So erstellen Sie die perfekte Datenbank für die Remote-Arbeit

Die Welt von heute ist Remote-Arbeit nicht fremd, daher arbeiten die neuesten technologischen Fortschritte daran, diesen Prozess so einfach wie möglich zu gestalten.

Aber noch nie haben wir Fernarbeit in einem so hohen Maße gesehen. Dies bedeutet, dass Unternehmen, die noch nicht einmal über eine Migration auf virtuelle Plattformen nachgedacht haben, sich dieser Herausforderung stellen müssen.

Ebenso haben Menschen, die technisch nicht begabt sind oder sich nicht einmal für die virtuelle Welt interessieren, keine andere Wahl, als zu lernen und sich anzupassen. Das macht die heutige Situation noch schwieriger.

Glücklicherweise haben neue Innovationen Online-Plattformen geschaffen, mit denen sich das virtuelle Büro vertraut anfühlt, sodass selbst die technisch anspruchsvollsten Menschen schnell die Besonderheiten des neuen Büros kennenlernen können.

Als Arbeitgeber ist es Ihre Aufgabe, die richtige Software zu finden und einen neuen Geschäftsplan zu erstellen, der diesen neuen Lebensstil berücksichtigt. Unternehmen auf der ganzen Welt drehen den Bauch auf, weil diese Strukturen desorganisiert sind.

Dies zeigt, dass es der wichtigste Schritt bei der Migration zu Online-Plattformen und der Bewältigung anstehender Herausforderungen ist, sich auf Ihre Entscheidung zu verlassen und die Aufgaben zu durchschauen. Die wichtigste Herausforderung ist dabei das Wohlbefinden Ihrer Mitarbeiter, was sich in der Neuerfindung von Verwaltung, Kommunikation und Organisation niederschlägt.

Der Grund, warum das Wohlergehen Ihrer Belegschaft an erster Stelle steht, liegt darin, dass diese Veränderungen zu Motivations- und Produktivitätsverlust und sogar zu Depressionen führen können. Und wenn Sie diese Symptome nicht im Auge behalten, leidet nicht nur Ihr Geschäft, sondern auch Ihre Mitarbeiter.

Es ist sehr wichtig, eine Online-Plattform zu schaffen, die einfach zu erlernen und benutzerfreundlich ist. Es muss nicht State-of-the-Art sein, solange es funktioniert und man gerne damit arbeitet.

Die Stärkung des Vertrauens in Ihre Entscheidungen und die Einführung von Servern, die einfach zu erlernen und zu verwenden sind, könnte die Antwort darauf sein, wie Sie Mitarbeiter motivieren können.

Doch was genau ändert sich im Administrationsprozess, wenn man als Unternehmen auf Online-Plattformen umsteigt?

Verwaltung

Ein großer Teil der Verwaltungsarbeit in einem Unternehmen ist die Einarbeitung, Bewertung und Überwachung von Mitarbeitern. Von diesen beiden ist letzteres weitgehend von dieser Änderung betroffen, als ob etwas falsch oder fehl am Platz ist, Sie werden es nicht sofort bemerken. Außerdem erfordert ein erfolgreiches Remote-Onboarding Zeit, Mühe und Geduld.

Aus diesem Grund sollte eine ständige und klare Kommunikation bei allen im Unternehmen gefördert werden. Einige versenden sogar wöchentliche oder monatliche Umfragen und halten Meetings ab, bei denen sie nur über Arbeitsplatzpolitik und das Wohlergehen der anderen sprechen.

Mitarbeiter müssen ermutigt werden, sich an jemanden zu wenden, wenn etwas nicht stimmt, denn in einer Situation, in der Menschen von zu Hause aus arbeiten, kann sich jede noch so kleine Veränderung in ihrem persönlichen Leben direkt auf ihre Arbeit auswirken.

Wenn zum Beispiel jemand morgens ins Büro geht, lernt er, sein Privatleben zu Hause zu lassen. Sie sitzen in ihrem Büro, erledigen ihre Arbeit und erledigen private Angelegenheiten, wenn sie wieder zu Hause sind.

Aber wenn das Zuhause das Büro ist und die Schule alles auf einmal, müssen persönliche Angelegenheiten ihren Weg in den Büroalltag finden. Aus diesem Grund ist es wichtig zu wissen, wenn jemand persönliche Probleme hat, denn dann können Sie sich auf den Produktivitätsverlust vorbereiten und ihm helfen.

Kommunikation

Jedes Unternehmen braucht einen Kommunikationsraum, der vom Privatleben aller abstrahiert werden kann und sich hervorragend für eine produktive berufliche Kommunikation eignet. Das bedeutet, dass Sie einen Ort brauchen, an dem Sie einfach chatten, telefonieren oder eine Videokonferenz starten und auch große Dokumente teilen können.

Die heute am weitesten verbreitete App für die Kommunikation ist Slack. Diese App ermöglicht es Menschen, in Gruppen zu arbeiten, einzeln zu sprechen, Projekte zu erstellen und vieles mehr.

Es ermöglicht auch jedem, seinen Status anzuzeigen, wenn er nicht am Telefon ist, was es einfacher macht, sich von der Arbeit zu trennen, wenn Sie in einer Pause sind oder nach Feierabend.

Organisation

Der vielleicht wichtigste Teil der Fernarbeit ist der Zugriff auf die Datenbank, an der Sie im Büro gearbeitet haben. Viele Firmen arbeiten noch mit Papier und organisieren alles in Regalen. Die meisten Menschen haben sich daran gewöhnt, mit ihren Händen zu organisieren und jede Schublade im Büro mit Namen zu kennen.

Menschen, die sich über Jahre an ihr System gewöhnt haben, können sich schwer tun, sich auf etwas völlig Neues einzustellen. Und Unternehmen, die immer noch Papiere und Ordner verwenden, können es schwierig finden, all diese Daten in virtuelle Software zu verschieben.

Am Ende des Tages ist das Wichtigste, eine Plattform zu schaffen, auf der jeder auf die Informationen zugreifen kann, die er benötigt, um seine Arbeit zu erledigen. Wertvolle Stunden können vergeudet werden, wenn Sie versuchen, auf eine unzugängliche Datei zuzugreifen oder etwas in einem Meer von Ordnern zu finden.

So schaffen Sie die Grundlage für eine effiziente Dateiverwaltung (gezeigt durch Zoho Workplace)

Die meisten Unternehmen haben damit begonnen, Cloud-basierte Freigaben als ihre wichtigste Methode zu verwenden, um Dateien in Ordnung zu halten und Mitarbeitern Zugriff zu gewähren. Diese Plattformen sind ein Glücksfall für Telearbeiter, da sie mit jedem Smartphone, Computer oder Tablet von überall aus zugänglich sind.

Wenn jedoch ein ganzes Unternehmen anfängt, remote zu arbeiten, wird die Fähigkeit zur Zusammenarbeit, zum Austausch und zur Kommunikation komplizierter und wichtiger. Es ist sehr wichtig, Software zu finden, die alles kann, was Sie brauchen, und die mit jedem Gerätetyp kompatibel ist.

Dies ist wichtig, da Sie sich nicht für mehrere Apps und Software registrieren (oder sogar bezahlen) müssen und Ihre Mitarbeiter sich an jede einzelne davon gewöhnen müssen. Dies wird sehr kompliziert, und wenn Probleme auftreten, dauert die Lösung viel länger.

Darüber hinaus benötigen Sie eine Plattform, die mit allen kompatibel ist. Wenn Sie beispielsweise den Cloud-basierten Server von Google verwenden, muss jeder, einschließlich des gesamten Unternehmens, über ein Google-Konto verfügen, um auf alles zugreifen zu können.

Darüber hinaus müssen Dokumente, die in Excel, Word oder Powerpoint gespeichert und geteilt werden, in Numbers konvertiert werden, Pages und Keynote werden mit iWork an ein Apple-Gerät gesendet.

Sie müssen sicherstellen, dass das gesamte Unternehmen einen Server verwendet, um Schwierigkeiten und Missverständnisse in Zukunft zu minimieren. Dadurch werden auch technische Schwierigkeiten minimiert, aber falls doch welche auftreten, lassen sie sich leichter beheben, wenn Sie alle auf einem Server arbeiten.

Ein Server namens Zoho Workplace wurde entwickelt, um all diese Probleme zu lösen. Und obwohl es andere großartige Alternativen gibt, ist diese heute am beliebtesten. Es besteht aus drei Elementen: Zoho Writer, Zoho Sheet und Zoho Show.

Theoretisch ist es Google Drive sehr ähnlich, aber es ist viel vielseitiger. Das Teilen ist für Google Drive, iCloud, DropBox und sogar WordPress möglich. In Bezug auf die Verwendung ist es Microsoft-Anwendungen sehr ähnlich, ermöglicht jedoch die Zusammenarbeit an Stücken, genau wie Google.

Präsentationen über diesen Server sind selbst aus der Ferne ein Kinderspiel, da Benutzer Präsentationen in Echtzeit veröffentlichen und übertragen können und für jedermann zugänglich gemacht werden können.

Schließlich können Sie erstaunliche Tabellenkalkulationen erstellen, da Zoho Sheet Daten von praktisch allem abrufen kann, von der E-Mail bis hin zu anderen Apps. Außerdem kann es aus beliebigen Daten automatisch Tortendiagramme und andere Grafiken erstellen.

Zoho Workplace demonstriert alles, was für eine hervorragende Zusammenarbeit aus der Ferne erforderlich ist. Benutzerfreundlichkeit, Transparenz, gemeinsame Nutzung, Zusammenarbeit und Übertragungsfähigkeiten auf einem einzigen Server zur Minimierung von Risiken. Dadurch wird sichergestellt, dass Sie nicht nur langfristige Probleme beseitigen, sondern auch das Risiko, gehackt zu werden, verringern.

Menschen fühlen sich von Servern wie diesem angezogen, und es hat sich gezeigt, dass Unternehmen, die einen soliden Plan für diesen Migrationsprozess haben, fast keinen Produktivitätsabfall verzeichnen, während andere, die experimentieren, mehr als 2 Server verwenden oder einfach nicht den richtigen Weg finden verlieren Sie den Schwung, der schwer abzurufen ist.

Unter Berücksichtigung dieser Probleme, Faktoren und Tipps ist es einfach, die Grundlage für Ihre Remote-Server zu schaffen. Alles, was Sie jetzt tun müssen, ist, den Arbeitsbereich zu erstellen und Ihren Mitarbeitern dabei zu helfen, ihn zu meistern.