Erklären von Steuerprüfungen für Kleinunternehmen

Machen Sie sich Sorgen wegen der Möglichkeit einer Steuerprüfung für Kleinunternehmen oder sind Sie verwirrt darüber, wie diese funktionieren? Du bist nicht allein. Allein der Gedanke an eine Steuerprüfung lässt selbst den erfahrensten Kleinunternehmer erschauern. Um Ihnen einige Sorgen zu nehmen, haben wir diesen Leitfaden erstellt, der Sie durch die Grundlagen einer Prüfung und deren Vermeidung führt.

Was ist eine Betriebsprüfung?

Bei einer Steuerprüfung für Kleinunternehmen handelt es sich um eine eingehende Überprüfung der Finanzunterlagen eines Unternehmens, um sicherzustellen, dass Einnahmen, Ausgaben und Steuerverbindlichkeiten korrekt ausgewiesen sind. Sie werfen einen Blick auf die ein- und ausgehenden Gelder und vergleichen sie mit den Zahlen der Vorjahre und ähnlichen Geschäften, um festzustellen, ob es Warnsignale gibt.

Warum Sie für ein Audit vorgemerkt werden könnten

Die allgemeinen Kriterien der CRA für eine Steuerprüfung sind „Steuererklärungen, bei denen ein hohes Risiko für die Nichteinhaltung besteht“. Es handelt sich also um Erklärungen, die fehlerhaft sind oder bei denen offensichtlich nicht versucht wird, den Steuerpflichten nachzukommen. Wenn beispielsweise die Informationen auf Ihrer Rücksendung nicht mit denen aus anderen Quellen (z. B. T4-Belegen) übereinstimmen, ist die Wahrscheinlichkeit höher, dass Sie geprüft werden.

Es besteht jedoch auch die Möglichkeit, dass das Computersystem der Ratingagentur Sie nach dem Zufallsprinzip für eine Prüfung auswählt. Dies kann beispielsweise auf plötzlich steigende Einnahmen oder Geschäftsausgaben Ihres Unternehmens zurückzuführen sein.

So funktioniert eine Steuerprüfung für Kleinunternehmen

Wenn Sie für ein Audit ausgewählt werden, wird sich ein CRA-Auditor per E-Mail oder Telefon mit Ihnen in Verbindung setzen. Sie teilen Ihnen die ausgewählten Jahre sowie Datum, Uhrzeit und Ort der Prüfung mit. Sie finden in der Regel an Ihrem Geschäftssitz oder in einem CRA-Büro statt. Prüfer werden Sie niemals auffordern, Dokumente per E-Mail zu versenden, und Ihnen immer detaillierte Belege über alle Unterlagen aushändigen, die sie prüfen müssen.

Der Prüfer wird Sie nach Ihren geschäftlichen und persönlichen Unterlagen fragen. Aber was wollen sie sehen?

• Geschäft – Ihre Bücher, Gehaltsabrechnungen, Rechnungen, Quittungen, Verträge und Kontoauszüge.
• Persönlich – Ihre Kontoauszüge, Hypothekendokumente und Kreditkartenabrechnungen für Sie, Ihren Ehepartner und Ihre Familie.

Vorbereitung auf ein Audit

Bevor es beginnt, müssen Sie bestätigen, welche Steuerjahre geprüft werden, welches Unternehmen geprüft wird (falls Sie mehr als eines haben) und welche spezifischen Aufzeichnungen der Prüfer sehen möchte.

Wenn das Audit in einer geschäftigen Jahreszeit für Ihr Unternehmen stattfindet und Sie zum Zeitpunkt des Audits verfügbar sein möchten, können Sie eine Verlängerung beantragen. Solange der Antrag begründet ist, sollte ihm stattgegeben werden.

Der Prüfungsprozess

Denken Sie im Umgang mit Wirtschaftsprüfern daran, freundlich und höflich zu sein. Stellen Sie einen leeren Schreibtisch in einer ruhigen Ecke bereit und versuchen Sie, die Befragung nur auf Sie selbst und Ihren Buchhalter oder Buchhalter zu beschränken. Scheuen Sie sich nicht, Fragen zu stellen, wenn Sie Hilfe benötigen, um zu verstehen, wonach sie suchen. Es ist immer besser zu fragen, als eine falsche Antwort zu geben.

Wie lange wird der Prozess dauern? Laut einem CBC-Bericht dauert eine Steuerprüfung für Kleinunternehmen etwa 314 Tage, nachdem alle Dokumente gesammelt und überprüft wurden. Machen Sie sich also keine Sorgen, wenn der Vorgang länger dauert als erwartet.

Was passiert, wenn Sie mit der Bewertung nicht einverstanden sind?

Wenn Sie nach Abschluss des Prozesses mit der Einschätzung des Prüfers nicht einverstanden sind, haben Sie das Recht, Widerspruch einzulegen. Wenn Sie Einspruch einlegen, müssen Sie die zusätzlichen Steuern erst zahlen, wenn der Fall geklärt ist. Sie können Ihren Widerspruch online über die Website der CRA einreichen.

Tipps zur Vermeidung einer Steuerprüfung

Die Zahl der Unternehmen, die tatsächlich geprüft werden, ist gering. Dem CBC-Bericht zufolge wurden im Jahr 2020/2021 nur 11.328 Unternehmen geprüft. Aber egal wie gering die Zahl ist, die meisten Unternehmer würden sie am liebsten ganz vermeiden.

Obwohl es keinen garantierten Weg gibt, ihnen zu entkommen, sind hier einige Warnsignale, die Sie vermeiden und Ihre Chancen verringern sollten.

1. Seien Sie genau, gründlich und ordentlich – unordentliche Renditen und Rechenfehler geben Anlass zur Sorge, insbesondere wenn Sie ein Unternehmen mit hohem Bargeldbestand sind. Der Einsatz einer Buchhaltungssoftware wie QuickBooks lässt Ihre Steuererklärung professioneller aussehen und hilft Ihnen, Fehler zu vermeiden. Dies bedeutet auch, dass Sie einfacher nachweisen können, dass Sie Recht haben, wenn die CRA Sie zu irgendetwas in Ihren Steuererklärungen befragt.
2. Seien Sie konkret – Vermeiden Sie vage Kategorien von Geschäftsausgaben. Obwohl Rubriken wie „Sonstiges“ möglicherweise eine einfachere und schnellere Möglichkeit sind, Ihre Ausgaben zu gruppieren, ist dies auch ein Warnsignal, wenn Sie in der Kategorie große Abzüge geltend machen.
3. Runden Sie Zahlen nicht – Genau wie bei Kategorien sollten auch Ihre Zahlen spezifisch sein. Es ist einfacher, Gesamtbeträge mit gerundeten Zahlen zu addieren, aber Unstimmigkeiten in der Höhe der Besteuerung sehen fraglich aus.
4. Rechtzeitig einreichen – Eine Verlängerung zu beantragen ist einfach, daher gibt es kaum einen Grund, die ursprüngliche Frist zu verpassen. Denken Sie daran, dass alle von Ihnen geschuldeten Beträge noch bis zum ursprünglichen Termin fällig sind. Die zusätzliche Zeit entsteht für die Erledigung von Papierkram.
5. Stellen Sie sicher, dass Sie den korrekten Home-Office-Abzug geltend machen – es gibt zwei Möglichkeiten, ihn geltend zu machen: die detaillierte Methode oder die Pauschalmethode. Während die detaillierte Methode zu einem größeren Abzug führen könnte, müssen Sie sicherstellen, dass Sie über die korrekten Belege und Berechnungen verfügen. Weitere Informationen finden Sie auf der Home-Office- Ausgabenseite und im Online-Rechner der CRA .
6. Vermeiden Sie die Behauptung, dass ein Fahrzeug zu 100 Prozent geschäftlich genutzt wird – Die CRA weiß, dass die meisten Menschen ein Auto nicht zu 100 Prozent für geschäftliche Zwecke nutzen. Wenn Sie also ein Fahrzeug rechtmäßig ausschließlich für geschäftliche Zwecke nutzen, führen Sie ein Protokoll über Ihre Kilometer, die Daten, an denen Sie es genutzt haben, wohin Sie gefahren sind und warum.
7. Überhöhte Ausgaben für Mahlzeiten und Bewirtung – Wenn Sie sich in diesem Jahr der Geschäftsentwicklung widmen und die Ausgaben für Mahlzeiten und Bewirtung erheblich erhöht haben, halten Sie sich an Daten, Uhrzeiten, Namen und Begründungen.
8. Zahlen Sie Ihren Familienmitgliedern den üblichen Satz – Wenn Ihr Kind oder Ihr Ehepartner für das Familienunternehmen arbeitet, stellen Sie sicher, dass sein Lohn den aktuellen Sätzen entspricht. Überhöhte Zahlungen für Dienstleistungen und fehlende Unterlagen sind Warnsignale.
9. Immer wieder Verluste erleiden? Zeigen Sie eine Gewinnerwartung – Viele Unternehmen erleiden Verluste, insbesondere in den Anfangsjahren. Wenn Sie jedoch mehrere Jahre lang Verluste erlitten haben, insbesondere wenn diese dazu verwendet wurden, andere Gewinne oder Erträge auszugleichen, werden Sie gebeten, eine angemessene Gewinnerwartung nachzuweisen .
10. Stimmen Ihre Steuererklärungen überein? – Sie müssen eine GST/PST-Erklärung einreichen, Ihre Lohnsteuer melden und eine Körperschaftssteuererklärung ausfüllen. Stellen Sie vor der Einreichung sicher, dass die gemeldeten Einkünfte in allen Einreichungen konsistent sind.
11. Ändern Sie Ihre Rücksendung, wenn Ihnen ein Fehler oder eine Auslassung aufgefallen ist – das ist einfach und die Mühe wert. Denken Sie daran, dass Genauigkeit und Transparenz Ihre beste Verteidigung gegen unerwünschte Aufmerksamkeit sind.
12. Holen Sie professionellen Rat ein – Erwägen Sie die professionelle Beratung durch einen Steuerexperten oder Buchhalter, um sicherzustellen, dass Ihre Steuererklärung korrekt ist und dem Gesetz entspricht.

In Summe

Es ist wichtig, den Prüfungsprozess zu verstehen und Maßnahmen zur Risikominderung zu ergreifen. Indem Sie Einnahmen genau melden, detaillierte Finanzunterlagen führen, relevante Abzüge geltend machen, alle Geschäftsaktivitäten melden und professionellen Rat einholen, tragen Sie dazu bei, dass Ihr Unternehmen die Steuergesetze einhält.

Denken Sie daran: Wenn Sie für eine Prüfung ausgewählt werden, liegt es in Ihrem Interesse, umgehend zu reagieren, die erforderlichen Informationen zu sammeln und mit der Ratingagentur zusammenzuarbeiten.

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