Wie fange ich an, mit einem virtuellen Assistenten zu arbeiten? Nützliche Tipps

Jeder Unternehmer, der sein Unternehmen langfristig weiterentwickeln möchte, kommt an einen Punkt, an dem er Unterstützung benötigt. Allerdings ist die Anzahl der Aufgaben nicht sofort groß genug, um einen Leiharbeiter einzustellen. In solchen Fällen ist die ideale Lösung, die Dienste eines virtuellen Assistenten in Anspruch zu nehmen. Heute konzentrieren wir uns auf virtuelle Assistenten, ihre Rolle im Unternehmen, ihre Fähigkeiten und Möglichkeiten, sie zu finden. Wenn Sie noch nie mit einem gearbeitet haben, hilft Ihnen dieser Artikel auf jeden Fall bei der Auswahl des idealen Remote-Mitarbeiters.

Virtueller Assistent – ​​Inhaltsverzeichnis:

1. Wer ist ein virtueller Assistent?
2. Was macht ein virtueller Assistent?
3. Wie findet man einen virtuellen Assistenten?
4. Wie überprüfen Sie die Fähigkeiten eines virtuellen Assistenten?
5. Wie arbeitet man am besten mit einem virtuellen Assistenten?
6. Zusammenfassung

Wer ist ein virtueller Assistent?

Ein virtueller Assistent ist ein Remote-Mitarbeiter, der zugewiesene Aufgaben von überall auf der Welt mithilfe eines Computers und des Internets ausführt. Es ist eine Person, die einen normalen Büroangestellten ersetzt. Diese Person kann vom Backoffice aus alle Angelegenheiten erledigen, die eng mit der Führung eines Unternehmens verbunden sind, z. B. Rechnungen ausstellen, Kontakt mit Großhändlern aufnehmen oder sich um die Website kümmern, aber nicht nur. Der Leistungskatalog der virtuellen Assistenten wächst stetig und dieser Beruf erfreut sich immer größerer Beliebtheit.

Was macht ein virtueller Assistent?

Die Bandbreite der Kompetenzen virtueller Assistenten und damit auch der von ihnen angebotene Leistungskatalog ist äußerst vielfältig. Dennoch hat jeder von ihnen seine Spezialisierung, in der er sich am wohlsten fühlt. Manchmal ist es sehr umfassend und bezieht sich auf den gesamten Aufgabenkatalog oder manchmal betrifft es eine bestimmte Fähigkeit. Aus diesem Grund ist es bei der Suche nach einem virtuellen Assistenten der wichtigste Schritt, die Aufgaben anzugeben, die Sie erledigen möchten.

Viele virtuelle Assistenten beginnen mit einfachen Büroarbeiten, bilden sich aber mit der Zeit weiter und erweitern ihre Kompetenzen. Am Ende bekommt der Auftraggeber einen Mitarbeiter, der eine ganze Reihe von Aufgaben übernimmt. Es ist bequemer, wenn eine Person für das gesamte Projekt verantwortlich ist. Sowohl in Bezug auf die Konsistenz als auch auf die Kontrolle der Effekte.

Zur leichteren Orientierung finden Sie unten eine Liste von Beispielaufgaben, die VA ausführen kann:

Typische Verwaltungsaufgaben

Das sind Aufgaben, die auch ein klassischer Büroassistent übernimmt. Dazu gehören die Pflege des Kalenders, die Planung von Terminen oder der Umgang mit E-Mails. Virtuelle Assistenten, die sich mit Verwaltungsangelegenheiten befassen, können auch für die Ausstellung von Rechnungen oder Bestellungen bei Herstellern verantwortlich sein. Ein solcher Assistent erstellt für Sie auch Vorlagen von Dokumenten oder führt die Ersteinstellung eines Mitarbeiters durch. Mit einem Wort – sie unterstützen Sie in allen administrativen und bürokratischen Belangen rund um Ihren Geschäftsbetrieb.

Online-Geschäftsunterstützung

Diese Kategorie kann eine Menge beinhalten. Ein auf technische Fragen spezialisierter virtueller Assistent kann für die Erstellung einer Zielseite für einen neuen Online-Kurs oder die Einrichtung eines Online-Shops verantwortlich sein. Einige Assistenten sind auf bestimmte Programme wie Schnitt oder Videoschnitt spezialisiert.

Promotion- und Marketingaktivitäten

Dieser Katalog umfasst alle Aktivitäten, die auf die Entwicklung einer Marke abzielen. Dazu gehört die Erstellung von Werbematerialien, also Inhalten, Grafiken oder Videos, aber auch die umfassende Betreuung von Social Media oder der Website. Ein virtueller Assistent kann sich auch darauf spezialisieren, Werbekampagnen auf einer bestimmten Plattform zu erstellen oder Inhalte zu erstellen.

Natürlich ist die obige Liste nicht vollständig und enthält nicht alle Aufgaben, die Sie an einen Assistenten delegieren können. Diese Aufschlüsselung bedeutet auch nicht, dass eine Person nicht gleichzeitig mit sozialen Medien umgehen und E-Mails abrufen kann. Oft werden Sie feststellen, dass ein virtueller Assistent Mitarbeiter in mehreren Abteilungen ersetzt. Diese Flexibilität ist einer der größten Vorteile dieses Berufes und der Grund, warum immer mehr Unternehmer mit einem virtuellen Assistenten arbeiten.

Obwohl ein virtueller Assistent ausschließlich mit Remote-Arbeit in Verbindung gebracht wird, ist dies nicht immer der Fall. In einigen Fällen suchen Schulleiter nach jemandem, der auch bei Aufgaben vor Ort helfen kann, z. B. beim Besuch des Büros oder beim Versenden von Dokumenten bei der Post.

Wie findet man einen virtuellen Assistenten?

Dieser Beruf wird immer beliebter, aber noch wissen nicht viele Unternehmer von der Möglichkeit der Remote-Zusammenarbeit. Selbst wenn sie etwas davon gehört haben, haben sie keine Ahnung, wo und wie sie sie finden können. Es gibt mehrere Möglichkeiten, eine Zusammenarbeit zu beginnen.

Webseiten

Viele virtuelle Assistenten haben ihre digitalen Visitenkarten in Form von Websites. Auf ihnen präsentieren sie ihre Portfolios, Fähigkeiten und das Feedback von Kunden, mit denen sie zusammengearbeitet haben. Beachten Sie jedoch, dass die bestplatzierten Websites immer in den ersten Suchergebnissen erscheinen.

Sozialen Medien

Da es sich um einen Remote-Job handelt, erfolgt auch die Rekrutierung aus der Ferne. Der Beitritt zu einer der Facebook-Gruppen ist eine der effektivsten Methoden. Alles, was Sie tun müssen, ist, einen Beitrag mit einem Stellenangebot und einer Beschreibung der Aufgaben hinzuzufügen, und Sie erhalten als Antwort sicher ein paar oder ein Dutzend interessante Angebote. Solche Gruppen sammeln virtuelle Assistenten, sodass Sie sicher sein können, dass Ihr Angebot direkt an kompetente Personen geht. Sie können auch eine Anzeige in einer der Unternehmensgruppen hinzufügen, die sich auf das Profil Ihres Unternehmens beziehen. Dadurch haben Sie eine bessere Chance, eine Person zu finden, die Erfahrung oder Interessen in Ihrer Branche hat.

Agenturen für virtuelle Assistenten

Einige Agenturen arbeiten mit virtuellen Assistenten. Diese Lösung hat ihre Vor- und Nachteile. Der größte Vorteil ist, dass sich der Verantwortliche um die Auswahl des besten Mitarbeiters kümmert. Es liegt nur an Ihnen, eine Liste mit bestimmten Aufgaben zu erstellen, die Sie auslagern möchten. Der Agenturverantwortliche weiß genau, mit wem er zusammenarbeitet und wem es sich lohnt, eine bestimmte Art von Aufgabe zu übernehmen. Außerdem durchliefen alle Assistenten ein Einstellungsverfahren, sodass sie ihre Fähigkeiten unter Beweis stellen mussten.

In diesen Fällen schließen Sie einen Vertrag mit einer Agentur ab und nicht mit einem bestimmten Assistenten, was in manchen Situationen ebenfalls von Vorteil ist. Erstens besteht Ihre Verantwortung nicht darin, die Arbeit zu kontrollieren. Für Sie zählt das Ergebnis, den Rest erledigt die Agentur. Der große Nachteil ist jedoch der Preis, der höher ist als bei einer direkten Zusammenarbeit. Wenn das Budget für Sie jedoch kein Problem darstellt, entscheiden Sie sich dafür.

Freiberufliche Webseiten

Eine immer beliebtere Form der Suche nach verschiedenen Arten von Spezialisten ist das Hinzufügen von Anzeigen auf Websites, die Freiberufler wie Upwork verbinden. Fügen Sie einfach ein Angebot hinzu und beschreiben Sie eine bestimmte Position, und nach einer Weile erhalten Sie eine Reihe von Antworten aus der ganzen Welt.

Empfehlungen sind auch eine gute Möglichkeit, virtuelle Unterstützung zu finden. Es ist eine gute Idee, Freunde zu fragen, die in ähnlichen Branchen arbeiten oder ihr Unternehmen führen, ob sie diese Art von Lösung verwendet haben. Virtuelle Assistenten arbeiten oft mit mehreren Unternehmern gleichzeitig zusammen, und die Einstellung auf Empfehlung ist eine der besten Möglichkeiten, den perfekten Mitarbeiter zu finden.

Wie überprüfen Sie die Fähigkeiten eines virtuellen Assistenten?

Eine bekannte Form der anfänglichen Qualifikationsüberprüfung ist die Erstellung eines Einstellungsfragebogens. Dies ist eine gute Möglichkeit, bereits in der Anfangsphase die besten Kandidaten auszuwählen, und gleichzeitig eine viel bessere Methode, um den Kandidaten kennenzulernen.

Richtig ausgewählte Fragen verraten viel mehr als ein Lebenslauf oder ein Anschreiben. Eine interessante Ergänzung zum Rekrutierungsfragebogen können situative Fragen sein, in denen Sie beispielhaft Situationen schildern können, in denen sich das Unternehmen mit der Bitte um Lösung eines Problems befunden hat. Solche Antworten erlauben uns zu beurteilen, ob eine Person in ähnlichen Mustern denkt und von welchen Werten sie sich leiten lässt. Manchmal wird der Fragebogen auch von einer kurzen Rekrutierungsaufgabe begleitet, die darin besteht, Grafiken in einem bestimmten Programm aufzubereiten oder einen kurzen Text zu schreiben.

Neben der grundsätzlichen Überprüfung der Fähigkeiten haben solche Befragungen noch einen weiteren Vorteil. Es erfordert ein wenig Bereitschaft und Engagement, sie zu beantworten, sodass Sie mehr Vertrauen haben, dass die Person, die ihr Angebot sendet, an einer Zusammenarbeit mit Ihnen interessiert und von ihren Fähigkeiten überzeugt ist.

Nach einer ersten Analyse der Ihnen zugesandten Angebote müssen Sie einige der besten Kandidaten auswählen. Ein online geführtes Video-Interview mit jedem von ihnen wird Ihnen helfen, die endgültige Wahl zu treffen. Dafür gibt es viele Plattformen wie Google Meet oder Zoom.

Wie arbeitet man am besten mit einem virtuellen Assistenten?

Darauf gibt es eine Antwort: Es kommt darauf an.

Bei der Art des Vertrags selbst handelt es sich meistens um B2B, da virtuelle Assistenten ihre Geschäfte führen oder mit Gründerzentren oder anderen Arten von Unternehmen zusammenarbeiten, die es Ihnen ermöglichen, ihnen ihre Arbeit in Rechnung zu stellen. In einigen Fällen ziehen es Unternehmer jedoch vor, einen zivilrechtlichen Standardvertrag abzuschließen. Denken Sie auch an zusätzliche Dokumente, die unterzeichnet werden sollten, wenn die Zusammenarbeit dies erfordert, wie z. B. eine Vertraulichkeitsvereinbarung.

Die Zusammenarbeit mit einem virtuellen Assistenten kann langfristig sein oder eine konkrete Aufgabe sein, zB die Recherche für einen bestimmten Auftrag oder die Vorstellung von Produkten auf einer Website.

Bei der Abrechnung ist die Situation nicht mehr so ​​einfach. Es stehen mehrere Optionen zur Verfügung. Einige virtuelle Assistenten haben Stundenpakete, die ein Unternehmer erwerben kann. Das Paket kann 10 oder sogar 40 Arbeitsstunden umfassen. Meistens ist es 30 Tage gültig und der Unternehmer muss am Anfang des Monats über die Größe des Pakets entscheiden.

Eine solche Methode funktioniert am besten, wenn der Umfang der Zusammenarbeit mit einem virtuellen Assistenten groß, aber unregelmäßig ist, z. B. ein Unternehmer Unterstützung im Kundenservice benötigt, aber die Community so klein ist, dass es sich um eine Aufgabe für nur eine Stunde am Tag handelt und die Aufgaben Zu einem virtuellen Assistenten gehört auch das Erstellen von Beiträgen in sozialen Medien. Dadurch kann sie ihre Zeit frei bestimmten Aufgaben zuordnen und der Kunde zahlt nur für die tatsächlich geleisteten Arbeitsstunden.

Beruht die Zusammenarbeit auf einer konkreten Aufgabenstellung, kann eine Abrechnung über die erstellte Arbeit eine bessere Form der Abrechnung sein. Zu Beginn der Zusammenarbeit einigen Sie sich auf den Endbetrag, zB für die Erstellung eines Anzeigenkatalogs oder die Zusammenstellung eines E-Books. In diesem Fall ist es nicht wichtig, wie viel Zeit Ihr Assistent für die Vorbereitung aufwenden wird. Was zählt, ist die Wirkung – das fertige Produkt.

Zusammenfassung

Die Arbeit mit einem virtuellen Assistenten ist eine Chance, einen Mitarbeiter zu finden, ohne sich langfristig zu binden. Es eignet sich hervorragend für wachsende Unternehmen oder Unternehmen, die nur saisonal Unterstützung benötigen. Auch der finanzielle Aspekt ist ein großer Vorteil. Dem Unternehmer entstehen nur dann Kosten, wenn er sie benötigt. Er bezahlt für Echtzeitarbeit, nicht dafür, im Büro zu sitzen oder eine Kaffeepause zu machen.

Zu den Vorteilen der virtuellen Assistenz gehört auch die Vielseitigkeit. Einerseits kann ein Unternehmer bei einfachen Dingen, die ihn täglich viel Zeit in Anspruch nehmen, um Unterstützung bitten und Raum für kreative Arbeit und Entfaltung gewinnen. Auf der anderen Seite kann er auf Hilfe zählen, wenn es um Themen geht, die über seine Kompetenz hinausgehen, wie zum Beispiel technischer Support für Programme. Schließlich muss ein Unternehmer nicht alles wissen.

Das ist alles, was Sie über die Arbeit mit einem virtuellen Assistenten wissen müssen. Lesen Sie auch: 11 Gründe, einen virtuellen Assistenten in Ihrem Unternehmen einzustellen

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Autor: Andy Nichols

Ein Problemlöser mit 5 verschiedenen Graden und unendlichen Motivationsreserven. Das macht ihn zu einem perfekten Business Owner & Manager. Bei der Suche nach Mitarbeitern und Partnern schätzt er Offenheit und Neugier auf die Welt am meisten.

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