6 großartige Methoden, um mit verlorenen, falschen und unvollständigen Rechnungen umzugehen

Verlorene, falsche und unvollständige Rechnungen sind der Fluch jedes Buchhalters und Geschäftsinhabers. Sie können die besten Produkte verkaufen oder großartige Dienstleistungen erbringen, aber wenn Ihre Rechnungen Fehler enthalten, erhalten Sie Ihr Geld möglicherweise nicht rechtzeitig. Das Ausstellen fehlerhafter Rechnungen macht den Bezahlvorgang länger und komplizierter. Sie erhalten keine Zahlung, wenn Ihre Rechnung verloren geht. Wie vermeiden Sie solche Probleme? Umgang mit verlorenen, falschen oder unvollständigen Rechnungen. Lesen Sie den Artikel, um mehr zu erfahren.

Verlorene, falsche, unvollständige Rechnungen – Inhaltsverzeichnis:

1. Verlorene Rechnung – Folgen
2. So vermeiden Sie den Verlust von Rechnungen
3. Was passiert, wenn Ihr Kunde eine falsche Rechnung erhält?
4. Wie vermeide ich die Ausstellung falscher Rechnungen?
5. Unvollständige Rechnung – welche Probleme sind zu erwarten?
6. Wie vermeide ich die Ausstellung unvollständiger Rechnungen?

Verlorene Rechnung – Folgen

Was ist eine verlorene Rechnung? Es ist ein Dokument, das den Kunden nie erreicht hat. Es kann viele verschiedene Gründe für eine solche Situation geben. Die häufigsten Gründe sind:

• Falsche Adressdaten
• Senden einer Rechnung an den falschen Kunden
• Rechnung wurde nicht ausgestellt
• Der Brief ging bei der Post verloren

Die Folge des Verlusts der Rechnung ist ein Zahlungsausfall des Auftraggebers. Der Kunde, der keine Dokumente von Ihnen erhalten hat, zahlt nicht. Es ist nicht einfach herauszufinden, dass Ihre Rechnung noch nicht bezahlt wurde – die einzige Möglichkeit besteht darin, fortlaufend Bestätigungen von Ihren Kunden einzuholen, da sonst das einzige Anzeichen für eine unbezahlte Rechnung die fehlende Zahlung auf Ihrem Konto ist. In einer solchen Situation sind Sie gezwungen, das verlorene Dokument mit der neuen Zahlungsfrist erneut zu senden. Das bedeutet, dass Sie lange auf Ihr Geld warten müssen.

So vermeiden Sie den Verlust von Rechnungen

Wenn Sie eine traditionelle Form des Versands verwenden , versuchen Sie, Einschreiben oder Post mit Empfangsbestätigung zu wählen. So können Sie sicher sein, dass Ihre Dokumente ihr Ziel erreicht haben. Überprüfen Sie sorgfältig die Adresse Ihres Kunden, bevor Sie Ihre Post senden, um sicherzustellen, dass die Rechnung an ihn geliefert wird. Elektronische Rechnungen sind eine bessere Option, Sie können sie per E-Mail senden und die Lösung ist viel schneller als die herkömmliche Post. Im E-Mail-System gibt es eine Empfangsoption, mit der Sie eine Bestätigung Ihres Versands erhalten können. Mit solchen Optionen erfahren Sie schnell, dass Ihre Rechnung die richtige Person erreicht hat.

Wie vermeide ich Fehler in der E-Mail-Adresse? Rechnungssoftware ist in solchen Situationen sehr nützlich. Sie müssen nur einmal die korrekten Daten des Kunden eingeben, damit die Adresse immer richtig ist. Eine Rechnungssoftware hilft Ihnen bei der Ausstellung wiederkehrender Rechnungen und generell bei der besseren Organisation Ihrer Dokumente.

Was passiert, wenn Ihr Kunde eine falsche Rechnung erhält?

Jede Rechnung sollte klar angeben, was der Hauptgegenstand der Transaktion ist. Der Käufer sollte keine Zweifel daran haben, wofür die Rechnung bestimmt ist. Eine ungenaue Bestimmung des Transaktionsgegenstandes kann den Zahlungsvorgang verlängern. Möglicherweise verstehen Sie alle in Ihrem Dokument verwendeten Begriffe und Sätze, aber Ihre Kunden verstehen sie möglicherweise nicht, insbesondere wenn Sie dazu neigen, Fachjargon oder ungenaue Formulierungen zu verwenden.

Der Ausdruck „ Service Nr. 5 “ ist nur für Sie verständlich, aber das Unternehmen, das Bestellungen für Dutzende oder Hunderte von Produkten aufgibt, wird ein großes Problem mit der Identifizierung des Produkts oder der Dienstleistung anhand der Rechnung haben. Solche Formulierungen können viele Zweifel hervorrufen – hier ist nicht einmal klar, ob die Zahl 5 den Verkäufer oder den Käufer beschreibt. Es gibt auch keine Informationen über den Gegenstand der Dienstleistung.

Ebenso unklar ist die Wendung „ Ware nach Bestellnummer 5 “. Wir wissen nicht viel über die Waren, ihre Anzahl, Art, Versand oder Preis. Eine solche Rechnung wird in den Abteilungen des Unternehmens des Käufers verteilt und Sie werden erst bezahlt, wenn alle Probleme gelöst sind.

Es können einige Fehler in Bezug auf die im Zusammenhang mit dem Zahlungsabschnitt verwendeten Formulierungen auftreten. Verwenden Sie nicht die Formulierungen: nach Erhalt, am Ende des Monats, des letzten Arbeitstages – dies kann zu Fehlern führen. Ihr Klient kann solche Ausdrücke auf seine Weise verstehen. Ungenaue Angaben zum Zahlungsziel können zu Zahlungsverzögerungen führen – Sie erhalten Ihr Geld nicht wie erwartet.

Wie vermeide ich die Ausstellung falscher Rechnungen?

Die einzige Lösung ist die präzise, ​​korrekte Formulierung. Leicht verständliche Rechnungen beschleunigen Zahlungsprozesse. Verwenden Sie auf Ihrer Rechnung denselben Wortlaut wie auf den Bestellungen des Kunden. Wenn Sie die Vereinbarung mit Ihrem Kunden haben, verwenden Sie in ähnlicher Weise den Wortlaut aus der Vereinbarung. Dank dessen muss Ihr Kunde nicht zweimal über die Positionen auf der Rechnung nachdenken.

Was ist, wenn Sie weder die Bestellung noch die Vereinbarung haben? Versuchen Sie, die EAN-Nummer (European Article Number) oder die GTIN-Nummer (Global Trade Item Number) zu verwenden – diese Nummern identifizieren die verkauften Artikel eindeutig. Was ist mit Dienstleistungen – beschreiben Sie diese genau, geben Sie das Datum der Erbringung an.

Wenn Sie Teilrechnungen ausstellen, fügen Sie zusätzliche Informationen hinzu. Es hilft Ihrem Kunden, die Richtigkeit der Rechnung zu überprüfen. Dies kann eine detaillierte Liste sein, die den Umfang der durchgeführten Aufgaben darstellt. Eine bewährte Praxis besteht darin, einige Vertragsbestimmungen aufzunehmen. Je transparenter und verständlicher das Dokument ist, desto schneller gelangt es zur Zahlungsabteilung.

Die Angabe des Zahlungsdatums gibt den genauen Tag an, an dem Ihre Rechnung fällig wird. Informieren Sie über Rabatte für frühere Zahlungen, falls Sie diese nutzen. Informieren Sie sich über die Gebühren für verspätete Zahlungen. Ihre Kunden müssen im Voraus wissen, was sie erwartet – es hilft ihnen, ihren Zahlungsplan zu verwalten. Solch ein sorgfältiges Rechnungsmanagement wird Ihren Kunden und auch Ihnen viele Vorteile bringen – der Rechnungsabgleich wird mit Sicherheit viel einfacher.

Unvollständige Rechnung – welche Probleme sind zu erwarten?

Eine unvollständige Rechnung verlangsamt den Rechnungsstellungsprozess, da das Ergänzen von Daten Zeit benötigt. Unvollständige Rechnungen werden normalerweise an das Ende der Zahlungswarteschlange verschoben. Es ist sehr unwahrscheinlich, dass eine unvollständige Rechnung vom Kunden bezahlt wird. Fehlende Informationen müssen gefunden und erklärt werden. Jemand muss sich um dieses Problem kümmern. Kunden verschwenden nicht gerne ihre wertvolle Zeit mit solchen Problemen. Im Allgemeinen ist es kein Problem, wenn Ihre Rechnung einmal unvollständig ist, aber häufige Fehler können Ihren Kunden dazu veranlassen, die Zusammenarbeit mit Ihnen einzustellen. Unvollständige Rechnungen sprechen schlecht für den Zustand Ihres Managements. Fehler in Dokumenten von solchem ​​Wert und Bedeutung wie Rechnungen führen bei Kunden zu Zweifeln und Fragen. Sie können keine Ordnung in Rechnungen halten, daher gibt es in Ihrem Unternehmen keine Bestellung an anderer Stelle.

Wie vermeide ich die Ausstellung unvollständiger Rechnungen?

Überprüfen Sie vor dem Versenden Ihrer Rechnung noch einmal alle wichtigen Daten. Achten Sie genau auf Datum und Zahlungsweise. Unvollständige Daten führen zu Zahlungsausfällen am festgelegten Datum. Es ist besser, solche unangenehmen Ereignisse zu vermeiden. Nutzen Sie vorgefertigte Vorlagen zur Ausstellung Ihrer Rechnungen. Eine gute Wertvorlage sollte alle notwendigen Elemente enthalten, die gesetzlich vorgeschrieben sind. Vorteilhaft ist der Einsatz einer Fakturierungssoftware mit vom Fachmann professionell erstellten Vorlagen. Mit solchen Vorlagen sollten Ihre Rechnungen sauber, ordentlich und vollständig sein. Der Prozess der Rechnungsstellung muss gut organisiert sein und Ihre Rechnungen sollten einwandfrei und fehlerfrei sein.

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Autor: Andy Nichols

Ein Problemlöser mit 5 verschiedenen Graden und unendlichen Motivationsreserven. Das macht ihn zu einem perfekten Business Owner & Manager. Bei der Suche nach Mitarbeitern und Partnern schätzt er Offenheit und Neugier auf die Welt am meisten.

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