Wie Anwaltskanzleien von der Einführung von Cloud-eSignatur-Software profitieren können

Die Rechtsbranche gehört aufgrund der enormen Anforderungen an Dokumentation, Authentifizierung und Verifizierung zu den größten Anwendern von Papier. Das Verfassen und Unterzeichnen von Rechtsdokumenten ist ein mehrstufiger Prozess, der sowohl einen Dokumentenfluss von unten nach oben als auch von oben nach unten erfordert.

Dies macht den Unterzeichnungsprozess nicht nur enorm langsam, sondern hat auch enorme Kostenauswirkungen. An dieser Stelle scheint die Einführung von Cloud eSignature Software eine praktikable Option für Anwaltskanzleien zu sein. In diesem Artikel werden wir ausführlich darüber sprechen, wie Anwaltskanzleien von Cloud-E-Signatur-Software profitieren können.

Die Cloud-basierte eSignatur-Software wird auf einem Remote-Server gehostet, auf den von überall aus zugegriffen werden kann und der keine spezielle Hardware erfordert. Es beseitigt alle geografischen und technischen Einschränkungen, die mit herkömmlichen Signierprozessen verbunden sind.

Die Verwendung von Cloud-E-Signatur-Software anstelle des traditionellen Dokumentationsprozesses hat viele Vorteile für Anwaltskanzleien. Anwaltskanzleien können Kundendaten mit starker Verschlüsselung sichern und den gesamten Dokumentationsprozess rationalisieren.

Vorteile der Cloud-eSignatur-Software für Anwaltskanzleien

Die Vorteile der eSignatur für Anwaltskanzleien sind nahezu unbegrenzt.

• Reduzierte Kosten

Der Verzicht auf Papier bringt viele Vorteile mit sich und konzentriert sich hauptsächlich auf reduzierte Wartungskosten, was sich positiv auf das Endergebnis auswirkt. Untersuchungen zufolge konnten Unternehmen, die eSignatur-Software einführten, die Gesamtkosten für die Dokumentenbearbeitung um 85 % senken.

Sie müssen nicht mehr mehrere Ausdrucke erstellen und diese als physische Dokumente speichern. Auch für diejenigen, die einen organisierten Ansatz erleben möchten, macht es die eSignature-Software mit einem klar definierten Abonnementplan den Benutzern leicht, im Voraus zu planen und die Dinge entsprechend zu erledigen.

• Verbesserte clientbasierte Kommunikation

Rechtliche Dokumente bleiben oft beim Partner oder Kunden hängen, wenn sie manuell geteilt werden. E-Signatur-Software kann eine große Hilfe sein, um solche Verzögerungen aufgrund geografischer Barrieren zu vermeiden. Die Software hilft Anwaltskanzleien, ausstehende Unterschriftsanfragen zu überwachen, gesendete/empfangene Dokumente zu verfolgen und Änderungen an Zugriffsrechten vorzunehmen.

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Gerichtsdokumente, Vereinbarungen und Verträge können mit der eSignature-Software sofort unterzeichnet und geteilt werden. Außerdem können Unternehmen selbsterklärende Online-Formulare oder Anleitungsbücher zusammen mit den Rechtsdokumenten hinzufügen, was vielen Kunden gleichzeitig Zeit und Mühe spart.

• Vollständiger Schutz der Kundendaten

Probleme wie Signaturbetrug und gefälschte Dokumente sind bei juristischen Dokumenten weit verbreitet, insbesondere wenn diese manuell verwaltet werden. Glücklicherweise halten sich die meisten E-Signatur-Programme an strenge Sicherheitsmaßnahmen, um die Rechtsdokumente zu schützen.

Die Cloud-basierte E-Signatur-Verwaltungssoftware CryptoESIGN ist ein solches Beispiel, das Cyber-Bedrohungen in Schach hält. In der Software gespeicherte Informationen werden über einen erstklassigen Cloud-Dienstanbieter gehostet, der über die erforderlichen Zugriffs-, Netzwerk- und Datenbanksicherheit verfügt. Die Plattform ist mit SSL-Konfigurationen kompatibel und wird über die 256-Bit-Verschlüsselungstechnologie verschlüsselt.

• Verbesserter Audit-Trail erhöht die Sichtbarkeit von Dokumenten

Die meisten eSignature-Softwares sind mit erweiterten Nachverfolgungsfunktionen ausgestattet, die es Anwaltskanzleien erleichtern, die richtige Gewissheit zu erhalten, dass die Dokumente von autorisierten Personen rechtmäßig unterzeichnet werden. Dadurch werden alle Möglichkeiten der unbefugten Fälschung, Datenverfälschung und des illegalen Zugriffs eliminiert.

CryptoESIGN mit seiner integrierten Audit-Trail-Funktion macht es Anwaltskanzleien leicht, ihre Unterlagen auf organisierte Weise zu erledigen. Die Software verhindert jeden unbefugten Zugriff auf Dokumente, indem sie eindeutige Unterzeichnerprofile erstellt.

• Verhindert Bußgelder

Anwaltskanzleien sind aufgrund der Natur der Rechtsbranche anfällig für Bußgelder. Datenlecks und Nichteinhaltung können nicht nur für Anwälte, sondern auch für ihre Mandanten zu hohen Bußgeldern und Strafen führen.

Die Tatsache, dass die meisten juristischen Dokumente einer genaueren Prüfung unterzogen werden, macht sie anfälliger für Bußgelder und Strafen. eSignature-Software hilft Anwaltskanzleien, sich im Voraus auf Bereiche wie Datengenauigkeit, Aktualität und Compliance-Probleme zu konzentrieren. Es verhindert jede Chance von behördlichen Bußgeldern und Strafen.

• Leergutarchiv

Das Speichern, Verwalten und Abrufen von Dokumenten und juristischen Dokumenten ist eine mühsame Aufgabe für Rechtsunternehmen. Je größer der Betrieb einer Anwaltskanzlei ist, desto mehr muss sie für Lagerung, Wartung und Personal aufwenden.

Cloudbasierte digitale Signiersoftware ermöglicht es Unternehmen, jedes Dokument in die zentralisierte und gesicherte Cloud-Datenbank hochzuladen. Es ermöglicht Anwaltskanzleien, jedes erforderliche Dokument einfach zu extrahieren, was Zeit, Lagerkosten und Arbeitskraft spart.

Alles wird in der Cloud gespeichert, die durch international anerkannte strenge Sicherheitsmaßnahmen und angemessen gehostete Rechenzentren geschützt ist.

• Verbessert die Mobilität

Fernzugriff und E-Signatur sind wahrscheinlich die größten Vorteile einer Cloud-basierten E-Signatur-Software gegenüber herkömmlichen Signaturen. Cloud eSignature-Software bietet Online-Zugriff, sodass Anwälte und Mandanten Rechtsdokumente jederzeit und überall anzeigen, signieren, teilen und überprüfen können.

Dies macht den Signiervorgang blitzschnell, da der Unterzeichner das Dokument von überall mit dem Internet und einem Gerät signieren kann. Es eliminiert auch die Kosten für Drucken, Scannen und Kurier.

Letzte Worte

Anwaltskanzleien stellen mit unglaublicher Geschwindigkeit auf papierlose Büros um. Dies liegt daran, dass Cloud-eSignatur-Software Dutzende von Vorteilen gegenüber herkömmlichen Signatursystemen bietet. Es überwindet auch alle Einschränkungen des traditionellen Systems, reduziert Kosten und Zeit und erhöht die Effizienz und Sicherheit.

Obwohl der Artikel über wirtschaftliche Vorteile spricht, wird der größte Vorteil der Verwendung von E-Signatur-Software nicht auf unserer Liste erwähnt. Das liegt daran, dass es einem höheren Zweck dient, als nur Zeit und Kosten zu sparen. Das Speichern von Bäumen ist der größte Vorteil, den Software für digitale Online-Signaturen der Menschheit bieten kann.

Heutzutage ist Cloud-basierte E-Signatur-Software eher eine Standard-Geschäftspraxis in der Rechtsbranche als nur ein Werkzeug. Jede Anwaltskanzlei muss aus Gründen der Effizienz, des Wachstums, der Rentabilität und vielleicht sogar des Überlebens auf Cloud-basierte eSigning-Software umsteigen.