So führen Sie ein Meeting durch: Effektive Meeting-Richtlinien

Meetings können zu einer Verschwendung von Zeit, Ressourcen und Talenten werden, wenn sie nicht richtig geplant und durchgeführt werden. Effektive Meetings, die ihre Ziele tatsächlich erreichen und die Teilnehmer mit Energie und Motivation zurücklassen, erfordern ausreichend Arbeit – oder eine angemessene Planung.

In diesem Beitrag besprechen wir, wie man ein Meeting erfolgreich durchführt. Ebenfalls enthalten ist eine Liste visueller Meeting-Tools, die Sie während Meetings verwenden können, um Entscheidungen zu treffen, Probleme zu lösen, Brainstorming durchzuführen und Ideen zu generieren.

Schritte zur Durchführung effektiver Meetings

Bevor Sie ein Meeting einberufen, müssen Sie sich vergewissern, dass Sie tatsächlich eins brauchen. Wenn es sich um eine Angelegenheit handelt, die Sie persönlich mit einer Person erledigen sollten, versammeln Sie nicht das gesamte Team, um darüber zu diskutieren.

Und wenn Sie glauben, dass Sie sich auf andere Kommunikationsmittel wie E-Mail, Newsletter usw. verlassen können, um Ihre Botschaft zu übermitteln, können Sie vermeiden, die Zeit Ihrer Mitarbeiter mit einem weiteren Meeting zu verschwenden.

Legen Sie Ziele für das Meeting fest

Was ist der Zweck des Treffens? Ist es eine besondere Ankündigung? Entscheiden Sie sich für etwas? Lösen Sie ein Problem, das den Fortschritt Ihres Projekts behindert?

Den Zweck Ihres Meetings zu bestimmen und ein Ziel festzulegen, das am Ende erreicht werden soll, ist der erste Schritt, den Sie unternehmen müssen, wenn Sie ein effektives Meeting planen. Dieses Ziel wird dazu beitragen, die Grundlage für eine gut fokussierte Diskussion zu legen.

Besprechungsteilnehmer auflisten

Entscheiden Sie, wer teilnehmen soll, und berücksichtigen Sie dabei ihre Verfügbarkeit und ihre Fähigkeit, zum Ziel des Meetings beizutragen. Dies können wichtige Entscheidungsträger, Experten auf dem Gebiet, diejenigen sein, die vom Ergebnis betroffen sind usw.

Wenn jemand es nicht zum Meeting schaffen kann, sein Beitrag aber dennoch benötigt wird, können Sie Vorkehrungen treffen, um mit ihm über eine Telefonkonferenz oder ein anderes Tool für die Online-Zusammenarbeit in Kontakt zu treten.

Wählen Sie auch die verschiedenen Rollen aus, die für die Durchführung des Meetings erforderlich sind, und weisen Sie sie zu, einschließlich Moderator, Zeitnehmer und Protokollant usw.

Erstellen Sie die Meeting-Agenda

Eine Tagesordnung ist etwas, das jeder Teilnehmer vor dem Meeting erhalten sollte. Sie können dies zusammen mit der Besprechungseinladung versenden. Auf diese Weise können sie entscheiden, ob ihre Anwesenheit erforderlich ist oder nicht.

Es sollte die Besprechungspunkte in einer logischen Reihenfolge angeordnet und eine realistische Zeitdauer für jeden Punkt enthalten.
Es folgt eine mit Creately erstellte Vorlage für eine Meeting-Agenda. Sie können es online bearbeiten und an Ihre Anforderungen anpassen.

Nach der Änderung können Sie es mit den anderen Teilnehmern über einen sicheren Link zum Teilen des Diagramms teilen oder es mit dem Creately Viewer in Ihr Intranet oder auf interne Websites einbetten, damit jeder leicht darauf zugreifen kann.

Wählen Sie einen geeigneten Ort mit Einrichtungen

Wählen Sie je nach dem Ton, den Sie für das Meeting geben möchten, einen Ort aus (z. B. Konferenzraum für einen formellen Rahmen). Stellen Sie sicher, dass es an dem Datum und zu der Zeit verfügbar ist, die Sie für das Meeting ausgewählt haben.

Vergessen Sie nicht zu überprüfen, ob auch alle notwendigen Geräte für das Meeting vorhanden sind. Dies kann Projektoren, Bildschirme und andere Tools für Videoanrufe usw. umfassen.

Schließen Sie mit einem Aktionsplan ab

Erstellen Sie einen Aktionsplan, um sicherzustellen, dass die während des Meetings getroffenen Entscheidungen auch danach umgesetzt werden.

Während Ihr Berichterstatter/Aufzeichner eine Aktionsplanvorlage wie die untenstehende verwenden kann, sollte sie die Aufgaben/Aktionen, diejenigen, die für ihre Ausführung verantwortlich sind, und die Nachverfolgung von Aktionselementen enthalten.

Tools für produktive Meetings

Nachdem wir uns nun angesehen haben, wie man ein Meeting leitet, finden Sie hier einige visuelle Meeting-Tools, die Sie für verschiedene Zwecke wie Entscheidungsfindung, Problemlösung und Brainstorming verwenden können.

Gedächniskarten

Mind Maps sind ein großartiges Werkzeug, um Ideen zu organisieren, zu planen und Notizen zu machen.

Wenn Sie Brainstorming-Lösungen für ein Problem suchen, kann eine Mindmap dabei helfen, den freien Gedankenfluss festzuhalten. Wenn Sie ein Thema diskutieren, können Sie es verwenden, um tiefer in das Thema einzutauchen.

Und wenn Sie Ihren Meeting-Teilnehmern Informationen auf leicht verständliche Weise präsentieren möchten, kann eine Mindmap eine gute Option sein.

Hier erfahren Sie, wie Sie Mind Maps effektiv in einem Meeting einsetzen.

SWOT-Analyse

SWOT steht für Stärken, Schwächen, Chancen und Bedrohungen.

Dieses Tool wird verwendet, um Unternehmen während der strategischen Planung, Projektplanungsbesprechungen usw. zu bewerten. Sie können es auch verwenden, um die Effizienz Ihrer Abteilung, Ihres Produkts, Ihres Projektteams oder Ihres Wettbewerbers zu bewerten.

Möchten Sie wissen, wie Sie eine SWOT-Analyse effektiv einsetzen?

Fishbone-Diagramm / 5 Warums

Dies sind Werkzeuge, die in der Ursachenanalyse verwendet werden.

Während das Fischgrätendiagramm (auch bekannt als Ursache-Wirkungs-Diagramm) dabei hilft, die Grundursache eines Problems zu identifizieren und zu isolieren, können Sie mit dem 5-Warum-Diagramm ein Problem aufschlüsseln und die zugrunde liegende Ursache-Wirkungs-Beziehung analysieren.

Sehen Sie sich unseren ultimativen Leitfaden für Fischgrätendiagramme an, um zu erfahren, wie man es anwendet.

Affinitätsdiagramm

Affinitätsdiagramme helfen Ihnen, große Datenmengen zu sammeln und zu organisieren, um Muster und Themen zu identifizieren. Dies wäre praktisch, wenn Sie ein Meeting abhalten, um viele Daten zu analysieren und zu verstehen, die aus Recherchen, Brainstorming-Sitzungen usw. gesammelt wurden.

Flussdiagramm

Versuchen Sie, einen Prozess zu optimieren? Identifizieren Sie Engpässe in Ihrem Prozess? Oder einen neuen Prozess entwerfen? Flussdiagramme können Ihnen bei diesen und vielen weiteren Zwecken helfen.

Ein Flussdiagramm ist im Grunde eine Visualisierung von Prozessschritten. Es kann auch bei der Problemlösung und Entscheidungsfindung helfen.

Hier ist unser ultimativer Leitfaden zu Flussdiagrammen, um zu erfahren, wie man sie verwendet.

Sechs denkende Hüte

Dies ist ein weiteres Tool, um sicherzustellen, dass Ihre Meetings höchst produktiv sind. Die sechs denkenden Hüte sind ein Werkzeug, mit dem Sie die unterschiedlichen Perspektiven der Meeting-Teilnehmer erkunden können.

Jedes Mitglied wird gebeten, der Reihe nach die verschiedenfarbigen Hüte (die für unterschiedliche Perspektiven stehen) zu tragen und seine Meinung zu dem Thema zu äußern. Erfahren Sie hier ausführlicher, wie Sie die Sechs-Denkhut-Technik anwenden.

Hier sind ein paar weitere visuelle Brainstorming-Techniken, die Sie während Ihrer Meetings und Gruppendiskussionen verwenden können.

Noch mehr Tipps zur Durchführung eines Meetings?

Die Schritte, die wir in diesem Beitrag aufgelistet haben, sind einfacher zu befolgen und garantieren Erfolg. Kombinieren Sie sie mit den erwähnten Tools, um maximale Produktivität während Ihrer Meetings zu gewährleisten.

Welche weiteren Tipps haben Sie zur Durchführung eines Meetings? Teilen Sie sie uns im Kommentarbereich unten mit.