„Von einer Barriere zu einer Brücke“: 6 Erkenntnisse für ein besseres Fördermittelmanagement aus unserem Gespräch mit Three Local United Ways

Submittable ist seit Jahren stolzer Partner vieler lokaler United Way-Organisationen, die die Fördermitteltechnologie von Submittable nutzen, um ihre Investitionen in gemeinnützige Organisationen in ihrer Gemeinde durch wettbewerbsfähige Fördermittel zu verwalten.

Wir haben kürzlich drei Kunden von United Way eingeladen, mit Sam Caplan, VP of Social Impact bei Submittable, mit ihren Kollegen darüber zu sprechen, was sie bei der Umsetzung moderner und gemeinschaftszentrierter Strategien mit Submittable gelernt haben.

Wenn Sie durch Ihre Förderung stärkere Beziehungen in Ihrer Gemeinde aufbauen möchten, ist dieses Gespräch genau das Richtige für Sie. Hier sind die besten Imbissbuden, in ihren eigenen Worten.

Im Gespräch:

• Jeff Howell, Chief Program Officer bei United Way of the Greater Triangle
• Craig Shoemaker, Direktor für Technologie und Betrieb bei United Way of Greenville County
• Christopher Nicholas, CFO/CTO/COO bei United Way of Greenville County
• Sabra Williams, Systemanalytikerin bei United Way of Greater Philadelphia and Southern New Jersey
• Sam Caplan, Vizepräsident für soziale Auswirkungen bei Submittable

1. Haben Sie keine Angst davor, die Art und Weise zu ändern, wie Sie es immer getan haben

United Way gibt es schon seit über hundert Jahren. Und während diese Geschichte die Organisation in vielen Gemeinden als etablierte Säule zurücklässt, kann sie auch zu einem Gefühl der Trägheit führen. Jeder Versuch, Veränderungen herbeizuführen, steht vor der Herausforderung, „es so zu tun, wie wir es schon immer getan haben“.

Für Craig Shoemaker, Director of Technology & Operations, und Christopher Nicholas, CIO bei United Way of Greenville County, war ein wirklich veralteter Prozess zur Gewährung von Zuschüssen für alle Beteiligten umständlich. Sie waren bereit, es aufzumischen.

Wie Craig erklärt, wollten sie einen neuen Weg einschlagen: mutig und einfach . Spielen Sie den Clip ab, um mehr darüber zu erfahren.

Durch die Vereinfachung sowohl der Bewerbung selbst als auch der Bewerbungstechnologie mit der Umstellung auf Submittable konnten sie ihr Ziel erreichen.

Wie Craig in dem Clip in der Vergangenheit beschreibt: „Die Software war klobig. Es war schwer. Wir mussten Schulungen durchführen, die sich speziell auf den Bewerbungsprozess konzentrierten, anstatt darüber zu sprechen, welche Inhalte benötigt wurden oder was wir von den Bewerbern erwarteten. Um es mutig und einfach zu sagen: Wir wollten wirklich ein Tool, das die Finanzierung erleichtert und nicht wie in der Vergangenheit ein Hindernis darstellt, um die Finanzierung zu behindern .“

2. Betrachten Sie Ihre Bewerbung als den Beginn Ihrer Beziehung zu Ihren Stipendiaten

Für Jeff Howell, Chief Program Officer bei United Way of the Greater Triangle, der das Forschungsdreieck um Raleigh, Durham und Chapel Hill in North Carolina betreut, ist eine Fördermittelverwaltungsplattform mehr als nur ein Produkt. Es ist ein Werkzeug, um Vertrauen aufzubauen. Er erklärt es im Clip.

Wie Jeff in dem Clip sagt: „Ich denke, aus unserer Sicht ist die Investition in etwas wie Submittable eine Investition in die erste Erfahrung mit United Way of the Greater Triangle.“

Indem er diese Beziehung auf den richtigen Weg bringt, hat Jeff gelernt, dass Bewerber später „bereit sind, mit Ihnen an weiteren Dingen zu arbeiten und sich ein bisschen mehr auf diese Beziehung einzulassen “.

3. Stellen Sie die Menschlichkeit Ihrer Bewerber in den Mittelpunkt

Weitere Ratschläge von Jeff? Um statt einer Transaktion eine echte Beziehung zu den Bewerbern aufzubauen, konzentrieren Sie sich darauf, deren Menschlichkeit in den Mittelpunkt zu stellen. Submittable bietet einfache Datei-Uploads zur Unterstützung mehrerer Video- und Audiodateitypen, die Ihnen dabei helfen können. Hören Sie, wie Jeff im Clip auf Sam Caplans Frage dazu antwortet.

Wie Jeff ausführlich ausführt, ermöglicht die Nutzung von Datei-Uploads United Way of the Greater Triangle Folgendes:

• Kommen Sie der Arbeit des Bewerbers näher. Wie Jeff sagt: „Wir können sehen, wie diese Arbeit im Alltag aussieht, sich anfühlt und klingt.“
• Machen Sie ihre Gutachter zu starken Fürsprechern. Jeff erklärt: „Unsere Rezensenten stellen fest, dass sie in der Lage sind, eine persönliche Beziehung zur Organisation aufzubauen, in der sie sich für ihre Arbeit einsetzen können. Ich denke, dass sie sich auch über unseren Förderprozess hinaus stärker mit diesem Raum verbunden fühlen.“
• Geben Sie gemeinnützigen Organisationen mehr Raum, sich auf ihre Arbeit zu konzentrieren. In Jeffs Worten: „Wir können es ihnen ermöglichen, diese Anwendung so einfach wie möglich durchzuführen und ihnen die Möglichkeit zu geben, sich auf das zu konzentrieren, was sie wirklich gut können und worauf wir als Geldgeber in diesem Bereich sie konzentrieren müssen.“ Das ist ein großer Gewinn für uns als Gemeinschaft.“

4. Schaffen Sie ein einladenderes Review-Erlebnis für Freiwillige

Sabra Williams, Systemanalytikerin für United Way im Großraum Philadelphia und Süd-New Jersey, praktiziert wie viele andere lokale United Ways die partizipative Zuschussvergabe. Das bedeutet, dass sie bewusst Freiwillige aus ihrer Gemeinde willkommen heißt, sich aktiv am Überprüfungsprozess zu beteiligen. Mit dieser Strategie kann eine positive – oder negative – Erfahrung eines Rezensenten Nachwirkungen haben, die sich auf seinen Ruf in der Community auswirken.

Zu Beginn ihres neuesten Stipendienzyklus konzentrierte sich Sabra daher darauf, die Erfahrung der Gutachter zu verbessern. Sie wusste, dass es ihr und ihren Rezensenten Zeit sparen würde. Aber am Ende brachte es noch eine Vielzahl weiterer Vorteile mit sich. Sabra erklärt es im Clip.

Wie sie in dem Clip ausführlich beschreibt, waren viele der Vorteile auf die intuitive Side-by-Side-Überprüfungsfunktion von Submittable zurückzuführen, die zu Folgendem führte:

• Weniger Zeitaufwand für Schulungsbewertungen. Sabra sagt: „In den vergangenen Jahren hatten wir, wie Sie wissen, mehrere Schulungen angeboten. Wir haben alles Mögliche ausgedruckt. Wir haben Ordner mit allen Anwendungen erstellt. Wir führten Podiumsdiskussionen durch. Dieses Mal nicht."
• Ein Anstieg der Beteiligung. Mithilfe eines einfach zu bedienenden Tools erklärt sie: „Insgesamt hatten wir eine sehr gute Beteiligung unserer Freiwilligen.“
• Ein schnellerer und pünktlicher Überprüfungsprozess. Sabra sagt: „Da das System wirklich benutzerfreundlich und einfach zu bedienen ist, konnten die Prüfer ihre Aufgaben pünktlich und mit sehr wenigen Fragen oder Problemen abschließen.“
• Reduzierte Frustration der Rezensenten. Die intuitive Parallelbewertung von Submittable sorgte für weniger Kopfschmerzen. Sabra erklärt: „Ich glaube, das war wirklich der Schlüssel zur Zeitersparnis und zur Reduzierung der Frustration. Ich weiß, dass es in früheren Zyklen eine Beschwerde gab.“

5.Machen Sie die Berichterstattung so einfach wie möglich

Submittable kommt nicht einfach zu Ihrem Bewerbungsprozess vorbei und verschwindet wieder. Vielmehr handelt es sich um ein Tool, das Sie und Ihr Antragsteller während des gesamten Förderzyklus nutzen können, um einfach zu kommunizieren und den Überblick über die Dokumente, Besuche vor Ort, mündliche Check-ins – alles, was zu einer Förderpartnerschaft gehört – zu behalten.

Für Sabra führte dieses konsistente Tool über den gesamten Förderzyklus hinweg zu einem sehr zufriedenstellenden Ergebnis bei der Berichterstattung über die Teilnahme. Hören Sie es in ihren Worten im Clip.

Wie sie erklärt:

„Wir waren begeistert, dass alle hundert Agenturen ihre Berichte eingereicht haben . Ich glaube nicht, dass uns das jemals zuvor passiert ist. Wir haben sie jemals alle reingeholt. Und tatsächlich kamen die meisten sogar pünktlich an. Das war also auch eine schöne Überraschung.“

Wie haben Sie das geschafft?

„Ich glaube, wissen Sie, dass uns das wirklich benutzerfreundliche System, mit dem sie bereits vertraut waren, wirklich dabei geholfen hat, sicherzustellen, dass jeder seine Berichte erhalten hat“, sagt Sabra.

6. Stellen Sie Ihren Ruf wieder her, indem Sie Veränderungen annehmen

Zurück zu Craig und Christopher von United Way of Greenville County: Ihre neue mutige und einfache Philosophie hat letztendlich viel mehr bewirkt als nur die Vereinfachung von Prozessen. Es stärkte ihren Ruf . Christopher erklärt es im Clip.

Sie fragen sich vielleicht, wie die Anpassung eines neuen Förderverwaltungssystems so wirkungsvoll sein könnte?

Wie Christopher sagt, kam es darauf an, den Förderprozess selbst „von einem Hindernis zu einer Brücke “ zu machen. Er wollte, dass sich der Prozess von einem „Hindernis bei der Finanzierung“ zu einem einfachen Mittel für den Zugang zu Kapital entwickelt, das in unsere Gemeinschaft reinvestiert werden kann .

Submittable ermöglichte es dem Team von United Way of Greenville County auch, viel schneller voranzukommen. Was für eine gemeinnützige Organisation, die auf Finanzierung hofft, einen großen Unterschied machen kann. In ihrem Fall führten diese Änderungen insgesamt letztendlich zu einer Verbesserung des Rufs der Organisation. Wie Christopher erklärt,

„Für einige unserer Partner sind wir ein Jahr lang eine bedeutende Einnahmequelle. Durch die Vereinfachung dieses Prozesses konnten wir ihnen wirklich dabei helfen, Haushaltsentscheidungen zu treffen, ihnen dabei zu helfen, strategische Entscheidungen zu treffen, und sie konnten diese schnell treffen, was letztendlich unserem Ruf als Veranstalter, als Vermittler, als Geldgeber usw. zugute kam nicht so, nun ja, wir müssen uns durch all diese Hürden kämpfen und hoffentlich gewähren sie uns, wissen Sie, das Geld, das wir verlangen.“

Machen Sie den ersten Schritt zur Veränderung

Viele Stipendiaten befinden sich in einer Situation, in der sie wissen, dass es an der Zeit ist, Veränderungen anzunehmen, aber sie sind sich nicht sicher, wie sie den ersten Schritt machen sollen. Der Blick auf andere Organisationen, die große Veränderungen vorgenommen haben, kann Ihnen dabei helfen, eine Strategie zu entwickeln, die für Ihr Team und Ihre Community sinnvoll ist.

In dem einstündigen Gespräch sind noch viele weitere Perlen der Weisheit enthalten. Um zu hören, wie Christopher verrät, welches Tool dabei geholfen hat, „[seine] Ehe zu retten“ (Hinweis: Es ist dasselbe, von dem Jeff sagte, wenn wir es jemals loswerden, werden wir „einen Aufstand“ vor uns haben), hören Sie sich das vollständige Gespräch an.

Wenn Sie mehr über Submittable erfahren möchten, würden wir uns freuen, mit Ihnen zu sprechen. Kontaktieren Sie noch heute unser Team!