Der Stand der Fördermittel-Compliance im Jahr 2024: Was Sie über die Veränderungen der Uniform Guidance wissen müssen

Es zeichnet sich ein Blick in die Zukunft der Uniform Guidance ab, aber wenn Sie nicht am Annual Grants Training (AGT) 2024 teilgenommen haben, haben Sie es vielleicht verpasst. Kurz gesagt, wir werden wahrscheinlich eine Erhöhung der Prüfungs- und Ausgabenschwellen, weniger Fachjargon und eine schnellere Betrugserkennung erleben. Lassen Sie uns eintauchen.

Haftungsausschluss: Der Inhalt dieses Blogs dient ausschließlich allgemeinen Informationszwecken und sollte nicht als Rechtsberatung ausgelegt werden. Den Lesern wird empfohlen, sich von ihrem eigenen Rechtsbeistand oder Berater beraten zu lassen, bevor sie Entscheidungen auf der Grundlage der hierin enthaltenen Informationen treffen. Wir übernehmen keine Haftung für Maßnahmen, die auf der Grundlage dieses Artikels ergriffen oder unterlassen werden.

Anmerkung des Autors: Dieser Artikel wurde vor der Ankündigung geschrieben, dass die neuen Uniform Guidance-Regeln am Donnerstag, dem 4. April, eingeführt werden. Sie können sich hier für das Einführungs-Webinar anmelden . Wir werden diesen Artikel mit dem aktualisieren, was wir gelernt haben.

Im April 2023 lernte ich alles, was ich konnte, über „Uniform Guidance for Federal Awards“ oder 2 CFR Part 200, einen Rahmen von Regeln und Vorschriften für die Gewährung von Bundesmitteln. Im Rahmen dieser Bemühungen nahm ich am AGT 2023 der National Grant Management Association (NGMA) teil.

Wenn Sie auch dabei wären, könnten Sie sich an einen Moment vielleicht genauso lebhaft erinnern wie ich. Deidre Harrison, stellvertretende Kontrolleurin des Office of Management and Budget (OMB), betritt die Bühne und lässt eine Bombe platzen: OMB arbeitet an einer bevorstehenden Aktualisierung der Uniform Guidance.

Harrisons Nachricht löst ein kollektives Stöhnen aus.

Im wahrsten Sinne des Wortes kann ich hören, wie die Förderprofis um mich herum die Luft verlieren. Grant-Manager widmen sich jahrelang der Beherrschung der Uniform Guidance und durchlaufen oft strenge Zertifizierungsprozesse. Jede Änderung dieser Leitlinien bedeutet für viele Menschen viel Arbeit.

Im Laufe der Monate beginnen wir, ein klareres Bild davon zu bekommen, was sich ändern wird. Im September 2023 veröffentlichte OMB einige der ersten Dokumentationen der bevorstehenden Änderungen der Uniform Guidance. Das war sehr hilfreich, aber was wir alle brauchten, war ein tiefer Einblick in die AGT-Veranstaltung.

Das AGT 2024 bot diesen tiefgreifenden Einblick und noch viel mehr. Dieses Jahr hat Harrison uns Einzelheiten mitgeteilt, und ich habe mir viele Notizen gemacht. Folgendes wissen wir bisher.

Warum sich die einheitlichen Leitlinien ändern

Als Harrison dieses Jahr auf die Bühne kam, war der Raum voller Aufregung und wartete darauf, mehr über die Pläne von ihr und ihrem Team zu erfahren. Mit Änderungen an den Uniform Guidance möchte OMB:

1. Passen Sie sich den Verwaltungsprioritäten an, indem Sie gesetzliche Anforderungen einbeziehen.
2. Reduzieren Sie die Belastung durch optimierte Prozesse sowohl für Agenturen als auch für Empfänger.
3. Klären und standardisieren Sie mehrdeutige Abschnitte, um eine einheitliche Interpretation sicherzustellen.
4. Schreiben Sie Abschnitte in einfacher Sprache um, verbessern Sie den Ablauf und beheben Sie Inkonsistenzen.

Harrison stellte außerdem den neu gegründeten Council of Federal Financial Assistance (COFFA) vor, der im vergangenen Herbst angekündigt wurde und dessen Aufgabe darin besteht, „sicherzustellen, dass Bundesbehörden über die Instrumente verfügen, die sie benötigen, um Bundesfinanzhilfeprogramme auf effiziente, effektive und gerechte Weise durchzuführen.“ , und verringert gleichzeitig den Verwaltungsaufwand für Antragsteller und Empfänger von Bundesfinanzhilfen.“

Als Teil dieses Ziels wird COFFA damit beginnen, Schulungen und Prozesse in der Uniform Guidance zu standardisieren. Um zu verstehen, wie, müssen wir verstehen, was sich verändert.

Die Schwellenwerte werden steigen

Der Saal jubelte, als Harrison den Vorschlag ankündigte, die De-minimis-Grenze für indirekte und direkte Kosten zu erhöhen.

• Für den indirekten Kostensatz beträgt der vorgeschlagene neue De-minimis-Satz 15 % (vorher 10 %).
• Für die direkten Kosten beträgt die vorgeschlagene neue De-minimis-Grenze 50.000 US-Dollar (vorher 25.000 US-Dollar).

Darüber hinaus liegt der vorgeschlagene Schwellenwert für Einzelprüfungen bei 1 Million US-Dollar (vorher 750.000 US-Dollar). Diese Änderung scheint willkommen zu sein, da sie wahrscheinlich den Verwaltungsaufwand für viele Fördermittelgeber verringern wird. Wir müssen abwarten, ob sich dies auf die Gesamtzahl der erforderlichen Audits auswirkt.

Die Sprache wird einfacher und klarer

Andrew Victor, Esq für USAID, lachte bei der Abschlusssitzung der AGT 2024, als er sagte: „Vielleicht müssen Sie nicht zu Ihrem Anwalt gehen, nur um sich [Uniform Guidance] erklären zu lassen.“ Zu diesem Zweck möchte OMB die neuen einheitlichen Leitlinien klarer und leichter lesbar machen, um Mehrfachinterpretationen derselben Sprache zu vermeiden.

Verwenden Sie beispielsweise „Empfänger“ anstelle von „nicht-bundesstaatliches Unternehmen“ und den tatsächlichen Namen eines bestimmten Regierungssystems (z. B. SAM.gov) im Gegensatz zu dem zuvor vagen „OPB-designierten regierungsweiten System“. OMB hat ein Dokument bereitgestellt, das ein Beispiel für die Änderungen zeigt.

OMB zielt außerdem darauf ab, die Bekanntmachung über Fördermöglichkeiten (NOFO) zu standardisieren, bei der es sich um eine Mitteilung darüber handelt, dass einer Bundesinstitution Mittel zur Gewährung zur Verfügung stehen. Derzeit können NOFOs Hunderte von Seiten lang sein und mit einheitlicher Leitliniensprache gefüllt sein, die nicht darin enthalten sein muss. Künftig zielt OMB darauf ab, NOFOs zusammen mit einer einfacheren einheitlichen Leitliniensprache zu reduzieren.

Eine verbindliche Offenlegung kann erfolgen, sobald Ihnen Beweise vorliegen

Verständlicherweise sind Transparenz und Betrugsbekämpfung für OMB von großer Bedeutung. Daher ändern sie die Fristen für obligatorische Offenlegungen, bei denen es sich um Meldungen über Betrugsermittlungen handelt.

In der Praxis handelt es sich bei diesen Änderungen um kleine Formulierungsänderungen, die letztendlich große Auswirkungen auf den Zeitpunkt der obligatorischen Offenlegung haben. Melissa Prusock, Esq Greenberg Traurig, LLP, erklärte, dass dieser Terminologiewechsel ihrer Meinung nach die größte Veränderung sei, die sie durch die neuen vorgeschlagenen Compliance-Regeln sehe. Sie erklärte: „Mit der vorgeschlagenen Regel handelt es sich um jede kriminelle [Aktivität]. Dies ist eine bedeutende Erweiterung. Damit sitzen Sie im selben Boot wie die Auftragnehmer. Außerdem heißt es dort, dass Sie mit Ihrer Offenlegung „pünktlich“ sein müssen, während vorher „rechtzeitig“ stand.“

Bisher galt die Auslegung, dass Antragsteller, Empfänger und Unterempfänger potenzielle betrügerische Aktivitäten offenlegen müssen, sobald sie sicher sind, dass es sich um betrügerische Aktivitäten handelt. Mit den vorgeschlagenen Änderungen müssten diese Personen die laufenden Ermittlungen offenlegen, sobald glaubwürdige Beweise vorliegen.

Auf der AGT 2024 erklärte David Clark, Geschäftsführer von Industry Special Services bei BDO USA: „Sobald Sie glaubwürdige Beweise haben, müssen Sie sie darüber informieren.“ Es ist nicht mehr notwendig, dass Sie Ihre Untersuchung abgeschlossen haben. Wenn Sie einen Tipp haben und glauben, dass er echt ist, müssen Sie ihn offenlegen.“

Diese neuen Offenlegungsregeln sind zwar auf den ersten Blick klein, stellen aber eine große Änderung dar. Halten Sie also Ausschau nach weiteren Informationen und konsultieren Sie einen Rechtsbeistand.

Die Veränderung wird eine Weile dauern

Das Wichtigste, was ich schließlich gelernt habe, ist, dass diese Änderungen wahrscheinlich nicht so schnell in Kraft treten werden. Wenn die endgültigen Aktualisierungen der Uniform Guidance herauskommen, versicherte uns Harrison, dass vor der Implementierung genügend Zeit zur Vorbereitung bleibt.

Daher empfehle ich Ihnen, sich vorerst auf die einheitlichen Leitlinien zu konzentrieren, die wir heute haben, und die Augen offen zu halten für die Veränderungen, die sich am Horizont abzeichnen.

Die Verwaltung von Zuschüssen ist harte Arbeit

Ich bin unseren Fördermittelmanagern sehr dankbar, weil sie unermüdlich daran arbeiten, die Regeln einzuhalten und diese Regeln in- und auswendig zu verstehen. Dennoch bilden und schulen sie sich gegenseitig und ihre Unterempfänger, NPOs und all die guten Leute, die gute Arbeit leisten. Es ist keine kleine Aufgabe.

Wenn Sie auf der Suche nach einer Fördermittelverwaltungssoftware sind, die Sie dabei unterstützt, Mittel sicher und konform auszuzahlen, empfehle ich Ihnen, einen Demotermin bei Submittable zu vereinbaren. Wenn Sie auf der Suche nach Beratern sind, die Sie beim Durchdenken von Compliance unterstützen, wenden Sie sich an unsere Freunde bei BDO.