

Wenn es um Daten geht, können kleine Probleme große Kopfschmerzen verursachen – insbesondere wenn es Tausende (oder Millionen) von Datenpunkten gibt.

Nehmen Sie zum Beispiel die Großschreibung. Beim Ausfüllen von Formularen dürfen Personen ihren Vor- und Nachnamen nicht groß schreiben; andere können ihren Namen vollständig großgeschrieben eingeben. Dies mag nicht wie ein Problem erscheinen, aber wenn Sie Marketing-E-Mails versenden und die E-Mail den Namen der Person falsch großschreibt, kann dies das Gefühl der Personalisierung aufheben.

Ein weiteres häufiges Problem bei der manuellen Dateneingabe betrifft Postleitzahlen, nämlich Postleitzahlen, die mit einer Null beginnen. Laut Thomas Bonneau von GB Sterling: 6

„Wenn Sie eine schlechte Datendatei haben, könnten Sie fast 10 % Ihres landesweiten Datensatzes ignorieren … Wenn Sie eine Datendatei in Excel haben, die die Postleitzahl und die Spalte enthält und die Spalte korrekt formatiert ist (spezielle Postleitzahl oder Text) , alles sieht gut aus, wenn Sie eine PLZ mit führender Null haben (z. B. 02739). Wenn Sie diese Datei jedoch in einer CSV-Datei speichern, um sie in Ihr CRM zu importieren, und sie erneut öffnen, um sie zu bearbeiten, wird die führende Null wegfallen, da die CSV-Datei alle vorherigen Excel-Formatierungen ignoriert, die diese Null beibehalten haben.“

An der Oberfläche sind dies kleine Probleme, aber diese winzigen Fehler können Ihr Endergebnis beeinträchtigen, indem sie wertvolle Zeit und Ressourcen verschwenden. Indem Sie diese Probleme angehen, bevor sie in Ihr CRM importiert werden, sparen Sie Geld und Zeit und verringern gleichzeitig die Frustration Ihrer Mitarbeiter.

#3 Duplikate löschen

Niemand möchte von einem Unternehmen zweimal angegriffen werden – selbst von einem Unternehmen, dessen treuer Kunde es ist. Es fühlt sich an wie Spam.

Wenn Ihre Kundenliste nicht lang ist, kann die Duplikatbereinigung manuell durchgeführt werden. Tun Sie dies einfach regelmäßig, um zu verhindern, dass sich das Problem aufbaut. Wenn Sie jedoch ein größeres Unternehmen sind, kann die Automatisierung hilfreich sein. Die meisten CRM-Systeme verfügen über automatisierte Funktionen, mit denen Sie Regeln und Bedingungen festlegen können, die Duplikate erkennen.

Stellen Sie von dort aus sicher, dass Ihr System so eingestellt ist, dass es automatisch verhindert, dass doppelte Inhalte eingegeben werden.

#4 Archivieren Sie Ihre Daten

Haben Sie Daten, die Sie derzeit nicht verwenden, aber in Zukunft benötigen könnten?

Ein häufiges Problem bei Unternehmen ist, dass sie aufgrund von Compliance-Vorschriften verpflichtet sind, historische Daten zu speichern. Die Lösung dafür ist die Archivierung dieser Informationen. Dadurch können Sie sicherstellen, dass die Daten sicher gespeichert sind, aber das System nicht mehr beeinträchtigen. Das schafft Speicherplatz, beschleunigt Bearbeitungszeiten und erleichtert die Suche nach aktuellen Datensätzen.

Ebenso sollten ältere Daten, die Sie löschen können , gelöscht werden.

#5 Felder konsolidieren

In einigen Fällen kann es mehrere Felder für die Dateneingabe geben, die ähnliche, wenn nicht sogar redundante Informationen enthalten. Indem Sie die Eingabeoptionen einschränken, verringern Sie die Wahrscheinlichkeit einer doppelten oder ungenauen Dateneingabe.

#6 Bereichern Sie Ihre Daten

In einigen Fällen können Daten als schmutzig angesehen werden, wenn sie unvollständig sind. Möglicherweise fehlt eine Postleitzahl. Oder Sie haben eine E-Mail-Adresse, aber keinen telefonischen Kontakt. Kennzeichnen Sie Ihre Kontakte, denen Informationen fehlen, und sehen Sie dann, ob Sie die Lücken ausfüllen können.

#7 Lagern Sie Ihre CRM-Bemühungen aus

Eine der einfachsten Möglichkeiten zur Verwaltung Ihrer CRM-Daten, insbesondere wenn Sie ein größeres Unternehmen sind, besteht darin, den Prozess an ein Datenbereinigungsunternehmen auszulagern. Diese Experten verfügen über die erforderlichen Fähigkeiten, Erfahrungen und Tools, um Daten zu bereinigen.

Viele dieser Einrichtungen bieten auch Datenanreicherungsdienste an. Das bedeutet, dass Sie Ihre Daten auf einen Schlag bereinigen und verbessern können. Durch Outsourcing können Sie Ihren internen Teams Zeit und Geld sparen und ihnen die Möglichkeit geben, sich auf das zu konzentrieren, was sie am besten können.

CRM-Bereinigung leicht gemacht

Bessere Daten bedeuten mehr nützliche Erkenntnisse. Indem Sie eine regelmäßige CRM-Bereinigung durchführen, können Sie sicherstellen, dass Ihr System mit verwertbaren Kundeninformationen versorgt wird.

Von dort aus können Sie zum nächsten Punkt auf Ihrer To-do-Liste springen. Möchten Sie die umsetzbaren CRM-Daten nutzen, um Ihre Marketingbemühungen zu verbessern?

Wir können dabei helfen.

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Quellen:

  1. Forbes. Best Practices für die Datenhygiene. https://www.forbes.com/sites/falonfatemi/2019/01/30/best-practices-for-data-hygiene/?sh=1fde3d072395
  2. Beratung. Die Kosten schlechter Daten. https://econsultancy.com/the-cost-of-bad-data-stats/
  3. Datenachse. Infografik: Wie der Datenverfall Ihre Vertriebs- und Marketingstrategien beeinträchtigt. https://www.data-axle.com/resources/blog/infographic-how-data-is-tanking-your-sales-and-marketing-strategies/
  4. Harvard Business Review. Schlechte Daten kosten die US $ 3 Billionen pro Jahr. ​​https://hbr.org/2016/09/bad-data-costs-the-us-3-trillion-per-year
  5. Momentum-Daten. 9 CRM-Datenbereinigungstaktiken für die Vertriebsproduktivität. https://momentumdata.com/9-crm-data-cleanup-tactics-for-sales-productiveness/
  6. Zyklus. Die ultimative CRM-Datenbereinigungs-Checkliste. https://blog.insycle.com/the-ultimate-crm-data-cleanup-checklist