Die Wahl der richtigen Projektmanagement-Lösung in 7 einfachen Schritten

Veröffentlicht: 2023-02-16

Project Management Solution ermöglicht es Unternehmen, Projekte einfach zu planen, auszuführen und zu überwachen. Das Tool erstellt eine transparente Aufzeichnung der Teamaktivitäten und hilft Managern, die Ressourcen in Echtzeit zu verfolgen und die Projektabwicklung zu verbessern. Unternehmen verlassen sich heute auf diese Tools für die reibungslose Ausführung von Geschäftsfunktionen. Es wird geschätzt, dass 77 % der gut funktionierenden Teams Projektmanagement-Tools nutzen. Umso wichtiger ist es, die richtige Projektmanagement-Lösung für Ihr Unternehmen zu finden.

Interessante Fakten

1. 70 % der Organisationen erlitten in den letzten 12 Monaten mindestens einen Projektausfall
2. Laut PwC-Umfrage verwenden 77 % leistungsstarker Projekte Projektmanagementlösungen
3. 73 % der Unternehmensleiter glauben, dass Zuverlässigkeit, Benutzerfreundlichkeit und einfache Integration die drei wichtigsten Anforderungen an PMS sind
4. 2/3 Unternehmen kommunizieren mit Kunden über ein Projektmanagement-Tool
5. Organisationen verschwenden 12 % ihrer wertvollen Ressourcen aufgrund von schlechtem Projektmanagement.
6. Unternehmen, die in ein gutes PMS investieren, geben im Vergleich zu Unternehmen ohne PMS 28-mal weniger Geld aus

Inhaltsverzeichnis

So wählen Sie die richtige Projektmanagement-Lösung aus

Die richtige Projektmanagement-Lösung für Sie ist diejenige, die auf Ihre Bedürfnisse zugeschnitten ist. Jede Plattform hat ihre Vor- und Nachteile, und dieser Artikel hilft Ihnen dabei, die richtige für Ihr Unternehmen zu finden.

  1. Definieren Sie Ihren Bedarf

Der erste und wichtigste Schritt besteht darin, herauszufinden, warum Ihr Unternehmen ein Projektmanagementsystem benötigt und welche Lücken in Ihrem aktuellen Team vorhanden sind. Jedes Unternehmen hat seine einzigartigen Gründe, sich für eine Projektmanagementlösung zu entscheiden. Beispielsweise verfolgt ein Unternehmen Projekte möglicherweise reibungslos über Excel, benötigt jedoch jetzt eine automatisierte Plattform, die den Fortschritt einer Aufgabe selbst aktualisieren und eine Erinnerung an die Teammitglieder senden kann, wenn sich eine Frist nähert.

Ebenso würden die Anwendungsfälle von Unternehmen zu Unternehmen variieren, ebenso wie die Notwendigkeit eines Projektmanagement-Tools. Einige der häufigsten Herausforderungen beim manuellen Projektmanagement sind:

  • Fehlende aktive interne Kommunikation zwischen den Teams
  • Zu viele Meetings mit wenig Fortschritt
  • Unorganisierter Projektzeitplan und verpasste Fristen
  • Ungleiche Arbeitsverteilung im Team
  • Geringe Ressourcenauslastung
  • Posteingang mit Hunderten von ungelesenen Projekt-E-Mails.

Wenn Sie mit einem dieser Probleme konfrontiert sind, fahren Sie mit dem nächsten Schritt fort, um die richtige Projektmanagement-Software zu finden.

  1. Erforschen Sie das beste Werkzeug

Nachdem Sie Ihre Bedürfnisse identifiziert haben, ist der nächste offensichtliche Schritt, ein potenzielles Projektmanagementsystem zu entdecken. Hier sind einige andere Möglichkeiten, wie Sie die richtige Software für Ihr Unternehmen finden können:

  • Sprechen Sie mit anderen Projektleitern im Unternehmen oder der Branche
  • Fragen Sie Kollegen, was sie früher bevorzugt verwendet haben
  • Überprüfen Sie die Websites für Softwarebewertungen
  • Sehen Sie sich das von der Industrie empfohlene Projektmanagement-Tool an

Das Feedback Ihrer Teammitglieder sollte Ihre oberste Priorität sein, um zu verstehen, was ihnen in der Vergangenheit gefallen hat. Vergleichen Sie die Funktionen jeder Software, um diejenige zu finden, die die meisten Anforderungen Ihres Unternehmens abdeckt. Sobald Sie einige Finalisten fertig haben, ist es immer eine gute Idee, Feedback für die endgültigen Entscheidungen zu erhalten.

  1. Nehmen Sie es für einen Test

Obwohl Sie das für Sie am besten geeignete Projektmanagement-Tool gefunden haben, besteht der nächste logische Schritt darin, die Software in alltäglichen Arbeitsszenarien zu testen. Viele der beliebten Projektmanagementlösungen werden mit einer kostenlosen Testversion geliefert, und selbst wenn dies nicht der Fall ist, bieten Ihnen viele Plattformen gerne eine an, wenn Sie danach fragen.

Anstatt die Software nur zum Überprüfen der Funktionen zu verwenden, sollte Ihr Team dieses System für ein Live-Projekt verwenden, um seine Funktionalitäten in alltäglichen Szenarien zu überprüfen. Dies gibt eine vollständige Vorstellung davon, wie sich das System in Ihrer Organisation verhalten würde und ob seine Funktionen den Zweck Ihrer Anforderung oder jetzt erfüllen.

Empfohlene Lektüre: Ein umfassender Leitfaden zur Auswahl der richtigen Projektmanagement-Software

  1. Holen Sie sich Feedback vom Team

Nach Abschluss der Testphase sollten Sie das Pilotteam um detailliertes Feedback bitten und dieses notieren. Dinge, die Sie während des Feedbacks fragen sollten, sind:

  • Wird die Software ihren Arbeitsablauf effizienter machen?
  • Wie lange haben sie gebraucht, um das PMS zu aktualisieren?
  • Was ist wirklich großartig und was wirklich schrecklich an dem Produkt?
  • Ist die Navigation für einen neuen Benutzer einfach?
  • Werden Sie es anderen Benutzern empfehlen?

Vergleichen Sie nun Ihre Antworten mit den Schmerzpunkten, die Sie in Schritt 1 notiert haben. Prüfen Sie, ob Sie eine Lösung für die meisten Ihrer Schmerzpunkte im Zusammenhang mit dem Projektmanagement gefunden haben.

  1. Bewerten Sie die Kosten

Der nächste Schritt zur Auswahl der richtigen Projektmanagementlösung ist die Bewertung der Kosten der Plattform. Normalerweise haben diese Lösungen kostenpflichtige Pläne, die auf der Anzahl der Benutzer basieren. Holen Sie sich eine Gesamtschätzung des Tools und sehen Sie, wie es mit Ihrem Budget abschneidet und ob Sie die Rendite Ihrer Investition rechtfertigen können. Erkunden Sie auch die für Sie am besten geeignete Zahlungsmethode – monatlich, halbjährlich oder jährlich.

  1. Kaufen und implementieren Sie das richtige Tool

Sobald alles gesperrt ist, stellen Sie sicher, dass Sie es so früh wie möglich implementieren. Stellen Sie sicher, dass eine geeignete Implementierungsstruktur vorhanden ist, um einen reibungslosen Übergang zu gewährleisten. Teams sind in der Regel resistent gegen Änderungen, sodass ein gut kuratierter Plan einen großen Beitrag dazu leisten würde, sicherzustellen, dass sich alle mit dem neuen System wohlfühlen. Berücksichtigen Sie diese Dinge für Ihren Implementierungsplan:

  • Entscheiden Sie sich für einen Zeitplan. Überlegen Sie, ob Sie es beschleunigen oder im Laufe der Zeit für bestimmte Geschäftspraktiken bereitstellen möchten.
  • Stellen Sie sicher, dass Ihr Team über genügend Zeit und Infrastruktur verfügt, um das neue System zu schulen.
  • Identifizieren Sie die Mitglieder, die den Übergang leiten werden, und fungieren Sie als Ansprechpartner für das Team
  1. Analysieren Sie die Erfahrung nach dem Kauf

Nach der Implementierungsphase ist der letzte Schritt die Bewertung des Fortschritts des neuen Projektmanagementsystems. Identifizieren Sie die Bereiche, die vom neuen System noch nicht bedient werden können. Analysieren Sie auch den Prozess, dem Sie gerade gefolgt sind, und sehen Sie, ob es blinde Flecken oder Lücken in Ihrem Auswahl- und Implementierungsprozess gab. Sobald Sie Antworten auf all diese Fragen haben, sollten Sie die Rendite Ihrer Investition berücksichtigen, um sicherzustellen, dass Ihre Entscheidung dem Unternehmen geholfen hat.

Empfohlene Lektüre: Geschäftsanwendungsfälle von Projektmanagementsoftware

Fallstudie zur Implementierung von PMS-Software

Wenn Sie nach einer perfekten Fallstudie über ein Unternehmen suchen, das ein Projektmanagementsystem einführt, gibt es nichts Besseres als RPI Consultants. Um den Bedarf an Projektmanagement zu decken, führte es ein PMS ein, das weitere neue Probleme für das Unternehmen schuf. Dies führte dazu, dass das Unternehmen nach einem neuen PMS suchte, das seine Herausforderungen im Projektmanagement weiter löste.

RPI-Berater RPI Consultants ist ein erstklassiger Implementierungspartner, professioneller Dienstleister und Branchenvordenker.
Problem RPI bietet eine Vielzahl von Dienstleistungen für verschiedene Organisationen an. Dies bedeutete, dass RPI schließlich mehrere Lösungen verwendete, um das Aufgabenmanagement zu unterstützen. Dadurch eskalierten die Kommunikations- und Projektmanagementprobleme von RPI weiter.
Lösung Das Unternehmen identifizierte seinen Bedarf an Projektmanagement und identifizierte die Softwareanbieter, die den meisten Herausforderungen von RPI gerecht werden konnten. Es identifizierte Mavenlink als die ideale Ergänzung für sie.
Ergebnisse Das PMS von Mavelink trug dazu bei, den Zeitaufwand für Verwaltungsaufgaben um 20 % zu reduzieren, die Nutzungsrate um 5 % zu steigern und wichtige Erkenntnisse aus dem Dashboard zu gewinnen.

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Abschluss

Projektmanagementsysteme sind ein Segen für Organisationen jeder Größe. Während es viele Ihrer geschäftlichen Probleme löst, ist es sicherlich eine eigene Aufgabe, das richtige System für sich selbst zu finden. Die Auswahl aus Hunderten von ähnlich erscheinenden Produkten kann selbst für einen Domänenexperten verwirrend sein, aber wenn Sie diesem Leitfaden zur Auswahl der richtigen Projektmanagementlösung in 7 Schritten folgen, werden Sie am Ende das Tool finden, das perfekt für Sie ist.