7 Schritte zum Aufbau einer effektiven Event-PR-Strategie

Es gibt viele interessante und vielfältige Tools für den Umgang mit Öffentlichkeitsarbeit. Einer davon wird oft unterschätzt, nämlich das Eventmarketing. Aber wie bereitet man sich auf die Veranstaltung vor? Wir zeigen Ihnen den Weg zu einer wirkungsvollen Event-PR-Strategie.

Effektive Event-PR-Strategie – Inhaltsverzeichnis:

1. Was ist PR?
2. Was ist ein EREIGNIS?
3. Was sollte ich vor der Veranstaltung vorbereiten? – Event-PR-Strategie
4. Welche Rolle spielt ein Event in PR und Kommunikation?
5. Arten von Veranstaltungen
6. Schlüsselfrage

Was ist PR?

Es gibt viele Definitionen von Public Relations und jede von ihnen bringt eine neue Version des Konzepts mit sich. Kurz gesagt zielt PR darauf ab, die sozialen Beziehungen eines Unternehmens zu seiner Umwelt zu gestalten . Es ist eine Reihe von bewussten, geplanten und langfristigen Aktionen und Aktivitäten, um die Marke von ihrer besten Seite zu präsentieren, indem sie sich um das gute Image einer Organisation oder einer Person kümmern.

Was ist ein EREIGNIS?

Im Englischen bezeichnet ein Ereignis einen Anlass . Aus theoretischer Sicht wird Eventmarketing unter anderem von Kommunikations- und Medienwissenschaften, Wirtschafts- und Managementwissenschaften, Tourismus und psychologischen Wissenschaften zum menschlichen Verhalten bei Massenveranstaltungen behandelt. In der Praxis fungiert Eventmarketing als eines der Instrumente für PR-Marketingstrategien. Es beinhaltet eine ständige Organisation verschiedener Arten von Veranstaltungen, deren Zweck es ist, einen direkten Einfluss auf die Umsetzung der gesetzten Ziele durch Unternehmen zu haben.

Was sollte ich vor der Veranstaltung vorbereiten? – Event-PR-Strategie

Bei der Planung einer Veranstaltung lohnt es sich, einige wichtige Punkte zu berücksichtigen, die unsere Arbeit unterstützen und es uns ermöglichen, verschiedene Situationen während des Meetings zu kontrollieren. Diese beinhalten:

1. Erstellen einer Notfallliste – Checkliste erweitert um Verfahren zur Bewältigung eines Notfalls.
2. Vorbereitung einer Bestandserklärung – eine Mustererklärung oder Pressemitteilung, die im Voraus verfasst wurde und die wichtigsten Informationen und Reaktionen auf eine Krise enthält.
3. Kontakt- und Medienliste erstellen – diese Liste sollte alle Informationen enthalten, um Medienvertreter zu kontaktieren (z. B. Name, Telefonnummer, E-Mail-Adresse).
4. Angemessene Benennung von Medienvertretern.
5. Bereitstellung der Kommunikation – neben der Kennzeichnung von Rettungs- und Brandbekämpfungsmitteln und einem separaten Raum für die mit der Veranstaltungssicherung beauftragten Dienststellen etc.
6. Ausweisung einer Zone für die Medien – eine andere Einlasszeit und eine von den anderen Teilnehmern getrennte Zone.
7. Fertigen Sie Kopien aller erforderlichen Dokumente an.

DENKEN SIE DARAN!

Um eine erfolgreiche Veranstaltung vorzubereiten und zu organisieren, braucht es vor allem gesunden Menschenverstand, eine detaillierte Agenda, Sicherheit auf allen Ebenen vom Cyberspace bis zu Versicherungspolicen, viel Geduld und ständigen täglichen Einsatz.

Welche Rolle spielt ein Event in PR und Kommunikation?

Veranstaltungen können sich auf verschiedene spezifische Facetten der Unternehmensstärkung wie Image, Wohltätigkeit oder Vertrieb konzentrieren. Sie können bestimmte Produkte, Marken, Dienstleistungen oder sogar Ideen bewerben. Für einen Eventmanager ist die „ 5W “-Regel hilfreich, die im Fall der Organisation einer Veranstaltung die Form der folgenden Fragen annehmen kann:

• Was – was organisieren wir?
• Wer – für wen ist die Veranstaltung?
• Wo – wo organisieren wir es?
• Wann – wie ist die Uhrzeit und das Datum der Veranstaltung?
• Warum – zu welchem ​​Zweck organisieren wir eine Veranstaltung?

Indem wir uns diese 5 grundlegenden Fragen stellen, unterstützen wir maßgeblich die Idee und realistischen Annahmen über die organisierte Veranstaltung.

Vergessen Sie bei der Organisation einer Veranstaltung nicht, den Umfang der Marketingaktivitäten zu bestimmen und zu bestimmen, wie die Botschaft kanalisiert werden soll:

• ATL ( Above the line ) – eine Strategie von Marketingaktivitäten, die in traditionellen Medien (Radio, Fernsehen, Presse, Plakate, Außenwerbung) durchgeführt werden,
• BTL ( Below the line ) – Marketingaktivitäten, die sich an Verbraucher richten und keine Werbung in Massenmedien sind.

Arten von Veranstaltungen

Events können je nach Zweck und Art auch in verschiedene Typen eingeteilt werden:

• Firmen- und Business-Events
• Messen und Ausstellungen
• Freizeit- und Unterhaltungsveranstaltungen
• Bürgerliche und behördliche Veranstaltungen
• Marketing-Events
• Konferenzen und Tagungen
• Gesellschaftliche Veranstaltungen
• Sportveranstaltungen

Ein Event ist eine perfekte Ergänzung zu einer mehrstufigen PR- oder Marketingkampagne, die zB auf den Online-Verkauf eines Produkts abzielt. Es ist auch eine perfekte Gelegenheit zur Interaktion und zum direkten Gespräch mit dem Kunden und den Medien . Veranstaltungen konzentrieren sich auf die Kommunikation und das Treffen mit einem bestimmten Empfänger. Sie bauen Beziehungen auf, pflegen Partner- und Mitarbeiterkontakte, integrieren und verbinden.

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Autorin: Zofia Lipska

Mit über 10 Jahren Erfahrung im digitalen Marketing kennt Sophia nicht nur die Regeln dieser Branche, sondern weiß vor allem, wie man sie bricht, um herausragende und kreative Ergebnisse zu erzielen.

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