Ihr Leitfaden zur asynchronen Kommunikation

Teams auf der ganzen Welt sind mittlerweile fest im Konzept der Fernarbeit verankert. In den letzten anderthalb Jahren gab es Erkenntnisse, Frustrationen und einige großartige Durchbrüche in der Teamdynamik, der Unternehmenskultur und der Gesamtproduktivität.

Unternehmen haben bei ihrer Umstellung auf Remote-Arbeit unterschiedliche Erfolge erzielt. Aber die erfolgreichsten Organisationen haben eines erkannt, dass Remote-Arbeit nicht so einfach ist wie die Implementierung einer Struktur, die bestand, als Teams noch am selben Ort waren.

Verteilte Teams fühlen sich stärker, wenn sie über mehr Flexibilität und Autonomie verfügen. Die Möglichkeit, Ihren eigenen Zeitplan zu erstellen und verschiedene Aufgaben an einem Tag nach Belieben zu priorisieren, gibt den Teammitgliedern die Möglichkeit, ihren Tag zu gestalten und ihre Produktivität zu maximieren.

Die Vorteile des asynchronen Arbeitens werden immer deutlicher. Organisationen schaffen und implementieren Strukturen, die alle Vorteile, die sich aus dem asynchronen Arbeiten ergeben, optimal nutzen.

Was ist asynchrone Kommunikation?

Asynchrone Arbeit liegt vor, wenn Mitglieder eines Teams miteinander kommunizieren können, ohne dass sie zum exakt gleichen Zeitpunkt anwesend sein müssen. Dies geschieht, wenn die Informationen zeitlich unabhängig ausgetauscht werden können. Bei der asynchronen Kommunikation präsentieren Teammitglieder normalerweise einige Informationen und es gibt eine gewisse Zeitverzögerung, bevor der Empfänger seine Antwort anbietet. Einfach ausgedrückt ist asynchrone Arbeit jede Form von Arbeit, die nicht in Echtzeit stattfindet und es Teammitgliedern ermöglicht, ihre Bemühungen über mehrere Zeitpläne hinweg zu koordinieren, um gemeinsam an einem Projekt zu arbeiten.

Asynchrone Arbeit ist nicht dasselbe wie Fernarbeit

Diese beiden Begriffe werden oft miteinander vermengt, aber in Wirklichkeit unterscheiden sie sich deutlich. Einige Unternehmen, die auf Remote umgestellt haben, erwarten immer noch, dass sich die Mitarbeiter zu einer bestimmten Zeit anmelden und von 9 bis 17 Uhr an ihrem Schreibtisch bleiben, genau wie in einem Büro.

Asynchrone Arbeit ermöglicht es Mitarbeitern jedoch, Aufgaben in ihrer eigenen Zeit zu erledigen, die sich stark von der ihrer Kollegen unterscheiden kann. Dies setzt voraus, dass die Kommunikation nicht unmittelbar erfolgen soll und die Menschen reagieren können, wenn es ihnen passt. Online-Hubs und Remote-Collaboration-Tools ermöglichen es Teams, selbstständig auf eine gemeinsame Ressource zuzugreifen. Sie erledigen Aufgaben und senden sie an ihre Kollegen, die sie dann zu Beginn ihres Arbeitstages abholen können.

Meetings sind schrecklich

Endlose Check-Ins, tägliche Stand-Ups und Meetings mit allen Beteiligten können äußerst unproduktiv sein. Meetings wurden als einer der größten Zeitfresser in jeder Organisation identifiziert. In einer kürzlich von der Harvard Business Review durchgeführten Studie gaben 65 % der Manager an, dass Meetings sie davon abhielten, die eigentliche Arbeit zu erledigen, 71 % sagten, Meetings seien unproduktiv und ineffizient, und 64 % gaben an, dass sie tiefes Denken behindern.

Während einige Meetings unvermeidlich sind, verändert das asynchrone Arbeiten die Art und Weise, wie Unternehmen Meetings im Allgemeinen angehen. Um ein Meeting zu planen, während Sie asynchron arbeiten, müssen Sie die Zeiten verschiedener Personen koordinieren, wodurch sichergestellt wird, dass Meetings nur dann stattfinden, wenn sie unbedingt erforderlich sind. Dies sorgt für klare Agenden und produktivere Interaktionen.

Die Ära der Deep Work

Da die Teams immer verteilter werden, hat der Wert, den Unternehmen der Zeit, die sie bei der Arbeit verbringen, beimessen, stark abgenommen. Leistung und Produktivität sind zu den einzigen wichtigen Faktoren bei der Bewertung der Mitarbeiterleistung geworden.

„Nicht kognitiv anspruchsvolle Aufgaben im logistischen Stil werden oft abgelenkt ausgeführt. Diese Bemühungen schaffen in der Regel keinen neuen Wert in der Welt und sind leicht zu wiederholen.“

– Cal Newport

Deep Work bezieht sich auf unsere Fähigkeit, über einen langen Zeitraum ohne Ablenkung oder Unterbrechung in einem Zustand tiefer Konzentration und Konzentration zu arbeiten.

Durch asynchrones Arbeiten werden Mitarbeiter von den täglichen Ablenkungen eines Arbeitsplatzes befreit, sodass sie Teile ihres Tages der Schaffung hochwertiger, produktiver Ergebnisse widmen können.

Vorteile des asynchronen Arbeitens

Mehr Flexibilität: Durch asynchrones Arbeiten können Mitarbeiter zum Herrn ihrer Zeit werden. Sie können Arbeitspläne erstellen, die zu ihrem Lebensstil passen, was zu einer erfüllteren Work-Life-Balance führt.

Detailliertere Antworten: Bei der asynchronen Arbeit wird nicht erwartet, dass die Mitarbeiter sofort antworten oder reagieren, was bedeutet, dass sie sich Zeit nehmen können, wirklich über ein Problem nachzudenken und es zu analysieren, bevor sie ihre Antwort oder Meinung äußern. Dies führt zu durchdachteren Entscheidungen.

Weniger Ablenkungen: Asynchrones Arbeiten hilft Mitarbeitern, leichter in einen Flow-Zustand zu gelangen. Indem sie sich etwas Zeit für eine bestimmte Aufgabe nehmen, können sie wirklich gründlich nachdenken, ohne sich Sorgen machen zu müssen, von Kollegen wegen anderer, nicht verwandter Aufgaben unterbrochen zu werden.

Automatische Dokumentation: Die meiste asynchrone Kommunikation ist schriftliche Kommunikation. Ob per E-Mail, Chat oder auf einem Online-Whiteboard, in der Regel gibt es Aufzeichnungen über die stattfindende Kommunikation. Sie können jederzeit zurückgehen und auf diese Kommunikation verweisen, und sie dient als Protokoll, das Kommunikationsredundanzen vermeidet.

Flacht Hierarchien ab: Es schafft ein offenes Forum für Mitarbeiter, um Vorschläge und Gedanken einzubringen. Es beseitigt einige der einschüchternden Faktoren, die während Meetings oder persönlichen Interaktionen vorhanden sein könnten.

Tools für effiziente asynchrone Kommunikation

Email:
Die Popularität von E-Mail scheint mit dem Aufkommen vieler New-Age-Kommunikationstools wie Slack zu verblassen, die behaupten, für die Remote-Zusammenarbeit entwickelt worden zu sein. Aber E-Mail lässt sich immer noch sehr gut in asynchrone Kommunikation übersetzen. Es wird keine sofortige Antwort erwartet, sodass die Teammitglieder in ihrer Freizeit mit durchdachten, wertvollen Beiträgen antworten können.

Videokommunikation:
Videokonferenzen sind die Standardkommunikationsmethode, um persönliche Besprechungen zu ersetzen. Aber es lässt sich nicht sehr gut auf asynchrone Arbeit übertragen, da es darum geht, Menschen zu einer gemeinsamen Zeit zusammenzubringen. Tools wie Loom beheben das und ermöglichen es Ihnen, die Vorteile der verbalen Kommunikation durch Aufzeichnungen und Bildschirmfreigabe zu erleben.

Online-Whiteboard:

Mit Tools wie Creately können Sie Gedanken, Ideen und Pläne wie in einem Konferenzraum visualisieren. Teammitglieder können dann Ihre Visualisierungen überprüfen und Kommentare, Gedanken und Vorschläge zu ihrer eigenen Zeit hinzufügen. Dadurch entsteht ein flexibler und intuitiver virtueller Arbeitsbereich, der sich hervorragend für Ihre asynchronen Teams eignet.

Tipps zum asynchronen Arbeiten

Konzentrieren Sie sich auf Ziele : Viele Remote-Mitarbeiter fühlen sich unter Druck gesetzt, „beschäftigt auszusehen“. Aber bei asynchroner Arbeit dreht sich alles um Output, nicht um Aktivität. Indem Sie sich auf klar definierte Aufgaben konzentrieren, können Sie unnötiges Teamgeschwätz reduzieren, besser arbeiten und Ihre neue Work-Life-Balance genießen.

Kernzeiten festlegen. Asynchron zu arbeiten bedeutet nicht, ohne Routine zu arbeiten. Im Gegenteil, manchmal geht es darum, einen strukturierteren und detaillierteren Plan zu erstellen, an den Sie sich halten. Es ist wichtig, dem Rest der Organisation Ihre Kernarbeitszeit mitzuteilen, damit jeder weiß, wer an welchem ​​Zeitplan arbeitet.

Legen Sie zeitliche Erwartungen fest: Bei der asynchronen Zusammenarbeit ist es entscheidend, sich über Fristen im Klaren zu sein. Bei der Arbeit an individuellen Zeitplänen darf nicht außer Acht gelassen werden, dass größere Fristen eingehalten werden müssen. Es ist wichtig, Erwartungen darüber festzulegen, wann etwas fällig ist, um den Mitarbeitern zu helfen, den Arbeitstag so zu organisieren, dass dringende Aufgaben zuerst priorisiert werden.

Asynchron bedeutet nicht asozial. Asynchron zu arbeiten bedeutet nicht isoliert zu arbeiten. Es ist immer noch wichtig, Wege zu finden, Teammitglieder miteinander zu verbinden und Spaß zu haben.
Unternehmen müssen Eisbrechern und virtuellen Partys Vorrang einräumen, damit Mitarbeiter sich austoben und ihre Teamkollegen auf persönlicher Ebene kennenlernen können.

Erzählen Sie uns von Ihren Erfahrungen mit asynchronem Arbeiten

Organisationsweite asynchrone Arbeit ist noch ein relativ neues Konzept und Teams versuchen immer noch, alle Kicks auszuarbeiten. Haben Sie Erfahrung mit asynchronem Arbeiten? Wir würden uns freuen, Ihre Gedanken zu diesem Thema zu hören. Bitte zögern Sie nicht, Ihre Erkenntnisse in den Kommentaren unten zu teilen.