So erstellen Sie eine Rechnung: Vollständiger Anfängerleitfaden

Wenn Sie wie die meisten E-Commerce-Unternehmer sind, lieben Sie es, bezahlt zu werden, aber Sie hassen es, Rechnungen zu erstellen. Es kann ein langwieriger, manueller und fehleranfälliger Prozess sein, der sich direkt auf Ihr Endergebnis auswirken kann, wenn er nicht richtig durchgeführt wird.

Aber zum Glück kann es mit den richtigen Tools und Tipps ein Kinderspiel sein und dafür sorgen, dass Ihr Cashflow zu Ihren Gunsten funktioniert.

In diesem Blogbeitrag zeigen wir Ihnen, wie Sie Rechnungen für Ihr E-Commerce-Geschäft erstellen, und geben einige hilfreiche Tipps, um den Prozess zu vereinfachen. Egal, ob Sie gerade erst anfangen oder schon eine Weile im Geschäft sind, lesen Sie weiter, um mehr zu erfahren!

Was ist eine Rechnung?

Eine Rechnung ist ein Dokument, das Unternehmen an ihre Kunden senden, um die Zahlung für Waren oder Dienstleistungen anzufordern.

Es umfasst typischerweise:

• das Kaufdatum
• die Kontaktdaten des Kunden
• eine Beschreibung der gelieferten Waren oder Dienstleistungen
• der Stückpreis
• der fällige Gesamtbetrag

Unternehmen versenden in der Regel Rechnungen, nachdem sie ihre Produkte oder Dienstleistungen an ihre Kunden geliefert haben. Dies gilt insbesondere für E-Commerce-Unternehmen.

In einigen Unternehmen, wie z. B. Coaching oder Öffentlichkeitsarbeit, kann das Unternehmen seinen Kunden vor der Erbringung der Dienstleistung eine Rechnung stellen.

Kunden haben dann eine festgelegte Frist, um die Rechnung zu bezahlen, die in der Regel 30 Tage beträgt. Wenn sie nicht innerhalb dieser Frist zahlen, können ihnen Zinsen oder Verzugsgebühren in Rechnung gestellt werden. Es ist auch ein guter allgemeiner Anhaltspunkt, um Rechnungen pünktlich zu bezahlen, um positive Beziehungen zu Ihren Lieferanten aufrechtzuerhalten.

Unternehmen verwenden Rechnungen, um zu verfolgen, was ihnen geschuldet wird, und um Kunden zu kontaktieren, die noch zahlen müssen. Kunden verwenden Rechnungen, um ihre Ausgaben im Auge zu behalten und sicherzustellen, dass ihnen der korrekte Betrag für die erhaltenen Waren in Rechnung gestellt wird.

Wann müssen Sie eine Rechnung senden?

Wann müssen Sie eine Rechnung senden? Das ist eine großartige Frage, die sich E-Commerce-Unternehmen regelmäßig stellen sollten.

Die Antwort hängt von der Situation ab, da es keine allgemeingültige Antwort für jedes Unternehmen gibt.

Wenn Sie physische Waren wie T-Shirts oder Meditationskristalle online verkaufen, müssen Sie je nach Geschäftsmodell eine Rechnung senden, entweder sobald Ihr Kunde die Bestellung aufgibt oder sobald die Waren versandt wurden.

Bei digitalen Produkten, wie z. B. einem Online-Kurs, um Kunden den Kauf von Gewerbeimmobilien beizubringen oder wie man ein Hundepflegegeschäft aufbaut, können Sie die Rechnung sofort nach dem Verkauf senden.

Für Dienstleistungen, wie z. B. Business Coaching, sollten Sie je nach Wunsch entweder vor Beginn der Tätigkeit oder nach Abschluss der Tätigkeit eine Rechnung stellen.

Natürlich gibt es immer Ausnahmen von der Regel, daher ist es wichtig, in jedem Einzelfall nach bestem Wissen und Gewissen zu handeln. Aber im Allgemeinen sind dies die Zeiten, in denen Sie eine Rechnung senden müssen.

Wie versendet man eine Rechnung?

Viele Geschäftsinhaber machen den Fehler zu glauben, dass alle Rechnungen gleich sind. Tatsächlich gibt es ein paar wichtige Dinge, die Sie beim Senden einer Rechnung beachten sollten, um Ihre Chancen auf eine Zahlung zu maximieren.

Stellen Sie sicher, dass Sie die Rechnung rechtzeitig senden. Wenn möglich, versuchen Sie, es innerhalb von 24 Stunden nach Bereitstellung des Produkts oder der Dienstleistung zu senden. (Oder das Geschäft abschließen, wenn Sie im Voraus fakturieren.) Je früher Sie es in die Hände Ihres Kunden bringen können, desto besser.

Es ist angebracht, Ihre Rechnungen per Post oder E-Mail zu senden; beides hat vor- und nachteile.

Schneckenpost ist offensichtlich viel langsamer, sodass Sie möglicherweise weniger schnell bezahlt werden. Auf der anderen Seite, während E-Mail viel schneller ist, kann es sowohl für Sie als auch für Ihren Kunden einfach sein, eine E-Mail-Rechnung zu löschen oder zu verlieren. Ein weiterer Vorteil des E-Mail-Versands von Rechnungen besteht darin, dass Sie einen anklickbaren Zahlungslink direkt in Ihre Rechnung einfügen können, was es für Kunden einfacher macht, Sie innerhalb von Minuten nach Erhalt Ihrer Rechnung zu bezahlen.

Was ist also die beste Option? Es hängt wirklich von Ihrem Unternehmen und Ihren Kunden ab. Wenn Sie schnell bezahlt werden müssen, dann ist E-Mail der richtige Weg. Aber wenn Ihre Kunden eher von der alten Schule sind, dann könnte Schneckenpost der richtige Weg sein. Letztendlich liegt es an Ihnen, zu entscheiden, welche Option für Ihr E-Commerce-Geschäft am besten geeignet ist.

Schließlich haben Sie keine Angst, nachzufassen. Wenn Sie innerhalb eines angemessenen Zeitraums keine Zahlung erhalten haben, wenden Sie sich an Ihren Kunden und erinnern Sie ihn daran, dass die Rechnung fällig ist. Einige Buchhaltungsprogramme wie Freshbooks erledigen diesen Schritt automatisch für Sie, wenn Sie dies wünschen, und senden Erinnerungen in vordefinierten Intervallen.

Eine sanfte Erinnerung kann einen großen Beitrag dazu leisten, dass Sie pünktlich bezahlt werden. Indem Sie diese einfachen Tipps befolgen, können Sie den Rechnungsstellungsprozess rationalisieren und sicherstellen, dass Ihr E-Commerce-Geschäft über Wasser bleibt.

Wesentliche Elemente einer Rechnung

Nachfolgend finden Sie die wichtigsten Elemente jeder Rechnung.

Header

Dies kann einige grafische Details oder Ihr Logo für einen professionellen Look beinhalten.

Bedingungen und Zahlungsanweisungen

Diese Informationen geben die Bedingungen an, unter denen die Zahlung erfolgen muss (bei Erhalt, zehn Tage, 30 Tage usw.) sowie die Zahlungsweise – wie z. B. das Klicken auf einen Zahlungslink für die Zahlung per Kreditkarte oder eine Adresse für die Zahlung per Post.

Firmenname und Details

Sie müssen Ihren Firmennamen, Ihre Postanschrift, Telefonnummer, Website, E-Mail-Adresse des Kundendienstes und, wenn Sie hauptsächlich Dienstleistungen verkaufen, möglicherweise die EIN Ihres Unternehmens angeben.

Datum

Dies sollte das Datum der Bestellung, des Verkaufs oder das Datum sein, an dem Sie die Rechnung senden.

Geburtstermin

Geben Sie auf der Rechnung unbedingt an, wann die Zahlung fällig ist (bei Erhalt, am 14. April usw.).

Einzelgebühren

Zusätzlich zu den Listengebühren für die einzelnen Artikel oder Pakete müssen Sie auch alle zusätzlichen Gebühren aufführen, einschließlich Steuern, Versandkosten, Rabatte usw.

Name und Details des Kunden

Dieser ist ziemlich selbsterklärend – Sie sollten den Namen, den Firmennamen, die Adresse, die E-Mail-Adresse und die Telefonnummer Ihres Kunden angeben.

Beschreibung der gelieferten Waren oder Dienstleistungen

Dies kann eine Beschreibung wie „blau gestreiftes Hemd mit U-Boot-Ausschnitt“, eine SKU oder eine andere Identifikationsnummer oder beides beinhalten. „889030392 blau gestreiftes Hemd mit U-Boot-Ausschnitt“ wäre ein anwendbares Beispiel.

Restbetrag fällig

Schließlich möchten Sie angeben, wie viel Ihr Klient oder Kunde schuldet.

Zum Beispiel können Sie Ihren Kunden erlauben, Ihren Kurs " Bring Your Pet 37 Urkomische Tricks " 30 Tage lang kostenlos zu testen, bevor sie sich zum Kauf verpflichten, oder Sie können ihnen erlauben, die 300 $ in 3 Raten zu je 100 $ zu bezahlen.

So erstellen Sie eine Rechnung: Schritt für Schritt

Das Erstellen einer Rechnung kann sich wie eine entmutigende Aufgabe anfühlen, aber mit diesen einfachen Schritten haben Sie im Handumdrehen ein professionelles Dokument.

• Markieren Sie Ihre Rechnung deutlich – achten Sie darauf, oben das Wort „Rechnung“ hinzuzufügen; Andernfalls könnte Ihr Kunde es mit einem Lieferschein verwechseln.
• Fügen Sie Ihren Firmennamen und Informationen hinzu . Geben Sie Ihre Fälligkeitsdaten und Zahlungsbedingungen an – Ist es 30 netto (in 30 Tagen fällig), bei Erhalt fällig (sobald die Rechnung eingegangen ist), in Raten fällig oder etwas anderes?
• Schreiben Sie eine Beschreibung der Waren oder Dienstleistungen , die Sie in Rechnung stellen. Geben Sie den fälligen Gesamtbetrag an – denken Sie daran, aufgeschlüsselte Gebühren wie Steuern, Versandkosten und Verspätungsgebühren hinzuzufügen.
• Lassen Sie Ihre Rechnung professionell aussehen. Versuchen Sie, eine kostenlose Excel-Rechnungsvorlage oder eine der von Ihrer Buchhaltungssoftware angebotenen Rechnungsvorlagen zu verwenden.

Wie kann ich Rechnungen mit Excel-Vorlagen erstellen?

Excel-Vorlagen können eine großartige Möglichkeit sein, schnell und einfach professionell aussehende Rechnungen zu erstellen. Hier sind ein paar Tipps, wie Sie Excel-Vorlagen optimal nutzen können:

Stellen Sie zunächst sicher, dass Sie alle notwendigen Informationen zur Hand haben, bevor Sie mit dem Ausfüllen der Vorlage beginnen. Dazu gehören Ihre E-Commerce-Plattformdetails (wie Name, Adresse und Kontaktinformationen Ihres Shops) sowie Name, Adresse und Kontaktinformationen des Kunden. Sie müssen auch das Rechnungsdatum, die Bestelldetails und den fälligen Gesamtbetrag angeben.

Sobald Sie alle notwendigen Informationen haben, werfen Sie einen Blick auf die verschiedenen kostenlosen Excel-Vorlagen, die online verfügbar sind . Es gibt eine Vielzahl von Stilen zur Auswahl, also wählen Sie einen aus, der zu Ihrer E-Commerce-Marke passt. Wenn Sie Hilfe bei der Verwendung von Excel benötigen, stehen online zahlreiche Tutorials zur Verfügung, die Sie Schritt für Schritt durch den Prozess führen.

Sobald Sie eine Vorlage ausgewählt haben, müssen Sie nur noch die Lücken ausfüllen.

Geben Sie Ihre E-Commerce-Shop-Informationen in die entsprechenden Felder ein und geben Sie dann den Namen, die Adresse und die Kontaktinformationen des Kunden ein.

Fügen Sie abschließend das Rechnungsdatum, die Bestelldetails und den fälligen Gesamtbetrag hinzu.

Sobald Sie alle Felder ausgefüllt haben, kann Ihre Rechnung gespeichert und versendet werden!

Sollte ich eine Buchhaltungssoftware zur Verwaltung meiner Rechnungen verwenden?

Wenn Sie es satt haben, Ihre Rechnungen zusammenzuschustern, oder Ihr Kundenstamm groß genug ist, dass Sie befürchten, dass einige Zahlungen oder Rechnungen durch das Raster fallen könnten, kann Ihnen eine Buchhaltungssoftware wie Freshbooks, Quickbooks Online oder ZOHO Books das Leben erleichtern :

• Hilft Ihnen, sowohl Ihre Rechnungen als auch Ausgaben zu verfolgen
• Informieren Sie, ob oder wann Kundenrechnungen überfällig sind
• So können Sie Rechnungen in mehrere Zahlungen aufteilen
• Einfache Integration mit einer Vielzahl von Zahlungsprozessoren wie PayPal oder Square und Angebot einer Reihe von Sofortzahlungsoptionen, einschließlich ACH (Banküberweisung), Kreditkarte usw.

Diese Softwareoptionen reichen von kostenlos bis zu 30 US-Dollar pro Monat mit zusätzlichen Stufen, abhängig von der Anzahl Ihrer Kunden oder Kunden und den besonderen Schnickschnack, nach denen Sie suchen. Viele Buchhaltungssoftwarelösungen lassen sich auch in andere Software integrieren, um Finanzinformationen nahtlos hin und her zu senden. Wenn Sie Ihren Business-Tech-Stack ausbauen, achten Sie darauf, zu sehen, wie sie alle miteinander verbunden sind.

Abschließende Gedanken

Als E-Commerce-Unternehmen versenden Sie wahrscheinlich regelmäßig Rechnungen.

Indem Sie die Grundlagen der Erstellung und Ausstellung von Rechnungen verstehen, können Sie diesen Prozess rationalisieren und sicherstellen, dass Ihre Kunden immer eine klare Aufzeichnung darüber haben, was sie Ihnen schulden.

Möchten Sie Ihre E-Commerce-Rechnungsprozesse ankurbeln? Sehen Sie sich unseren Leitfaden zur besten Buchhaltungssoftware für kleine Unternehmen an .