Wie wählt man die beste Projektmanagement-Software aus? | #11 Einstieg ins Projektmanagement

Die beste Projektmanagement-Software ist eine, die man nicht sieht. Dieser tut seinen Job, ohne viel Aufmerksamkeit zu erregen. Es ist einfach zu bedienen und enthält alle notwendigen Funktionen. Aber was beinhalten diese „notwendigen“ Funktionen? Lesen Sie weiter, um es herauszufinden!

1. Wie wählt man die beste Projektmanagement-Software aus? Einführung
2. Projektvorlagen
3. Ansichten
4. Integrationen
5. Einsatzgebiete
6. Wie wählt man die beste Projektmanagement-Software aus? Zusammenfassung

Wie wählt man die beste Projektmanagement-Software aus? Einführung

Bevor wir uns mit der Erörterung einer bestimmten Projektmanagement-Software befassen, wollen wir uns überlegen, welche Funktionen sie erfüllen soll. Wir haben unsere heutige Ausgabe in drei Teile gegliedert. Zuerst sehen wir uns die Ansichten an, die in verschiedenen Programmen angeboten werden. Im zweiten betrachten wir die erforderlichen Integrationen. Und drittens schauen wir uns an, welche Bereiche des Betriebs einer Organisation eine solche Software abdecken sollte.

Projektvorlagen

Die meisten Programme ermöglichen es Ihnen , mehrere Projekte unabhängig voneinander zu verwalten. Dies ist erwähnenswert, wenn Sie mit Programmen oder einem Portfolio von Projekten zu tun haben und wenn PMs in Ihrer Organisation mehr als ein Projekt gleichzeitig bearbeiten oder wenn Sie Projekte mit einem sich wiederholenden Ablauf durchführen – dann lohnt es sich, eine Projektvorlage zu erstellen selbst, die wiederholt verwendet werden kann.

Wenn Sie das Programm jedoch zum ersten Mal verwenden oder es sich um ein benutzerdefiniertes Projekt handelt, können Sie die integrierten Vorlagen verwenden. Sie machen es viel einfacher und schneller, mit einem neuen Projekt zu beginnen. Denn sie helfen Ihnen, sofort in einer vorkonfigurierten Umgebung zu starten, die für das Projektmanagement in beispielsweise der Scrum- oder Prince2-Methodik ausgelegt ist.

Ansichten

Unabhängig von der gewählten Vorlage oder Methode enthält Projektmanagement-Software meistens Standardansichten. Sie zeigen den gewählten Aspekt der Projektumsetzung deutlich. Die wichtigsten Ansichten sind für uns:

• Zeitleiste – die auf die gesamte Projektdauer oder einen ausgewählten Zeitraum skaliert werden kann,
• Aufgabenliste – um eine Vorschau von Aufgaben anzuzeigen, die derzeit ausgeführt werden, frisch abgeschlossen sind oder in Kürze ausgeführt werden sollen,
• Kalender – eine Agenda zum Planen von Besprechungen und Gruppenaktivitäten,
• Analysewerkzeuge – d. h. Diagramme und Datenvisualisierungen bestimmter Bereiche der Projektausführung und der Arbeitsbelastung einzelner Teammitglieder zur Erstellung von Berichten,
• Team – eine Liste der am Projekt beteiligten Personen mit Kontaktinformationen.

Integrationen

Bei der Auswahl eines Projektmanagement-Programms wird seltener auf Integrationen geachtet, also darauf, mit welchen Programmen und Anwendungen unser Tool funktioniert. Dies liegt daran, dass einige Verwaltungsprogramme wie Firmbee Monolithen sind. Dabei handelt es sich um eine Plattform, die alle projektbezogenen Aufgaben umfassend unterstützt – von Aufgabenlisten und Notizen über die Bearbeitung von Rechnungen bis hin zum Teamrekrutierungsprozess.

Manchmal funktioniert ein Programm, das das Projektmanagement erleichtert, jedoch als eine Reihe sogenannter Microservices, also einer Reihe kooperierender Module, die ein- und ausgeschaltet werden können. In diesem Fall erweisen sich Integrationen als sehr nützlich. Dies können beispielsweise Verbindungen sein zu:

• externe Kalender (z. B. Google- oder Apple-Kalender), mit denen z. B. Besprechungseinladungen versendet werden können,
• Kommunikatoren – wie Microsoft Teams, Zoom oder Slack, die es einfach machen, zu kommunizieren, ohne Inhalte kopieren oder verschieben zu müssen,
• Lesegeräte verschiedener Formate, sodass Sie den Inhalt von Dokumenten oder Bilddateien einfach in der Vorschau anzeigen können,
• E-Mail – um Aufgaben direkt per E-Mail hinzuzufügen,
• Vertriebstools für E-Commerce, wie Salesforce, Zoho Desk und Zendesk,
• die Cloud , um größere Projektdateien zu speichern und zu teilen
• Sicherheits- und Autorisierungstools sind unerlässlich, insbesondere wenn Sie von außerhalb des Büros arbeiten und weniger sichere Internetverbindungen haben.
• spezialisierte Reporting-Tools wie zum Beispiel Power BI, Looker oder Google Sheets.

Bei der Auswahl eines bestimmten Programms lohnt es sich auch, sich zu fragen, ob es nur auf einem Computer funktioniert oder ob es auch eine mobile App gibt.

Einsatzgebiete

Die von der Software unterstützten Hauptbereiche der Projektausführung sind das zeitliche Aufgabenmanagement sowie die Budgetvisualisierung. Je nach Art des durchgeführten Projekts können jedoch Module wie:

• Kontakte – insbesondere wenn die Projektumsetzung die Zusammenarbeit mit Freelancern oder mehreren Kundenvertretern umfasst,
• Kampagnen – wenn Marketing- oder Verkaufsaktivitäten Teil des Projekts sind,
• Dokumente – wenn es notwendig ist, verschiedene Materialien zu teilen,
• Humanressourcen – eine Option, die besonders nützlich ist, wenn ein Projektteam gebildet wird oder Personal während der Projektdurchführung aufgefüllt werden muss,
• Finanzen – neben dem Gesamtstatus des Projektbudgets ist es hilfreich, ein Tool zur Hand zu haben, mit dem Sie Ausgaben für verschiedene Zwecke zusammenstellen oder Angebote von Produkten und Dienstleistungen vergleichen können, die für das Projekt erforderlich sind.

Wie wählt man die beste Projektmanagement-Software aus? Zusammenfassung

Die wesentlichen Funktionen, die eine Projektmanagement-Software erfüllen sollte, bestehen darin, die Arbeitsorganisation und -planung zu erleichtern. Die Verwendung von Vorlagen – ob integriert oder selbst erstellt – erleichtert den Einstieg erheblich. Und klare Ansichten, die bestimmte Aspekte der Projektabwicklung darstellen, machen die täglichen Aufgaben angenehmer und einfacher. Integrationen hingegen bedeuten, dass wir unsere Lieblingssoftware verwenden können, indem wir sie mit der kombinieren, mit der wir das Projekt verwalten. Es sei denn, es ist ausgefeilt genug, Module zu kombinieren, die Kommunikation, Finanzmanagement und Personalwesen ermöglichen.

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Autorin: Caroline Becker

Als Projektmanagerin ist Caroline Expertin darin, neue Methoden zu finden, um die besten Arbeitsabläufe zu gestalten und Prozesse zu optimieren. Ihre organisatorischen Fähigkeiten und ihre Fähigkeit, unter Zeitdruck zu arbeiten, machen sie zur besten Person, um komplizierte Projekte in die Realität umzusetzen.

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Einstieg ins Projektmanagement:

1. Was ist ein Projekt?
2. Was ist Projektmanagement?
3. Wie verwaltet man Projekte?
4. Methoden des Projektmanagements
5. Arten von Projekten
6. 4 Projektbeispiele
7. Priorisierung von Projekten
8. Bereiche der Projekttätigkeit
9. Erfolgsdefinition im Projektmanagement
10. Warum Projektmanagement-Software verwenden?
11. Wie wählt man die beste Projektmanagement-Software aus?