Wie erstelle ich ein Projektrisikoregister? | #44 Einstieg ins Projektmanagement

Veröffentlicht: 2023-03-15

Der Umgang mit Risiken in einem Projekt ist entscheidend für dessen Erfolg. Untersuchungen zufolge werden nur 30 % der Projekte pünktlich abgeschlossen, und mehr als 70 % von ihnen haben mit Verzögerungen oder zusätzlichen Kosten zu kämpfen. Um solche Fehler zu vermeiden, sollte der Projektmanager Schlüsselrisiken erkennen und geeignete Gegenmaßnahmen ergreifen, und dazu erstellt er oder sie ein Risikoregister. Es ist ein Werkzeug, das dabei hilft, Projektrisiken zu verwalten und vorherzusehen. Doch wie erstellt man ein erfolgreiches Risikokataster für die Projektplanung und -durchführung? Lesen Sie weiter, um es herauszufinden!

Wie erstelle ich ein Projektrisikoregister? - Inhaltsverzeichnis:

  1. Einführung
  2. Wie soll das Risikofaktorenregister aussehen?
  3. Wie erstellt man ein Risikokataster?
  4. Zusammenfassung

Einführung

Risiken sind ein integraler Bestandteil jedes Projekts. Um es effektiv zu managen, benötigen Sie ein Instrument, das Ihnen hilft, aufkommende Hindernisse zu identifizieren, zu überwachen und effektiv darauf zu reagieren, mit anderen Worten, ein Risikoregister. Der erfolgreiche Abschluss vieler Unternehmens- und Organisationsprojekte ist in irgendeiner Phase der Umsetzung gefährdet. Aus diesem Grund muss sich der Projektleiter mit Methoden und Werkzeugen des Risikomanagements vertraut machen und vor allem – ein Risikokataster geschickt erstellen.

Ein Risikoregister, auch Risikoprotokoll oder Risikofaktorregister genannt, ist ein Dokument, das alle identifizierten Hindernisse, Bedrohungen oder Gefahren aufzeichnet. Es umfasst auch deren Analyse sowie Gegenmaßnahmen, die im Falle ihres Auftretens während des Projekts zu ergreifen sind. Das Register wird zu einer Sammlung und Speicherung von Informationen über alle Risiken und Chancen im Zusammenhang mit dem Projekt.

Wie soll das Risikofaktorenregister aussehen?

Das Risikokataster sollte als lesbares Dokument erscheinen und folgende Angaben enthalten:

  • Beschreibung des Risikos – was ist das Risiko und welchen Bereich des Projekts betrifft es?
  • Mögliche Folgen – welche Bedrohungen gehen von den Gefährdungen für das Projekt aus? Wird es zu weiteren Rückwirkungen kommen? Können wir sie verhindern?
  • Eintrittswahrscheinlichkeit – Handelt es sich um ein zufälliges Risiko, das beispielsweise mit Verzögerungen bei der Erledigung von Aufgaben verbunden ist; oder ist es eine seltene, die den gesamten Projektaufwand gefährden kann?
  • Priorität – wie groß ist dieses Risiko gegenüber anderen mit ähnlicher Eintrittswahrscheinlichkeit?
  • Verantwortliche Personen – Wer trägt die Verantwortung für eine angemessene, schnelle und effektive Reaktion auf das Risiko?
  • Risikoreaktionsplan – welche Maßnahmen sind zu ergreifen, wenn Schwierigkeiten auftreten?

Das Risikoregister sollte daher Informationen zu allen identifizierten Risiken, deren Analyse sowie Gegenmaßnahmen sammeln. Es muss auch regelmäßig für alle Projektbeteiligten aktualisiert werden, damit jeder über aufkommende Risiken und Notfälle auf dem Laufenden bleiben und darauf reagieren kann.

risk register

Wie erstellt man ein Risikofaktorregister?

Die Erstellung des Risikokatasters besteht aus mehreren Schritten:

  1. Risiko-Einschätzung. Der erste Schritt besteht darin, alle mit dem Projekt verbundenen Risiken zu identifizieren. Sie können dies tun, indem Sie eine Brainstorming-Sitzung mit dem Team durchführen oder Literatur zum Projekt durchsehen. Sobald Sie eine lange Liste von Risiken erstellt haben, analysieren Sie alle potenziellen Bedrohungen in technische, ressourcenbezogene und projektbezogene Geschäftsumgebungen.
  2. Risikoabschätzung. Analysieren Sie nach der Identifizierung die Risiken, um ihre potenziellen Auswirkungen auf das Projekt zu bewerten. Beantworten Sie die Fragen:
    • Welche Risiken treten am ehesten auf? Es ist auch eine gute Idee, sie nach der Wahrscheinlichkeit ihres Auftretens aufzulisten. Dies wird Ihnen helfen, festzustellen, welche die meiste Aufmerksamkeit benötigen.
    • Was könnten ihre Folgen sein? Hier wäre es am besten, die Liste mit den schwerwiegendsten Folgen zu beginnen.
  3. Risikoreaktionsplanung. Basierend auf der Analyse und Priorisierung sollte der Projektmanager einen Reaktionsplan für jedes der identifizierten Risiken entwickeln. Definieren Sie vorzugsweise die zu ergreifenden Maßnahmen, falls das Risiko eintritt. Es ist auch eine gute Idee, einen Notfallplan vorzubereiten, eine Blaupause mit Szenarien, einschließlich Anleitungen zum Verhalten, wenn solche Ereignisse eintreten, die Sie sofort umsetzen können, wenn sie eintreten.
  4. Aktualisieren Sie das Register. Das Risikoregister sollte regelmäßig aktualisiert werden, um identifizierte Risiken ordnungsgemäß zu verfolgen und zu verwalten sowie bei Bedarf im Verlauf des Projekts neue hinzuzufügen.

Einer der häufigsten Fehler bei der Erstellung eines Risikoregisters ist eine unzureichende Analyse der Risikoursachen und eine unzureichende Planung von Risikomaßnahmen. Um diesen Fehler zu vermeiden, sollte der Projektmanager der Analyse und Planung Zeit und Aufmerksamkeit widmen. Auf diese Weise gewinnt er oder sie die Gewissheit, dass die wahrscheinlichsten Risiken richtig identifiziert wurden.

Zusammenfassung

Ein Risikoregister ist ein Instrument zur Verwaltung und Antizipation von Risiken im Zusammenhang mit der Projektdurchführung. Es enthält detaillierte Informationen zu den identifizierten Risiken, deren Analyse und Gegenmaßnahmen. Darüber hinaus sollte das Projektteam beim Entwurf des Registers in der Planungsphase des Projekts zusammenarbeiten und es dann auf dem neuesten Stand halten und allen Projektbeteiligten zur Verfügung stellen.

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Autorin: Caroline Becker

Als Projektmanagerin ist Caroline Expertin darin, neue Methoden zu finden, um die besten Arbeitsabläufe zu gestalten und Prozesse zu optimieren. Ihre organisatorischen Fähigkeiten und ihre Fähigkeit, unter Zeitdruck zu arbeiten, machen sie zur besten Person, um komplizierte Projekte in die Realität umzusetzen.

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