So erstellen Sie ein modernes, flexibles Wiki für Ihr Unternehmen

Wenn ein Unternehmen wächst, sammelt es eine Fülle von Kenntnissen an, von Ihrer Unternehmensvision bis hin zu den zu befolgenden Best Practices, die dabei helfen, seinen Wachstumspfad zu lenken und zu gestalten. Und die Bewahrung dieses Wissens ist nichts anderes als entscheidend für seinen Fortschritt.

Ohne ein geeignetes System zu ihrer Erfassung können diese wertvollen Informationsspeicher jedoch im gesamten Unternehmen verstreut werden oder verloren gehen. Hier können Sie ein Firmenwiki nutzen. Es hilft, alle Informationen in einem zentralen Repository zu sammeln und bietet so eine leicht zugängliche Ressource für alle. In diesem Beitrag besprechen wir Schritt für Schritt, wie man ein Firmenwiki aufbaut.

Was ist ein Firmenwiki

Ein Unternehmens-Wiki (auch bekannt als internes Wiki oder Unternehmens-Wiki) ist eine Online-Datenbank, die verwendet wird, um Informationen über das Unternehmen und seine Prozesse, Mitarbeiter, Projekte, Kunden usw. zu zentralisieren. Unternehmenswissen zu organisieren und intern zu teilen. Ein Unternehmenswiki ermöglicht es jedem Teammitglied, auf Inhalte zuzugreifen, sie zu erstellen oder zu bearbeiten.

Ein Wiki kann Informationen enthalten wie:

• Wichtige Unternehmensprozesse
• Unternehmenskultur, Werte und Richtlinien
• Fahrplan des Unternehmens
• Personal- und Verwaltungsdokumente
• Projektdokumentation

Vorteile eines internen Wikis

Wikis erleichtern allen die Arbeit. Für neue Mitarbeiter ist es der schnellste Weg, alle Informationen zu finden, die sie benötigen. Und etabliertere Mitarbeiter können darauf zurückgreifen, um zu verstehen, wie der Rest des Unternehmens besser funktioniert, und ihre Arbeitsweise weiter verbessern.

• Interne Wikis bieten einen zentralen Punkt für alle internen Dokumente, seien es Schulungsmaterialien für Mitarbeiter, SOPs, Whitepaper, E-Mails oder Webinar-Inhalte, und erleichtern das Auffinden von Informationen.
• Sie tragen dazu bei, Wissensverlust zu vermeiden und das Speichern, Abrufen und Teilen von Wissen zu rationalisieren.
• Sie verbessern die Teamzusammenarbeit, indem sie einen gemeinsamen Raum für Teams bereitstellen, in dem sie gemeinsam an der Abbildung von Unternehmensprozessen und -informationen arbeiten können.

Wissensdatenbank vs. Wiki

Ein Firmenwiki ist nicht dasselbe wie eine interne Wissensdatenbank. Wissensdatenbanken sind maßgebliche Ressourcen mit einem engagierten Team von Content-Erstellern und -Managern.

Andererseits sind Wikis ein kollaboratives Werkzeug. Jeder Mitarbeiter kann nicht nur jederzeit auf das Unternehmens-Wiki zugreifen, es erstellen oder bearbeiten, sondern Teams können auch an der Inhaltsfüllung zusammenarbeiten. Und die Änderungen sind in der Regel so konzipiert, dass sie nach einer Bearbeitung sofort angezeigt werden.

So bauen Sie ein Firmen-Wiki auf

Ihr Firmenwiki ist ein Ort zum Erfassen, Organisieren und Verwalten von Unternehmenswissen. Es ist wichtig, dass Sie über einen optimierten Prozess verfügen, um sicherzustellen, dass Sie unternehmensweite Informationen produktiv strukturieren. Hier haben wir die Schritte zum effektiven Aufbau eines Firmenwikis aufgelistet.

Entscheiden Sie den Grund für die Erstellung eines Wikis

Ob es darum geht, Unternehmensprozesse und -verfahren zu dokumentieren, neue Mitarbeiter einzuarbeiten oder ein Team-Playbook zu erstellen, definieren Sie das Ziel Ihres Wikis, bevor Sie es tatsächlich erstellen. Das wird helfen,

• Identifizieren Sie die Art der Informationen, die Sie aufnehmen müssen
• Definieren Sie die Zielgruppe, die Sie berücksichtigen müssen (z. B. neue Mitarbeiter oder bestehende Mitarbeiter oder beides)
• Sammeln Sie die vorhandenen Dokumente, Ressourcen, Berichte und Materialien, die Sie möglicherweise in das neue Wiki integrieren müssen.
• Identifizieren Sie die wichtigsten Mitwirkenden wie leitende Manager oder Teamleiter mit Fachkenntnissen zum Thema.

Wählen Sie eine Wiki-Software

Der nächste wichtige Schritt besteht darin, die Software zu finden, die Ihren Anforderungen entspricht. Da Sie Ihr Ziel bereits eingegrenzt haben, haben Sie jetzt eine konkrete Vorstellung davon, welche Fähigkeiten Sie in der Software suchen.

Hier sind ein paar wichtige Fähigkeiten, die jede Wiki-Software besitzen sollte;

• Einheitliche Arbeitsbereiche zur Zentralisierung Ihrer Dokumente
• Funktionen zum einfachen Bearbeiten und Durchsuchen von Inhalten
• Echtzeit-Funktionen für die Zusammenarbeit mehrerer Benutzer wie Inline-Kommentare, Diskussionsthreads, @mention-Tagging, Live-Mausverfolgung, intelligente Benachrichtigungen, Offline-Synchronisierung usw.
• Ein Rich-Text-Editor mit der Möglichkeit, visuelle Inhalte wie Diagramme, Diagramme, Bilder usw. zu erstellen oder hinzuzufügen.
• Ordner zum Organisieren von Dokumenten
• Integrationen in andere Tools in Ihrem Workflow wie Slack, GitHub, MS-Teams, Google Suite-Apps usw.
• Fähigkeit zur Erleichterung der Kommunikation (Meeting-Protokolle/wöchentliche Updates), des Lernens (Onboarding-Anweisungen/Handbücher) und des Projektmanagements (Projektpläne/Fortschrittsberichte)
• Optionen zum Herunterladen von Dokumenten, einschließlich PDF-, SVG- und PNG-Export

Einige beliebte Wiki-Software für Unternehmen, die Sie in Betracht ziehen können, sind Google Drive, Confluence und Microsoft SharePoint.

Erstellen Sie Ihr Firmen-Wiki

Creately, eine Arbeitsverwaltungssoftware, die auf einer intelligenten visuellen Leinwand läuft und von Teams zum Brainstorming, Planen, Verwalten von Projekten und Erfassen von Wissen verwendet wird, dient auch als moderne Wiki-Softwarelösung.

Es bietet all diese oben genannten Funktionen und mehr, einschließlich Workspace-Versionsverlauf, anpassbare Tabellen, integrierte agile Projektmanagement-Tools wie Kanban-Boards zum Erstellen von Workflows, vorgefertigte Vorlagen für Wiki-Strukturen, Projektdokumente und mehr als 100 Anwendungsfälle branchenübergreifend. Darüber hinaus bietet Creately auch Integrationen für Google Drive und Confluence an.

Erstellen Sie eine anfängliche Wiki-Struktur

Erstellen Sie eine Grundstruktur, die die Dokumenten- oder Informationshierarchie des Wikis darstellt. Dadurch erhalten Sie eine Vogelperspektive oder eine Vorschau darauf, wie das Wiki aussehen wird, und Sie können es als Referenz während der Pflege und Erstellung von Inhalten verwenden.

Füllen Sie es mit Inhalt

Beginnen Sie mit der Grundstruktur, Inhalte für jeden Abschnitt oder Titel zu schreiben. Hier müssen Sie Inhalte von anderen Plattformen einbringen, um alles an einem Ort zu zentralisieren.

In Creatley können Sie sie als Link-Ressourcen hinzufügen, Inhalte aus anderen Quellen direkt in Creately-Shapes kopieren und einfügen oder sie sogar direkt aus Apps von Drittanbietern migrieren, einschließlich Daten in CVS-Dateien, GitHub-Problemen, Tabellenkalkulationen und Google Sheets.

Einige der Best Practices, die Sie befolgen können, um ansprechende Inhalte zu erstellen, sind wie folgt:

• Fügen Sie so viele visuelle Elemente wie Bilder, Diagramme, Diagramme, Videos usw. ein, um Textblöcke aufzubrechen. Beispielsweise können Sie eine Prozesslandkarte verwenden, um Prozessschritte darzustellen.
• Fügen Sie interne Links hinzu, um die Navigation zu vereinfachen und Informationen leichter auffindbar zu machen.
• Fügen Sie Listen mit Aufzählungszeichen oder Nummerierungen, Checklistenpunkte, kürzere Absätze usw. hinzu, um den Inhalt besser scanbar zu machen.

Halten Sie Ihr Wiki auf dem neuesten Stand

Unternehmensinformationen oder Prozesse bleiben nicht dieselben. Wenn sie sich weiterentwickeln, sollte sich auch Ihr Wiki weiterentwickeln.

Da sich Mitarbeiter auf Ihr Unternehmenswiki verlassen, um zeitnah Informationen zu erhalten, ist es wichtig, sich regelmäßig mit den wichtigsten Mitwirkenden zu beraten und notwendige Änderungen vorzunehmen, um den aktuellen Stand der Dinge widerzuspiegeln.

Sie können auch verbesserungswürdige Bereiche identifizieren, indem Sie Ihr Team überwachen. Beobachten Sie, ob sie die Informationen hilfreich finden, oder ob sie verwirrt sind und immer wieder Fragen stellen, die Sie dann besser beantworten können, indem Sie den Inhalt aktualisieren.

In Creately wird der vollständige Versionsverlauf automatisch für alle Arbeitsbereiche verfolgt. Daher wird jede Änderung, die Sie an Ihrem Wiki vornehmen, separat aufgezeichnet. Sie können Versionen im Verlauf benennen, um wichtige Punkte in der Entwicklung des Wikis zu verfolgen und bei Bedarf jederzeit von einer früheren Version abzuzweigen.

Best Practices zum effektiven Erstellen eines Unternehmens-Wikis auf Creately

Ein Wiki für Ihr Unternehmenswissen mag nach einem guten Ort klingen, um die Zusammenarbeit zwischen Ihren Teammitgliedern zu erleichtern, hat jedoch nicht zu vernachlässigende Nachteile wie eingeschränkte Suchfunktionen, inkonsistente Inhalte, Bearbeitungsberechtigungen usw.

Im Folgenden haben wir einige Best Practices aufgelistet, die Sie befolgen können, um diese Herausforderungen zu meistern, wenn Sie ein Unternehmenswiki auf Creately erstellen.

Gestalten Sie Ihr Firmen-Wiki flexibler

Eine der größten Beschwerden, die ein Wiki hat, ist seine Inflexibilität. Mit mehreren Dokumenten auf Seiten und Ordnern kann es ziemlich schwierig werden, Inhalte in einem Wiki effektiv zu organisieren. Mit einer geeigneten hierarchischen Arbeitsbereichs- oder Ordnerstruktur können Sie dies jedoch leicht überwinden.

In Creately kann das, was Sie normalerweise in mehreren Seiten und Ordnern in einer traditionellen Wiki-Software speichern, in einem einzigen Arbeitsplatz platziert werden, indem einfache visuelle Strukturen verwendet werden, die logisch sinnvoll sind.

Sie können beispielsweise ein Organigramm für Mitarbeiterinformationen oder eine Prozesslandkarte für die Prozessdokumentation erstellen. Jede Form kann eine Vielzahl von Informationen enthalten, die von Seiten mit Inhalten, Anhängen, Links, Bildern, Datenfeldern für die Rollenzuweisung, Aufgaben, Schätzungen und mehr reichen, die über Formdaten hinzugefügt werden können. Auf diese Weise können Sie Informationen, die auf mehreren Seiten enthalten sind, einfach in einer einzigen visuellen Struktur zentralisieren. Außerdem können Sie mit der unendlichen Leinwand von Creately auch eine beliebige Anzahl dieser visuellen Strukturen an derselben Stelle platzieren.

Sie können Shapes auch über Arbeitsbereiche und Ordner hinweg mit Shape-Links verbinden und Navigationsflüsse erstellen und Informationen verknüpfen. Klicken Sie auf die verknüpfte Form, um die verbundene Form im selben Arbeitsbereich automatisch zu vergrößern oder den Arbeitsbereich zu öffnen, in dem sich die verbundene Form befindet.

Stellen Sie eine ordnungsgemäße Navigationsstruktur sicher

Ein großer Nachteil bei der Pflege eines Unternehmenswikis ist, dass es mühsam sein kann, Informationen in den zahlreichen Dokumenten zu finden, die Sie ständig hinzufügen. Mit einem geeigneten Navigationsmenü oder Suchfunktionen kann dies jedoch eliminiert werden.

Die intelligente Suchfunktion von Creately holt Ihnen alle Informationen, die Sie in einem Arbeitsbereich oder Ordner suchen, in Sekundenschnelle; Suchen Sie einfach mit Strg+F (oder „Befehl+F“ auf einem Mac) nach dem Schlüsselwort, um die gesuchten Informationen sofort zu finden. Sobald Sie es aus den Suchergebnissen ausgewählt haben, gelangen Sie zu genau der Stelle, an der es im Arbeitsbereich enthalten ist.

Oder Sie können mit Hilfe des Navigationsbereichs ein Navigationsmenü erstellen, in dem Sie Links zu den Elementen im Arbeitsbereich auflisten und es verwenden können, um die Informationen einfach zu finden.

Halten Sie den Inhalt konsistent

Wenn mehrere Teammitglieder aus verschiedenen Abteilungen an Wiki-Dokumenten mitarbeiten, kann es zu Inkonsistenzen kommen, die auch zu Wissenslücken führen können.

Um dies zu verhindern, stellen Sie sicher, dass es Vorlagen oder ein Standardformat gibt, auf das sich jeder beim Schreiben von Inhalten beziehen kann.

Begrenzen Sie die Anzahl der Redakteure

Wikis erlauben den Beitrag mehrerer Autoren. Für ein Unternehmenswiki ist es jedoch nicht immer ideal, zumal sich die Mitarbeiter darauf verlassen, um verlässliche Informationen über organisatorische Prozesse und Wissen zu sammeln.

Daher ist es von Vorteil, nur eine begrenzte Anzahl von Redakteuren – insbesondere Fachexperten – zu berechtigen, Inhalte für Ihr Wiki zu schreiben, zu bearbeiten und zu veröffentlichen.

Mit Creately können Sie Rollen für das Schreiben und die Erreichbarkeit definieren. Es bietet verschiedene Zugriffsebenen und Rollen, um die Verwaltung von Freigaben und Berechtigungen zu optimieren. Während Sie einem Arbeitsbereich einige Teammitglieder als Eigentümer und Bearbeiter zuweisen können, können Sie den Rest der Mitarbeiter, mit denen Sie die Informationen nur teilen möchten, als Kommentatoren oder Betrachter hinzufügen.

Auf diese Weise können Sie auch steuern, mit wem Sie Informationen teilen, und private und öffentliche Informationen trennen.

Ein neuer Weg zum Wiki

Ein Wiki muss, obwohl es Ebenen und Ebenen von Dokumenten enthält, nicht zu kompliziert zu erstellen oder zu verwalten sein. Mit der richtigen Software, die die richtigen Tools bereitstellt, müssen Sie sich nicht mehr so ​​viele Sorgen machen.

Probieren Sie Creately noch heute aus, um Ihr Firmenwiki zu erstellen. Vereinfachen Sie den Prozess mit intelligenten visuellen Tools und fortschrittlicher Zusammenarbeit in Echtzeit.

Haben Sie weitere Tipps zum Erstellen eines Firmenwikis? Teilen Sie uns Ihre Gedanken und Vorschläge im Kommentarbereich unten mit.