Kennen Sie den Unterschied: Bestellung (PO), Lieferschein und Rechnung

Für Einzelhändler und E-Commerce-Verkäufer ist es für einen effizienten Betrieb von entscheidender Bedeutung, den Unterschied zwischen einer Bestellung, einem Lieferschein und einer Rechnung zu kennen.

Es beginnt mit dem Kaufprozess. Denn was man nicht hat, kann man nicht verkaufen!

Zwischen Bestellung, Versand und Empfang gibt es eine Lernkurve, die Verkäufer überwinden müssen, um erfolgreich zu sein. Vollständige Offenlegung: Das ist leichter gesagt als getan.

Durch Recherche und ein wenig altmodisches Ausprobieren können Sie jedoch in kürzester Zeit ein Profi werden.

Verkäufer müssen lernen, effizient einzukaufen und herauszufinden, was für ihr Unternehmen funktioniert. Dieser Beitrag soll Ihnen helfen, Ihre Bedenken hinsichtlich des Kaufvorgangs zu zerstreuen, indem er die Grundlagen von Bestellungen, Rechnungen und Lieferscheinen erläutert.

Was ist eine Bestellung?

Eine Bestellung (PO) ist die Bestellanfrage, die von einem Käufer an einen Verkäufer gesendet wird. Dieses Dokument enthält Einzelheiten über die Art und Menge der bestellten Artikel.

Darin sind auch die vereinbarten Kaufpreise und Zahlungsbedingungen aufgeführt.

Mithilfe von Bestellungen stellen Käufer sicher, dass es sich bei den ankommenden Produkten tatsächlich um die von ihnen bestellten Produkte handelt.

Seit der Einführung von Bestellungen im Einzelhandel ist der Einkaufsprozess effizienter geworden und ermöglicht eine bessere Bestands- und Zahlungsverfolgung.

Um eine Bestellung einzureichen, verwendet der Käufer in der Regel ein elektronisches Softwaresystem, das eine bessere Nachverfolgung und elektronische Übermittlung an Lieferanten ermöglicht.

Bestellungen enthalten die notwendigen Details, die Verkäufer und Käufer verwenden, um genaue Daten über vergangene Verkäufe oder Käufe zu behalten.

Die Bestellung beinhaltet:

• Eine Bestellnummer
• Ein Versanddatum
• Rechnungsadresse
• Lieferanschrift
• Die angeforderten Artikel, Mengen und Preise
• Bedingungen

Beispiel für eine Bestellung:

Wenn Sie Bestellvorlagen benötigen, finden Sie hier einige kostenlose Vorlagen für Bestellungen:

• Vorlagenlabor
• Intelligentes Blatt
• Rechtliche Vorlagen

Unsere Bestandsverwaltungssoftware SkuVault kann automatisch Bestellungen auf der Grundlage voreingestellter Nachschubmengen generieren und Lieferantenkontaktinformationen direkt in Bestellvorlagen übernehmen. Dadurch kann eine erhebliche Zeitersparnis erzielt werden.

Warum ist eine Bestellung wichtig?

Sobald Käufer einen Kaufauftrag erteilen und dieser vom Verkäufer akzeptiert wird, wird dieser zum maßgeblichen Dokument für den Verkauf.

Die Bestellung stellt ein Zahlungsversprechen dar, das auf den Vertragsbedingungen des Käufers basiert. Dies gibt den Verkäufern das Vertrauen, die Waren bereitzustellen.

Als Teil eines Gesamtkaufvertrags kann es sich um einen verbindlichen Vertrag zwischen den Parteien handeln, der das Risiko des Verkäufers mindert und rechtlichen Schutz bietet, falls der Käufer in Verzug gerät.

Die Bestellnummer eignet sich insbesondere zur Nachverfolgung. Verkäufer können Bestellungen verwenden, um Sendungen mithilfe von Bestellnummern mit Käufen abzugleichen. Bestellungen enthalten auch die Informationen des Käufers und des Verkäufers, um allen Parteien den Abgleich zu erleichtern.

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Was ist eine Rechnung?

Ein Verkäufer erstellt die Rechnung für den Käufer, nachdem der Käufer eine Bestellung aufgegeben hat.

Eine Rechnung ist ein nicht verhandelbares Dokument . Dies bedeutet, dass der Verkäufer die Bedingungen akzeptiert und sich bereit erklärt, die bestellten Waren oder Dienstleistungen bereitzustellen, jedoch nicht bereit ist, Änderungen vorzunehmen oder die Bedingungen auszuhandeln.

Müssen Sie am Anfang beginnen? Sehen Sie sich unseren Leitfaden zum Erstellen einer Rechnung an .

Während die Bestellung vom Käufer erteilt wird, stammt die Rechnung vom Verkäufer. Es identifiziert sowohl Käufer als auch Verkäufer und sollte auf die Bestellung verweisen.

Es beschreibt und quantifiziert die verkauften Artikel, zeigt das Versanddatum, die Stückkosten und etwaige gewährte Rabatte, Lieferzeiten und Zahlungsbedingungen. Es können auch Angaben zum Versand und zur Transportart enthalten sein.

Rechnungsbeispiel:

Wenn Sie Rechnungsvorlagen benötigen, finden Sie hier einige kostenlose Vorlagen für Rechnungen:

• Rechnungs-Startseite
• Rechnung einfach
• Rechnungsgenerator

Eine kostenlose Rechnungsvorlage kann für sehr kleine Betriebe funktionieren, die nur gelegentlich Rechnungen erstellen müssen.

Wenn Sie eine effizientere Lösung wünschen, können Sie in SkuVault automatisch Rechnungen erstellen , die Teil der Bestandsverfolgung durch den Kommissionierungs-, Verpackungs- und Versandprozess sein können .

Rechnungen und Bestellungen enthalten viele der gleichen Details. Dies ist sinnvoll, da die Rechnung als Zahlungsaufforderung für die Bestellung fungiert.

Daher ist es sehr wichtig, dass beide Dokumente dieselben Informationen enthalten, damit jede Partei Bestellungen und Rechnungen auf Richtigkeit abgleichen kann.

Was ist der Unterschied zwischen einer Bestellung und einer Rechnung?

Der Hauptunterschied zwischen Bestellung und Rechnung besteht im Zweck der Dokumente und technischen Details, die sich auf der Bestellung befinden und nicht in einer Rechnung enthalten sind.

Für Verkäufer ist eine Rechnung eine höfliche Möglichkeit, Käufer um den Betrag zu bitten, den sie für die von ihnen gelieferten Produkte schulden. Rechnungen erinnern freundlich daran, dass die gelieferte Ware noch nicht bezahlt ist. Wie bei anderen Abrechnungsmethoden sind auch bei Rechnungen manchmal Zahlungsverlängerungen möglich.

Unternehmen verwenden Rechnungen in der Regel nur im B2B-Geschäft. Die Transaktion von Waren zwischen Unternehmen ist glaubwürdiger als B2C-Verkäufe, sodass Verkäufer zuversichtlich sein können, Zahlungen zu erhalten, wenn Käufer diese leisten können.

Als Lieferant von Einzelhändlern oder E-Commerce-Unternehmen werden die Waren in der Regel vom Käufer mit einem Aufschlag verkauft. Dadurch entsteht ein Cashflow, der den ursprünglichen Verkäufern mehr Vertrauen in die Bezahlung gibt.

Warum ist eine Rechnung wichtig?

Rechnungen sind für Verkäufer wichtig, um pünktlich bezahlt zu werden.

Durch den Abgleich von Rechnungen mit Bestellungen wird eine reibungslosere Transaktion ermöglicht. Im Wesentlichen schließt es den Kreis zwischen der Bestellung und der Zahlungsaufforderung.

Rechnungen dienen auch als Nachweis dafür, dass die Produkte oder Dienstleistungen geliefert wurden. Dies zeigt, dass der Verkäufer die Bedingungen der Vereinbarung eingehalten hat und begründet einen Anspruch des Verkäufers auf Zahlung . Wenn der Käufer nicht zahlt, ist dies ein zusätzlicher Beweis dafür, dass der Verkäufer die Bestellung ausgeführt hat.

Aus buchhalterischer Sicht erfasst eine Rechnung die Transaktion als Forderung, bis alle Schulden beglichen sind.

Was ist ein Lieferschein?

Ein Packzettel ist ein Versanddokument, das einer Bestellung im Versandpaket beiliegt oder in einer am Paket befestigten Versandtasche versteckt ist.

Manchmal auch als Frachtbrief, Packliste oder Versandliste bezeichnet – ein Packzettel listet Produktdetails auf, damit der Empfänger sicherstellen kann, dass die Artikel in der Sendung mit der Bestellung übereinstimmen.

Was ist der Unterschied zwischen einem Lieferschein und einer Rechnung?

Sowohl Rechnungen als auch Lieferscheine werden von Verkäufern an Käufer gesendet, dienen jedoch völlig unterschiedlichen Zwecken. Alle Unternehmen verwenden Rechnungen, aber nicht alle Unternehmen verwenden Lieferscheine.

Beispielsweise verwenden dienstleistungsorientierte Unternehmen aus einem ganz offensichtlichen Grund keine Lieferscheine: Sie verkaufen keine Produkte. Stattdessen stellen sie lediglich Rechnungen aus.

Lieferscheine sind nur erforderlich, wenn Produkte versandt und zum Verkauf angeboten werden.

Ein weiterer Unterschied zwischen einer Rechnung und einem Lieferschein besteht darin, wer die Dokumente erhält.

Wenn Sie derjenige sind, der diese Dokumente sendet, ist es wichtig zu bedenken, wer sie erhalten soll. Die Rechnung ist an den Zahlungsverantwortlichen zu senden.Das kann zum Beispiel die Buchhaltung sein.

Der Lieferschein wird an die Abteilung gesendet, die die Artikel erhält, damit diese den Wareneingang erfassen kann.In manchen Fällen kann es sich um dieselbe Person handeln, wahrscheinlicher ist es jedoch, dass es sich um verschiedene Bereiche des Unternehmens handelt, insbesondere in einem Lager oder einem Großbetrieb.

In der Praxis gab es bei Start-up-Unternehmen oder bei neuen Beziehungen viele Probleme, wenn Packzettel und Rechnungen an die falsche Person geschickt wurden.

Jeder Sendung sollte ein Packzettel beiliegen. Die Details auf den Lieferscheinen werden je nach Geschäft und verkaufter Ware individuell angepasst.

Das Dokument sollte das Bestelldatum, die in der Bestellung enthaltenen Produkte und die Menge jedes Produkts enthalten. Je nach Unternehmen kann auch das Gewicht des Produkts enthalten sein. Details wie diese sind für viele Käufer wichtig, die sich beim Auspacken ihrer Bestellung am Lieferschein orientieren.

Beispiel für einen Lieferschein

Hier ist ein Beispiel dafür, wie ein typischer Lieferschein aussehen würde und welche Details er enthält:

Wenn Sie Packzettel-Vorlagen benötigen, finden Sie hier einige kostenlose Vorlagen für Packzettel:

• Vorlagenarchiv
• Microsoft Office
• Rechnung Berry

Wenn Sie ein Geschäft mit geringem Volumen betreiben, könnten diese kostenlosen Vorlagen für Sie geeignet sein.

Für anspruchsvollere Unternehmen oder Lagerbetriebe sollten Sie Lieferscheine mithilfe eines Bestandsverwaltungssystems wie SkuVault erstellen , um Kommissionierungslisten zu automatisieren, die gleichzeitig als Lieferscheine dienen können, oder von Ihrer Versandsoftware generierte Packzettel zu verwenden.

SkuVault lässt sich in alle gängigen Versandlösungen integrieren , einschließlich ShipStation, ReadyCloud, ShipRush, ShipWorks und Temando.

Warum ist ein Lieferschein wichtig?

Lieferscheine sind aus verschiedenen Gründen wichtig.

Für Verkäufer liefern Lieferscheine eine genaue Zählung der versendeten Artikel. Sie können während der Qualitätskontrollphase der Auftragsabwicklung als Kontrolle dienen, um sicherzustellen, dass die richtigen Artikel und die richtigen Mengen ausgeliefert werden.

Für Käufer funktionieren Packzettel auf der gleichen Weise, um sicherzustellen, dass die erhaltene Ware mit den Angaben auf dem Packzettel übereinstimmt.

Es ist wichtig, etwaige Unstimmigkeiten zu erkennen, bevor sie das Werk des Verkäufers verlassen.

Durch die eindeutige Identifizierung des Paketinhalts kann der Empfänger die Artikel mit der Liste abgleichen. Der beste Zeitpunkt für Käufer, etwaige Probleme mit eingehenden Bestellungen zu bemerken, ist, wenn diese zum ersten Mal eintreffen.

Während Rechnungen sowohl von Käufern als auch von Verkäufern zur Aufzeichnung aufbewahrt werden sollten, sind Packzettel nach Erhalt und Prüfung der Waren nicht mehr erforderlich.

Bestellungen vs. Lieferschein vs. Rechnung – Wie sie funktionieren

Bestellungen, Rechnungen und Lieferscheine dienen alle unterschiedlichen Zwecken, arbeiten aber zusammen. Sowohl Käufer als auch Verkäufer gewinnen, wenn sie diese Transaktionen ordnungsgemäß durchführen.

Der Verkäufer profitiert vom Käufer, und der Käufer wiederum profitiert von seinen Kunden, die letztendlich das Produkt kaufen. Dank Bestellungen, Rechnungen und Lieferscheinen läuft dieser Prozess reibungslos und effizient ab.

Ein Beispiel aus der Praxis

Schauen wir uns ein Beispiel aus der Praxis an, wie der gesamte Kaufprozess von Anfang bis Ende abläuft und wie diese Dokumente zusammenarbeiten:

1. Bestellungserstellung: Unternehmen A hat für eines seiner meistverkauften Produkte nur noch wenige Lagerbestände.Sie müssen nachbestellen, um den Umsatz am Laufen zu halten. Unternehmen A erstellt eine Bestellung mit der Menge und den spezifischen Anforderungen für das Produkt. Diese Bestellung wird an den Lieferanten, Unternehmen B, geliefert.
2. Bestellung erhalten : Unternehmen B erhält die Bestellung und bestätigt, dass es das Produkt mit den erforderlichen Spezifikationen liefern kann.
3. Bestellung versandt : Unternehmen B versendet die Produkte dann an den Käufer und fügt einen Lieferschein bei.Sie senden außerdem eine Rechnung mit der Bitte um Zahlung der gelieferten Waren.
4. Bestellung erhalten : Unternehmen A verwendet den Lieferschein, um sicherzustellen, dass die Bestellung korrekt ist, und vergleicht die Bestellung, den Lieferschein und die Rechnung mit Querverweisen, um sicherzustellen, dass alle übereinstimmen.Sobald alles in Ordnung ist, wird die Rechnung zur Zahlung bearbeitet.
5. Auftrag erfasst : Nachdem Unternehmen A die Waren ins Lager aufgenommen hat, gibt es diese Informationen in sein Bestandsverwaltungssystem ein, um die Aufzeichnungen korrekt zu halten.

Unternehmen A ist in diesem Szenario Käufer, kann aber auch Verkäufer werden. Wenn ein Verbraucher anschließend ein Produkt von Unternehmen A kauft, erstellt dieses Unternehmen einen eigenen Lieferschein, der mit dem/den Produkt(en) verschickt wird.

Vor dem Versand bestätigt Unternehmen A, dass es die richtigen Artikel versendet, indem es den Lieferschein mit der Bestellung vergleicht. Allein dieser Schritt vermeidet die Möglichkeit, dass die Transaktion zu einem Fehlversand führt.

Unternehmen A versendet dann das Produkt zusammen mit einem Lieferschein an den Kunden. Sobald der Kunde das Produkt erhält, bestätigt er seinen Kauf anhand des Lieferscheins.

Dieser gesamte Einkaufs- und Verkaufsprozess kann manuell mithilfe von Tabellenkalkulationen oder Word-Dokumenten durchgeführt werden, ist jedoch fehleranfällig und schwer nachzuverfolgen.

Mit der Bestands- und Lagerverwaltungssoftware von SkuVault können Sie den gesamten Prozess von Anfang bis Ende zuverlässiger verwalten . Sie können Zeit sparen, indem Sie Prozesse automatisieren und während des gesamten Kauf- und Verkaufsprozesses genaue Bestandszählungen sicherstellen.

Häufige Fragen zu Bestellungen, Lieferscheinen und Rechnungen

Hier sind einige der häufigsten Fragen zu Bestellungen, Lieferscheinen und Rechnungen.

Gibt es verschiedene Arten von Bestellungen?

Ja. Lieferanten akzeptieren Standardbestellungen, z. B. die von SkuVault generierten. Es kann jedoch vorkommen, dass Sie für bestimmte Zwecke andere Bestellungen verwenden möchten, z. B.:

• Vertrag : Vertragsbestellungen gelten für einen bestimmten Zeitraum.Sie können beispielsweise eine Bestellung für einen Lieferanten haben, die ein Jahr lang gültig ist. Einzelheiten zu bestimmten Bestellungen und Zeitrahmen können variieren.
• Pauschalbestellungen : Pauschalbestellungen werden manchmal verwendet, um bestimmte Artikel ohne Lieferplan zu bestellen oder um ein „offenes Konto“ einzurichten, um bei Bedarf regelmäßig oder unregelmäßig nachzubestellen.
• Geplant : Geplante Bestellungen werden verwendet, wenn Artikel, Mengen und Preise bekannt sind, die Liefertermine jedoch nicht vorhersehbar sind.

Was ist der Unterschied zwischen einer Rechnung und einer Rechnung?

Während Menschen dazu neigen, „Rechnung“ und „Rechnung“ synonym zu verwenden, haben sie unterschiedliche Bedeutungen.

Bei einer Rechnung handelt es sich um eine vereinfachte Liste, die in der Regel eine sofortige Zahlung verlangt – so wie man es nach dem Essen in einem Restaurant bekommt. Eine Rechnung ist eine detailliertere Aufschlüsselung der von Ihnen bestellten Waren oder Dienstleistungen und legt Zahlungsbedingungen und -pflichten fest.

Was ist der Unterschied zwischen einer Verkaufsrechnung und einer Quittung?

Eine Rechnung ist eine Zahlungsaufforderung. Eine Quittung ist der Beweis dafür, dass die Zahlung erfolgt ist.

Was ist eine Aussage?

Eine Rechnung wird als Zahlungsaufforderung für bestimmte Sendungen oder gelieferte Waren ausgestellt.

Im Rahmen des Inkassoverfahrens wird eine Abrechnung als Zusammenfassung aller ausstehenden Gebühren erstellt.

In der Regel werden Rechnungen versandt, wenn Waren versandt oder geliefert werden. Kontoauszüge werden in der Regel monatlich als Erinnerung an alle unbezahlten Rechnungen und Kontoaktivitäten verschickt.

Was ist der Unterschied zwischen einem Lieferschein und einem Frachtbrief?

Ein Frachtbrief (BOL) ist ein Dokument, das das Eigentum an Artikeln vom Verkäufer auf den Käufer überträgt. Ein BOL ist ein juristisches Dokument, das als Bestätigung dafür dient, dass eine Frachtsendung zugestellt wurde.

Ein Lieferschein zeigt die tatsächlich gelieferte Ware in der Sendung.

Was ist eine Rahmenbestellung?

Eine Rahmenbestellung ist eine Art langfristiger Vertrag zwischen einem Käufer und einem Lieferanten, in dem sich der Käufer verpflichtet, über einen bestimmten Zeitraum eine bestimmte Menge an Produkten oder Dienstleistungen vom Lieferanten zu kaufen.

Eine solche Vereinbarung kann für beide Seiten von Vorteil sein, da sie den Beschaffungsprozess rationalisiert und dem Lieferanten einen stetigen, vorhersehbaren Auftragsstrom bietet.

Abschluss

Wenn Sie ein Unternehmen oder ein Lager betreiben, ist es sehr wichtig, die Unterschiede und Rollen zu kennen, die diese Dokumente im Kaufprozess spielen.

Der Einkauf für ein Unternehmen kann für manche ein stressiger Prozess sein. Zu lernen, wie man Bestellungen richtig aufgibt und entgegennimmt, kann schwierig sein, insbesondere wenn Sie dies noch nie zuvor getan haben.

Allerdings muss man einfach lernen, wie man es richtig macht, und wenn man erst einmal den Dreh raus hat, kann der Kauf reibungslos und reibungslos ablaufen.

Denken Sie an diese Grundlagen und übernehmen Sie die Kontrolle über Ihr Unternehmen.