Fünf unhöfliche E-Mails, die Sie versenden, ohne es zu merken
Veröffentlicht: 2018-01-13Eine E-Mail zu schreiben, die genau so rüberkommt, wie Sie es persönlich tun, ist eine hohe Kunst
Selbst die sympathischsten und wohlerzogensten unter uns können immer noch wie Idioten in einer E-Mail aussehen. Eine E-Mail zu schreiben, die genau so rüberkommt, wie Sie es persönlich tun, ist eine hohe Kunst.
Während eines Gesprächs passen Sie Tonfall, Mimik, Gestik und Körperhaltung an die Stimmung Ihres Gesprächspartners an. Sie tun dies, weil die Leute dazu neigen, viel mehr darauf zu reagieren, wie Sie Dinge sagen, als auf das, was Sie tatsächlich sagen.
E-Mail entblößt eine Konversation. Es ist effizient, aber es verwandelt ansonsten einfache Interaktionen in chaotische Fehlinterpretationen. Ohne Gesichtsausdrücke und Körperhaltung, die Ihre Botschaft leiten, betrachten die Leute jedes Wort, das Sie eingeben, als Indikator für Ton und Stimmung.
Die meisten Fehler, die Menschen in ihren E-Mails machen, sind völlig vermeidbar. Die folgende Liste befasst sich mit diesen subtilen Fehlern und versteckten Fehlern.
Das obligatorische CC und Allen antworten
Das ständige CCn von Leuten ist eines der nervigsten Dinge, die Sie per E-Mail tun können. Ich würde sagen, es ist am nervigsten, aber diese Ehre wird dem exzessiven „Antworte allen“ zuteil. Wenn jemand Ihnen und ein paar anderen Leuten eine E-Mail schickt, glauben Sie dann wirklich, dass jeder Empfänger eine weitere E-Mail mit „Danke“ von Ihnen erhalten muss? Sie tun es nicht, und wenn Sie dies tun, klettern die Leute eine Wand hoch.
Der Trick, um zu wissen, wann Sie jemanden auf CC setzen müssen, besteht darin, Ihre E-Mail so zu behandeln, als wäre es ein persönliches Treffen. Die Frage lautet dann: „Wäre es notwendig oder hilfreich, dass diese Person zum Meeting kommt?“ Wenn die Antwort nein ist, verschwenden Sie seine Zeit nicht mit einer E-Mail. Was alle angeht, tun Sie es einfach nicht. Selbst wenn jemand anderes im Thread alles beantwortet, nervst du immer noch alle zu Tode, wenn du dich dem Kampf anschließt. Wenn Sie etwas zu sagen haben, ist es besser, dies direkt (und privat) an den ursprünglichen Absender zu senden und ihn oder sie entscheiden zu lassen, ob die Gruppe auch davon erfahren soll.
Der Way-Too-Brief
Allzu oft ist die Ursache für E-Mail-Konflikte ein Ungleichgewicht zwischen dem Aufwand in der ersten E-Mail und dem Aufwand in der Antwort auf diese E-Mail. Wenn jemand einen detaillierten Absatz schreibt, in dem wichtige Themen umrissen werden, erwartet er von Ihnen, dass Sie sorgfältig antworten. Zurückschicken mit „Verstanden“ oder „Notiert“ reicht einfach nicht aus. Ohne Kenntnis Ihrer Absicht und Ihres Tons wirken kurze Antworten auf den Empfänger apathisch und sogar sarkastisch. Das ist bedauerlich, da dies selten die Absicht des Absenders ist.
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Der beste Weg, um zu vermeiden, dass eine kurze Antwort falsch interpretiert wird, besteht darin, Ihre Absicht mitzuteilen. Selbst die Antwort „Ich bin ein bisschen beschäftigt, aber ich sollte es später in dieser Woche lesen können“ kommt viel besser rüber als „Verstanden“, was viele Leute als Gleichgültigkeit interpretieren werden.
Die Betreffzeile „DRINGEND“.
Betreffzeilen, die „URGENT“ oder „ASAP“ sagen, zeigen völlige Missachtung des Empfängers. Wenn Ihre E-Mail so dringend ist, greifen Sie zum Telefon und rufen Sie die Person an. Selbst in den seltenen Fällen, in denen eine E-Mail tatsächlich dringend ist, ist eine entsprechende Kennzeichnung in der Betreffzeile unnötig und setzt einen starken negativen Akzent.
Der Schlüssel zur Vermeidung von „DRINGENDEN“ Betreffzeilen ist zweierlei. Erstens, wenn das Problem am besten in einer anderen Form als per E-Mail gelöst wird, dann sollten Sie damit umgehen. Zweitens, wenn dies nicht der Fall ist, liegt das Problem in Ihrer Fähigkeit, eine starke Betreffzeile zu erstellen. Schließlich checken die Leute ihre E-Mails häufig, so lange Ihre Betreffzeile ihre Aufmerksamkeit auf sich zieht, wird sie die Arbeit erledigen. Anstatt die E-Mail als dringend zu kennzeichnen, fragen Sie sich, warum die E-Mail dringend ist. Die Antwort auf diese Frage ist Ihre neue Betreffzeile. Wenn ein Kunde heute eine Antwort benötigt, geben Sie als Betreff einfach „Client Needs Response Today“ ein. Dadurch wird das Gefühl der Dringlichkeit aufrechterhalten, ohne einen unhöflichen, verzweifelten Ton anzugeben.
Der Debbie-Downer
Das Versenden von E-Mails, die den Leuten ständig sagen, was sie falsch machen und was sie nicht tun sollten, fordert wirklich Tribut. Auch wenn Sie versuchen, konstruktive Kritik zu äußern, müssen Sie Negativität in Ihren E-Mails unbedingt vermeiden. Da die Leute Ihren Ton nicht direkt hören können, lesen sie in die Konnotationen der Wörter hinein und erzeugen einen Ton in ihrem Kopf, während sie weitermachen. Negative werden in E-Mail-Form besonders negativ.
Wann immer Sie negative Wörter wie „nicht“, „kann nicht“, „will nicht“ oder „konnte nicht“ verwenden, wandeln Sie sie in positive um. Durch diese Änderung wird der gesamte Ton der Nachricht verändert. Anstatt beispielsweise zu sagen: „Sie können solche Berichte in Zukunft nicht mehr vervollständigen“, sagen Sie: „Das nächste Mal, wenn Sie einen Bericht vervollständigen, bitte …“ Wenn Sie negatives Feedback geben müssen, tun Sie dies nicht in einer E-Mail. Greifen Sie einfach zum Telefon oder gehen Sie den Flur entlang.
Der Roboter
Es ist leicht, sich E-Mails als eine Möglichkeit vorzustellen, etwas schnell zu erledigen, aber wenn Sie dies auf die Spitze treiben, wirken Sie unmenschlich. Sie würden nicht in das Büro von jemandem gehen und ihm einen Bericht geben, ohne ihn irgendwie anzuerkennen. Direkt ins Wesentliche zu springen, mag am effektivsten erscheinen, aber es hinterlässt einen bleibenden negativen Eindruck.
Das Reparieren dieses Problems ist einfach. Nehmen Sie sich einfach eine zusätzliche Sekunde Zeit, um die Person zu begrüßen, der Sie schreiben. Sie müssen Ihren Empfänger nicht nach seinem Wochenende fragen. Nur eine einfache Anerkennung des Individuums als Mensch ist alles, was es braucht. Dadurch bleibt der Ton viel respektvoller, als wenn Sie einfach nur Aufträge senden würden.
Alles zusammenbringen
Das Schwierigste beim E-Mail-Versand ist sicherzustellen, dass die Leute Ihre Nachricht so wahrnehmen, wie Sie es beabsichtigen. Sie müssen sozial bewusst sein, um dies durchzuziehen. Das heißt, seien Sie bereit, sich die Zeit zu nehmen, zu überlegen, wie die Dinge aus der Perspektive Ihres Empfängers aussehen, bevor Sie auf „Senden“ klicken.
Über den Autor
Dr. Travis Bradberry ist der preisgekrönte Co-Autor des Bestsellers Nr. 1, Emotional Intelligence 2.0, und Mitbegründer von TalentSmart, dem weltweit führenden Anbieter von Tests und Schulungen zur emotionalen Intelligenz, der mehr als 75 % der Fortune-500-Unternehmen bedient. Seine Bestseller wurden in 25 Sprachen übersetzt und sind in mehr als 150 Ländern erhältlich. Dr. Bradberry hat für Newsweek, TIME, BusinessWeek, Fortune, Forbes, Fast Company, Inc., USA Today, The Wall Street Journal, The Washington Post und The Harvard Business Review geschrieben oder wurde von diesen berichtet.