Wie gesund sind Ihre Daten?

Veröffentlicht: 2023-11-27

Die Diagnose: Zeug blind

Meine Frau und ich kommentieren die „Sachenblindheit“ – die Fähigkeit, Dinge, die wir im Haus herumliegen lassen, „nicht zu sehen“. Die elastischen Haargummis, die sie überall hervorholt, wo sie gerade sitzt, fallen ihr nicht auf. Ich merke es nicht, wenn ich eine Zange oder einen Schraubenzieher auf der Arbeitsplatte liegen lasse. Vielleicht hat sich jeder von uns einfach an die Allgegenwärtigkeit dieses Dings gewöhnt, oder vielleicht sagt uns eine innere Stimme, dass wir es bald wieder brauchen werden, warum also weglegen? Was auch immer der Grund sein mag, jeder ist sich nicht bewusst, dass es ein Problem mit diesem Ding gibt.

Ebenso kommen viele unserer Kunden mit ihrer eigenen Version der Informationsblindheit zu uns, nur dass es nur um ihre Daten geht. Sie haben eine Sammlung von Namen, Adressen, Notizen, Rechnungen und anderen Daten zusammengeschustert, die unter vielen Problemen leidet, aber sie sehen nicht, was sich direkt vor ihrer Nase befindet. Es ist nicht so, dass unsere Kunden von Natur aus chaotisch sind oder dass ihnen die Qualität ihrer Daten egal ist; Es ist nur so, dass sie aufgehört haben, die Gefahren zu erkennen, die mit einer unorganisierten oder unvollständigen Vorgehensweise einhergehen.

Als Berater ist es unsere Aufgabe, all dies zu klären. Dies beginnt damit, zu verstehen, wie es überhaupt dazu gekommen ist. Nachfolgend finden Sie einige der Dinge, nach denen wir suchen.

Alt werden ist scheiße

Daten sind fast schon bei der Eingabe veraltet. Menschen ziehen um, wechseln das Büro, erhalten neue Telefonnummern und ändern ihren Nachnamen. Und genau null Prozent von ihnen fühlen sich verpflichtet, Sie darüber zu informieren. Schlimmer noch, sie können sich nicht erinnern, wem sie es erzählt haben und wem nicht, also heißt Elizabeth Cassiano, mit der Sie vor drei Monaten Geschäfte gemacht haben, jetzt Elizabeth Cassiano-Blightly. Oder möglicherweise Elizabeth Blightly. Ich sag dir was, du findest heraus, wie du sie finden kannst, während sie am Telefon wartet. Oder vielleicht ist es einfach einfacher, einen neuen Kontaktdatensatz zu erstellen und den gesamten Verlauf der alten Einzelversion von Elizabeth zu verlieren. Verlockend, aber beim nächsten Anruf sehr verwirrend.

Konsistenz ist nicht der Schlüssel

Bei den meisten Apps sind die Suchbegriffe ziemlich spezifisch. Für Programmierer ist es eine äußerst aufwändige Aufgabe, „Fuzzy-Logik“ einzubauen. Was „McKinley Ave.“ bedeutet. ist nicht dasselbe wie „McKinley Avenue“. Geben Sie eines davon als Ganzes ein, und Sie werden das andere nicht finden. Ein weiterer häufig problematischer Datentyp sind Telefonnummern – manche Leute geben gerne (xxx) xxx-xxxx ein, während andere xxx-xxx-xxxx oder sogar xxx.xxx.xxxx bevorzugen, wenn sie der künstlerische Typ sind. Meiner Erfahrung nach ist es schwierig, für so etwas eine Reihe von Regeln zu lehren und durchzusetzen, die sich die Leute merken können, obwohl es machbar ist. Mehr dazu später.

Legen Sie es einfach irgendwo hin

Was machen Sie, wenn Sie zwei Telefonnummern und ein Telefonnummernfeld haben? Stellen Sie das zweite natürlich dort auf, wo Sie können. Feld „Notizen“? Sicher. E-Mail-Adressfeld? Warum nicht, ich habe sowieso keine E-Mail-Adresse von ihm. Die Leute werden es finden können, oder? Rechts? Hallo? Es ist alles Spaß und Spiel, bis Sie nach dieser Telefonnummer suchen müssen, dann haben Sie ein echtes Problem.

Das Richtige vom Falschen unterscheiden

Wenn Sie zum Erledigen Ihrer Aufgaben viele Apps nutzen – zum Beispiel Excel, Airtable und QuickBooks – müssen Sie Informationen viele Male eingeben. Name, Adresse, Informationen zum Arbeitsstatus, Stücklisten – alles, was für Ihr Unternehmen wichtig ist. Angenommen, Sie haben zwei verschiedene Adressen für ein Unternehmen und wissen, dass es nur einen Standort hat. Welches ist richtig? Möglicherweise sind Ihren Daten Hinweise oder Prozesse überlagert, die dabei helfen. Oder vielleicht auch nicht. Änderungsdaten sind immer hilfreich, wenn alle Orte, an denen Sie dieselben Daten speichern, diese Informationen automatisch verfolgen. Wenn dies auch nur bei einer davon nicht der Fall ist, wissen Sie nicht, welche Version die neueste ist. Dies ist ein potenziell kostspieliges Problem, das zu fehlerhafter Auftragserfüllung, verpassten Fristen usw. führen kann. Schlimmer noch, es kommt sehr häufig vor. Eine andere Möglichkeit, dieses Problem zu manifestieren, besteht darin, dass Benutzer mehr als einen Datensatz für eine Sache eingeben – Person, Standort, Bestellung, Inventar – und es wiederum schwierig sein kann, zu wissen, welcher Datensatz der richtige oder aktuellste ist.

Die Prognose: 20-20 Vision

Die Nachrichten sind gut. Erfahrene Entwickler wie ich haben nicht nur Erfahrung darin, solche angeschlagenen Daten wie die oben beschriebenen zu reparieren, sondern wir sind sogar noch besser darin, saubere, integrierte Umgebungen zu schaffen, in denen sie gespeichert werden, sobald sie in Ordnung sind. Hier sind die Schlüssel zu einer gesunden Datenspeicherung.

In einem ordnungsgemäß aufgebauten Geschäftssystem gibt es nur einen Ort, an dem alle Daten gespeichert werden. Das Motto lautet: „Einmal eingeben, viele nutzen.“ Mit anderen Worten, es sollte nur einen Kundendatensatz pro Kunde geben. Der Name, die Adresse(n), die Telefonnummer(n) usw. des Kunden sollten jeweils so gespeichert werden, dass sie überall dort angezeigt werden, wo sie benötigt werden, jedoch nur als Referenz und nicht als potenziell widersprüchliche Informationen in zwei verschiedenen Teilen von das System.

Stellen Sie sicher, dass Daten leicht gefunden werden können, indem Sie robuste Suchtools verwenden, die Variationen in den Ergebnissen ermöglichen. Sie sollten keinen Zweifel daran haben, dass eine Suche Ihnen eine definitive Antwort darauf geben wird, ob der Datensatz existiert und ob es der richtige ist. Sobald Sie es gefunden haben, sollten Sie die Daten problemlos bearbeiten können, sodass Benutzer alles auf dem neuesten Stand und korrekt halten können.

Die Daten sollten die Möglichkeit berücksichtigen, dass es von einigen Dingen mehr als eines gibt. Ein klassisches Beispiel sind Personen, die mehr als eine Telefonnummer oder mehrere E-Mail-Adressen haben. Wir entwerfen jedes System so, dass eine unbegrenzte Eingabe dieser Art von Daten möglich ist, um die Mentalität „einfach irgendwo ablegen“ zu vermeiden.

Die Dateneingabe sollte es einfach machen, die Regeln zu befolgen. Wenn Sie möchten, dass 10-stellige US-Telefonnummern immer dem Format (xxx) xxx-xxxx folgen, formatieren wir sie für Sie, unabhängig davon, wie Sie sie eingeben. Niemand muss sich daran erinnern, wie es gemacht werden soll – es funktioniert einfach.

Sorgfältige Verfolgung von Änderungen. Ein gutes Geschäftssystem sollte über ein Prüfprotokoll verfügen, das Änderungen an den Datensätzen verfolgt (was wurde geändert, wer hat es wann geändert). Dies hilft ungemein, wenn Sie herausfinden möchten, ob ein Datensatz aktuell ist oder nicht.

Eliminieren Sie die Notwendigkeit eines Clusters unabhängiger Apps. Sie sollten in der Lage sein, alles, was Sie brauchen, mit einem gut aufgebauten Geschäftssystem zu erreichen, das individuell auf alle Ihre Bedürfnisse zugeschnitten ist. Möglicherweise verfügen Sie auch über ein bevorzugtes oder benötigtes Buchhaltungssystem, mit dem Sie arbeiten können, das jedoch integriert werden kann, um Informationen mit dem Geschäftssystem auszutauschen, sodass beide eng integriert und immer synchron sind.

Vorausschauen

Die Migration von Daten zwischen älteren Systemen wie den oben beschriebenen erfolgt normalerweise später im Entwicklungsprozess. Wenn wir für Sie eine neue App erstellen, planen wir diese sehr sorgfältig, um den individuellen Anforderungen Ihres Unternehmens oder Ihrer Organisation gerecht zu werden. Wir haben die Vision, den Endpunkt für Ihr neues Geschäftssystem zu erkennen und können dabei helfen, den Weg zu einer besseren, funktionaleren und umsatzsparenderen Arbeitsweise zu ebnen.