Erfolgsdefinition im Projektmanagement | #9 Einstieg ins Projektmanagement

Was bedeutet es, dass ein Projekt erfolgreich ist? Ist das einzige Kriterium die Lieferung von Ergebnissen innerhalb der festgelegten Zeit und der Abschluss von Ausgaben innerhalb des geplanten Budgets? Was aber, wenn das realisierte Projektziel nicht den Erwartungen des Auftraggebers entspricht? Oder verfehlt sonst die von den Stakeholdern als wichtig erachteten Kriterien? Im heutigen Artikel diskutieren wir die Definition von Erfolg im Projektmanagement.

Erfolgsdefinition im Projektmanagement – ​​Inhaltsverzeichnis:

1. Einführung
2. Definition Projekterfolg
3. Definition von Abschluss- vs. Abnahmekriterien
4. KPIs. Nachlaufende Indikatoren
5. Zusammenfassung

Einführung

Jedes Projekt unterliegt seinen Gesetzen. Daher müssen wir neben der Methode der Projektdurchführung die Erfolgskriterien jedes Mal auf die Besonderheiten eines bestimmten Projekts auswählen und anpassen. Einerseits kann es entscheidend sein, eine fachliche Definition der Fertigstellung zu schaffen, andererseits – aus Sicht des Empfängers der Projektergebnisse formulierte Akzeptanzkriterien. Für viele Projekte ist es andererseits ebenso wichtig , entsprechende KPIs, also Key Performance Indicators, zu erstellen , die eine mehrdimensionale Bewertung der Projektumsetzung ermöglichen

Definition Projekterfolg

Bereits während der Arbeit an der Vision für das Projekt fragen sich die Beteiligten, was die Definition von Erfolg sein wird. Bei vielen Projekten kommt es auf das Timing an – denn was nützt es, Investoren eine rauschende Weihnachtsfeier zu organisieren, wenn diese im Januar stattfindet? Vielleicht ist es in diesem Fall weniger wichtig, das Budget zu überschreiten, als selbst ein Zeitverlust von einem Tag.

Bei der Durchführung eines Benefizballs kann es genau umgekehrt sein – wir können den Veranstaltungstermin verschieben, um die Kosten für die Saalmiete zu senken. Wenn wir wiederum eine Party organisieren, die darauf abzielt, lokale Produkte zu probieren, weichen sowohl die Zeit als auch die Kosten der Umsetzung der Priorität der Qualität. Wir müssen die Organisation mit der Verfügbarkeit der besten saisonalen Lebensmittel in Einklang bringen.

Denn die wichtigste Determinante für den Erfolg eines Projekts ist laut PMBOK das Ergebnis aus Sicht des Auftraggebers bzw. bei internen Projekten aus Sicht des Endanwenders. Doch wie schafft man im Projektmanagement eine Erfolgsdefinition, die das Projektteam bei der Bearbeitung detaillierter Aufgaben begleitet und gleichzeitig für die Stakeholder nachvollziehbar ist?

Definition von Abschluss- vs. Abnahmekriterien

Die Erfolgsdefinition im Projektmanagement wird in der Regel vom Projektleiter in Zusammenarbeit mit den Stakeholdern erstellt. Sie sind diejenigen, die sich bereit erklären müssen, die Kriterien festzulegen, die das Endergebnis erfüllen muss, um als Erfolg gewertet zu werden. Ihre Meinung ist auch bei der Bewertung des Ergebnisses entscheidend.

Daher ist es wichtig, dass zu Beginn eines Projekts nicht nur möglichst klar ist, wie das Ergebnis aussehen soll, sondern auch, wie es auf Erfüllung der Erfolgskriterien überprüft wird. Um diesen Punkt klarer zu machen, verwenden wir die in Scrum-Projekten verwendete Terminologie. Dies sind die „Definition des Abschlusses“ und die „Abnahmekriterien“. Der Unterschied zwischen den beiden wird deutlich, wenn wir das Beispiel eines Projekts betrachten, das darauf abzielt, die Website eines Unternehmens zu erstellen.

Die Abschlussdefinition enthält eine technische Beschreibung der Website: Sie wird ordnungsgemäß gesichert, besteht aus einer Homepage und vier Unterseiten, und im Header wird es ein Anmeldefenster für Kunden geben. Mit anderen Worten, mit der Abschlussdefinition weiß das Projektteam, was es umsetzen wird.

Auf der anderen Seite weiß das Projektteam durch die klare Definition der Akzeptanzkriterien, warum es all diese Aktivitäten durchführen wird und wie sich die geleistete Arbeit in geschäftlichen Nutzen niederschlagen wird. Anhand von Akzeptanzkriterien wird somit überprüft, ob das Ergebnis des Projekts aus Nutzersicht zufriedenstellend ist. Anhand des obigen Beispiels wird die Website problemlos auf verschiedenen Geräten angezeigt und ermöglicht es dem Benutzer, nach Eingabe eines Benutzernamens und eines Passworts zum Kundenpanel zu wechseln.

Um kurz auf das Beispiel der Organisation von Veranstaltungen zurückzukommen, könnte die Definition des Projektabschlusses beispielsweise Folgendes umfassen :

• Datum und Ort der Veranstaltung,
• die Anzahl der Gäste, für die Plätze vorbereitet wurden,
• Speisekarte,
• musikalische Begleitung vorgesehen.

Akzeptanzkriterien hingegen können sich auf die erwartete Erfahrung von Partyteilnehmern beziehen, zum Beispiel:

• die Weitläufigkeit der Räumlichkeiten,
• die Qualität der servierten Getränke,
• Gleichzeitige Ausgabe von Speisen an alle Gäste, die an einem Tisch sitzen.

KPIs. Nachlaufende Indikatoren

Key Performance Indicators (KPIs) sind wichtige Erfolgsfaktoren im Projektmanagement , um zu beurteilen, ob die grundlegenden Ziele erreicht werden. Spätindikatoren können verwendet werden, um den Erfolg der Projektumsetzung zu bewerten. Die Vorhersage des endgültigen Werts von KPIs ermöglicht es, die Mindestkriterien zu definieren, die erfüllt werden müssen, um von einem Projekterfolg zu sprechen. Sie eignen sich jedoch nur zur Bewertung messbarer Ergebnisse wie:

• Kosten der Aufgabenumsetzung
• Rechtzeitigkeit der Ausführung
• die Anzahl der Arbeitsstunden oder anderer Ressourcen, die für die Umsetzung des Projekts aufgewendet wurden
• Umweltbelastung
• Übersetzung des Arbeitseinsatzes in Gewinn für die Organisation.

Dafür gibt es in der Managementpraxis hunderte von Indikatoren, deren Auswahl zu Beginn des Projekts daher zu den wichtigen Aufgaben des Projektmanagers gehört. Schließlich geht es nicht darum, alles zu messen, sondern nur das, was wirklich relevante Informationen über den Stand des Projekts und den Erfolg im Projektmanagement liefert. Es sollten nicht mehr als 20, bei kleineren Projekten 5 nicht überschritten werden.

Zusammenfassung

Der Erfolg im Projektmanagement hängt nicht nur vom Aufwand, der Marktsituation und effektiver Führung ab. Es ist auch entscheidend, genau zu definieren, was wir unter Erfolg verstehen. Und sogar zusätzliche Faktoren, die nicht vorhergesagt werden können. Denn aus Kundensicht kann eine improvisierte Lösung in letzter Minute sehr befriedigend sein. Lassen wir bei den bravourösen Strategien, Projekte zu retten, die vom Scheitern bedroht sind, lieber die Improvisation, als täglich durchdachte Definitionen von Erfolg und Projektabschluss und wohlformulierte Akzeptanzkriterien anzuwenden.

Wenn Ihnen unsere Inhalte gefallen, werden Sie Teil unserer fleißigen Bienen-Community auf Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.

Autorin: Caroline Becker

Als Projektmanagerin ist Caroline Expertin darin, neue Methoden zu finden, um die besten Arbeitsabläufe zu gestalten und Prozesse zu optimieren. Ihre organisatorischen Fähigkeiten und ihre Fähigkeit, unter Zeitdruck zu arbeiten, machen sie zur besten Person, um komplizierte Projekte in die Realität umzusetzen.

Alle Beiträge anzeigen

Einstieg ins Projektmanagement:

1. Was ist ein Projekt?
2. Was ist Projektmanagement?
3. Wie verwaltet man Projekte?
4. Methoden des Projektmanagements
5. Arten von Projekten
6. 4 Projektbeispiele
7. Priorisierung von Projekten
8. Bereiche der Projekttätigkeit
9. Erfolgsdefinition im Projektmanagement