Wie die Einstellung eines virtuellen Assistenten beim Aufbau Ihres Unternehmens hilft

Wenn Sie Ihr Unternehmen zum ersten Mal gründen, sind Sie das Unternehmen. Sie erledigen alle Aufgaben:

• Admin – Vorschläge
• Finanzen – Buchhaltung
• Website – Grafik und Text
• Social Media – Beiträge erstellen und posten

Hinter den Kulissen eines Unternehmens gibt es viele Systeme. Wenn Ihr Unternehmen wächst, können Sie Ihre Zeit besser damit verbringen, in Ihrem Fachgebiet zu arbeiten. Was Dinge betrifft, die nicht in Ihrem Bereich der Brillanz liegen? Dies sind Aufgaben, die an einen virtuellen Assistenten (VA) delegiert werden können.

Aber wie schafft man den Übergang von der Eigenleistung zur Übergabe der Systeme an jemand anderen? Wenn Sie jetzt ein Dokument oder Video erstellen, das zeigt, wie Sie diese Aufgaben derzeit erledigen, können Sie sie später delegieren. Schließlich können diese Prozesse in das Richtlinien- und Verfahrenshandbuch für Ihr Unternehmen aufgenommen werden.

Hier sind einige Aufgaben, die für die meisten Unternehmen typisch sind. Dies ist keine vollständige Liste. Wählen Sie eine davon aus und dokumentieren Sie Ihren Prozess, um ihn abzuschließen. Die Tools, die ich zum Dokumentieren verwende, werden später in diesem Artikel beschrieben.

1. Administrator
   a. Angebote/Verträge
   b. Fakturierung
   c. Buchhaltung
2. Webseite
   a. Grafik
   b. Kopieren
   c. Aktualisierungen von Seiten einer Website
   d. Software-Updates für WordPress
3. Blogeinträge
   a. Geschrieben
   b. Video
   ich. Wie erstellt
   ii. Wo soll das Video gehostet werden (normalerweise Youtube)
   c. Wie oft gepostet
   d. Grafik
4. Sozialen Medien
   a. Auf welchen Social-Media-Kanälen soll geteilt werden?
   b. Wie oft teilen
   c. So teilen Sie Blogbeiträge
   d. Quellen externer Artikel zum Teilen

Hier sind 2 Beispiele für Prozesse in Ihrem Unternehmen, die leicht zu delegieren sind, wenn Sie die Schritte skizzieren und die Richtlinien festlegen. Das Ziel bei der Erstellung eines effektiven Blogs und Social-Media-Beitrags ist die Konsistenz Ihrer Marke im Look and Feel – Logo, Farben, Schriftart usw.

Beispiel 1: Veröffentlichen Sie einen Blog auf Ihrer Website.

1. Erstellen Sie den Titel des Blogs
2. Erstellen Sie den schriftlichen oder Videoteil des Blogbeitrags
3. Wenn es ein Video gibt, fügen Sie den schriftlichen Inhalt hinzu, um das Video zu erklären
4. Wenn es kein Video gibt, suchen oder erstellen Sie Bilder, die sich auf den Blogbeitrag beziehen – visuelle Elemente sind wichtig für die Lesbarkeit
5. Melden Sie sich im Dashboard der Website an
6. Navigieren Sie zum Hinzufügen eines neuen Blog-Abschnitts (In WordPress: Posts a Add New)
7. Geben Sie den Titel ein
8. Überprüfen Sie den URL-Slug – ändern Sie ihn bei Bedarf
9. Geben Sie den Text und die Bilder ein
10. Verwenden Sie an verschiedenen Stellen im Beitrag unterschiedliche Überschriftengrößen
11. Fügen Sie einen Call to Action (CTA) hinzu – laden Sie einen kostenlosen Lead-Magneten herunter oder vereinbaren Sie ein kurzes Gespräch mit Ihnen
12. Fügen Sie Text hinzu, der die Leser auffordert, den Blog zu kommentieren, oder senden Sie einen Kommentar über soziale Medien
13. Fügen Sie Social-Share-Buttons hinzu und bitten Sie die Leser, den Artikel zu teilen
14. Wenn Sie das Yoast-Plug-in auf WordPress verwenden
    a. Entscheiden Sie sich für ein Fokus-Keyword
    b. Snippet schreiben (Kurzer Vorschautext, der in der Google-Suche angezeigt wird)
    c. Stellen Sie sicher, dass Sie 2 grüne Lichter für SEO und Lesbarkeit haben
15. Sehen Sie sich eine Vorschau an, bevor Sie den Beitrag offiziell veröffentlichen
16. Stellen Sie bei WordPress sicher, dass der Artikel dem Geschäftsinhaber oder der richtigen Person zugeordnet ist.
17. Veröffentlichen Sie den Artikel

Auch wenn das Obige etwas überwältigend erscheinen mag, ist es machbar, den gesamten oder einen Teil des Prozesses zu delegieren. Stellen Sie sicher, dass Ihr VA die Schritte vollständig versteht und Ihre Marke vermitteln kann. Es ist auch wichtig, dass Sie alle Inhalte vor der Veröffentlichung genehmigen.

Beispiel 2 ist der Prozess der Erstellung und Veröffentlichung Ihrer Blogs, kuratierten Artikel und Zitate in sozialen Medien.

1. Art des Inhalts
   a. Links für neue Blog-Beiträge und/oder Videos von Ihrer Website oder Ihren Social-Media-Kanälen
   b. Links zu kuratierten Artikeln zu Ihrem Thema oder Thema, die nicht Ihre eigenen sind
   ich. Wie finden Sie diese Artikel – vertrauenswürdige Quellen, Kollegen, Branchenpublikationen?
   c. Zitate
2. Erstellen Sie bei Bedarf Bilder für jedes Zitat oder jeden Link
   a.Gebrandete Bilder, insbesondere für Zitate, sind erkennbar und zeigen Konsistenz. (Beispiel – schauen Sie sich den Twitter-Feed von @Youpreneur an. Alle Zitate haben ein Thema, das Logo oben, alle Großbuchstaben in Weiß und verschiedene Bilder.) Das ist Branding!
3. Schreiben Sie eine Kopie, die jeden Link erklärt (und um zu zeigen, dass Sie den Artikel gelesen haben, der nicht Ihr eigener ist).
4. Inhalts-/Redaktionskalender öffnen
5. Fügen Sie Links in den Kalender ein, damit Sie wissen, was Sie wann und auf welchem ​​Kanal posten müssen
6. Planen Sie Posts in Ihrer Social-Media-Planungssoftware (Beispiele sind Buffer oder Hootsuite)

Das Ziel ist es, ein Dokument mit detaillierten schriftlichen Schritten mit Bildern zu erstellen, die Ihre Prozesse skizzieren. Dann kann jeder folgen und die Schritte ausführen, sobald Sie mit dem Delegieren von Aufgaben beginnen.

Hier ist zum Beispiel ein Beispiel, das zeigt, wie ich einen Schritt dokumentiere, um einen neuen Blog-Beitrag im Backend meiner WordPress-Website hinzuzufügen.

1. Melden Sie sich bei WordPress an
2. Klicken Sie auf Beiträge
3. Klicken Sie auf Neu hinzufügen

Hier sind die Tools, mit denen ich einen Prozess in meinem Unternehmen dokumentiere.

• Microsoft Word oder Google Docs – Beide Tools ermöglichen ein einfaches Bearbeiten und Teilen Ihrer Arbeit
• Ein Student! Ich habe einen College-Studenten auf der Straße eingestellt. Ich habe ein Video aufgenommen, das einen Prozess zeigt, und sie hat das Word-Dokument mit den Schritten und Bildern basierend auf meinen Anweisungen erstellt.
• Jing von Techsmith. Es ist ein kostenloses und wirklich cooles Tool. Ich habe eine kleine gelbe Blase am Rand meines Desktop-Bildschirms. Ich klicke auf das Pluszeichen und erhalte ein Fadenkreuz, das ich anklicke und von oben links in die untere rechte Ecke des Bildes ziehe, das ich auf meinem Bildschirm aufnehmen möchte. Ich klicke auf Aufnahme, um das Bild aufzunehmen. Dann kann ich das aufgenommene Bild kopieren und in Word oder Google Docs einfügen. Ich kann es auch als Datei speichern.

Ich kann Pfeile hinzufügen, die darauf hinweisen, wo geklickt werden muss, oder Kommentare hinzufügen, um einen Schritt zu beschreiben. Dann kopieren Sie die Bildschirmaufnahme, damit Sie sie in Ihre Dokumentation einfügen können. Dies zeigt, wie Jing eine klare Richtung vorgeben kann, die beim Delegieren nützlich ist.

Einige Prozesse werden administrativ und andere technisch sein. So oder so, wenn Sie einen VA einstellen oder Ihren VA ersetzen müssen, indem Sie sich die Zeit nehmen, zu dokumentieren, wie Sie die Aufgaben erledigen, haben Sie einen Prozess, der leicht zu befolgen ist.

Dieses Maß an Klarheit lässt Sie delegieren und vergessen, indem Sie darauf vertrauen, dass Ihr VA versteht, wie Ihr Unternehmen funktioniert. Sie haben mehr Zeit, um an Ihrem Geschäft zu arbeiten und nicht in Ihrem Geschäft. Sie können mit mehr Kunden zusammenarbeiten und das tun, was Sie am meisten lieben, mehr Geld verdienen und mehr Menschen helfen.