Vergleich der 7 besten kostenlosen Beschaffungssoftware für kleine Unternehmen

Zusammenfassung: Die Beschaffung ist für jedes Unternehmen von entscheidender Bedeutung, und die Suche nach der richtigen Software zur Rationalisierung von Prozessen im Zusammenhang mit der Identifizierung von Waren und Dienstleistungen, der Erstellung einer Bestellung und der Genehmigung von Rechnungen kann die Effizienz erheblich steigern. Auf dem Markt sind mehrere kostenlose Beschaffungssoftwareoptionen erhältlich, die einzigartige Funktionen für die Lieferantenverwaltung, die Erstellung von Bestellungen und die Bestandsverfolgung bieten.

Für jedes kleine Unternehmen ist die Beschaffung eine lebenswichtige Funktion, die über Erfolg oder Misserfolg einer Organisation entscheiden kann. Allerdings kann die Verwaltung von Beschaffungsprozessen für Kleinunternehmer, die oft nur über begrenzte Ressourcen und Zeit verfügen, eine Herausforderung darstellen. Glücklicherweise stehen mit der Weiterentwicklung der Technologie viele Optionen für Beschaffungssoftware zur Verfügung, um die Produktbeschaffungsvorgänge zu optimieren.

Dieser Artikel konzentriert sich auf erstklassige Beschaffungssoftwarelösungen, die speziell für kleine Unternehmen entwickelt wurden. Beschaffungssoftware sorgt für automatisierte Einkaufsabläufe, Lieferantenmanagement und Ausgabenanalyse. Unabhängig davon, ob Sie Einzelunternehmer sind oder ein Team von Mitarbeitern haben, finden Sie auf dieser Liste eine Lösung, die Sie bei all Ihren Beschaffungsanforderungen unterstützt.

Bei strategischer Implementierung bietet Beschaffungssoftware Unternehmen jeder Größe mehrere Vorteile. Erfahren Sie also mehr über die beste kostenlose Beschaffungssoftware und wie sie Unternehmen dabei hilft, ihr Wachstum voranzutreiben und die betriebliche Effizienz zu verbessern.

Was ist Beschaffung?

Beschaffung kann als ein Prozess definiert werden, bei dem Waren und Dienstleistungen von verschiedenen Anbietern für arbeitsbezogene Zwecke bezogen werden. Es handelt sich um einen robusten Prozess, der verschiedene Schritte wie Bedarfsermittlung, Lieferantenbeschaffung, Vertragsverhandlung, Auftragserteilung und Verwaltung von Lieferantenbeziehungen umfasst.

Die Beschaffung gilt als wesentlicher Schritt zur Entwicklung eines besseren Verständnisses der Lieferkette, da sie uns hilft, die am besten geeigneten und zuverlässigsten Lieferanten zu finden, die Waren und Dienstleistungen zu einem fairen Preis anbieten und den Bedürfnissen des Unternehmens entsprechen können. Die Beschaffung ermöglicht es Unternehmen und Unternehmen, Waren von verschiedenen Lieferanten zu erwerben, zu arrangieren und zu beschaffen, um optimale finanzielle Ergebnisse zu erzielen.

Was ist Beschaffungssoftware?

Beschaffungssoftware ist ein leistungsstarkes Tool, das dabei hilft, den Prozess des Produkteinkaufs, der Auftragsgenehmigung und der Lieferantenzahlungsautomatisierung zu automatisieren. Darüber hinaus hilft Beschaffungssoftware bei der Zentralisierung von Daten, der Verbesserung der Ausgabentransparenz und der Optimierung des Cashflows innerhalb der Organisation, was zu einer verbesserten Kapitaleffizienz führt.

Beschaffungssoftware ermöglicht es den Mitarbeitern, von überall auf der Welt einen Einkaufsservice anzufordern, wodurch wichtige Ressourcen freigesetzt werden. Darüber hinaus wird Beschaffungssoftware eine Schlüsselrolle dabei spielen, den mit der Auftragsverwaltung verbundenen Verwaltungsaufwand zu reduzieren.

Top 7 der besten kostenlosen Beschaffungssoftware für kleine Unternehmen

• NetSuite
• Oracle Fusion Cloud SCM
• Leithammel
• Qntrl
• Prokol
• Pipefy
• Kissflow

In diesem Blog führen wir Sie durch die beste kostenlose Beschaffungssoftware, die eine Schlüsselrolle bei der Rationalisierung Ihrer Einkaufsabläufe, der Verbesserung des Lieferantenmanagements, der Optimierung Ihrer Gesamtverträge und der Verbesserung des Rechnungsworkflows spielt. Schauen wir uns die besten E-Procurement-Lösungen an und finden die perfekte Lösung für Ihr kleines Unternehmen.

• NetSuite

Die Beschaffungssoftware NetSuite hilft Unternehmen und Unternehmen dabei, Waren und Dienstleistungen zum besten Preis sowie auf organisierte und zeitnahe Weise einzukaufen. Es optimiert Prozesse von der Generierung von Bestellungen über die Genehmigung von Lieferanten bis hin zur Vorverhandlung von Verträgen.

Sie sparen Zeit und Geld, da Sie Lieferanten und den gesamten Beschaffungsprozess zentral verwalten können. Darüber hinaus generiert diese Beschaffungssoftware einen Echtzeitüberblick über die von Ihrem Unternehmen für die Beschaffung ausgegebenen Gelder und die Leistung des Lieferanten.

NetSuite-Funktionen

1. Die Quellenverwaltungsfunktion hilft Ihren Mitarbeitern, indem sie die richtigen Tools zum Vergleichen und Auswählen von Anbietern bereitstellt.
2. Mit der Einkaufsverwaltungsfunktion können Sie Ihre Bestellung ganz einfach verfolgen, was für die Aufrechterhaltung eines ordnungsgemäßen Lagerbestands wichtig ist.
3. Die Beschaffungssoftware NetSuite hilft Ihnen bei der Verwaltung von Lieferantenzahlungen, indem sie den Eingang bestellter Produkte einfach automatisiert.
4. Verwalten Sie alle lieferantenbezogenen Daten über ein zentrales System und vereinfachen Sie den gesamten Prozess der Lieferantenkommunikation.

Kostenlose Testversion: Nicht verfügbar

NetSuite-Preise: Die NetSuite-Preise beginnen bei 499 USD/Jahr.

• Oracle Fusion Cloud SCM

Wenn Sie nach der besten kostenlosen Beschaffungssoftware suchen, ist Oracle Fusion Cloud SCM auch eine Option, die Sie für die Anforderungen Ihres Kleinunternehmens in Betracht ziehen können. Dabei handelt es sich um eine integrierte Source-to-Settle-Suite, die Unternehmen bei der umfassenden Beschaffungsverwaltung unterstützt.

Die Software hilft bei der strategischen Beschaffung und verbessert das Lieferantenbeziehungsmanagement, was zu höheren Einsparungen und einer höheren Rentabilität führt.

Oracle Fusion Cloud CSM-Funktionen

• Maximiert Ihren Bestellvorgang und minimiert die Logistikkosten
• Optimieren Sie die Lagerbestände und senken Sie die Kosten
• Sie können Nachfrage und Angebot intelligent planen, die Auftragsabwicklung und Produktionsprozesse verbessern
• Sie können die Effizienz und Koordination in den Fertigungsabläufen ganz einfach verbessern.

Kostenlose Testversion: Bietet eine kostenlose Testversion für bis zu 30 Tage.

Preise für Oracle Fusion Cloud CSM: Die Preise für Oracle Fusion Cloud CSM beginnen bei 50.000,00 USD.

Empfohlene Lektüre: Was ist der Procure-to-Pay-Prozess (P2P)?

• Leithammel

Die Beschaffungssoftware von Bellwether ist ein leistungsstarkes Tool, das kleinen Unternehmen hilft, den Beschaffungsprozess zu rationalisieren und zu optimieren. Als eine der besten E-Procurement-Software trägt sie dazu bei, einen nahtlosen Prozess zu schaffen, indem sie verschiedene beschaffungsbezogene Aufgaben automatisiert.

Die Software hilft Ihnen auch dabei, ein besseres strategisches Verständnis Ihres Einkaufsprozesses zu erlangen. Benutzer können Trends einfach analysieren, Lieferantenkontakte verfolgen und ihr Gesamtbudget verwalten.

Bellwether-Funktionen

1. Problemlose Bestandsverwaltung, da Ihre Artikel mit nur wenigen Klicks verfolgt werden.
2. Mit der Spesenberichts- und Analysefunktion erhalten Sie einen vollständigen Überblick über die gesamte Ausgabenverwaltung
3. Durch die automatisierte Bestellfunktion entfällt der gesamte Papierkram, wodurch das Risiko menschlicher Fehler minimiert und Bestellungen in Sekundenschnelle generiert werden.
4. Schnelle Bestellanforderungen ermöglichen es Ihnen, kaufbezogene Anfragen schnell zu erstellen, zu bearbeiten, zu genehmigen und zu verfolgen.

Kostenlose Testversion: Nicht verfügbar

Leitpreise: Preise sind auf Anfrage erhältlich.

• Qntrl

Mit der Qntrl-Beschaffungssoftware können Benutzer Lieferanten zentral verwalten und so bessere Verträge aushandeln. Es handelt sich um eine robuste Beschaffungslösung, mit der Sie Lieferanten problemlos mit genauen und aktuellen Informationen versorgen können, einschließlich ihrer Zertifizierungen, Risikofaktoren und verschiedenen rechtlichen Verantwortlichkeiten.

Mit Qntrl können Benutzer Dokumente und Informationen austauschen, um Feedback bitten und einen klaren Kommunikationskanal einrichten.

Funktionen von Qntrl

1. Mithilfe verbundener Tools können Sie das Budget Ihres ERP-Systems problemlos überprüfen und die Informationen in der Lieferantendatenbank aktualisieren.
2. Qntrl bietet umfassende Berichte, mit denen Sie Kaufanfragen, die Anzahl ungeplanter Anfragen und den Gesamtkosteneinsparungsprozentsatz einfach analysieren können.
3. Mit der verbesserten Kostenkontrolle stellen Sie eine reibungslose Einhaltung der Kostenrichtlinien Ihres Unternehmens sicher.
4. Qntrl bietet Echtzeittransparenz und hilft Ihnen, den Überblick darüber zu behalten, was bestellt wird, in welcher Menge und wann es fällig ist.

Kostenlose Qntrl-Testversion: Nicht verfügbar

Qntrl-Preise: Der Geschäftsplan beginnt bei 5,85 USD/Benutzer/Monat.

• Prokol

Procol ist eine ausgezeichnete Wahl für kostenlose Beschaffungssoftware und bietet mehrere Vorteile, die Zeit und Geld sparen können. Mit ihren erweiterten Funktionen rationalisiert diese Software den gesamten Beschaffungsprozess, eliminiert manuelle Aufgaben und steigert die Effizienz.

Zu den spezifischen Funktionen von Procol gehören Angebotsbewertung, Erstellung und Genehmigung von Bestellungen, optimierte Auswahl und Bestellung von Produkten oder Dienstleistungen, Vertragsverwaltung usw. Durch den Verzicht auf veraltete und herkömmliche Beschaffungsmethoden reduziert Procol effektiv die Kosten Ihrer Beschaffungsvorgänge.

Merkmale von Procol

1. Unterstützt das Vertragsmanagement durch Eliminierung von Papierspuren aus Ihren Verträgen.
2. Bietet Beschaffungsunterstützungsdienste von der Verwaltung Ihrer Lieferanten bis zur Überwachung Ihres Ausgabenverhaltens.
3. Nahtloses Kategoriemanagement, das Ihnen hilft, beschaffungsbezogene Entscheidungen einfach zu treffen.
4. Bietet Integrationen von Drittanbietern, um Sie bei der Verwaltung aller Daten in einem zentralen System zu unterstützen.

Kostenlose Procol-Testversion: Nicht verfügbar

Procol-Preise: Preise sind auf Anfrage erhältlich.

• Pipefy

Die Pipefy-Software bietet Kleinunternehmern eine Beschaffungslösung, die sowohl flexibel als auch anpassbar ist. Diese robuste Lösung wird die Stakeholder-Kommunikation verbessern und die Belegschaft dazu ermutigen, schnell intelligente und effiziente arbeitsbezogene Entscheidungen zu treffen.

Durch die Integration mit Coupa, SAP, NetSuite und DocuSign sorgt Pipefy für umfassende Sichtbarkeit und Transparenz bei jeder Bestellanforderung und schließt so Lücken.

Funktionen von Pipefy

1. Sorgen Sie für Echtzeitkommunikation durch die Integration anderer Drittanbieteranwendungen wie Slack und Jira.
2. Bietet einen klaren Überblick über jede Beschaffungsphase.
3. Bietet eine detaillierte Dashboard-Funktion, die Ihnen eine detaillierte Analyse aller wesentlichen beschaffungsbezogenen Arbeitsprozesse ermöglicht.

Kostenlose Testversion von Pipefy: Bietet keine kostenlose Testversion, sondern einen kostenlosen Plan für kleine Teams, Freiberufler und Studenten.

Pipefy-Preise: Die Preise für den Businessplan beginnen bei 19 USD/Benutzer/Monat.

• Kissflow

Die Beschaffungssoftware Kissflow bietet eine vielseitige Procure-to-Pay-Lösung, mit der Unternehmen jeder Größe die Effizienz ihrer Beschaffungsprozesse steigern können.

Es bietet spezielle Module für Bestellungen, Bestellanforderungen, Lieferantenverwaltung, Einkaufsrechnungen, Analysen und nahtlose Integration. Darüber hinaus stellt Kissflow für Kleinunternehmer, die vom manuellen Beschaffungsmanagement umsteigen möchten, eine ideale Wahl dar.

Funktionen von Kissflow

1. Unterstützt die Lieferantenverwaltung
2. Benutzer können ihre Abrechnungs- und Rechnungsanforderungen einfach verwalten
3. Überwachen Sie ganz einfach die Auftragsverwaltung
4. Bietet vorgefertigte Vorlagen

Kostenlose Kissflow-Testversion: Verfügbar

Kissflow-Preise: Der kostenpflichtige Plan beginnt bei 1.990 USD/Monat

Was ist ein Beschaffungslebenszyklus?

Ein Beschaffungslebenszyklus kann als eine Abfolge von Schritten definiert werden, die aus Folgendem besteht:

• Identifizierung der Waren und Dienstleistungen, die das Unternehmen benötigt
• Übermittlung der Kaufanfrage
• Beurteilung und Auswahl der Anbieter
• Den Preis verhandeln
• Erstellen einer Bestellung
• Empfang und Prüfung der gelieferten Waren
• Genehmigung der Rechnung
• Die Zahlung veranlassen
• Erfassung aller wesentlichen Daten

Dies sind die grundlegenden Schritte eines Beschaffungszyklus, der Sie zum endgültigen Einkauf von Waren und Dienstleistungen führt. Als Kleinunternehmer ist es wichtig, alle Phasen eines Beschaffungslebenszyklus zu identifizieren und verschiedene Möglichkeiten zur Optimierung des Prozesses zu entwickeln.

Ein effizienter Beschaffungslebenszyklus hilft Unternehmen dabei, ihre Kapitalrendite zu maximieren und eine langfristige, gesunde Beziehung zu Lieferanten aufzubauen.

Welche verschiedenen Arten der Beschaffung gibt es?

In der dynamischen Geschäftswelt von heute spielt die Beschaffung eine entscheidende Rolle für den Gesamterfolg eines Unternehmens in verschiedenen Branchen.

Ein grundlegendes Verständnis der verschiedenen Beschaffungsarten hilft Ihnen, Ihre Beschaffungsstrategien zu optimieren, Kosten zu senken und nachhaltiges Wachstum zu erzielen. Schauen wir uns die verschiedenen Beschaffungsarten an, über die kleine Unternehmen Bescheid wissen sollten.

• Direktbeschaffung: Man kann sie als einen Prozess definieren, bei dem Waren und Dienstleistungen direkt von Lieferanten und Herstellern erworben werden. Direktbeschaffung ermöglicht es Unternehmen, mehr Kontrolle über die Qualität, Kosten und Lieferung ihrer Einkäufe zu haben und eine gesunde Beziehung zu Lieferanten aufzubauen.
• Indirekte Beschaffung: Bezieht sich auf den Erwerb von Waren und Dienstleistungen, die nicht direkt mit dem Endprodukt eines Unternehmens verbunden sind. Indirekte Beschaffungskäufe unterstützen die Geschäftstätigkeit des Unternehmens. Beispiele für indirekte Beschaffung sind Büromaterial, IT-Ausrüstung und Dienstleistungen wie Rechts- und Beratungsdienstleistungen.
• Warenbeschaffung: Bezieht sich auf physische Artikel, kann aber auch Software-Abonnements umfassen. Eine effektive Warenbeschaffung basiert auf dem Supply Chain Management und kann sowohl direkte als auch indirekte Beschaffung umfassen.
• Dienstleistungsbeschaffung: Diese Art der Beschaffung legt großen Wert auf personenbezogene Dienstleistungen. Abhängig von Ihren Geschäftsanforderungen umfassen diese Dienstleistungen häufig die Beauftragung einzelner Auftragnehmer, Arbeitskräfte, Anwaltskanzleien und Sicherheitsdienste vor Ort.

Vorteile kostenloser Beschaffungssoftware

Kostenlose Beschaffungssoftware kann für Ihr Unternehmen nützlich sein, da sie einen besseren Überblick über Ihr Ausgabenverhalten bietet. Es speichert alle beschaffungsrelevanten Daten an einem Ort und Sie können die Rechnungsstellung problemlos abwickeln. Nachfolgend sind einige der Hauptvorteile kostenloser Beschaffungssoftware aufgeführt.

• Erhöhte Produktivität und Effizienz

Einer der Hauptvorteile der Verwendung kostenloser Beschaffungssoftware ist die höhere Produktivität und Effizienz durch die Minimierung der Gesamtzeit, die für den Abschluss eines Beschaffungszyklus erforderlich ist.

Es rationalisiert Prozesse wie Bestellung, Rechnungserstellung, Ausführung von Zahlungen und Genehmigungen für den Einkauf. Durch die Prozessautomatisierung können sich Mitarbeiter stärker auf Lieferantenbeziehungen konzentrieren und strategische Geschäftsentscheidungen treffen.

• Reduzierte Kosten

Mit einer kostenlosen Beschaffungssoftware erhalten Unternehmen einen vollständigen Überblick darüber, wo und in welcher Höhe ihr Geld investiert wird.

Mithilfe der Software können Geschäftsinhaber überwachen und im Auge behalten, wie viel Geld sie für den Kauf von Waren und Dienstleistungen ausgeben, welche Dienstleistungen gekauft werden, wer die Lieferanten sind und welcher Anbieter die beste Lösung anbietet. Darüber hinaus trägt es dazu bei, die Kosten für Fehler und Nacharbeiten zu reduzieren.

• Automatisierte Prozesse

Die Automatisierung wird eine Schlüsselrolle bei der Verbesserung des gesamten Kundenerlebnisses spielen, da die Kunden ihre Bestellungen problemlos selbst auf mobilen Geräten verfolgen können.

Beschaffungssoftware hilft dabei, Dateien automatisch zu erstellen, zeitnahe Benachrichtigungen und Aktualisierungen über Fälligkeitstermine zu senden und vieles mehr. Die Automatisierung von Beschaffungsprozessen führt zu höherer Produktivität und fehlerfreier Produktion.

• Verbesserte Sichtbarkeit

E-Procurement-Software bietet robuste Funktionen für Berichte und Analysen, die Einblicke in das allgemeine Ausgabeverhalten, die Lieferantenleistung und andere wichtige Kennzahlen liefern. Diese Echtzeittransparenz wird Unternehmen dabei helfen, fundierte Entscheidungen zu treffen, Möglichkeiten zur Kosteneinsparung zu erkennen und ihre Beschaffungsstrategien zu optimieren.

Vergleich zwischen den Top 5 der kostenlosen Beschaffungssoftware

Der Kauf der besten Beschaffungssoftware für Ihr Unternehmen kann eine überwältigende Entscheidung sein. Damit Sie eine fundierte Entscheidung treffen können, haben wir eine umfassende Tabelle zusammengestellt, die Ihnen eine detaillierte Analyse der besten Beschaffungssoftware basierend auf den unten genannten Parametern bietet.

Die zentralen Thesen

Kostenlose Beschaffungssoftware hat kleinen Unternehmen große Vorteile gebracht, indem sie ihnen zuverlässige und kostengünstige Lösungen für die Verwaltung ihrer Beschaffungsprozesse bietet.

Die oben erwähnte Top-Beschaffungssoftware bietet eine breite Palette an Funktionen, die es kleinen Unternehmen ermöglichen, ihre Einkaufsaktivitäten zu rationalisieren, das Lieferantenmanagement zu verbessern und die allgemeine betriebliche Effizienz zu steigern.

Durch den Einsatz kostenloser E-Procurement-Software können kleine Unternehmen problemlos am Markt konkurrieren, das Wachstum vorantreiben und ihre Ziele erreichen und gleichzeitig die Kosten kontrollieren.

FAQs