So bezahlen Sie entfernte, auswärtige Mitarbeiter und bleiben konform

Die besten Entscheidungen für Ihr Unternehmen zu treffen, kann bedeuten, jemanden einzustellen, der in einem anderen Staat lebt, einen Mitarbeiter unterzubringen, der umziehen möchte, oder einen Mitarbeiter über Staatsgrenzen hinweg zu versetzen, um Ihren Kundenstamm zu erweitern. Für jeden ausländischen Mitarbeiter auf Ihrer Gehaltsliste müssen Sie einige Kleinarbeit leisten, um die geltenden Steuer- und Arbeitsämter einzuhalten. Die folgende Anleitung kann Ihnen beim Einstieg helfen.

1. W-2-Mitarbeiter vs. unabhängige Auftragnehmer

Dieser Artikel konzentriert sich auf Remote-Mitarbeiter, die sich als W-2-Mitarbeiter qualifizieren, nicht auf unabhängige Auftragnehmer, aber es ist eine wesentliche Unterscheidung, die sofort getroffen werden muss. Der IRS behandelt Arbeitnehmer in der Regel als unabhängige Auftragnehmer, wenn sie kontrollieren, wie, wann und wo die Arbeit erledigt wird, und wenn der Arbeitgeber nur das gewünschte Ergebnis der Arbeit bestimmt. Andernfalls sind sie ein W-2-Angestellter.

Beachten Sie, dass dies keine eindeutige Definition ist und Remote-Arbeit Grauzonen schaffen kann. Aber die Antwort wird bestimmen, ob Ihr Unternehmen staatliche Einkommenssteuern einbehält und Sozialversicherung, Medicare und Arbeitslosensteuer zahlt. Unternehmen sind in der Regel nicht verpflichtet, Steuern auf Löhne an unabhängige Auftragnehmer einzubehalten oder zu zahlen, müssen dies jedoch für W-2-Mitarbeiter tun.

Die Seite „Unabhängiger Auftragnehmer oder Angestellter“ des IRS umreißt 3 große Kategorien – Verhaltenskontrolle, Finanzkontrolle und Art der Beziehung – um Ihnen bei der Auswahl der richtigen Arbeitnehmerklassifizierung zu helfen. Darüber hinaus können staatliche Gesetze Einfluss darauf haben, wie Sie Ihre Arbeitnehmer klassifizieren und bezahlen. Das kalifornische Assembly Bill 5 (AB5) zum Beispiel erschwert es Unternehmen, Arbeitnehmer als unabhängige Auftragnehmer einzustufen.

2. Arbeitsstaat vs. Wohnsitzstaat für Telearbeiter

Sobald Sie sicher sind, dass Ihr Remote-Mitarbeiter als W-2-Mitarbeiter qualifiziert ist, ist es an der Zeit, festzustellen, wo Ihr Remote-Mitarbeiter arbeitet und wo er lebt. Ein Remote-Mitarbeiter kann in einem Staat wohnen und zur Arbeit in einen anderen reisen, aber Sie müssen normalerweise Steuern in dem Staat einbehalten und melden, in dem Ihr Remote-Mitarbeiter arbeitet. Wenn Ihr Unternehmen seinen Sitz in Washington hat und beispielsweise einen Remote-Mitarbeiter hat, der in Kalifornien arbeitet und in Nevada lebt, würden Sie die Einkommenssteuer des Mitarbeiters einbehalten und die staatliche Arbeitslosensteuer in Kalifornien zahlen.

Sie können Ihren Steuerabzug auf den selbst gemeldeten Arbeitsort Ihres Mitarbeiters stützen, wenn seine Antwort angemessen ist. Es sind jedoch einige mögliche Ausnahmen zu berücksichtigen, darunter gegenseitige Vereinbarungen zwischen Staaten und De-minimis- oder Ausnahmeregelungen.

Gegenseitige Vereinbarungen

Gegenseitige Vereinbarungen bestehen zwischen zwei Nachbarstaaten, die es Einwohnern eines Staates ermöglichen, im anderen (gegenseitigen) Staat eine Befreiung von der Quellensteuer zu beantragen. Gegenseitige Vereinbarungen hindern Arbeitnehmer daran, mehrere staatliche Steuererklärungen einzureichen. Wenn der Arbeitsstaat Ihres Mitarbeiters und der Wohnsitzstaat eine gegenseitige Vereinbarung haben, werden Sie Steuern nur in ihrem Wohnsitzstaat einbehalten und melden.

Reziprozität ist jedoch kein automatisches Konzept. Mitarbeiter müssen verlangen, dass Sie Steuern in ihrem Heimatstaat und nicht in ihrem Arbeitsstaat einbehalten. Wenn Ihr Mitarbeiter Ihnen sein staatliches Steuerbefreiungsformular vorlegt, beenden Sie die Quellensteuern für seinen Arbeitsstaat und beginnen Sie mit der Quellensteuer für seinen Heimatstaat. Bewahren Sie diese staatlichen Steuerbefreiungsbescheinigungen in Ihren Geschäftsunterlagen auf, falls der Arbeitsstaat Ihres Mitarbeiters Ihr Unternehmen prüft.

De-minimis- oder Ausnahmeregelungen

Wenn Ihr In-State-Angestellter nur sehr begrenzt in einem anderen Staat arbeitet, unterliegt er möglicherweise nicht der Einkommenssteuer des anderen Staates. De-Minimis- oder Freistellungsregeln definieren einen Schwellenwert (z. B. eine maximale Anzahl von Tagen, die im Staat gearbeitet werden, oder die Höhe des verdienten Einkommens in Dollar), bei deren Überschreitung ein Arbeitgeber mit der Einbehaltung staatlicher Steuern beginnen muss.

Die meisten Mitarbeiter, die in einem Staat aus der Ferne arbeiten, überschreiten die De-minimis-Schwellenwerte, und die Gesetze können von einem Rechtsraum zum nächsten stark variieren. Die Kontaktaufnahme mit der staatlichen Steuerbehörde am Arbeitsort Ihres Mitarbeiters für eine bundesstaatsspezifische Beratung ist daher unerlässlich.

3. Suche nach professioneller Beratung

Die Verwaltung der Gehaltsabrechnung für Mitarbeiter, die anderswo arbeiten und leben, ist möglicherweise der komplexeste Aspekt beim Aufbau eines Remote-Teams. Glücklicherweise gibt es professionelle Dienste, die helfen können.

Lohnabrechnungsanbieter

Gehaltsabrechnungsanbieter können Ihrem Unternehmen dabei helfen, die Lohnsteuergesetze einzuhalten und Quellensteuererklärungen einzureichen. Die Automatisierung Ihres Gehaltsabrechnungsprozesses hilft Ihnen auch dabei, den korrekten Steuerbetrag zu zahlen und zu vermeiden, dass wichtige Fälligkeitstermine verpasst werden. Die meisten Gehaltsabrechnungsanbieter werden Sie bitten, sich beim Arbeitsministerium zu registrieren und Ihre Lohnsteuer-ID zu erhalten, damit sie als Ihr Vertreter Steuern einbehalten und abführen können.

CPAs oder Steuerfachleute

Es reicht oft aus, wenn ein Mitarbeiter regelmäßig in einem Staat arbeitet, um Nexus-Regeln für „physische Präsenz“ auszulösen – obwohl die Richtlinien von Staat zu Staat unterschiedlich sein können. Nexus ist, wenn Ihr Unternehmen eine starke Verbindung zu einem anderen Staat hat, um für dessen Einkommens- und Umsatzsteuern haftbar zu sein.

Der Besuch der Website des Finanzministeriums im Arbeitsstaat Ihres Mitarbeiters kann einige Antworten liefern – aber ob Ihr Unternehmen einen Nexus hat oder nicht, ist wahrscheinlich eine komplexe Frage und könnte die Notwendigkeit beinhalten, sich als ausländisches Unternehmen zu registrieren und einen registrierten Vertreter in dem Staat zu ernennen, in dem Ihr Remote-Mitarbeiter arbeitet. Ein Treffen mit Ihrem Steuerberater oder CPA kann Ihnen helfen, Ihre Registrierungs- und Steuerpflichten zu verstehen und im Griff zu behalten.

4. Lokale Arbeitsgesetze

Es ist auch wichtig, sich über die lokalen Arbeitsgesetze in der Gerichtsbarkeit zu informieren, in der Ihr Remote-Mitarbeiter arbeitet, wie z. B. Mindestlohnanforderungen und obligatorische Pausen. Der Arbeitgeberleitfaden des Arbeitsministeriums ist eine ausgezeichnete Ressource zu diesem Thema.

Der Staat, in dem Ihr Remote-Mitarbeiter arbeitet, wird wahrscheinlich verlangen, dass Sie sich über das staatliche Arbeitslosenversicherungsprogramm für die Arbeitslosenversicherung anmelden. Andernfalls könnte Ihr Unternehmen Strafen und Gebühren wegen Nichteinhaltung der staatlichen Arbeitslosenversicherungsgesetze ausgesetzt werden.

Fast jeder Staat verlangt von Arbeitgebern den Abschluss einer Workers' Compensation Insurance, die Ihren Mitarbeiter im Falle einer arbeitsbedingten Verletzung oder Krankheit schützt. Sie können sich entweder über einen kommerziellen Anbieter oder das Arbeitsunfallversicherungsprogramm Ihres Staates anmelden. Um mehr zu erfahren, wenden Sie sich an den Beamten für Arbeitsunfallversicherung in dem Staat, in dem Ihr Mitarbeiter arbeiten wird.