Wer kontrolliert Ihren ersten geschäftlichen Eindruck?

Zuletzt aktualisiert am 2. März 2021

In jedem Unternehmen, in dem Kunden anrufen oder angerufen werden können, besteht die Möglichkeit, ihnen einen ersten Eindruck im Geschäft zu vermitteln. Dieser Eindruck repräsentiert die Merkmale Ihres zukünftigen Unternehmens. Ob es sich um Kundensupport, Kaltakquise oder einen Erstanruf handelt, die Stimme und Einstellung, mit der der Kunde begrüßt wird, wirkt sich auf ihn aus. Dies wird entweder eine positive Beziehung aufbauen oder die Repräsentation des Unternehmens schädigen, bevor sich die Beziehung aufzubauen beginnt. Startups sollten sich dessen frühzeitig bewusst sein und dafür sorgen, dass der erste Eindruck im Geschäft von einer geschulten, erfahrenen Empfangsdame betreut wird.

Was sind die Aufgaben der Rezeptionistin?

Die meisten Leute gehen davon aus, dass die einzige Verantwortung einer Rezeptionistin darin besteht, Telefone zu beantworten. Die Stellenbeschreibung des Rezeptionisten oder Rezeptionisten kann von Unternehmen zu Unternehmen sehr unterschiedlich sein. Das Beantworten des Telefons ist normalerweise nur ein kleiner Prozentsatz der riesigen Liste der täglichen Aufgaben, die diese wichtigen Mitarbeiter erledigen. Einige Beispiele für nur einige der Aufgaben des Rezeptionisten sind:

Sie haben es erraten, Telefone beantworten

• Ausgehende Anrufe
• Bestellung und Verwaltung von Büromaterial
• Veranstaltungsmanagement
• Hygienemanagement im Büro
• Tägliche Mitarbeiter-Roll-Call-Überwachung
• Tägliche Mitarbeiterverfolgung
• Allgemeine Mitarbeiterschulung
• Planung von Kundenmeetings
• … zu viel, um alles aufzuzählen!

Für die Position des Rezeptionisten ist es normalerweise nicht einfach, Freizeit oder manchmal sogar Pausenzeit zu finden, es sei denn, es gibt eine größere Belegschaft von Rezeptionisten, die abdecken können, wenn einer nicht verfügbar ist. Für Unternehmen mit einem einzigen Rezeptionisten an der Rezeption und den Telefonen kann es jedoch schwierig sein, die vielen Verantwortlichkeiten zu ersetzen, die sie haben, wenn sie abwesend sind. Auch wenn es wie die Produktion aussieht, ist das Team das, was den Ball in einem Unternehmen am Laufen hält, aber dieser Ball gewinnt oder behält niemals Schwung, ohne mit dem Rezeptionsmitarbeiter zu beginnen. Klicken Sie hier, um zu twittern

Etikette der Empfangsdame

Wie bereits zu Beginn dieses Artikels erwähnt, sind Rezeptionisten der erste Eindruck im Geschäftsleben. Aus diesem Grund braucht der Rezeptionist mehr als nur eine „richtig nette“ Eigenschaft. Die Empfangsdame muss auch die sachkundigste Person sein, mit der man über das Innenleben des Unternehmens und seine Werte sprechen kann. Sie müssen auch in Telefon-, E-Mail- und persönlicher Etikette geschult sein, wenn sie sich mit potenziellen Kunden und anderen unterhalten.

Dazu gehört, je nach Unternehmensstandard zu verstehen, wie man Kunden bei Telefonanrufen „richtig“ begrüßt oder wie man eine E-Mail-Nachricht beginnt und beendet. Und vor allem, wie man das Unternehmen repräsentiert, wenn man sich mit Kunden und Leads in physischen oder virtuellen Umgebungen trifft. Der Mitarbeiter an der Rezeption ist so etwas wie das Vorbild des Unternehmens. Denn welche Werte sie den Kunden zeigen, können sie in der Regel auch vom Rest des Teams erwarten.

Aus diesem Grund ist es von höchster Priorität, dass Rezeptionisten in allen Aspekten des Geschäfts eine hochwertige Ausbildung erhalten. Da sie die meisten Fragen beantworten, bevor Kunden entweder Dienstleistungen in Anspruch nehmen oder Besprechungen vereinbaren, müssen sie alle Informationen des Unternehmens verstehen, da dieselben Kunden sonst möglicherweise nie zum nächsten Schritt übergehen. Es ist ein ernstes Risiko, wenn ungeschulte Mitarbeiter Anrufe entgegennehmen oder Leads kontaktieren. Dies kann oft zum Verlust des Kunden oder potenziellen Kunden führen. Dies alles ist auf einen Mangel an Informationen oder eine falsche Darstellung des Unternehmens zurückzuführen. Eine geschulte, erfahrene Empfangsdame zeigt dem potenziellen Kunden in der Regel vom ersten Eindruck an, was er von dem Unternehmen erwarten kann.

Digitales Marketing ist wie ein erster Eindruck. Jede Werbung oder jeder Inhalt ist eine Gelegenheit, jemanden zu beeindrucken. Wenn Sie Hilfe bei diesen digitalen ersten Eindrücken wünschen, sollten Sie unsere White-Label-Services in Betracht ziehen.

So hinterlassen Sie im Geschäftsleben einen guten ersten Eindruck

Natürlich gibt es keine Standardpraxis für einen guten ersten Eindruck im Geschäftsleben. Jedes Unternehmen ist anders. Was ein Unternehmen als Best Practice für einen positiven Eindruck akzeptiert, funktioniert möglicherweise nicht immer für ein anderes Unternehmen. Es gibt jedoch ein paar Anregungen, was Sie tun können, um sich einen guten ersten Eindruck im Business zu verschaffen. Obwohl einige von ihnen offensichtlich erscheinen mögen, verfehlen viele Rezeptionisten das Ziel einiger dieser Vorschläge völlig und riskieren dadurch, den Ruf ihres Unternehmens zu schädigen. Hier sind einige offensichtliche und vielleicht auch einige nicht so offensichtliche Vorschläge, um einen guten ersten Eindruck zu bekommen:

• Geben Sie nur die Informationen weiter, die Sie verstehen
  Kunden rufen Sie an, um Antworten zu erhalten, nicht um Vermutungen. Die Zeit eines potenziellen Kunden zu verschwenden, ist ein sicherer Weg, ihn von einer Rückkehr abzuhalten. Stellen Sie sicher, dass Sie so viel wie möglich über Ihr Unternehmen wissen, bevor Sie versuchen, Fragen zu beantworten. Und wenn Sie die Antwort nicht wissen, belassen Sie es nicht dabei. Versichern Sie dem Kunden, dass Sie, obwohl Sie die Antwort nicht kennen, wissen, wo er sie finden kann, und ihm die Antwort so schnell wie möglich anbieten werden.
• Lächeln Sie hörbar
  Selbst bei einem Telefonat können die Leute Ihre Einstellung normalerweise anhand Ihres Tons und der Struktur Ihrer Antworten erkennen. Versuchen Sie, mit einem Lächeln zu sprechen, egal wie Sie sich innerlich fühlen, und der Anruf wird normalerweise mit einem Lächeln entgegengenommen. Lassen Sie niemals jemanden am Telefon Ihren Stress oder Ihre Frustration hören, denn wenn er Ihr Gesicht nicht sehen kann, visualisiert er das Unternehmen selbst als die Stimme am anderen Ende der Leitung, was übersetzt „Stress Out Company“ oder „Frustriert“ bedeutet Gesellschaft". Denken Sie daran, dass die Empfangsdame bei diesem ersten Anruf der Vertreter des Unternehmens ist. Ihre Eigenschaften werden zur „Einstellung“ des Unternehmens, also stellen Sie sicher, dass es gut ist.
• Dem Umstand gemäß kleiden
  Wenn Ihnen der Geschäftsinhaber das noch nicht gesagt hat, sollten Sie trotzdem wissen, dass die Art und Weise, wie Sie Ihr Unternehmen repräsentieren, genauso mit Ihrem Erscheinungsbild einhergeht. Die meisten würden nicht annehmen, dass eine Person mit Löchern in den Schuhen, Flecken auf der Kleidung und ungepflegten Haaren in einer Villa leben würde (obwohl das manchmal der Fall sein kann) und es ist dasselbe mit einem Unternehmen. Kunden, die die Empfangsdame mit einem Aussehen sehen, das ein gleichgültiges, unsauberes und unerwünschtes Aussehen darstellt, werden das Unternehmen genauso sehen. Die Leute werden es schwer haben zu glauben, dass Sie sich um ihr Vermögen kümmern, wenn Sie sich nicht um sich selbst kümmern. Während es in den meisten Umgebungen normalerweise nicht nötig ist, mit Krawatten oder Uniformen über Bord zu gehen, ist es dennoch wichtig, ein Erscheinungsbild auszudrücken, das zeigt, dass Sie sich um sich selbst und Ihre Umgebung kümmern, was bedeutet, dass Sie sich auch um ihr Geschäft kümmern.

Ein anständiger Rezeptionist, der einen guten Eindruck hinterlässt, lässt den Kunden erkennen, dass Sie die Art von Unternehmen sind, die glauben, dass Sie nicht nur Versprechungen machen, sondern sie auch einlösen. Sie werden Vertrauen zu einem Kunden aufbauen und es ist wahrscheinlicher, dass er Ihre Dienste in Anspruch nimmt.

Machen Sie Ihren ersten Eindruck im Geschäft nicht zu Ihrem letzten

Während diese Beratung für alle Unternehmen wichtig ist, hat sie vor allem für Start-up-Unternehmen höchste Priorität. Für Startups ist der erste Eindruck am Anfang alles, was sie haben. Selbst mit einem soliden Geschäftsplan, starkem Kapital und einer erfahrenen Belegschaft kann allein eine unerfahrene Empfangsdame, die Ihre potenziellen Kunden begrüßt, Ihr Wachstum stoppen, bevor es überhaupt begonnen hat.

Es ist nicht schwer zu sagen, dass in den meisten Unternehmen, die von der Lead-Generierung abhängen, die Empfangsdame eines der wertvollsten Vermögenswerte des Unternehmens ist. Sie können jedoch auch das größte Risiko darstellen, wenn sie ohne Ausbildung oder Erfahrung an die Front gesetzt werden. Es ist wichtig, dass Ihr Rezeptionist den ersten Eindruck Ihres Unternehmens nicht ruiniert. Dies ist zwar nur der erste Schritt zu Ihrem Erfolg, aber bei weitem einer der wichtigsten.

Benötigen Sie Hilfe bei der Verwaltung Ihres Rufs? Sie sollten unsere White-Label-Reputationsmanagement-Services in Betracht ziehen. Nehmen Sie gerne Kontakt mit uns auf und teilen Sie uns Ihre Meinung zu diesem Artikel mit. Lassen Sie uns wissen, ob dies Ihnen geholfen hat, Ihren ersten Eindruck zu verbessern.