So erstellen Sie eine durchsuchbare Datenbank in Excel

Veröffentlicht: 2022-07-19

Microsoft Excel ist eines der ultimativen Grundnahrungsmittel der Geschäftswelt. Es gibt es seit den Anfängen des Personal Computing und hat sich zu einem unglaublich leistungsstarken Mehrzwecktool entwickelt, das in allen Branchen eingesetzt wird.

Es ist der Goldstandard zum Navigieren, Analysieren und Berechnen großer Datenmengen. Eine der nützlichsten Funktionen ist die Fähigkeit, als Datenbank zu fungieren.

Eine Datenbank ist eine Sammlung von Daten, die leicht durchsucht und abgerufen werden können. Indem Sie eine Datenbank in Excel erstellen, können Sie große Datenmengen speichern und einfach nach bestimmten Informationen suchen.

Excel bietet integrierte Formeln und Funktionen, die zum Berechnen und Analysieren von Daten verwendet werden können, und ermöglicht es Ihnen auch, Daten auf verschiedene Weise zu sortieren und zu filtern.

Darüber hinaus können Excel-Datenbanken problemlos von mehreren Benutzern gemeinsam genutzt und bearbeitet werden, was sie zu einer guten Option für die Zusammenarbeit im Team macht.

In diesem Artikel erfahren Sie:

So erstellen Sie eine durchsuchbare Datenbank in Excel
So speichern Sie Daten in einer Excel-Datenbank
So durchsuchen Sie eine Excel-Datenbank
So sortieren und filtern Sie Daten in einer Excel-Datenbank
So teilen und bearbeiten Sie eine Excel-Datenbank mit mehreren Benutzern.

Lass uns anfangen!

So erstellen Sie eine durchsuchbare Datenbank in Excel

Das Erstellen einer durchsuchbaren Datenbank in Excel hat viele Anwendungsfälle für E-Commerce-Unternehmen. Sie können eine durchsuchbare Datenbank verwenden, um Kundeninformationen, Inventar oder andere Arten von Daten zu verfolgen.

Hier ist ein Schritt-für-Schritt-Prozess zum Erstellen einer durchsuchbaren Datenbank in Excel:

Öffnen Sie eine neue oder vorhandene Excel-Arbeitsmappe.
Tragen Sie Ihre Daten in das Arbeitsblatt ein. Die Daten können in jede Zelle des Arbeitsblatts eingegeben werden, aber es ist am besten, die Daten in benachbarte Zellen einzugeben, um die Daten organisiert zu halten.
Wählen Sie alle Zellen aus, die Daten enthalten.
Klicken Sie im Excel-Menüband auf die Registerkarte „Daten“.
Klicken Sie in der Gruppe „Sortieren & Filtern“ auf die Schaltfläche „Filtern“. Dadurch werden Dropdown-Pfeile in die Kopfzeilen jeder Spalte eingefügt.
Klicken Sie auf den Dropdown-Pfeil in der Kopfzeile der Spalte, die Sie durchsuchen möchten.
Wählen Sie im Dropdown-Menü die Option „Textfilter“.
Wählen Sie im Menü „Textfilter“ die Option „Enthält“.
Geben Sie im Feld „Enthält“ den Text ein, nach dem Sie suchen möchten.
Klicken Sie auf die Schaltfläche „OK“. Dadurch werden die Daten im Arbeitsblatt gefiltert und nur die Zeilen angezeigt, die den gesuchten Text enthalten.

Sie können auch die Optionen „Gleich“, „Ungleich“, „Beginnt mit“ und „Endet mit“ im Menü „Textfilter“ verwenden, um nach bestimmten Daten zu suchen.

So speichern Sie Daten in einer Excel-Datenbank

Nachdem Sie Ihre Datenbank erstellt haben, müssen Sie die Daten irgendwo speichern. Es gibt verschiedene Möglichkeiten, Daten in einer Excel-Datenbank zu speichern:

In einem Arbeitsblatt: Sie können Daten in einem Arbeitsblatt speichern, indem Sie die Daten in Zellen im Arbeitsblatt eingeben.
In einer Tabelle: Sie können Daten in einer Tabelle speichern, indem Sie die Daten im Arbeitsblatt auswählen und in der Excel-Multifunktionsleiste auf die Registerkarte „Einfügen“ klicken. Klicken Sie dann in der Gruppe „Tabellen“ auf die Schaltfläche „Tabelle“.
In einer PivotTable: Sie können Daten in einer PivotTable speichern, indem Sie die Daten im Arbeitsblatt auswählen und in der Excel-Multifunktionsleiste auf die Registerkarte „Einfügen“ klicken. Klicken Sie dann in der Gruppe „Tabellen“ auf die Schaltfläche „PivotTable“.
In einer Abfrage: Sie können Daten in einer Abfrage speichern, indem Sie die Daten im Arbeitsblatt auswählen und in der Excel-Multifunktionsleiste auf die Registerkarte „Daten“ klicken. Klicken Sie dann in der Gruppe „Externe Daten abrufen“ auf die Schaltfläche „Aus anderen Quellen“.

Was ist der beste Weg, um Daten in einer Excel-Datenbank zu speichern?

Die beste Methode zum Speichern von Daten in Ihrer Datenbank hängt von Ihren Geschäftsanforderungen und Anwendungsfällen ab. Wenn Sie die Datenbank für die Berichterstellung oder Datenanalyse verwenden, ist eine PivotTable oder Abfrage eine gute Option.

Wenn Sie die Datenbank nur zum Speichern von Daten und zum einfachen Filtern verwenden, funktioniert ein Arbeitsblatt oder eine Tabelle gut.

Best Practices für die Excel-Datenspeicherung

Es gibt einige Best Practices, die Sie beim Speichern von Daten in einer Excel-Datenbank befolgen sollten:

Halten Sie Ihre Daten organisiert

Es ist wichtig, Ihre Daten so zu organisieren, dass sie leicht zu finden und zu verwenden sind. Eine Möglichkeit, dies zu tun, besteht darin, benachbarte Zellen zu verwenden, um verwandte Daten zu speichern.

Wenn Sie beispielsweise Kundeninformationen speichern, könnten Sie den Namen des Kunden in eine Zelle und die Adresse des Kunden in die nächste Zelle eingeben.

Überschriften verwenden

Überschriften können Ihnen dabei helfen, zu erkennen, welche Daten in jeder Spalte gespeichert sind. Um Kopfzeilen hinzuzufügen, klicken Sie einfach auf die Registerkarte „Einfügen“ in der Excel-Multifunktionsleiste und dann auf die Schaltfläche „Kopfzeile“ in der Gruppe „Zellen“.

Filtern Sie Ihre Daten

Das Filtern Ihrer Daten kann Ihnen dabei helfen, die gesuchten Daten zu finden. Um Daten zu filtern, klicken Sie in der Excel-Multifunktionsleiste auf die Registerkarte „Daten“ und dann in der Gruppe „Sortieren und Filtern“ auf die Schaltfläche „Filtern“. Dadurch werden Dropdown-Pfeile in die Kopfzeilen jeder Spalte eingefügt.

Dann können Sie auf den Dropdown-Pfeil in der Kopfzeile der Spalte klicken, die Sie filtern möchten, und die gewünschte Option aus dem Dropdown-Menü auswählen.

Sortieren Sie Ihre Daten

Das Sortieren Ihrer Daten kann Ihnen dabei helfen, die gesuchten Daten zu organisieren und schnell zu finden. Um Daten zu sortieren, klicken Sie im Excel-Menüband auf die Registerkarte „Daten“ und dann auf die Schaltfläche „Sortieren“ in der Gruppe „Sortieren & Filtern“. Dadurch wird das Dialogfeld „Sortieren“ geöffnet.

Wählen Sie im Dropdown-Menü „Sortieren nach“ die Spalte aus, nach der Sie sortieren möchten. Wählen Sie dann im Dropdown-Menü „Reihenfolge“ aus, wie Sie die Daten sortieren möchten (z. B. aufsteigend oder absteigend). Klicken Sie abschließend auf die Schaltfläche „OK“.

So durchsuchen Sie eine Excel-Datenbank

Eine gute Datenbank erfüllt zwei Hauptaufgaben: Sie speichert Daten und ermöglicht es Ihnen, diese Daten basierend auf bestimmten Kriterien zu durchsuchen (oder „abzufragen“).

So durchsuchen Sie eine Excel-Datenbank:

Klicken Sie im Excel-Menüband auf die Registerkarte „Daten“.
Klicken Sie in der Gruppe „Sortieren & Filtern“ auf die Schaltfläche „Filtern“. Dadurch werden Dropdown-Pfeile in die Kopfzeilen jeder Spalte eingefügt.
Klicken Sie auf den Dropdown-Pfeil in der Kopfzeile der Spalte, die Sie durchsuchen möchten.
Wählen Sie im Dropdown-Menü „Benutzerdefinierter Filter“ aus. Dadurch wird das Dialogfeld „Benutzerdefinierter Filter“ geöffnet.
Wählen Sie im ersten Dropdown-Menü „Enthält“ aus.
Geben Sie im zweiten Dropdown-Menü die Suchkriterien ein.
Klicken Sie auf die Schaltfläche „OK“.
Die Daten in der Spalte werden gefiltert, um nur die Zeilen anzuzeigen, die die Suchkriterien enthalten.

Um den Filter zu entfernen, klicken Sie in der Excel-Multifunktionsleiste auf die Registerkarte „Daten“ und dann in der Gruppe „Sortieren und Filtern“ auf die Schaltfläche „Löschen“.

Relationale Datenbanken in Excel

Excel funktioniert auch gut als relationale Datenbank. Hier ist eine kurze Erklärung, was eine relationale Datenbank ist, warum sie wichtig ist und wie sie in Excel eingerichtet wird.

Wie funktioniert eine relationale Datenbank?

Eine relationale Datenbank ist ein Datenbanktyp, der Daten in Tabellen speichert. Tabellen ähneln Ordnern in einem Dateisystem, in dem jede Tabelle eine Sammlung von Informationen speichert.

In einer relationalen Datenbank ist jede Tabelle über Beziehungen mit anderen Tabellen verbunden. Diese Beziehungen ermöglichen es, die Daten in den Tabellen miteinander zu verknüpfen.

Beispielsweise kann eine Kundentabelle mit einer Bestelltabelle verknüpft werden. Dadurch können Sie alle Bestellungen für einen bestimmten Kunden anzeigen.

Wie erstelle ich eine relationale Datenbank in Excel?

Das Erstellen einer relationalen Datenbank in Excel ist ein zweistufiger Prozess.

Zuerst müssen Sie die Tabellen erstellen, in denen die Daten gespeichert werden. Anschließend müssen Sie die Beziehungen zwischen den Tabellen erstellen.

Schritt 1: Erstellen von Tabellen

Um eine Tabelle zu erstellen, klicken Sie in der Excel-Multifunktionsleiste auf die Registerkarte „Einfügen“ und dann in der Gruppe „Tabellen“ auf die Schaltfläche „Tabelle“. Dadurch wird das Dialogfeld „Tabelle erstellen“ geöffnet.

Geben Sie im Feld „Bereich“ den Zellbereich ein, den Sie in die Tabelle aufnehmen möchten. Aktivieren Sie dann das Kontrollkästchen „Meine Tabelle hat Kopfzeilen“, wenn Ihre Tabelle Kopfzeilen enthält. Klicken Sie abschließend auf die Schaltfläche „OK“.

Excel fügt eine Tabelle in das Arbeitsblatt ein. Um Daten zur Tabelle hinzuzufügen, geben Sie einfach die Daten in die Zellen ein.

Es empfiehlt sich, jeder Tabelle einen Namen zu geben. Klicken Sie dazu auf eine beliebige Stelle in der Tabelle und dann auf die Registerkarte „Tabellendesign“ in der Excel-Multifunktionsleiste. Geben Sie im Feld „Tabellenname“ einen Namen für die Tabelle ein.

Schritt 2: Beziehungen herstellen

Nachdem Sie die Tabellen erstellt haben, müssen Sie Beziehungen zwischen ihnen erstellen. Klicken Sie dazu in der Excel-Multifunktionsleiste auf die Registerkarte „Daten“ und dann in der Gruppe „Datentools“ auf die Schaltfläche „Beziehungen“. Dadurch wird das Dialogfeld „Tabellen und Spalten auswählen“ geöffnet.

Wählen Sie in der Liste „Verfügbare Tabellen/Spalten“ die Tabellen und Spalten aus, die Sie in die Beziehung einbeziehen möchten. Klicken Sie dann auf die Schaltfläche „Hinzufügen“.

Wenn Sie mit dem Hinzufügen von Tabellen und Spalten fertig sind, klicken Sie auf die Schaltfläche „Schließen“. Dadurch wird das Dialogfeld "Beziehungen erstellen" geöffnet.

Wählen Sie in der Dropdown-Liste „Primärschlüssel“ die Primärschlüsselspalte aus der ersten Tabelle aus. Der Primärschlüssel ist eine Spalte, die jede Zeile in der Tabelle eindeutig identifiziert.

Wählen Sie in der Dropdown-Liste „Fremdschlüssel“ die Fremdschlüsselspalte aus der zweiten Tabelle aus. Der Fremdschlüssel ist eine Spalte, die Werte enthält, die mit den Primärschlüsselwerten in der ersten Tabelle übereinstimmen.

Wenn beispielsweise der Primärschlüssel in der Kundentabelle die Spalte „CustomerID“ ist, dann wäre der Fremdschlüssel in der Bestelltabelle die Spalte „CustomerID“.

Klicken Sie abschließend auf die Schaltfläche „Erstellen“. Excel erstellt die Beziehung und zeigt sie als Linie an, die die beiden Tabellen verbindet.

Sie können jetzt die Beziehung verwenden, um Daten aus beiden Tabellen zu filtern und zu sortieren. Beispielsweise könnten Sie die Bestelltabelle so filtern, dass nur Bestellungen für einen bestimmten Kunden angezeigt werden.

Klicken Sie dazu in der Excel-Multifunktionsleiste auf die Registerkarte „Daten“ und dann in der Gruppe „Sortieren & Filtern“ auf die Schaltfläche „Filtern“. Dadurch werden den Kopfzeilen jeder Spalte in der Tabelle Dropdown-Pfeile hinzugefügt.

Klicken Sie auf den Dropdown-Pfeil in der Kopfzeile der Spalte „CustomerID“ und wählen Sie dann einen Kunden aus der Liste aus. Excel filtert die Tabelle so, dass nur Bestellungen für diesen Kunden angezeigt werden.

Sie können den Filter entfernen, indem Sie in der Gruppe „Sortieren & Filtern“ auf die Schaltfläche „Löschen“ klicken.

Sie können die Beziehung auch verwenden, um Daten aus einer anderen Tabelle nachzuschlagen. Sie könnten beispielsweise den Namen eines Kunden in der Bestelltabelle nachschlagen.

Klicken Sie dazu auf die Zelle, in der Sie den Kundennamen anzeigen möchten, und klicken Sie dann im Excel-Menüband auf die Registerkarte „Formeln“. Klicken Sie in der Gruppe „Lookup & Reference“ auf die Schaltfläche „Vlookup“. Dadurch wird das Dialogfeld „Funktionsargumente“ geöffnet.

Wählen Sie im Feld „Table_array“ die Kundentabelle aus. Geben Sie dann im Feld „Col_index_num“ die Nummer der Spalte ein, die den Kundennamen enthält. In diesem Beispiel steht der Name des Kunden in der zweiten Spalte, also würden wir „2“ eingeben.

Geben Sie als Nächstes im Feld „Range_lookup“ „TRUE“ ein, wenn Sie möchten, dass Excel eine ungefähre Übereinstimmung findet, oder „FALSE“, wenn Sie möchten, dass Excel eine genaue Übereinstimmung findet. In diesem Beispiel wollen wir eine exakte Übereinstimmung, also geben wir „FALSE“ ein.

Wählen Sie abschließend im Feld „Lookup_value“ die Zelle aus, die die Kunden-ID enthält. Dies ist der Wert, den Excel verwendet, um den Namen des Kunden zu suchen. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf die Schaltfläche „OK“.

Excel sucht den Namen des Kunden und zeigt ihn in der Zelle an. Sie können diese Zelle jetzt wie jede andere Zelle im Arbeitsblatt in Formeln verwenden.

Sie könnten beispielsweise den Namen des Kunden mit seiner Bestellnummer verketten, um eine eindeutige Kennung für jede Bestellung zu erstellen. Die Möglichkeiten sind wirklich endlos.

Wie Sie sehen können, können relationale Datenbanken in Excel äußerst leistungsstarke (aber komplexe) Tools zur Verwaltung von Kunden- und Auftragsdaten in Ihrem Unternehmen sein.

Warum ist eine Datenbank wichtig für E-Commerce?

Eine Datenbank ist für E-Commerce wichtig, da sie es Unternehmen ermöglicht, Kundeninformationen, Produktinformationen und Bestellinformationen zu speichern.

Aber Excel bringt Sie nur so weit. So sehr wir Microsofts Flaggschiff-Tabellenkalkulationstool lieben, dynamische E-Commerce-Unternehmen, die fest entschlossen sind, zu wachsen, brauchen eine robustere Lösung, nämlich Bestandsverwaltungssoftware wie SkuVault.

SkuVault ist eine leistungsstarke Bestandsverwaltungssoftware, mit der Unternehmen Kundenbestellungen, Produktinformationen und Lagerbestände verfolgen können.

Die Plattform verfolgt automatisch Kundenbestellungen und Lagerbestände in all Ihren Storefronts – ohne manuelle Excel-Updates.

Weitere Informationen zur Funktionsweise von SkuVault finden Sie auf unserer Funktionsseite hier .

Und für weitere Ratschläge zum Führen und Skalieren eines E-Commerce-Geschäfts abonnieren Sie unseren Blog oder sehen Sie sich die folgenden verwandten Beiträge an:

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