Wie erstelle ich einen Projektauftrag? | #39 Einstieg ins Projektmanagement

Projektaufträge sind das A und O des Projektmanagements. Sie geben einen klaren und prägnanten Überblick über die Ziele des Projekts. Die Charta ist ein wichtiges Dokument für alle Beteiligten, einschließlich des Projektmanagers, der Mitglieder des Projektteams und des Managements der Organisation. Es bildet die formale Grundlage des gesamten Projekts, da es dem Projektmanager die Befugnis gibt, das Projekt zu starten und fortzusetzen, sowie die Ziele, den Umfang und die erwarteten Ergebnisse definiert.

Projektauftrag – Inhaltsverzeichnis:

1. Einführung
2. Was sollte der Projektmanager in den Projektauftrag aufnehmen?
3. Begründung für die Durchführung des Projekts
4. Projektziel
5. Umfang des Projekts
6. Leistungen
7. Rahmen des Projektzeitplans
8. Projektbudget und Ressourcenallokation
9. Projektrisiken
10. Wie unterscheidet sich der Projektauftrag vom Business Case?
11. Zusammenfassung

Einführung

Laut PMBOK ist der Projektauftrag eines der wichtigsten Dokumente, das die Projektstrategie beschreibt. Es ist definiert als:

„Ein vom Projektinitiator oder -sponsor ausgestelltes Dokument, das die Existenz eines Projekts formell autorisiert und dem Projektmanager die Befugnis gibt, organisatorische Ressourcen für Projektaktivitäten einzusetzen.“

Der Projektauftrag wird in der Regel zu Beginn formuliert und bleibt unverändert. Obwohl während der Implementierung von Aufgaben kleinere Verfeinerungen zulässig sind. Doch welchen Inhalt sollte das Dokument haben und wie bereitet man es auf?

Was sollte ein Projektmanager in einen Projektauftrag aufnehmen?

Der Umfang des Projektauftrags hängt von der Größe und Art des durchzuführenden Projekts ab. Es sollte jedoch die folgenden Elemente enthalten:

• die Begründung für die Durchführung des Projekts,
• Projektziele,
• Projektumfang,
• Ergebnisse,
• Projektplan,
• Projektbudget,
• Gestaltungsrisiken.

Der Projektauftrag sollte auch Kontaktinformationen für den Projektmanager und die wichtigsten Interessengruppen enthalten.

Begründung für die Durchführung des Projekts

Bei der Erstellung einer kurzen Begründung für den Projektstart empfiehlt es sich, den vorab erstellten Business Case heranzuziehen. Es sollte in einfacher Sprache verfasst sein, damit es von einer Person verstanden werden kann, die sich zum ersten Mal mit dem Projekt befasst. In der Regel genügen ein oder zwei erläuternde Absätze:

• Was ist der geschäftliche Hintergrund des Projekts?
• Welches Problem löst das Projekt bzw. welche Chance können Sie damit nutzen? Und
• Was sind die erwarteten Ergebnisse des Projekts?

Projektziel

Es lohnt sich nicht, alle Ziele in den Projektauftrag aufzunehmen. Es ist besser, sich auf das Hauptziel und diejenigen zu konzentrieren, die in der Hierarchie direkt darunter stehen. Schließlich soll die Beschreibung des Projektziels im Business Case eine Antwort auf die Frage „Was machen wir?“ geben. die während des gesamten Projekts gültig bleiben muss. Die Hauptziele und Zielsetzungen legen die Richtung fest, in die sich die Aktivitäten bewegen, aus denen sich das Projekt zusammensetzt. Sie sollten klar und messbar sein und mit den Gesamtzielen der Organisation übereinstimmen.

Umfang des Projekts

Der in der Charta enthaltene Projektumfang definiert die Projektgrenzen, einschließlich dessen, was vom Projekt abgedeckt wird und was nicht. Es muss eine klare Beschreibung der Ergebnisse des Projekts und aller Einschränkungen oder Annahmen enthalten, die es beeinflussen werden. Daher lohnt es sich, die Antwort auf die Frage „Welche Aufgaben werden umgesetzt?“ zu berücksichtigen. und „Welche Aufgaben werden nicht umgesetzt?“. Dies ist besonders wichtig bei Projekten, an denen mehrere Stakeholder beteiligt sind, deren unausgesprochene Erwartungen an die Ergebnisse des Projekts auf diese Weise offengelegt werden können.

Leistungen

Der Projektauftrag sollte eine Liste aller Projektleistungen enthalten, einschließlich einer kurzen Beschreibung der einzelnen und der spezifischen Ziele, auf die sie hinarbeiten. Es sollte auch einen Zeitplan für jeden Punkt haben, vorzugsweise mit einem Verweis auf einen Meilenstein, sowie die Person oder das Team, die für die Lieferung verantwortlich sind.

Rahmen des Projektzeitplans

Der Projektauftrag sollte auch einen Gesamtprojektplan enthalten, der sich mit einer Zeitleiste visualisieren lässt. Darauf sollte der Projektmanager die Start- und Enddaten des Projekts, Meilensteine ​​oder geplante Termine für die Lieferung von Ergebnissen markieren.

Projektbudget und Ressourcenallokation

Der Projektauftrag sollte auch das Gesamtprojektbudget enthalten, das meistens in Form einer Tabelle dargestellt wird. Dies erleichtert die Angabe von:

• Die Hauptkostenkategorien – eine Schätzung von Arbeit, Material und Ausrüstung,
• Die prognostizierte Bandbreite der Änderungen – um Preisschwankungen oder unvorhergesehene Ausgaben zu berücksichtigen,
• Reserven und Budgetbeschränkungen.

Dieser Abschnitt des Dokuments sollte auch die Zuweisung von Ressourcen, einschließlich Personal, Ausrüstung und Einrichtungen, detailliert beschreiben.

Projektrisiken

Der Abschnitt „Risiko“ des Projektauftrags sollte potenzielle Risiken und den Umgang mit ihnen beschreiben. Dazu gehört die Identifizierung potenzieller Risiken, wie z.

• Verzögerungen,
• Kostenüberschreitungen bzw
• Umfang ändert.

Ihre Auflistung hilft den Beteiligten sicherzustellen, dass der Projektmanager, das Projektteam und die Organisation auf potenzielle Probleme vorbereitet sind und einen Plan haben, was zu tun ist, um sie zu mindern oder zu vermeiden.

Wie unterscheidet sich ein Projektauftrag von einem Business Case?

Der Unterschied zwischen einem Projektauftrag und einem Business Case liegt in erster Linie in dem Zweck, für den sie erstellt wurden. Ein Projektauftrag ist ein Dokument, das ein Projekt initiiert, während ein Business Case argumentiert, warum ein Projekt gestartet werden sollte. Die Charta definiert, was im Projekt getan wird, während der Business Case die Frage „Wozu?“ beantwortet. Beide Dokumente sind sehr wichtig für die ordnungsgemäße Verwaltung eines Projekts und tragen zu dessen Erfolg bei.

Zusammenfassung

Der Projektauftrag ist ein wesentliches Dokument, das als Grundlage für die Umsetzung des Projekts dient und dessen Initiierung autorisiert. Es skizziert Projektziele, Ziele, Umfang, Budget, Ressourcenzuweisung und Zeitplan. Es identifiziert auch potenzielle Risiken und Annahmen und erhöht die Chance, dass das Projekt wie geplant voranschreitet.

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Autorin: Caroline Becker

Als Projektmanagerin ist Caroline Expertin darin, neue Methoden zu finden, um die besten Arbeitsabläufe zu gestalten und Prozesse zu optimieren. Ihre organisatorischen Fähigkeiten und ihre Fähigkeit, unter Zeitdruck zu arbeiten, machen sie zur besten Person, um komplizierte Projekte in die Realität umzusetzen.

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Einstieg ins Projektmanagement:

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39. Wie erstelle ich einen Projektauftrag?
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