So veranstalten Sie ein erfolgreiches virtuelles Event: Von der Einladung bis zur Nachbereitung

Wir alle haben zu diesem Zeitpunkt bereits an unzähligen Zoom-Meetings teilgenommen. Das Hinzufügen einer virtuellen Veranstaltung zur Liste kann wie einweiteresvirtuelles Treffen erscheinen, bei dem man sitzen und zuschauen kann. Booooooring.

Treten Sie in den Trend und stellen Sie sich neu vor, was ein virtuelles Event sein kann und sollte! Sie können immer noch das Gefühl von Networking, Engagement und Bildung vermitteln, das früher nur durch die persönliche Teilnahme an einer Veranstaltung erreicht werden konnte.

Um wirklich die bestmögliche virtuelle Veranstaltung zu veranstalten, müssen Sie die Merkmale einer persönlichen Veranstaltung nehmen und sie auf den digitalen Raum skalieren.

So veranstalten Sie ein erfolgreiches virtuelles Event

Es mag zunächst etwas entmutigend klingen, aber ich habe den Prozess von der Planung bis zur Ausführung in kleinere Aktivitäten unterteilt, um Ihnen zum Erfolg zu verhelfen.

1. Eine Einladung schicken
2. Pflegen Sie Ihre Anmeldungen
3. Bereiten Sie sich auf Ihre Veranstaltung vor
4. Finden Sie die richtige Hosting-Plattform
5. Follow-up mit den Teilnehmern

Lassen Sie uns in die Details für jeden Schritt eintauchen und Sie auf die Ausrichtung einer erfolgreichen virtuellen Veranstaltung vorbereiten!

1. Senden Sie eine denkwürdige Einladung

Die Einladung ist der erste Kontaktpunkt für potenzielle Veranstaltungsteilnehmer. Eine ansprechende und unterhaltsame Einladung ist attraktiver, als einfach einen Anmeldelink auf einer Website oder in sozialen Medien zu veröffentlichen.

Der Schlüssel liegt darin, eine Veranstaltungseinladung lustig, echt, sofort informativ und sympathisch zu gestalten. Laden Sie Personen mit Namen ein (wenn Sie eine bekannte Liste haben, wie wir es mit dem CRM von HubSpot tun) und bewerben Sie das Markenevent mit einem einheitlichen und ansprechenden Design.

Geben Sie den Empfängern in jeder einzelnen Einladung Kontext und Wert. Das Hinzufügen wichtiger Informationen zeigt Ihrer Zielgruppe sofort, dass Sie Einblicke haben, die Sie teilen können, und sorgt für Begeisterung, um das Interesse der Menschen zu wecken. Denken Sie daran, dass die Teilnehmer nicht den vollen Umfang der Marke eines Unternehmens virtuell erfahren werden, aber eine effektive Einladung ist der erste Schritt zur Steigerung der Markenbekanntheit und -vertrautheit.

Obwohl wir in der digitalen Welt des „Jetzt“ leben, sollten Einladungen zu virtuellen Veranstaltungen Wochen im Voraus verschickt werden. Machen Sie Ihre Veranstaltung zu einem Ereignis, das die Teilnehmer nicht verpassen möchten, indem Sie Folgendes bewerben:

• Hauptredner oder Gäste
• Neue Fähigkeiten zum Erlernen
• Networking-Möglichkeiten
• Branchen- oder Kundentrends
• Beute!

Also, wann ist der beste Zeitpunkt, um mit dem Versenden von Einladungen zu beginnen? In der Regel gibt es 2-3 Wochen vor dem Termin einen Anstieg bei der Registrierung für eine Veranstaltung. Mit anderen Worten, Werbeaktionen und Einladungen sind in diesem Zeitraum am effektivsten . Konzentrieren Sie Ihre Marketingbemühungen einige Wochen im Voraus, um die Besucherzahlen zu maximieren.

Es gibt Hunderte von Möglichkeiten, Details zu virtuellen Veranstaltungen zu teilen, aber es ist wichtig, dass Einladungen alle erforderlichen Details an einem Ort enthalten.

Erstellen Sie eine Zielseite, die den Veranstaltungsnamen, das Datum, den Zugang zur Veranstaltung, einen CTA zur Anmeldung und alle anderen erforderlichen Informationen wie eine Agenda oder gegebenenfalls einen Preis enthält. Sobald die Zielseite erstellt ist, versenden Sie Einladungen über:

• Anzeigen. Erweitern Sie die Reichweite einer Marke auf Plattformen, auf denen das Publikum bereits aktiv ist, um das Wort über die Veranstaltung zu verbreiten, wo Sie Details finden und wie Sie sich anmelden können.
• Sozialen Medien. Erstellen Sie Countdown-Grafiken, Instagram-Storys oder Video-Teaser, um mit einem Link zur Landingpage Interesse zu wecken.
• Email. Lassen Sie Ihr Team persönlichere Einladungen an sein Netzwerk senden, um bestehende Beziehungen auszubauen und Rapport aufzubauen.

2. Pflegen Sie Anmeldungen

Die Liste der Anmeldungen wächst - juhu! Seien Sie vorsichtig und halten Sie diese Anmeldungen aktiv, um sicherzustellen, dass sie zur Teilnahme an der Veranstaltung erscheinen. Wenn Sie Einzelpersonen, die sich angemeldet haben, nicht weiter fördern und binden, könnten Sie weniger als erwartet haben, sobald die Veranstaltung selbst live ist.

E-Mail-Marketing ist eine der besten Möglichkeiten, um Anmeldungen im Auge zu behalten, um den Wert der Veranstaltung zu steigern und die Teilnahmequote zu erhöhen. Senden Sie E-Mails, die den Wert der Veranstaltung demonstrieren, und wecken Sie Begeisterung für die Teilnahme. Oder nutzen Sie das FOMO-Marketing. Tropfdetails wie die Ankündigung eines neuen Redners oder ein neues Segment, das aufgrund der großen Nachfrage hinzugefügt wurde, um die Anmelderaten weiter zu steigern.

Wenn Unternehmen das Budget haben, ist ein Swag-Paket für Anmeldungen ein aufkommender Trend, um die Teilnehmer zu motivieren und ihnen das vertraute Gefühl zu geben, an einer Veranstaltung teilzunehmen. Wenn Sie eine Veranstaltung mit einem kleineren Budget koordinieren, sollten Sie eine Partnerschaft mit einem Sponsor in Betracht ziehen, um Artikel gemeinsam zu vermarkten, um die Teilnehmer zu verbinden, Begeisterung zu erzeugen und die allgemeine Markenbekanntheit vor und nach der Veranstaltung zu steigern.

3. Bereiten Sie sich auf die Veranstaltung vor

Erstellen Sie einen Hashtag und zeigen Sie die Planung und Vorbereitung hinter den Kulissen, um die Teilnehmer zu motivieren. Wenn das Datum näher rückt, ermutigen Sie die Teilnehmer, sich mit dem Hashtag in den sozialen Medien zu beteiligen, indem Sie mit ihren Vorbereitungen für die Veranstaltung antworten und wie aufgeregt sie über die Teilnahme sind.

Planen Sie das Schlimmste, aber hoffen Sie auf das Beste. Erstellen Sie einen Plan für den technischen Support und halten Sie Backup-Inhalte bereit, falls ein Redner oder Moderator Probleme hat. Stellen Sie sicher, dass es einen technischen Fehlerbehebungsplan gibt, auf den sich die Teilnehmer beziehen können, wenn sie selbst auf Probleme stoßen. Ein Chat-Support oder ein engagiertes Teammitglied für den technischen Support ist eine gute Lösung, um sicherzustellen, dass die Veranstaltung reibungslos abläuft.

4. Hosten Sie auf der richtigen Plattform

Stellen Sie sicher, dass Sie die beste Videoplattform auswählen, die dem Budget entspricht und über den besten Streaming-Dienst, die besten Veranstaltungsfunktionen und Berichtsfunktionen verfügt. Legen Sie KPIs für virtuelle Veranstaltungen fest, um den ROI zu messen, und verwenden Sie Tracking-Funktionen, um die besten Einblicke in die Teilnehmer zu erhalten.

Speichern oder zeichnen Sie wichtige Elemente der Veranstaltung auf, um sie später mit Teilnehmern und Nichterscheinen zu teilen, um eine nützliche Ressource zu erstellen und das Gespräch fortzusetzen.

5. Follow-up mit den Teilnehmern

Das Ereignis ist noch nicht vollständig beendet, nachdem sich der Gastgeber abgemeldet hat. Eine Nachbereitungsstrategie ist erforderlich, um sicherzustellen, dass die Teilnehmer ein abgerundetes Erlebnis haben.

• Eine E-Mail senden. Stellen Sie die Folien oder das Transkript für die Veranstaltung sowie alle genannten Ressourcen bereit. Fügen Sie eine Umfrage hinzu, um direktes Feedback von den Teilnehmern zu erhalten, um später andere Veranstaltungen zu verbessern.
• Posten Sie in den sozialen Medien. Posten Sie Bilder, Zitate oder kurze Videos von der Veranstaltung, um die Unterhaltung am Laufen zu halten.
• Bloggen. Schreiben Sie, wie die Dinge gelaufen sind und wie das Hosten einer virtuellen Veranstaltung gelaufen ist. Fügen Sie Tipps hinzu, die andere verwenden können, wenn sie eine virtuelle Veranstaltung veranstalten möchten; Sie könnten ein Vordenker in der Branche werden. Ermutigen Sie die Teilnehmer, auf ihrer Website über das zu schreiben, was sie gelernt haben, oder bitten Sie sie, für Ihre Website zu schreiben, wenn Sie eine starke Verbindung hergestellt haben.

Planen Sie im Voraus, um im virtuellen Veranstaltungsbereich erfolgreich zu sein

Puh, das war viel! Eine erfolgreiche virtuelle Veranstaltung erfordert viel Zeit, Energie und Planung. Jedes Detail von der Einladung bis zur Nachbereitung ist wichtig, wenn Sie eine virtuelle Veranstaltung erstellen, damit Marken und Teilnehmer das Beste daraus machen.

Nehmen Sie sich ein paar Minuten Zeit, um mit Ihrem Team nachzubesprechen, wie die Dinge gelaufen sind, was Sie beim nächsten Mal verbessern können, und geben Sie einen Bericht über die Analysen. Lernen Sie aus dem Engagement, um Ihr Publikum besser zu verstehen und fundierte Entscheidungen für zukünftige virtuelle Veranstaltungen zu treffen.