Wie können Sie die DSGVO in Ihrem Online-Rekrutierungsprozess einhalten?

Ähnlich wie bei der traditionellen Rekrutierung beinhaltet die Fernrekrutierung die Verarbeitung der personenbezogenen Daten von Stellenbewerbern. Der Schutz personenbezogener Daten in der Europäischen Union und in den meisten Ländern der Welt ist gesetzlich geregelt. Die unsachgemäße Erhebung, Verarbeitung und Speicherung personenbezogener Daten zieht rechtliche Konsequenzen nach sich. Wie können Sie die DSGVO in Ihrem Online-Rekrutierungsprozess einhalten?

Wie wird die DSGVO eingehalten? - Inhaltsverzeichnis:

1. Rekrutierungsziele und Ziele
2. Online-Rekrutierung
3. DSGVO-Regeln
4. Wie wird die DSGVO eingehalten?
5. Zusammenfassung

Rekrutierungsziele und Ziele

Remote-Recruiting wird immer beliebter, da es eine effiziente Kommunikation zwischen der Organisation und den Stellenbewerbern gewährleistet. Es ist auch eine kostengünstige und zeitsparende Lösung. Online-Stellenanzeigen können häufig aktualisiert werden, und der Kandidatenpool ist riesig .

Die Personalbeschaffung ist ein Teilbereich des Personalmanagements. Der Begriff selbst kann sowohl im engen als auch im weiten Sinne verstanden werden . Einerseits kann die Rekrutierung als der gesamte Prozess der Beschaffung, Information und Gewinnung von Stellenbewerbern angesehen werden. Andererseits wird es häufig als Methode bezeichnet, sie für die zukünftige Auswahl zu identifizieren.

Das Hauptziel des Rekrutierungsprozesses ist die Auswahl von Kandidaten, die den Anforderungen des Unternehmens entsprechen , was der Bereitstellung einer angemessenen Anzahl qualifizierter Mitarbeiter für das Unternehmen gleichkommt. Genauer gesagt besteht sein Zweck darin, Menschen zu motivieren, sich auf verfügbare Stellen in der Organisation zu bewerben, und dann eine Liste von Kandidaten zu erstellen, die einer Auswahl unterliegen.

Online-Rekrutierung

Unter Berücksichtigung der globalen Digitalisierung und der COVID-19-Pandemie ist die Remote-Rekrutierung noch üblicher geworden . Daher stoßen Sie in beliebten Jobbörsen häufig auf Stellenangebote, die mit der Klausel „Rekrutierung aus der Ferne“ gepostet werden. Abgesehen davon, dass Sie Ihre Bewerbung online senden, wird der Rest des Prozesses mithilfe von Remote-Tools und einem Telefon abgewickelt.

Wenn eine bestimmte Bewerbung die Aufmerksamkeit des Personalvermittlers auf sich zieht, ruft er einen Kandidaten an und vereinbart ein Vorstellungsgespräch per Telefon oder Computer. Bei einem Video-Interview erhält ein Kandidat eine Einladungs-E-Mail mit einem Link zum Instant Messenger des Recruiters. Sie müssen lediglich den Link aktivieren und am angegebenen Datum und zur angegebenen Uhrzeit am Meeting teilnehmen . Einige der beliebtesten Instant-Messaging-Apps sind: Skype, WhatsApp, Facebook Messenger, Microsoft Teams und Signal.

Phasen der Online-Rekrutierung

Der Rekrutierungsprozess besteht aus mehreren Phasen, wie z.

Stufe 1 – Veröffentlichung eines Stellenangebots, Sammeln von E-Bewerbungen und Vorauswahl . Nach der Auswahl der Bewerbungen für das weitere Verfahren rufen Personalvermittler Stellenkandidaten an und vereinbaren Vorstellungsgespräche. Während des ersten Treffens überprüfen sie einige grundlegende Informationen, z. B. beurteilen sie die Fremdsprachenkenntnisse eines Kandidaten. Der endgültige Termin wird per E-Mail bestätigt.

Stufe 2 – Online-Bewerbungsgespräch . An diesem Punkt prüfen Personalvermittler die Fähigkeiten und das Engagement des Kandidaten und entscheiden, ob er für weitere Phasen des Rekrutierungsprozesses qualifiziert werden soll.

Stufe 3 – Weitere Überprüfung . Kandidaten lösen Tests und Aufgaben. Die Personalvermittler wiederum treffen in dieser Phase ihre endgültige Entscheidung.

Stufe 4 – Online-Onboarding . Nachdem sie sich für einen erfolgreichen Kandidaten entschieden und ihm eine Stelle angeboten haben, können Personalvermittler den Kandidaten einstellen und den Onboarding-Prozess abschließen.

DSGVO-Regeln

Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist das Datenschutzgesetz der EU, das seit dem 25. Mai 2018 direkt gilt und die Datenschutzrichtlinie von 1995 ersetzt. Personenbezogene Daten sind ein recht weit gefasster Begriff, der mit der Identifizierung einer bestimmten Person verbunden ist. Der Datenschutz umfasst im Wesentlichen:

• Name und Nachname
• nationale Identifikationsnummer
• Heimatadresse
• Email
• Bankname und Kontonummer
• Fotos von Menschen
• Informationen über die körperliche oder geistige Gesundheit
• IP-Adresse des Computers
• Religion
• Rennen
• ethnischer Ursprung
• sexuelle Orientierung

Ein aktuelles Problem mit globaler Reichweite sind Probleme im Zusammenhang mit der Erfassung von Daten, dem Verlust der Privatsphäre und einer Bedrohung der persönlichen Sicherheit. In diesem Aspekt ist die DSGVO die strengste Verordnung, die die Säule der Rechtsprechung der EU darstellt . Ähnliche Richtlinien sind in anderen Ländern, zB Brasilien, in Kraft. Australien, Japan, Thailand und einige Bundesstaaten der USA.

Wie kann die DSGVO bei der Online-Rekrutierung eingehalten werden?

Wenn das Einstellungsverfahren beginnt, wird der Arbeitgeber zum Verantwortlichen für personenbezogene Daten und kann folgende Daten erhalten:

• Name und Nachname
• Geburtsdatum
• Ausbildung
• Qualifikationen
• Beschäftigungsnachweis
• Kontaktdaten .

Organisationen müssen bei der Erfassung und Verarbeitung der oben genannten Informationen die Datenschutzgesetze eines bestimmten Landes einhalten. Ein Kandidat, der sich auf eine Stelle bewirbt, ist verpflichtet, eine Einwilligung zur Verarbeitung seiner personenbezogenen Daten für die Zwecke der Rekrutierung beizufügen . Der Arbeitgeber ist verpflichtet, die personenbezogenen Daten eines Bewerbers nach Abschluss des Einstellungsverfahrens zu löschen.

Es ist zu beachten, dass Jobbörsen keine administrative Rolle spielen und keine personenbezogenen Daten verarbeiten. Ihre Funktion beschränkt sich auf die Präsentation der Angebote des Auftraggebers und die Bereitstellung von Tools zur Sammlung von Bewerbungen .

Wichtige Informationen zur Einhaltung der DSGVO

• Eine Reihe von Informationen, die der Arbeitgeber während des Einstellungsverfahrens erhalten kann, ist geschlossen und enthält Daten, die bereits oben erwähnt wurden. Der Arbeitgeber ist nicht berechtigt, Informationen über beispielsweise den Familienstand, die ethnische Herkunft oder die sexuelle Orientierung zu verlangen .
• Angesichts des Ziels des Rekrutierungsprozesses, Mitarbeiter zu gewinnen, dürfen die erhobenen Daten nur diesem Zweck dienen. Die Daten können in keiner anderen Situation verwendet werden. Es ist nicht hinnehmbar, Daten frei zu verwerten und anderen Stellen zur Verfügung zu stellen .
• Die Verarbeitung der Daten der Kandidaten muss auf ihrer schriftlichen Zustimmung beruhen .
• Im Rahmen des Einstellungsverfahrens muss der Arbeitgeber den Bewerbern den Namen und Sitz des Unternehmens, den Zweck der Datenerhebung und das Auskunftsrecht mitteilen .
• Stellenbewerber haben in jeder Phase des Einstellungsverfahrens das Recht, die Verarbeitung ihrer Daten zu kontrollieren .
• Nach Abschluss des Einstellungsverfahrens ist der Arbeitgeber verpflichtet, alle gesammelten Daten zu löschen , und der Datenverantwortliche muss sie in geeigneter Weise sichern.

Wie Sie die DSGVO einhalten – Zusammenfassung

Wie können Sie die DSGVO in Ihrem Online-Rekrutierungsprozess einhalten? Machen Sie sich zunächst mit den Datenschutzgesetzen eines bestimmten Landes vertraut. In den meisten von ihnen sind die personenbezogenen Daten der Kandidaten besonders geschützt. Daher ist es von entscheidender Bedeutung, sie nur für Zwecke der Personalbeschaffung zu erheben und zu verarbeiten. Außerdem sollten Personalvermittler keine Informationen einholen, die sich auf Rasse, Herkunft und Familienstand eines Kandidaten beziehen.

Darüber hinaus ist es ein umstrittenes Thema, Daten über bestimmte Kandidaten in sozialen Medien zu überprüfen und ihre Beschäftigungshistorie als Teil der Zuverlässigkeitsüberprüfung zu überprüfen. Laut DSGVO sind solche Praktiken nicht akzeptabel . Aufgrund der Tatsache, dass solche Informationen der allgemeinen Öffentlichkeit zugänglich sind, ist es jedoch schwierig, sie als unethisch anzusehen.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die Frage der DSGVO-Compliance im Rekrutierungsprozess ein weites Feld ist. . Eine geeignete Vorbereitung und die Kenntnis der gesetzlichen Regelungen erleichtern die Akquise neuer Mitarbeiter erheblich.

Sie wissen bereits, wie Sie die DSGVO in Ihrem Remote-Rekrutierungsprozess einhalten . Lesen Sie unsere anderen Ressourcen: 5 Tipps zur Vorbereitung auf ein Online-Bewerbungsgespräch.

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Autorin: Nicole Mankin

HR-Manager mit einer hervorragenden Fähigkeit, eine positive Atmosphäre aufzubauen und ein wertvolles Umfeld für Mitarbeiter zu schaffen. Sie liebt es, das Potenzial talentierter Menschen zu erkennen und sie zur Entwicklung zu mobilisieren.

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