Alles, was Sie über das Bewerber-Tracking-System wissen müssen

Zusammenfassung: Ein ATS (Applicant Tracking System) ist ein leistungsstarkes Tool, das den Rekrutierungsprozess für Arbeitgeber rationalisiert. Wir vermitteln Ihnen ein umfassendes Verständnis davon, was ein ATS ist, welche Vorteile es bietet und wie es Ihren Rekrutierungsprozess revolutionieren kann.

Sind Sie es leid, unzählige Stunden damit zu verbringen, Stapel von Lebensläufen zu sichten und endlose Vorstellungsgespräche zu führen, nur um dann festzustellen, dass keiner der Kandidaten zu Ihrem Unternehmen passt? Dann könnte ein Bewerber-Tracking-System (ATS) genau die Lösung sein, nach der Sie gesucht haben.

Laut JobScan nutzen mehr als 95 % der Fortune-500-Unternehmen ATS. Darüber hinaus ergab die Studie, dass 66 % der größeren und 35 % der kleineren Unternehmen bei ihren Rekrutierungsprozessen auf ATS vertrauen. Diese Daten reichen aus, um die weit verbreitete Einführung der ATS-Technologie in verschiedenen Branchen hervorzuheben.

In diesem umfassenden Leitfaden sprechen wir darüber, was ATS ist, wie es funktioniert und insbesondere darüber, wie Sie einen ATS-optimierten Lebenslauf erstellen können, um Ihr nächstes Vorstellungsgespräch erfolgreich zu meistern.

Was ist ein ATS?

HR-Experten mussten sich täglich mit Hunderten, wenn nicht Tausenden von Lebensläufen auseinandersetzen. Um den Arbeitsaufwand zu reduzieren und den Einstellungsprozess zu optimieren, begannen sie mit der Nutzung von ATS.

Ein Applicant Tracking System (ATS) ist eine Software, die bei der Verwaltung des gesamten Einstellungsworkflows hilft – vom Empfang und Sortieren von Lebensläufen über die Planung von Vorstellungsgesprächen bis hin zur Abgabe von Stellenangeboten. Der Hauptzweck eines ATS besteht darin, alle rekrutierungsbezogenen Daten an einem Ort zu zentralisieren und es Personalvermittlern und Einstellungsmanagern so zu erleichtern, Kandidaten zu verfolgen und zu bewerten.

Wie funktionieren Bewerber-Tracking-Systeme?

Die ATS-Software scannt und sortiert Lebensläufe elektronisch anhand spezifischer Schlüsselwörter, Qualifikationen und anderer vom Arbeitgeber festgelegter Kriterien.

Wenn Sie Ihren Lebenslauf über ein Online-Bewerbungsportal einreichen, wird er analysiert und in der ATS-Datenbank gespeichert. Anschließend analysiert das System Ihren Lebenslauf anhand der Stellenbeschreibung, um festzustellen, ob Sie die Mindestanforderungen für eine weitere Prüfung erfüllen.

Wenn ein Unternehmen beispielsweise einen Kandidaten mit ausgeprägten Kommunikationsfähigkeiten sucht, sucht das ATS in den eingereichten Lebensläufen nach Wörtern wie „Kommunikation“, „zwischenmenschlich“ oder „öffentliches Reden“. Wenn der Lebenslauf eines Bewerbers diese Schlüsselwörter enthält, wird er als potenzielle Übereinstimmung mit der Stellenausschreibung vermerkt. Anschließend wird die Bewerbung zur weiteren Prüfung an den einstellenden Manager weitergeleitet.

Schritte im ATS-Prozess

Der ATS-Prozess besteht grundsätzlich aus vier Schritten.

1. Das ATS erhält eine Stellenausschreibung, die Einzelheiten zu einer Position enthält, einschließlich der Berufsbezeichnung, der gewünschten Fähigkeiten und der erforderlichen Erfahrung.
2. Anhand dieser Informationen wird ein Profil für den perfekten Kandidaten erstellt.
3. Wenn Bewerber ihre Lebensläufe einreichen, analysiert, organisiert und bewertet ATS diese auf Grundlage ihrer Kompatibilität mit dem Profil.
4. Anschließend identifizieren Personalmanager die kompetentesten Kandidaten und leiten sie an das Einstellungsverfahren weiter.

Hinweis: Personalvermittler verwenden häufig Schlüsselqualifikationen und Berufsbezeichnungen als Kriterien zum Filtern von Lebensläufen

Bedeutung relevanter Schlüsselwörter in Ihrem Lebenslauf

Schlüsselwörter sind ein entscheidender Bestandteil des Jobsuchprozesses. Durch die Aufnahme relevanter Schlüsselwörter in ihre Lebensläufe erhöhen Kandidaten ihre Chancen, sowohl von Bewerber-Tracking-Systemen (ATS) als auch von Personalvermittlern wahrgenommen zu werden.

Da diese Schlüsselwörter im ersten Auswahlprozess als Filter fungieren, ist es für Bewerber wichtig, ihre Lebensläufe sorgfältig mit den richtigen Schlüsselwörtern anzupassen, um ihre Eignung für die Stelle nachzuweisen.

Um die richtigen Schlüsselwörter zu identifizieren, können Sie die Stellenbeschreibung sorgfältig lesen und nach allgemeinen Begriffen und Ausdrücken suchen, die überall verwendet werden. Es ist jedoch wichtig, diese Schlüsselwörter authentisch und nur dann zu verwenden, wenn sie Ihre Fähigkeiten und Erfahrungen wirklich widerspiegeln.

Hinweis: Wenn Sie Ihren Lebenslauf mit relevanten Schlüsselwörtern optimieren, erhöhen Sie Ihre Chancen, die Aufmerksamkeit des Personalvermittlers auf sich zu ziehen.

Optimieren Sie Ihren Lebenslauf für ATS

Die Optimierung Ihres Lebenslaufs für ATS (Bewerber-Tracking-Systeme) ist unerlässlich, um Ihre Chancen zu erhöhen, von Arbeitgebern wahrgenommen zu werden. Hier sind einige Tipps, um sicherzustellen, dass Ihr Lebenslauf ATS-freundlich ist:

• Verwenden Sie Standardformate für Lebensläufe wie Word oder PDF, um die Kompatibilität mit den meisten ATS-Systemen sicherzustellen
• Vermeiden Sie die Verwendung von Bildern, Diagrammen oder Grafiken, die die Lesbarkeit Ihres Lebenslaufs durch die ATS-Software beeinträchtigen könnten
• Optimieren Sie die Formatierung Ihres Lebenslaufs mit klaren Überschriften, Aufzählungspunkten und Standardschriftarten
• Integrieren Sie relevante Schlüsselwörter strategisch in Ihren Lebenslauf
• Passen Sie Ihren Lebenslauf für jede Bewerbung individuell an die spezifischen Stellenanforderungen an
• Verwenden Sie Standardabschnittsüberschriften wie „Berufserfahrung“, „Ausbildung“ und „Fähigkeiten“, um dem ATS dabei zu helfen, Ihre Informationen richtig zu kategorisieren
• Tipp- und Rechtschreibfehler können Ihre Chancen, durch eine ATS-Prüfung zu kommen, beeinträchtigen. Überprüfen Sie daher noch einmal, ob Fehler vorliegen, bevor Sie Ihren Lebenslauf einreichen
• Halten Sie sich an ein klares, einfaches Layout mit Standardschriftarten und vermeiden Sie die Verwendung von Grafiken oder Tabellen, die die Analysefähigkeit des Systems beeinträchtigen können

Wenn Sie diese Tipps befolgen, erhöhen Sie die Wahrscheinlichkeit, dass Ihr Lebenslauf die ATS-Prüfung durchläuft und in die Hände der Personalmanager gelangt.

Hinweis: Integrieren Sie relevante Schlüsselwörter strategisch in Ihren Lebenslauf, um dessen Sichtbarkeit zu erhöhen und Ihre Chancen zu erhöhen, die ATS-Prüfung zu bestehen.

ATS vs. CRM: Den Unterschied verstehen

Bei der Einstellung von Kandidaten nutzen HR-Mitarbeiter zwei verschiedene Systeme:

• Customer-Relationship-Management-System (CRM) und
• Bewerber-Tracking-System (ATS)

Lassen Sie uns kurz über die einzelnen Systeme sprechen.

ATS (Applicant Tracking System) hilft dabei, den Rekrutierungsprozess zu rationalisieren und zu automatisieren. Es ermöglicht HR-Teams, Stellenangebote zu veröffentlichen, Kandidaten zu verfolgen, Lebensläufe zu verwalten und Vorstellungsgespräche zu planen. Andererseits sind CRM-Systeme Werkzeuge, die bei der Personalbeschaffung eingesetzt werden, um potenzielle Kandidaten zu finden und mit ihnen in Kontakt zu treten, die sich noch nicht auf eine Stelle in Ihrem Unternehmen beworben haben.

CRM-Lösungen bieten Funktionen wie E-Mail-Marketing, Terminplanung und Kommunikationstools, die beim Aufbau von Beziehungen zu diesen Kandidaten helfen. Durch den Einsatz eines CRM-Systems können Personalvermittler potenzielle Kandidaten erreichen und eine Verbindung herstellen, bevor sie sich überhaupt auf eine Stelle bewerben.

Hauptmerkmale eines Bewerber-Tracking-Systems

ATS verfügt über verschiedene Funktionen, die Arbeitgebern helfen, ihre Rekrutierungsbemühungen zu optimieren. Zu den wichtigsten Funktionen der ATS-Software gehören:

• Keyword-Scanning: ATS-Lösungen verwenden Keyword-Matching-Algorithmen, um den Inhalt von Stellenbeschreibungen mit Lebensläufen zu vergleichen. Diese Lösungen helfen dabei, Kandidaten zu identifizieren, deren Fähigkeiten und Erfahrungen genau zu den Stellenanforderungen passen.
• Parsing von Lebensläufen: Diese Systeme können relevante Informationen aus Lebensläufen extrahieren und in einem standardisierten Format organisieren, was es Personalvermittlern erleichtert, Kandidaten zu prüfen und in die engere Auswahl zu nehmen.
• Automatisiertes Screening: ATS automatisiert den ersten Screening-Prozess, indem es nicht qualifizierte Kandidaten anhand vordefinierter Kriterien herausfiltert. Dadurch sparen Personalvermittler Zeit und Mühe, indem sie sich auf qualifizierte Bewerber konzentrieren.
• Berichte und Analysen: Es können Berichte und Analysen zu verschiedenen Aspekten des Einstellungsprozesses erstellt werden, z. B. Zeit bis zur Besetzung, Quelleneffektivität, Diversitätskennzahlen usw. Diese Erkenntnisse helfen Personalvermittlern, den Erfolg ihrer Rekrutierungsbemühungen zu messen und datengesteuert zu gestalten Entscheidungen.
• Kommunikation und Zusammenarbeit: ATS-Tools umfassen häufig Kommunikations- und Kollaborationstools wie E-Mail-Vorlagen, Interviewplanung und Nachrichtenfunktionen für Kandidaten. Dies optimiert die Kommunikation zwischen Personalvermittlern, Einstellungsmanagern und Kandidaten während des gesamten Einstellungsprozesses.
• Integriertes CRM: Einige fortschrittliche ATS-Systeme umfassen Customer-Relationship-Management-Module (CRM), um Beziehungen zu potenziellen Kandidaten zu verwalten, die sich möglicherweise noch nicht aktiv auf Stellen bewerben.
• Multiplattform-Sourcing: Diese Tools helfen Personalvermittlern bei der Suche nach potenziellen Kandidaten über verschiedene Kanäle, darunter Jobbörsen, Social-Media-Plattformen und Mitarbeiterempfehlungen. Dies erweitert die Reichweite und den potenziellen Bewerberpool und erleichtert die Suche nach qualifizierten Kandidaten.

Hinweis: Die ATS-Integration mit Jobbörsen erhöht die Reichweite von Stellenausschreibungen und zieht einen größeren Bewerberpool an.

Genauigkeit der ATS-Software

ATS-Software (Applicant Tracking System) erfreut sich im Einstellungsprozess großer Beliebtheit und bietet Personalvermittlern Effizienz und Komfort. Die Genauigkeit ist jedoch immer noch fraglich.

Eine von Harvard Business Review durchgeführte Studie ergab, dass erstaunliche 88 % der Personalvermittler der Meinung waren, dass das System qualifizierte Kandidaten ignorierte, die nicht perfekt mit den in der Stellenbeschreibung genannten Schlüsselwortkriterien übereinstimmten.

Diese starke Abhängigkeit von Schlüsselwörtern führt häufig dazu, dass wertvolle Fähigkeiten, Erfahrungen und Qualifikationen potenzieller Kandidaten übersehen werden, was sowohl für Bewerber als auch für Arbeitgeber zu verpassten Chancen führt.

Obwohl ATS seine Vorteile hat, gibt es noch viel Raum für Verbesserungen, um faire und integrative Einstellungspraktiken sicherzustellen.

Hinweis: Arbeitgeber können sich von der Konkurrenz abheben, indem sie ATS-Integrationen für eine schnelle und effektive Einstellung nutzen.

Wer nutzt ATS?

ATS-Software wird häufig von Unternehmen aller Größen und Branchen eingesetzt, um ihre Rekrutierungsprozesse zu optimieren. Von kleinen Unternehmen bis hin zu großen Unternehmen hilft ATS-Software Personalabteilungen und Personalmanagern dabei, den Zustrom an Lebensläufen und Bewerbungen effektiv zu verwalten. Hier sind einige davon:

• Personalvermittler und HR-Experten
• Personalchefs
• Kleinunternehmer
• Große Unternehmen
• Personalvermittlungsagenturen

ATS-Software hilft bei der Verwaltung des Zustroms von Lebensläufen und Bewerbungen. Durch die Automatisierung von Aufgaben wie der Analyse von Lebensläufen, der Auswahl von Kandidaten und der Planung von Vorstellungsgesprächen sparen ATS-Lösungen Zeit und Ressourcen und sorgen gleichzeitig für einen fairen und effizienten Rekrutierungsprozess.

Warum Arbeitgeber ATS nutzen

ATS hilft Arbeitgebern, Zeit und Aufwand bei der Prüfung von Bewerbungen zu sparen. Angesichts der steigenden Zahl von Bewerbern für jede Stelle wäre das manuelle Durchsuchen von Lebensläufen eine überwältigende Aufgabe. Unternehmen können durch den Einsatz dieser automatisierten Systeme, die den Einstellungsprozess rationalisieren, sowohl Zeit als auch Geld sparen.

Arbeitgeber nutzen ATS-Software, weil sie bei Folgendem hilft:

• Ermöglicht eine nahtlose Kommunikation zwischen Personalmanagern
• Beschleunigung des Bewerber-Screening-Prozesses
• Minimierung der Zeitverschwendung durch sich wiederholende Aufgaben
• Verbesserung des Netto-Einstellungsscores
• Steigerung des Engagements der Kandidaten
• Verschaffen Sie sich einen klareren Überblick über Anwendungen
• Vereinfachte Stellenausschreibung
• Senkung der Kosten pro Miete
• Steigerung der Gesamtqualität der Vermietung

Hinweis: ATS-Software macht die Einstellung effizienter und beschleunigt sie, was zu Zeit- und Kosteneinsparungen für Unternehmen führt.

Die Zukunft von ATS

Künstliche Intelligenz (KI) revolutioniert Bewerber-Tracking-Systeme (ATS) in der sich ständig verändernden Welt der Personalbeschaffung.

Da KI in der Lage ist, Lebensläufe zu prüfen, potenzielle Kandidaten zu erkennen und sogar erste Vorstellungsgespräche zu führen, verspricht die Zukunft noch mehr Integration. ATS wird nahtlos mit Social-Media-Plattformen wie LinkedIn verschmelzen. Es hilft dabei, sowohl aktive als auch passive Kandidaten zu identifizieren, die perfekt für offene Stellen geeignet sind.

Darüber hinaus wird die Einführung von KI-gestützten Chatbots während des gesamten Bewerbungsprozesses schnelle Antworten und wertvolle Erkenntnisse liefern. Durch den Einsatz von KI wird die Rekrutierung für alle Beteiligten definitiv schneller, einfacher und unglaublich effizient.

Hinweis: Überlassen Sie die schwere Arbeit Ihrem ATS – automatisieren Sie sich wiederholende Aufgaben, um Zeit und Ressourcen zu sparen.

Erstellen eines ATS-optimierten Lebenslaufs

Um sich erfolgreich in einem ATS zurechtzufinden und sich ein Vorstellungsgespräch zu sichern, ist es von entscheidender Bedeutung, einen gut ausgearbeiteten Lebenslauf zu erstellen. Es berücksichtigt sowohl ATS-Algorithmen als auch die menschlichen Personalvermittler, die das System betreiben.

Hier ist unsere einfache Anleitung zum Erstellen eines ATS-optimierten Lebenslaufs :

1. Passen Sie Ihren Lebenslauf für jede Bewerbung individuell an, sodass er mit der Stellenbeschreibung übereinstimmt.
2. Optimieren Sie Ihren Lebenslauf mit relevanten Schlüsselwörtern sowohl in der Langform als auch in der Akronymversion für eine bessere Durchsuchbarkeit. (Verwenden Sie beispielsweise nach Möglichkeit sowohl „Bachelor in Business Administration“ als auch BBA.)
3. Entscheiden Sie sich für chronologische oder hybride Lebenslaufformate gegenüber funktionalen Formaten.
4. Vermeiden Sie die Verwendung von Tabellen oder Spalten, um Analysefehler zu vermeiden.
5. Wählen Sie traditionelle Schriftarten für Lebensläufe wie Georgia, Helvetica und Garamond.
6. Halten Sie sich aus Gründen der Klarheit und Einfachheit an die Standardüberschriften für Lebenslaufabschnitte.

Hinweis: Personalisieren Sie Ihren Lebenslauf, indem Sie relevante Schlüsselwörter enthalten und messbare Erfolge für eine ATS-freundliche Bewerbung präsentieren.

Nachteile und Einschränkungen von ATS

Obwohl ATS den Einstellungsprozess erheblich rationalisiert, ist es kein perfektes System. Die Kandidaten müssen die Einschränkungen kennen, z. B. mögliche falsch negative oder positive Ergebnisse. Nachfolgend sind einige Einschränkungen der ATS-Software aufgeführt:

1. Abhängigkeit von Schlüsselwörtern: ATS-Systeme stützen sich stark auf Schlüsselwörter, was dazu führen kann, dass qualifizierte Kandidaten, die möglicherweise eine andere Terminologie verwenden, übersehen werden.
2. Formatierungsbeschränkungen: Komplexe Formatierungen oder kreative Lebensläufe werden vom ATS möglicherweise nicht korrekt analysiert, was zu einem Verlust der visuellen Wirkung für Kandidaten führt.
3. Verzerrungspotenzial: Wenn die ATS-Software nicht ordnungsgemäß kalibriert ist, kann sie aufgrund von Faktoren wie Geschlecht, Rasse oder Bildungsniveau zu Verzerrungen führen.
4. Unfähigkeit, Soft Skills zu bewerten: ATS-Systeme konzentrieren sich in erster Linie auf Hard Skills und Stichwortübereinstimmungen, was es schwierig macht, die Soft Skills eines Kandidaten, wie z. B. zwischenmenschliche und kommunikative Fähigkeiten, zu bewerten.
5. Technische Störungen: Wie bei jeder Software können auch bei ATS-Systemen technische Probleme auftreten, die zu verzögerten oder fehlerhaften Anwendungen führen.

FAQs zum Bewerber-Tracking-System (ATS)