Best Practices für Mitarbeiter-Onboarding

Jedes wachsende Unternehmen hat eine starke HR-Abteilung (Human Resources) als Begrüßungskomitee für Neueinstellungen. Die angenehme und angenehme Atmosphäre am Arbeitsplatz hängt davon ab, wie gut diese Menschen die zeitaufwändigen und kostspieligen Prozesse innerhalb des Unternehmens bewältigen.

Während viele von ihnen denken, dass sie bereits gut etablierte Praktiken haben, kann das Onboarding von Mitarbeitern ziemlich mühsam sein und sie mit einem Stapel Papierkram für jeden Mitarbeiter zurücklassen.

Der Onboarding-Prozess umfasst neben den spezifischen Arbeitsaufgaben und Arbeitserwartungen manuelle Neueinstellungsprozesse, die für das Eintauchen der neuen Mitarbeiter in die Unternehmenskultur von entscheidender Bedeutung sind. Es hilft den Mitarbeitern, Millennials oder erfahrenen Arbeitern, einzuschätzen, ob das Unternehmen gut zu ihnen passt.

Laut einer im Journal of Applied Psychology veröffentlichten Studie werden Wissen und die Anpassung an die Unternehmenskultur mit erhöhter Arbeitszufriedenheit, Engagement und verbesserter Leistung und Fluktuation in Verbindung gebracht.

Starten Sie mit diesen Best Practices für das mühelose Onboarding von Mitarbeitern einen reibungslosen Übergang neuer Mitarbeiter in das Unternehmen.

Informationsdiagramme erstellen

Eine Studie aus dem Jahr 2005, die im MIT Sloan Management Review veröffentlicht wurde, bestätigt, dass mehr als 25 % der arbeitenden Bevölkerung in den Vereinigten Staaten den Arbeitsplatz wechseln und weniger als ein Jahr in einem Unternehmen beschäftigt sind. Angesichts dieser alarmierenden Zahl sollte das Onboarding von Mitarbeitern nach einer effektiven Rekrutierung und Auswahl eine Priorität für die Personalabteilung bleiben.

Ein gut strukturierter Onboarding-Prozess für Mitarbeiter kann den Unterschied ausmachen, indem er sich um die Mehrheit der visuellen Lerner kümmert.

Im Laufe des Onboardings lernen neue Mitarbeiter besser, wenn Wörter mit Diagrammen begleitet werden. Diese visuellen Hilfsmittel führen sie dazu, schneller mit der Unternehmenskultur in Kontakt zu treten. Darüber hinaus kann das Hinzufügen von Visuals dem Unternehmen Zeit und Geld sparen, da HR-Manager sie routinemäßig für Neueinstellungen verwenden können.

Das Onboarding von Mitarbeitern beginnt vor dem ersten Tag

Ein effektives Mitarbeiter-Onboarding erfordert eine Vorbereitung vor dem ersten Tag des neuen Mitarbeiters, um einen guten ersten Eindruck zu hinterlassen. Laut der Gesellschaft für Personalmanagement ist der wichtigste Tag des neuen Mitarbeiters sein erster Tag.

Erstellen Sie für die erste Woche eine Tagesordnung, damit Sie alles vorbereitet haben, sobald sich die Mitarbeiter zur Arbeit melden. Geben Sie ihnen das Gefühl, sich in einem voll ausgestatteten Arbeitsbereich eingelebt zu haben. Jeff Caron, Digital Director bei FREE Branding & Advertising, rät: „Beginnen Sie mit der Reinigung des Arbeitsbereichs und füllen Sie Vorräte und Werkzeuge auf, die Sie für Ihre Arbeit am ersten Tag benötigen, z. B. Computer mit installierten Softwareprogrammen, relevante E-Mail-Listen, Anmeldung Zeugnisse, Stifte, Papier, Organigramme und dergleichen. Je besser Sie vorbereitet sind, desto reibungsloser wird der Übergang sein.“

Dies ist ein großartiges und dennoch einfaches Beispiel für ein Organigramm, das Sie in die „Willkommenspakete“ (Stifte, Notizbuch, Ordner) Ihrer neuen Mitarbeiter stecken können.

Steigern Sie die Produktivität mit einer Social-Collaboration-Plattform

Beschleunigen Sie den Onboarding-Prozess von Mitarbeitern durch die Verwendung von Projektmanagement- und Produktivitäts-Apps und überwachen Sie Aktivitäten oder Aufgabenstatus innerhalb des Unternehmens. Über diese Apps können Sie Ihren Mitarbeitern vermitteln, wie die Organisation funktioniert, und gleichzeitig eine organisierte Arbeitsmoral schaffen, in der alles transparent ist.

Abgesehen von einem optimierten und konsolidierten Arbeitsablauf können diese Plattformen die Produktivität optimieren, da die Mitarbeiter das Gefühl haben, dass ihre Beiträge willkommen sind und das Team besser ist, wenn alle zusammenarbeiten.

Stellen Sie sicher, dass alle Ihre Mitarbeiter, einschließlich neuer, auf der gleichen Seite sind, indem Sie Social-Collaboration-Plattformen wie Basecamp, Asana und Trello verwenden.

Vom Papierkram zum elektronischen Prozess

Verzichten Sie auf den langwierigen Prozess des traditionellen papierbasierten Onboardings. Wenn Sie einen einfacheren Onboarding-Prozess wünschen, gehen Sie papierlos. Das Online-Onboarding bietet Konsistenz für verbreitete Informationen und eine dauerhafte digitale Aufzeichnung. Es hilft auch sicherzustellen, dass die erforderlichen Formulare rechtzeitig ausgefüllt werden. Der Wechsel zu Datenwolken wie Google Drive und Dropbox kann das Onboarding für beide Parteien effizienter machen.

Ein sicherer Online-Speicher- und Dateifreigabedienst, Google Drive, ermöglicht es Ihnen, Dokumente zu erstellen, Dateien freizugeben und mit den anderen Teammitgliedern zusammenzuarbeiten. Dropbox ist ein weiterer Datei-Hosting-Dienst, der Client-Software, Daten-Cloud-Speicher und Dateisynchronisierung zwischen Computern und Mobiltelefonen umfasst.

Diese Apps dienen als One-Stop-Shop, ein zentraler Ort, an dem alle relevanten Dateien und Dokumente geteilt und gespeichert werden können. Warum Stunden mit der Suche nach überladenem Papierkram verschwenden, wenn Sie alles an einem Ort finden und durchsuchen können? Sparen Sie Zeit und suchen Sie schnell nach Ressourcen und Materialien des Unternehmens, um Aufgaben besser zu unterstützen. Aktualisieren Sie eine Datei einfach, ohne Seiten ausdrucken und Kopien an Mitarbeiter senden zu müssen.

Lernen durch andere

Strategisches Onboarding geschieht nicht sofort. Eine effektive Taktik besteht darin, Ihrem neuen Mitarbeiter einen Mentor oder Kumpel zuzuweisen. Dieser 1:1-Ansatz verbessert die Onboarding-Erfahrung erheblich, da der neue Mitarbeiter Lernmöglichkeiten erwirbt, die auf die tägliche Arbeit angewendet werden können.

Der Büropartner ist ein Kollege, der neben dem Vorgesetzten sofort Rat und Anleitung geben kann. Paul Grant, CEO von Royal Essence, betont: „Jeder neue Mitarbeiter sollte neben seinem Chef einen Ansprechpartner haben. Diese Ansprechperson sollte ein umfassendes Verständnis der Besonderheiten der Unternehmenskultur und der Unternehmensziele haben“, fügt er hinzu.

Darüber hinaus hilft dieser Mentor dem neuen Mitarbeiter beim Aufbau eines Netzwerks individueller Ressourcen für eine bessere Bereitstellung von Wissen im gesamten Unternehmen. Mehr Verbindungen bedeuten Unternehmensintegration und -bindung. Laut dem International Journal of Science and Research ist einer der Gründe, warum Mitarbeiter Weiterbildungsmöglichkeiten mögen, der, dass sie mit Gleichaltrigen zusammen sein und Kameradschaft aufbauen können.

Verwaltung der ersten 90 Tage

Der Rahmen für den Erfolg beginnt mit den gesetzten Unternehmenszielen. Die Zeit, die Sie haben, um diese neuen Mitarbeiter zu motivieren, ist begrenzt, daher ist es unerlässlich, einen konkreten Plan zu erstellen. Legen Sie mit folgenden Zielen den Grundstein für den beruflichen Aufstieg Ihrer Mitarbeiter:

• Innerhalb von 30 Tagen soll der neue Mitarbeiter das Content-Management-System oder die Tools erlernen, am wöchentlichen Team-Lunch teilnehmen, an Unternehmensschulungen teilnehmen und ein kleines Projekt abschließen, indem er Online-Gespräche überwacht und sich mit Social-Media-Plattformen vertraut macht.
• Nach 60 Tagen sollte der Mitarbeiter langfristige Verantwortung übernehmen, ein großes Projekt durchführen, sich an wöchentliche Meetings und tägliche Aufgaben gewöhnen und mit verschiedenen Abteilungen zusammenarbeiten.
• Bis zum ^90. Tag selbstständig an einem Projekt arbeiten, größere Aufgaben wie eine Projektentwicklung übernehmen und alle Verantwortlichkeiten gleichzeitig termingerecht managen.

Hier ist ein Beispiel für die Zielsetzung von Todd Eskow, dem Eigentümer von Computerized AutoPro. Er sagt: „Ich habe gerade einen neuen Verkäufer eingestellt, und am Ende seines ersten Monats erwarte ich, dass er Kunden selbstbewusst persönlich oder per Anruf betreut. In zwei Monaten sollte er fehlerfrei Angebote erstellen und Geschäfte abschließen, und in ungefähr vier Monaten sollte er in allen Aspekten des Geschäfts unabhängig sein, mit Lieferanten umgehen und neue Kunden gewinnen.“

Es wird sich auszahlen

Mitarbeiter erleben unterschiedliche Arten des Onboardings. Manchen gelingt es nicht, den weltlichen Prozess durchzuführen, während es anderen gelingt, bessere Menschen zu halten. Indem Sie den Onboarding-Prozess Ihres Unternehmens richtig definieren, entwerfen Sie gut geeignete Mitarbeiter und integrieren sie erfolgreich in die Belegschaft.

Im Gegenzug ebnet dies den Weg zu einer stabileren Geschäftsentwicklung, einer harmonischen Zusammenarbeit im Team, einer präziseren und konkreteren Effizienz und Umsetzung und schließlich zu einem boomenden Geschäft und langfristigen Erfolg.

Bio:

Jane Dizon ist tagsüber digitale Vermarkterin und Autorin und nachts eine Ninja-Mutter. Sie hat einen Bachelor-Abschluss in Krankenpflege, aber ihre wahre Leidenschaft ist das Schreiben. Sie liebt es, über alles Mögliche zu schreiben, einschließlich Vertrieb und Marketing, Gesundheit und Fitness, Dating und Beziehungen sowie Produktivitätshacks. Dieser Beitrag wurde in Zusammenarbeit mit Paul Grant geschrieben, ehemaliger Rekrutierungsoffizier und jetzt Eigentümer von Royal Essence, einem Unternehmen für Ringkerzen.