Wie erstelle ich ein Projektbudget? | #42 Einstieg ins Projektmanagement

Laut einem Bericht des Project Management Institute wurden im Jahr 2021 62 % der Projekte innerhalb des ursprünglichen Budgets abgeschlossen. Spitzenreiter in diesem Ranking war China mit 66 %, während Europa mit 57 % den letzten Platz belegte. Schlecht erstellte Projektbudgets sind für einen guten Teil der diesbezüglichen Misserfolge verantwortlich. Wie schätzen Sie also die Kosten in einem Projekt ein, um die Erfolgswahrscheinlichkeit zu erhöhen?

Projektbudget – Inhaltsverzeichnis:

1. Einführung
2. Was ist und woraus besteht das Projektbudget?
3. Wie schätzt man die Kosten des Projekts?
4. Tools und Methoden zur Schätzung des Projektbudgets
5. Zusammenfassung

Einführung

Eine unsachgemäße Projektausführung führt zu einem Verlust von 19 Millionen US-Dollar pro Milliarde Investitionen (PMI 2019), und nur 34 % der Unternehmen schließen Projekte normalerweise oder immer innerhalb des Budgets ab (Wellington 2021). Um herauszufinden, wie Sie zu dieser Gruppe gehören, werfen wir einen genaueren Blick darauf, was ein Projektbudget ist und wie und mit welchen Werkzeugen es erstellt wird.

Was ist und woraus besteht ein Projektbudget?

Das Projektbudget ist der grob genehmigte Betrag, den die Organisation für das Projekt auszugeben beabsichtigt. Es basiert auf geschätzten Projektkosten und ist im Budget der gesamten Organisation enthalten.

Der Projektmanager sollte alle mit dem Projekt verbundenen Kosten in das Projektbudget aufnehmen, wie z. B.:

• Direkte Kosten – Ausgaben, die zur Durchführung von Aufgaben erforderlich sind, die direkt zur Verwirklichung des Projektziels führen, dh Material-, Arbeits- und Werkzeugkosten, Ausrüstung und Betriebsmittel,
• Indirekte Kosten – Kosten, die dem Projekt nicht direkt zurechenbar sind, aber im Zusammenhang mit seiner Durchführung anfallen, wie Verwaltungskosten oder beispielsweise Projektmanagementkosten.
• Investitionsausgaben – Kosten im Zusammenhang mit dem Erwerb sogenannter langfristiger Vermögenswerte wie Gebäude, Ausrüstung oder Maschinen.
• Betriebskosten – wiederkehrende Kosten im Zusammenhang mit dem Betrieb und der Wartung des Projekts, wie z. B. Nebenkosten, Versicherung zusammen mit Wartung,
• Reserven für unvorhergesehene Ausgaben – Mittel, die für unvorhergesehene Ereignisse oder Änderungen des Projektumfangs vorgesehen sind.

Wie schätzt man das Projektbudget?

Die prognostizierten Kosten der geplanten Arbeit werden als Budgetierte Kosten der geplanten Arbeit (BCWS) oder Planned Value (PV) bezeichnet. Beide Indikatoren bezeichnen die Summe der Mittel, die benötigt werden, um die geplanten Arbeiten innerhalb eines bestimmten Zeitraums abzuschließen.

Um das Projektbudget zu schätzen, sollte der Projektmanager mehrere Aktivitäten durchführen, um die genauesten Angebote zu erhalten. Erstens sollte der Projektmanager alle Anforderungen des Projekts kennen, wie z. B. Arbeitsumfang, Fristen und Ressourcen, die zum Abschluss des Projekts benötigt werden.

Der nächste Schritt betrifft die Untersuchung der Marktpreise für die in das Projekt einzubeziehenden Ressourcen und Dienstleistungen, dh die Preise für Materialien, Lieferantenleistungen sowie Gehälter für das Projektteam.

Nach Erhalt der Anforderungen und Preisdaten kann der Projektmanager mit der ersten detaillierten Budgetschätzung beginnen. Sobald es jedoch fertig ist, sollte er das Budget sofort mit dem Projektteam überprüfen. Dadurch wird sichergestellt, dass alle Kosten berücksichtigt wurden und das Budget so realistisch wie möglich ist.

Darüber hinaus muss das Projektbudget regelmäßig überprüft und aktualisiert werden, um es auf Kurs und innerhalb des Budgets zu halten.

Tools und Methoden zur Schätzung des Projektbudgets

Ein unverzichtbares Werkzeug bei der Schätzung eines Projektbudgets ist das bekannte und beliebte Microsoft Excel. Sein Hauptvorteil ist seine Zugänglichkeit und Benutzerfreundlichkeit sowie die Möglichkeit, viele Berechnungen und Analysen durchzuführen. Der Nachteil ist jedoch, dass Excel keine Funktion hat, um das Budget automatisch in Echtzeit zu aktualisieren.

Es wird jedoch gut funktionieren, um das Budget vor der Implementierung zu schätzen. Für eine laufende Überprüfung der Ausgaben empfehlen wir Projektunterstützungstools wie Firmbee. Das System ermöglicht es den Teammitgliedern, die mit einem bestimmten Projekt verbundenen Einnahmen und Ausgaben in Echtzeit zu überwachen.

Um ein genaues Budget zu erstellen, können Sie die folgenden Methoden verwenden:

1. Bottom-up-Schätzung. Bei dieser Methode werden die Kosten jeder Projektaktivität geschätzt und ihre Kosten addiert, um die Gesamtkosten des Projekts zu ermitteln. Es ist zeitaufwändig und erfordert detaillierte Kenntnisse der Projektaktivitäten. Es bietet jedoch ein hohes Maß an Genauigkeit und hilft, alle erforderlichen Kosten zu identifizieren
2. Parametrische Schätzung. Bei dieser Methode werden statistische Daten verwendet, um die Kosten der Projektaktivitäten zu schätzen. Es ist viel schneller als die Bottom-up-Schätzung und kann daher für die Schätzung des Budgets großer Projekte nützlich sein, solange die Organisation über eine Quelle zuverlässiger Daten verfügt. Trotzdem bietet es möglicherweise kein ausreichendes Maß an Genauigkeit.
3. Expertenbewertung. Die dritte Methode beinhaltet die Nutzung des Wissens und der Erfahrung der Projektbeteiligten, einschließlich des Projektmanagers und der Teammitglieder, um die Kosten der Projektaktivitäten zu schätzen. Es kann ein hohes Maß an Genauigkeit bieten, was für komplexe Projekte praktisch ist. Sie ist jedoch auf das Fachwissen einzelner Interessengruppen angewiesen, so dass sie voreingenommen sein und Konflikte hervorrufen kann. Darüber hinaus ist es schwierig, sich ändernde Geschäftsbedingungen wie Inflation oder Gesetzesänderungen zu berücksichtigen.

Zusammenfassung

Das Erstellen eines genauen Projektbudgets ist zeitaufwändig und erfordert Erfahrung. Aus diesem Grund ist es eine gute Idee, verschiedene Tools auszuprobieren und verfügbare Methoden zur Budgeterstellung zu nutzen, wie z. B. Bottom-up-Schätzung, parametrische Schätzung oder Expertenbewertung.

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Autorin: Caroline Becker

Als Projektmanagerin ist Caroline Expertin darin, neue Methoden zu finden, um die besten Arbeitsabläufe zu gestalten und Prozesse zu optimieren. Ihre organisatorischen Fähigkeiten und ihre Fähigkeit, unter Zeitdruck zu arbeiten, machen sie zur besten Person, um komplizierte Projekte in die Realität umzusetzen.

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Einstieg ins Projektmanagement:

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