8 Tipps zur E-Mail-Verwaltung, um Ihren Posteingang sauber zu halten

Haben Sie das Gefühl, dass es ein verlorener Kampf ist, Ihren E-Mail-Posteingang sauber zu halten? Um Ihnen zu helfen, gibt die Content-Marketing-Strategin Zoe Devitto unten einige Tipps zum E-Mail-Management.

In der heutigen Welt haben scheinbar alle und ihre Papageien ein E-Mail-Konto.

Vielleicht haben Sie sogar mehrere E-Mail-Adressen für verschiedene Zwecke (hier schuldig). Aber unabhängig davon, wie viele E-Mail-Konten ich erstellt habe, ich bin stolz darauf, sagen zu können, dass mein Posteingang immer ordentlich und aufgeräumt ist.

Aber es war nicht immer so (oh, nein!).

Ich war auch dort. Dieser dunkle Ort, an dem Sie die Kontrolle über alle Abonnements verlieren, für die Sie sich im Austausch für dieses unwiderstehliche Werbegeschenk angemeldet haben. Oder wenn E-Mail-Trichter versuchen, Sie davon zu überzeugen, den Artikel zu kaufen, den Sie in Ihrem Einkaufswagen zurückgelassen haben.

Vielleicht sogar die gelegentliche wichtige Nachricht eines Kunden, der sich in der Bonanza verirrt ( no bueno ).

Tipps zur E-Mail-Verwaltung: So entrümpeln Sie Ihren Posteingang

Aber diese zeitraubenden Tage liegen nun hinter mir. Ich habe Tipps zur E-Mail-Verwaltung gelernt, die meinen Posteingang regelmäßig mit minimalem Aufwand meinerseits sauber halten.

Ich nenne das gerne die „Inbox Zero Method“. Ein System, bei dem ich E-Mails in Dateien organisiere, um Zeitverschwendung zu vermeiden. Auf diese Weise kann ich auf relevante E-Mails antworten und gleichzeitig visuellen Müll beseitigen.

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Fühlt sich Ihr Posteingang überwältigt an? Ich habe einige gute Tipps zur E-Mail-Verwaltung und teile sie unten.

Lass uns anfangen.

#1. Erstellen Sie separate E-Mail-Konten für bestimmte Zwecke

Mit vielen ausgezeichneten kostenlosen E-Mail-Anbietern ist es heutzutage selten, jemanden mit einem einzigen E-Mail-Konto zu finden.

Mehrere Konten zu haben (dh eines für geschäftliche E-Mails, ein weiteres Konto für private E-Mails und ein drittes Konto für Online-Dienste wie das Herunterladen von Werbegeschenken) erleichtert die Organisation von E-Mails.

Geschäftliches E-Mail-Konto

Schützen Sie dieses Konto um jeden Preis vor unnötigen E-Mails. Das heißt, teilen Sie es nicht mit Freunden und Familie. Abonnieren Sie niemals Newsletter mit diesem E-Mail-Konto.

E-Mail-Konto von Familie und Freunden

Ein spezielles E-Mail-Konto, das nur für Ihre besten Freunde und nahen Familienmitglieder erstellt wurde. Sie können es auch für persönliche Notfälle und Kontaktformulare verwenden.

Soziales E-Mail-Konto

Dies wird Ihr flexibelstes E-Mail-Konto sein – und höchstwahrscheinlich dasjenige mit den meisten ungeöffneten E-Mails.

Wenn Sie für jedes Konto unterschiedliche E-Mail-Anbieter verwenden, kann es hilfreich sein, einen E-Mail-Client zu haben. E-Mail-Clients sind webbasierte oder Desktop-Apps, mit denen Sie E-Mail-Nachrichten von verschiedenen E-Mail-Dienstanbietern verwalten können.

#2. Trennen Sie Ihre E-Mails in Zonen

Bei den meisten E-Mail-Dienstanbietern wie Outlook und Gmail können Sie Funktionen festlegen, die E-Mails nach Priorität und Dringlichkeit in Kategorien einteilen.

Sterne und Fahnen

Sie können dies tun, indem Sie Funktionen wie Sterne und das Flaggensymbol einrichten, mit denen Sie eingehende E-Mails anhand bestimmter Kriterien (dh niedrige, mittlere oder hohe Dringlichkeit) unterscheiden können.

Halten Sie Ihr Konto sortiert, damit Ihre markierten E-Mails immer ganz oben angezeigt werden und nicht im Chaos verloren gehen.

Aber Benutzer aufgepasst! Lassen Sie sich nicht davon hinreißen, Ihre E-Mails zu markieren und zu markieren. Wenn der Großteil Ihrer Korrespondenz kategorisiert ist, kann es überwältigend sein, festzustellen, welche wichtig sind.

Etiketten und Ordner

Beim Organisieren Ihres Kontos sollte es Ihr Ziel sein, einen sauberen Posteingang zu haben, also versuchen Sie, so viele Nachrichten wie möglich zu löschen. Der Schlüssel hier ist, es häufig zu tun, um einen Schneeballeffekt zu vermeiden, bei dem Sie die Kontrolle verlieren.

Aber was ist mit denen, die Sie nicht sofort löschen können? Die Lösung ist ziemlich einfach: Erfahren Sie, wie Sie Ihre E-Mails mithilfe von Dateien und Labels einfach organisieren können.

Akten wirken wie Schubladen. Sie speichern Ihre E-Mails so, dass sie keine visuelle Verschmutzung verursachen. Und Sie fahren damit fort, indem Sie mehrere Dateien erstellen und jede bestimmten E-Mails zuordnen.

Kategorien könnten sein:

• arbeitsbezogene E-Mails
• Social-Media-Benachrichtigungen
• oder E-Mails von Freunden und Familie.

Ihr Posteingang sollte der Hauptordner mit all diesen verschiedenen Kategorien sein.

Bonus-Tipp: Wird Ihr Posteingang von Hunderten, vielleicht sogar Tausenden von Spam-E-Mails überschwemmt?

Ich habe eine Lösung, bei der kein weiteres E-Mail-Konto erstellt werden muss.

Erstellen Sie eine Datei und kennzeichnen Sie sie mit „Archiviert“. Wählen Sie dann alle Nachrichten in Ihrem Posteingang aus und verschieben Sie sie in diese Datei. Auf diese Weise bleibt Ihr Posteingang sauber und Sie verlieren oder verpassen keine Ihrer früheren E-Mails.

Ebenso ähneln Labels Ordnern. Wenn Sie einen Begriff auswählen, sehen Sie alle E-Mails mit diesem Label. Labels unterscheiden sich jedoch von Dateien, da sie verwendet werden, um Ihren Posteingangs-E-Mails eine Kategorie zuzuweisen, ohne sie tatsächlich in eine bestimmte Datei zu verschieben.

Auf diese Weise kann eine einzelne Nachricht viele Labels haben, aber nur in einer Datei vorhanden sein. Es ist eine Form, Ihre Nachrichten schnell zu finden, wenn Sie sie brauchen, indem Sie zugewiesene Schlüsselwörter verwenden, die ihrem Inhalt entsprechen.

#3. Melden Sie sich von E-Mail-Listen ab, die Sie nicht benötigen

Das mag wie ein Kinderspiel erscheinen, aber überraschenderweise löschen viele Leute regelmäßig Werbe-E-Mails, melden sich aber nie von solchen Newslettern ab.

Warum tun wir uns das an?

Stellen Sie sicher, dass Sie sich von Mailinglisten und Werbe-E-Mails abmelden, die Sie nie öffnen. Melden Sie sich auch von allen Social-Media-Benachrichtigungen ab, die Sie nicht benötigen.

Alternativ können Sie ein separates E-Mail-Konto für Werbe-E-Mails verwenden, damit Sie Ihre wichtigen E-Mails in Ihrem Hauptkonto aufbewahren können.

Unerwünschte Abonnements sind Ihr Nr. 1 Feind, wenn Sie versuchen, Inbox Zero zu erreichen. Von Newslettern bis hin zu Anzeigen können diese Nachrichten Ihren Posteingang leicht überfluten und es schwierig machen, wichtige Nachrichten zu erkennen.

Wenn Sie Ihren Social-/Bulk-Posteingang nach etwas zum Lesen durchsuchen, gehen Sie nicht einfach an den uninteressanten Sachen vorbei. Holen Sie sie aus dem E-Mail-Fegefeuer und löschen Sie sie für immer aus Ihrem Leben.

Verständlicherweise kann das Abbestellen von E-Mail-Listen auch zeitaufwändig sein, also denken Sie daran, dass Vorbeugen besser ist als Heilen. Abonnieren Sie nicht, es sei denn, Sie wissen, dass Sie es in Ihrem Posteingang haben möchten.

Planen Sie einmal pro Woche einen längeren Zeitraum ein, um den Posteingang gründlicher zu organisieren, z. B. um Dateien und Etiketten zu erstellen und zu verwenden.

#4. Verwenden Sie Gruppen oder Verteilerlisten

Wurden Sie in einer Konversation auf CC gesetzt, über die Sie nicht informiert werden müssen? Oder haben Sie sich in einem Antwort-E-Mail-Thread wiedergefunden? Nun, genau wie bei mobilen Textnachrichten in Gruppenchats haben Sie die Möglichkeit, diesen Thread stummzuschalten.

Öffnen Sie dazu in Google und Outlook eine beliebige Nachricht im Thread und klicken Sie auf die drei Punkte am oberen Rand des Bildschirms (über der Betreffzeile). Wählen Sie „Stumm“ aus den Dropdown-Optionen (in Google Mail) oder „Ignorieren“ (wenn Sie Outlook verwenden).

Abhängig von Ihrem Lebensstil werden Sie möglicherweise auch mit Ereignis-E-Mails (und endlosen Gruppenantworten) für Spieltermine, Arbeitstreffen und gesellschaftliche Veranstaltungen überschwemmt. Verwenden Sie Google Kalender, um alle Ihre Veranstaltungen im Auge zu behalten und Einladungs-E-Mails zu Veranstaltungen zu löschen, sobald Sie sie in Ihrem Kalender sehen.

#5. Verwenden Sie die Eisenhower-Matrix

Viele Fachleute verschwenden so viel Energie und Zeit damit, zu entscheiden, welche Aufgabe sie zuerst angehen sollen. Und wenn Sie viel zu tun haben, ist es enorm hilfreich, Prioritäten zu setzen, was zu tun ist (und in welcher Reihenfolge).

Aber wenn Ihre To-Do-Liste länger als der Grammys-Teppich zu sein scheint, wie können Sie entscheiden, welche Aufgabe Sie priorisieren möchten? Abgesehen davon, dass Sie sich auf Ihr übliches Aufgabenverwaltungstool verlassen können, gibt es einen weiteren Trick, den Sie unter Ihrem Ärmel hervorziehen können.

Geben Sie die Eisenhower-Matrix ein. Ein System, mit dem Sie schnell verstehen, welche Aufgaben und Entscheidungen Sie zuerst angehen müssen. Es ist ein einfaches Entscheidungstool , das Aufgaben in vier Felder aufteilt und priorisiert, auf welche Aufgaben Sie sich zuerst konzentrieren und welche Sie delegieren oder löschen sollten.

Wenn Sie also Zweifel an verschiedenen E-Mails haben, fragen Sie sich:

• Ist es wichtig?
• Oder ist es dringend?

Ironischerweise haben Menschen die Tendenz, dringende Aufgaben zu priorisieren, aber die überraschende Fähigkeit, die wichtigen aufzuschieben. Das Ziel der E-Mail-Sichtung besteht darin, die E-Mails zu identifizieren, von denen Sie wissen, dass sie dringend sind – nicht die mit den dramatischsten Betreffzeilen.

Die Eisenhower-Matrix verbessert die Produktivität, indem sie Ihnen beibringt, wie Sie Prioritäten besser setzen können. Diese Technik hilft Ihnen zu lernen, welche Aktivitäten Ihre Zeit und Mühe wert sind und welche nicht. Und in einer Welt, in der wir uns alle beeilen, mit unseren Zeitplänen Schritt zu halten, ist das eine unbezahlbare Fähigkeit.

Mithilfe der Eisenhower-Matrix können Sie Ihre E-Mails in vier Kategorien einteilen:

• Dringend und wichtig (jetzt erledigen)
• Dringend und unwichtig (Delegierter)
• Nicht dringend und wichtig (aufschieben)
• Nicht dringend und unwichtig (löschen)

#6. Überprüfen Sie morgens als erstes Ihre E-Mails

Dies ist nicht nur ein wichtiger Tipp für die E-Mail-Verwaltung, sondern wird Sie auch produktiver halten, indem Ablenkungen beseitigt werden. Da E-Mails zu jeder Tageszeit eintreffen können, gerät man leicht in Versuchung, sie zu überprüfen – selbst wenn man gerade mitten in der Arbeit steckt.

Meine E-Mails zu checken, sobald ich aufwache, hilft mir, mich auf meinen Tag vorzubereiten. Ich kann sicherstellen, dass es keine Notfälle gibt, mit denen ich mich befassen muss – oder sie in meinen Tag einplanen, wenn es welche gibt. Außerdem kann ich über Nacht nachholen, was meine Kollegen geleistet haben. Besonders nützlich, wenn Sie in einem Remote-Team mit Kollegen auf der ganzen Welt arbeiten.

Normalerweise beantworte ich morgens keine E-Mails als erstes, aber wenn ich in meinen Posteingang schaue, hilft es mir, mich auf den bevorstehenden Tag vorzubereiten.

Wenn Sie eine Ihrer regelmäßigen Posteingangsprüfungen durchführen, bearbeiten Sie nur die E-Mails, die Sie schnell bearbeiten können. Wenn eine E-Mail eine schnelle Antwort erfordert, öffnen und beantworten Sie sie, während Sie Ihre Nachrichten durchgehen. Wenn eine eingehende E-Mail jedoch mehr Zeit zum Beantworten benötigt, planen Sie etwas später ein.

Eine gute Möglichkeit, dies fortzusetzen, besteht darin, die Schlummerfunktion zu verwenden, um die E-Mail zu einem günstigeren Zeitpunkt zu erhalten (ja, das ist eine Sache).

Planen Sie auch tagsüber E-Mail-Abrufzeiten ein

Wenn Sie nicht nach wichtigen E-Mails oder Ankündigungen Ausschau halten müssen, planen Sie tagsüber einige kurze Zeiträume ein, um Ihre E-Mails zu überprüfen. Anstatt also jede Nachricht zu lesen, sobald Sie sie erhalten, nehmen Sie sich jeden Tag etwas Zeit, um E-Mails zu beantworten und aufzuräumen.

Sie können dies morgens tun, wenn Sie mit der Arbeit beginnen, um diese Neugier gleich nach dem Aufwachen zu lindern. Dann, vor und nach dem Mittagessen. Und zu guter Letzt am Ende des Tages.

Das Geheimnis hier ist, der Versuchung zu widerstehen. Wenn Sie sich also mitten in einer Aufgabe wiederfinden und beiläufig einen Blick auf Ihr Google Mail werfen möchten, sagen Sie sich, dass Sie dem Drang bis zu Ihrem nächsten dafür vorgesehenen Zeitfenster widerstehen sollen.

Ansonsten halten Sie sich von Ihrem Postfach fern.

#7. Verwenden Sie bei Bedarf automatische Antworten

Der Name des Autoresponders sagt alles. Dies sind Nachrichten, die basierend auf einer festgelegten Zeit oder einem bestimmten Ereignislabel automatisch an Abonnenten gesendet werden. Und die richtige Verwendung von Autorespondern kann eine leistungsstarke Strategie für eine E-Mail-Marketingkampagne sein.

Angenommen, es ist Ihnen unangenehm, ein E-Mail-Fenster zu schließen, weil Sie befürchten, dass sich jemand mit einer dringenden Anfrage an Sie wenden könnte, und dass Ihre verzögerte Antwort Ihr Geschäft beeinträchtigen könnte.

Die Problemumgehung? Richten Sie eine OOO- (Abwesenheit) oder automatische Antwortnachricht ein, die etwas in der folgenden Zeile enthält:

"Hi,

Danke für Ihre E-Mail.

Ich bin von tt.mm. bis tt.mm. nicht im Büro und habe eingeschränkten Zugriff auf meine E-Mails / keinen Zugriff auf meine E-Mails.

Wenden Sie sich in dringenden Fällen bitte an [NAME] unter [EMAIL] oder [PHONE]. Ich werde mein Bestes tun, um umgehend auf Ihre E-Mail zu antworten, wenn ich zurückkomme.

Mit freundlichen Grüßen,

[NAME]"

#8. Den Papierkorb leeren

Betrachten Sie die Tiefenreinigung Ihres Posteingangs als Frühjahrsputz für Ihr digitales Leben. Das Ziel hier ist es, Ihre gesamte E-Mail-Umordnungsstrategie zu überprüfen und jegliche Unordnung im Posteingang zu beseitigen, die Sie dazu bringt, Zeit zu verschwenden.

Und das bedeutet auch Ihren elektronischen Mülleimer (etwas, das die meisten Leute ignorieren). Die E-Mails, die Sie erhalten, werden nicht auf Ihrem Computer oder Telefon gespeichert, sondern remote in der Cloud gespeichert. Auch wenn es den Anschein hat, als gäbe es endlose Datenkapazitäten, ist es eine gute Idee, den Papierkorb Ihres Kontos zu leeren, wenn Sie feststellen, dass der Speicherplatz in Gmail knapp wird.

Vergessen Sie auch nicht, Ihre archivierten Nachrichten von Zeit zu Zeit zu bereinigen, um Speicherplatz freizugeben. Sie können Nachrichten manuell archivieren oder alternativ einen automatischen Posteingangsreiniger konfigurieren, um Nachrichten zu löschen, die älter als 30 Tage sind.

Aber seien Sie vorsichtig und löschen Sie nur Nachrichten, von denen Sie sich zu 100 % sicher sind, dass Sie sie nicht mehr benötigen. Wenn Sie auf „Papierkorb leeren“ oder „Papierkorb leeren“ klicken, können Sie keine Nachrichten wiederherstellen.

Weg ist weg. Tschüß, mein Freund! Sie wären nicht nur nicht in der Lage, den Inhalt Ihres Papierkorbs wiederherzustellen, sondern hätten auch keinen Hinweis darauf, dass dort überhaupt etwas gewesen wäre.

Übernehmen Sie die Kontrolle über Ihren E-Mail-Posteingang

Behalten Sie Ihren Posteingang unter Kontrolle. Was auch immer Ihre E-Mail-Management-Hacks sind, gehen Sie jeden Tag Ihre E-Mails durch, um einen überfüllten Posteingang zu vermeiden.

Hier sind einige schnelle Tipps, die Sie beachten sollten:

1. Gehen Sie Ihre Post zu bestimmten, vorher festgelegten Tageszeiten durch.

2. Wenden Sie das Pareto-Prinzip an: Priorisieren Sie 20 % Ihrer E-Mails und verschieben Sie den Rest.

3. Legen Sie einen Ordner „Antwort bis XX Tag“ an.

4. Machen Sie sich klar, dass Sie nicht auf jede Mail antworten müssen.

5. Sei rücksichtslos und drücke die Delete-Taste. Lassen Sie sich nicht an Junk-Mail anhängen.

Wählen Sie Ihre Nachrichten und Aufgaben mit der höchsten Priorität, vermeiden Sie Ablenkungen und tauchen Sie direkt ein. Und wenn Sie Ihren Posteingang gezähmt haben, denken Sie daran, sich selbst zu gratulieren.

Das Verwalten von E-Mails erfordert das Aufstellen strategischer Regeln und die Aufrechterhaltung der Disziplin. Das kann eine Weile dauern – und es ist vollkommen in Ordnung. Zu lernen, wie man dies meistert, ist wie das Entwickeln einer neuen Gewohnheit. Geben Sie ihm Zeit, und Sie werden den Prozess leichter finden.

Denken Sie daran, sich keine Sorgen zu machen, dies alles auf einmal zu tun. Um ehrlich zu sein, ist das Organisieren und Neuordnen eines chaotischen Posteingangs über Nacht genauso überwältigend wie der Umgang mit einem überfüllten. Passen Sie nach und nach ein paar positive Gewohnheiten an.

Führen Sie einige der regelmäßigen Aktionen aus, wie das Leeren des Papierkorbs oder das Massenlöschen gesendeter E-Mails, damit Sie das Gefühl haben, Fortschritte zu machen.

Ich hoffe, diese Kurzanleitung hilft Ihnen dabei, Ihren E-Mail-Workflow zu verbessern und Ihre Produktivität zu steigern.

Und denken Sie daran, es im Zweifelsfall zu archivieren.

Autorin: Zoe Devitto ist Content-Marketing-Strategin für SaaS-Marken wie FollowUpBoss, Mention.com und mehr. Privat ist Zoe ein Pho-Enthusiast und liebt es, als digitale Nomadin um die Welt zu reisen.