Die meisten Kleinunternehmer denken über Backups und Datenwiederherstellung nach, indem sie sich eine einfache Frage stellen:

Bewahren wir Kopien unserer wichtigsten Dateien auf?

Zum Glück lautet die Antwort fast immer „Ja“. Und offensichtlich ist das wichtig. Aber zu wenige dieser Geschäftsinhaber denken daran, sich eine ebenso wichtige Frage zu stellen:

Wie teuer wäre es, diese Backups tatsächlich zu verwenden?

Seien wir ehrlich, je länger Ihr Geschäft stillsteht, desto mehr Geld fliegt aus der Tür. Erstens Ihre laufenden Kosten: Miete, Löhne, Rechnungen. Sie geben dieses Geld immer noch aus; du hast einfach nichts vorzuweisen.

Ihre anderen Kosten – Teammoral, Kundenbeziehungen, Stress, verlorene Dynamik und Chancen – sind schwerer zu messen. Und doch fliegt Ihnen auch hier echtes Geld aus dem Portemonnaie.

Datenverlust ist unvermeidlich

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Die einfache Wahrheit ist, dass Sie irgendwann Ihre Backups verwenden müssen, wenn Ihr Unternehmen weiterarbeiten soll.

Wie genau das zustande kommt, ist schwer vorherzusagen. IT kann ein Blitzschlag, ein Einbruch, Malware, ein Hardwarefehler oder ein schief gelaufener Bierkrugwettbewerb im Serverraum sein. Aber wie auch immer es zustande kommt, es ist keine Frage des Ob, sondern des Wann.

Und ehrlich gesagt, der Verlust Ihrer Daten wird immer scheiße sein. Aber wird es eine Krise oder nur ein Ärger sein? Das hängt hauptsächlich davon ab, wie schnell Sie sich erholen können.

Die gute Nachricht ist, dass Sie dies kontrollieren können. Schauen wir also genauer hin.

Datensicherung und -wiederherstellung für Ihr Unternehmen

Das richtige Backup-System hängt im Wesentlichen von zwei Dingen ab:

• Wie viele Daten sichern Sie?
• Wie teuer ist jede Stunde Ausfallzeit?
  
  

Das kommt wirklich nur auf die Mathematik an. Die Übertragung größerer Datenmengen dauert länger, während teurere Stunden ... nun ja ... teurer sind. Wenn all diese Dinge zunehmen, ist es sinnvoller, auf größere und ausgefeiltere Backup-Systeme umzusteigen, die Sie schneller wieder ins Geschäft bringen können.

Beide Zahlen skalieren mit der Größe eines Unternehmens. Ein größeres Unternehmen hat mehr Daten und verschwendet mit jeder verlorenen Stunde mehr Geld.

Hände hoch – wem ist noch ein Laptop im Home Office gestorben? Ich war froh, dass ich alle meine Dokumente mit dem Cloud-Speicher synchronisiert hatte. Also könnte ich einfach einen neuen Computer kaufen, meine Anwendungen neu installieren und eine halbe Stunde warten, bis meine Dokumente wieder erscheinen.

Ein Unternehmen muss nicht viel größer sein, damit dieser Ansatz eine schreckliche Idee ist.

Stellen Sie sich vor (oder müssen Sie sich vielleicht nicht vorstellen), dass Sie eine Art kleine Agentur betreiben. Sie haben ein kleines Büro, ein Client/Server-Netzwerk und drei Mitarbeiter, die für Sie arbeiten.

Wenn Sie Ihre Dokumente nur im Cloud-Speicher gesichert haben, können Sie den Rest von Grund auf neu konfigurieren. Aber es ist viel mehr Arbeit als die Konfiguration eines einzelnen Laptops – es ist auch spezialisiertere Arbeit. Und während du wartest, zahlst du Miete und Löhne für ein ganzes Team. Sie möchten wirklich, dass Ihre Workstations und Server vollständig gesichert werden.

Neben der Anzahl der Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen gibt es noch andere Faktoren. Ein freiberuflicher Publizist und ein freiberuflicher Videoeditor haben möglicherweise ähnliche Ausgaben und Stundensätze, aber der Videotyp jongliert mit viel mehr Daten. Eine kleine, exklusive Bar im nobelsten Teil der Stadt verfügt möglicherweise nicht über eine Unmenge an Daten, kann aber leicht große Summen für die Wiederherstellungszeit auf dem Spiel haben.

Im Extremfall haben Sie Milliarden- und Billionen-Dollar-Technologieunternehmen. Sie müssen unglaubliche Datenmengen sichern und können sich nicht einmal eine Sekunde Ausfallzeit leisten. Es ist für diese Typen nicht unbekannt, eine riesige Festplatte in einen LKW-Anhänger zu stecken und damit über die Autobahn zu fahren. Wenn Sie so viele Daten verarbeiten, ist dies der schnellste Weg, sie zu versenden – buchstäblich eine LKW-Ladung.

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Dies ist nur der lange Weg zu sagen, dass die richtigen Systeme immens davon abhängen, wer Sie sind. Hoffentlich baut und wächst auch Ihr Unternehmen. Sie sollten dies also alle ein oder zwei Jahre wiederholen, wenn Sie aufsteigen.

Dokumentieren und Testen Ihres Verfahrens

Wenn Ihr Unternehmen nur aus Ihnen und Ihrem Laptop besteht, ist Ihr Notfallwiederherstellungsverfahren möglicherweise so einfach, dass Sie es einfach im Kopf behalten können.

Für etwas Größeres möchten Sie wirklich einen schriftlichen Schritt-für-Schritt-Plan, der sofort einsatzbereit ist. Wenn Ihr Techniker das klären muss, nachdem die Exkremente die Klimaanlage getroffen haben, muss es eben länger dauern. Der Stress- und Zeitdruck dieses Umstands kann oft auch dazu führen, dass die Kommunikation nicht perfekt ist und Dinge übersehen werden.

Backups sollten ebenfalls getestet werden. Dies ist das realste und genaueste Maß für Ihre Wiederherstellungszeit und der beste Weg, um herauszufinden, dass Sie Ihren alten Systemen entwachsen sind.

Der Hauptgrund, sie zu testen, ist jedoch, zu überprüfen, ob das verdammte Ding tatsächlich funktioniert. Andernfalls könnten Sie zum ungünstigsten Zeitpunkt von einem katastrophalen Problem erfahren.

Theoretisch ist es möglich, unter diesen Umständen absolut alles zu verlieren. Aber es ist viel wahrscheinlicher, dass ein talentierter Techniker auf die eine oder andere Weise zumindest das meiste davon wieder zusammensetzen kann. Das kann aber noch dauern.

Onsite- und Offsite-Speicherung

Cloud-Backup-Lösungen sind aus guten Gründen beliebt: Sie sind erschwinglich, flexibel, bequem und stehen immer noch zur Verfügung, wenn Ihrem gesamten Büro etwas Katastrophales passiert.

Warum also etwas anderes verwenden? Das Hauptproblem ist, dass all diese Daten auf die Geschwindigkeit Ihrer Internetverbindung gedrosselt werden.

Ist das ein Problem? Das hängt von Ihrer Internetgeschwindigkeit und Ihrem Datenvolumen ab. Ist es so, als würde man einen Eimer mit einem Gartenschlauch füllen? Oder wie das Füllen eines olympischen Schwimmbeckens?

Daher möchten Sie möglicherweise auch eine zusätzliche Schicht vor Ort, z. B. einen an das Netzwerk angeschlossenen Speicher. Natürlich möchten Sie auch noch eine Art Offsite-Schicht, falls der Onsite-Schicht oder sogar dem gesamten Büro etwas zustößt.

Was ist mit Übergangsregelungen?

Es hilft auf jeden Fall, wenn Sie Daten nach einem Verlust schnell wiederherstellen können. Doch was, wenn etwas anderes im Weg steht – etwa der Totalschaden Ihres Gebäudes? Könnten Sie in der Zwischenzeit etwas erledigen?

Dies ist eines der Dinge, über die wir nachgedacht haben, als wir überlegten, welche Cloud-Backup-Lösung wir in unser Serviceangebot aufnehmen sollten. Wir haben uns für einen Anbieter entschieden, der den Fileserver auf Knopfdruck über das Internet verfügbar macht.

Wenn also Ihr gesamtes Gebäude abbrennt und Sie sich plötzlich in einem Co-Working-Space neu gruppieren müssen, kann Ihr Team auf seine Projekte zugreifen, während Sie sich um die Versicherung und eine Milliarde anderer Kopfschmerzen kümmern.

Ist das genauso gut, wie wenn Sie Ihr ganzes Büro wiederhaben? Kaum. Aber es ist ein verdammt besserer Anblick, als Personal dafür zu bezahlen, Däumchen zu drehen, während alles wieder aufgebaut wird.

Schattenspeicher

Das beste Backup-System der Welt nützt immer noch nichts, wenn Ihre Mitarbeiter wichtige Dateien ganz woanders speichern.

Dies ist im Allgemeinen ein Problem der Kommunikation und des Trainings. Für viele Menschen ist das Speichern von Dateien auf einem USB-Stick ein vertrautes Ritual, das sie verstehen, während das Speichern auf einem Netzlaufwerk verwirrend und geheimnisvoll erscheinen kann.

Aber es bringt Sie auch in eine Situation, in der einfache Hardwarefehler zu Notrufgebühren für spezialisierte Festplattenwiederherstellungsdienste führen können. Oder wenn das Medium verloren geht oder verlegt wird, sind die Dateien möglicherweise für immer verschwunden.

Das ist wirklich eine sehr einfache Sache, aber es ist eine, die kleine Unternehmen ständig falsch machen.

Hoffentlich werden Ihre Backups immer langweilig sein

Backups sind meist ein trockenes Thema und das ist auch gut so. Wenn sich Ihr Gehirn während einer normalen Arbeitswoche an diesem Punkt befindet, machen Sie es falsch. Der Fokus eines Geschäftsinhabers sollte auf den Dingen liegen, die Wert, Geld und Wachstum schaffen.

Aber wenn Sie dieses Zeug ganz vernachlässigen? Vielleicht entdecken Sie, dass es hier tatsächlich eine Welt voller emotionaler Erfahrungen zu entdecken gibt – weil alles schrecklich schief gelaufen ist.

Die Lösung? Sei organisiert. Lassen Sie Ihre IT-Techniker alle ein bis zwei Jahre in einem ruhigeren Teil des Jahres Ihre Systeme und Prozesse überprüfen und testen.

Machen Sie dann mit dem Wachstum Ihres Unternehmens weiter und können Sie beruhigt sein, dass Sie auf alles vorbereitet sind, was passiert.

James Mawson ist ein Technologie-, Business- und Internet-Nerd mit großem Interesse an Open-Source-Technologien, chinesischem Essen und Old-School-Videospielen. Er ist Mitbegründer von DXM Tech Support, einem kleinen IT-Dienstleistungsteam mit Sitz in Melbourne, Australien.