So generieren Sie eInvoice mit Hilfe von Software

Veröffentlicht: 2022-12-13

Eine Analyse der Credit Research Foundation ergab, dass durchschnittlich 61 % der verspäteten Zahlungen von Kunden auf administrative Probleme, einschließlich unrichtiger Rechnungen, zurückzuführen sind. Hier würde eine gut geschriebene, genaue Rechnung Ihr Unternehmen erfolgreich am Laufen halten. Es zeigt Ihre Professionalität und baut ein Markenimage auf, das Ihnen hilft, mehr Kunden zu halten.

Im Gegensatz dazu können falsche Rechnungen Ihre Kunden verwirren und zu Zahlungsverzögerungen führen, die sich letztendlich auf Ihren Cashflow auswirken. Es ist wichtig zu wissen, wie man eInvoice für B2B-Transaktionen generiert und sicherstellt, dass jedes Abrechnungselement korrekt erfasst wird.

Das Konzept der eInvoice ist auch mit einem Segen verbunden. Obwohl die Pandemie für Unternehmen hart war, gab sie einigen Beschaffungsunternehmen den Anstoß, berührungslose Technologien (wie E-Invoicing) einzuführen und dank digitaler Rechnungen über Nacht digital zu werden. Nun kommt die Frage, wie erstellt man eine eRechnung? Sie können dafür Software verwenden. In diesem Artikel werden wir herausfinden, wie man eInvoice mit Hilfe von Software generiert.

Inhaltsverzeichnis

Was ist eRechnung?

Die elektronische Rechnungsstellung ist, wie der Name schon sagt, der Prozess der elektronischen Rechnungsstellung in einem Portal, wo sie vom Goods and Services Tax Network (GSTN) authentifiziert werden. Für jede von Ihnen generierte E-Rechnung werden eine IRN (Invoice Reference Number) und ein spezieller QR-Code erstellt.

Die Idee für die Implementierung der elektronischen Rechnungsstellung besteht darin, sicherzustellen, dass alle indischen Unternehmen in verschiedenen Branchen ein Standardformat verwenden, um die Interoperabilität zu erleichtern. Darüber hinaus stellt es sicher, dass alle Unternehmen die sich ständig ändernden Steuernormen einhalten.

Heutzutage sind mehrere Softwaresysteme auf dem Markt erhältlich, mit denen Unternehmen Rechnungen von mehreren Anbietern empfangen und verwalten können. Tatsächlich ermöglichen Ihnen diese Softwarelösungen, Rechnungen in verschiedenen Formaten zu erstellen, einschließlich bildbasierter Rechnungen. Es dient hauptsächlich als zentrale Plattform für die Verwaltung aller Informationen und Verfahren im Zusammenhang mit der Kreditorenbuchhaltung.

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Warum ist eRechnung wichtig?

So erstellen Sie eine eInvoice mit Hilfe der Software inside

Die elektronische Rechnungsstellung ist für Unternehmen von entscheidender Bedeutung, da sie sie bei der Rationalisierung ihrer Rechnungsverarbeitungszyklen unterstützt. Hier sind einige der wichtigsten Gründe, warum Sie eine eInvoice-Software einsetzen sollten:

Es trägt dazu bei, den Zeitaufwand für die Genehmigung, Verarbeitung, Nachverfolgung sowie die Verfolgung von Rechnungen zu verringern und gleichzeitig die Möglichkeit menschlicher Fehler zu eliminieren.

Die elektronische Rechnungsstellung verbessert die Sichtbarkeit von Rechnungen, Bestellungen, Begleitdokumenten und Finanzverträgen. Es verfolgt Rechnungen und bietet gründliche Audit-Trails.

Die Überprüfung, Genehmigung und Zahlung von Rechnungen kann in Echtzeit durchgeführt werden. Dadurch kommt es zu weniger Fehlern. Da es keine Genauigkeitsprobleme mehr gibt, könnten Fälle von Überzahlungen und Doppelzahlungen reduziert werden.

Die elektronische Rechnungsstellung ist mehr als nur die Verarbeitung und Speicherung digitaler Rechnungen. Es hilft, ein höheres Maß an Compliance zu erreichen.

E-Invoicing-Systeme dienen als effektive Plattform, die Unternehmen dabei helfen kann, im Hinblick auf Cross-Verification und Due Diligence langfristig Zeit und Geld zu sparen.

Es ermöglicht Unternehmen, jeden gesparten und effektiv ausgegebenen Dollar genau im Auge zu behalten. Dies hilft dem Führungsteam im Wesentlichen dabei, Ausgaben im Auge zu behalten, strategische Erkenntnisse zu sammeln und Wege zu finden, Geld zu sparen, einschließlich der Einführung von Skonti für vorzeitige Zahlungen.

Last but not least ist die elektronische Rechnungsstellung eine grüne und nachhaltige Option. Unternehmen können nicht nur papierlos arbeiten, sondern auch die Kosten und die Abfallproduktion im Zusammenhang mit papierbasierten Lieferkettenaktivitäten reduzieren.

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Wie erstelle ich eine E-Rechnung mit der Swipe Billing Software?

Der Prozess der elektronischen Rechnungsstellung wird durch die Abrechnungssoftware Swipe vereinfacht. Diese GST-Abrechnungs- und Fakturierungssoftware hilft Ihnen, E-Rechnungen in Sekundenschnelle und ohne Probleme zu erstellen. Swipe kann E-Rechnungen nach Ihren Bedürfnissen erstellen, unabhängig von der Branche, in der Sie tätig sind.

Sie können überall und jederzeit auf Swipe zugreifen, ohne Gerätebeschränkungen im Web, in der mobilen App usw. Mit Swipe können Sie mehr als 30 Berichte herunterladen, die für Ihr Unternehmen aufschlussreich sind, einschließlich GSTR-1 im Excel- und JSON-Format Machen Sie Ihre monatlichen oder vierteljährlichen Einreichungen einfach. Die Software gewährleistet ultimativen Datenschutz mit banktauglicher 256-Bit-SSL-Verschlüsselung.

Einfach ausgedrückt, Swipe ist eine native End-to-End-App für mobile E-Rechnungen, die Zugriff auf alle leistungsstarken Funktionen bietet, die Ihre Buchhaltung benötigt, um ein profitables und konformes Unternehmen aufzubauen. Swipe hat 4L+ Unternehmen, die die App in ganz Indien verwenden, und bietet vorrangigen Support in allen regionalen Sprachen.

So können Sie mit der Abrechnungssoftware Swipe eine elektronische Rechnung erstellen:

Anmeldung: Alles, was Sie tun müssen, ist sich auf der Swipe-Abrechnungsplattform mit der Handynummer anzumelden. und fügen Sie Ihre Geschäftsinformationen hinzu. Der Prozess ist nahtlos und sehr einfach.

Wählen Sie eine Vorlage oder passen Sie sie an: Die Software wird mit mehreren eInvoice-Vorlagen geliefert. Wählen Sie einfach diejenige aus, die zu Ihrem Markenimage passt. Sie haben auch die Möglichkeit, das Format an Ihre geschäftlichen Anforderungen anzupassen. eInvoices on Swipe sind zu 100 % GST-konform und werden von vielen renommierten Zertifizierungsstellen empfohlen

Branding Ihrer Rechnung: Mit Swipe können Sie Ihre Rechnung so gestalten, dass sie zu den Funktionen, dem Ambiente und den Farbschemata Ihrer Website, Social-Media-Konten und anderen Inhaltsseiten passt. Dies trägt zur Aufrechterhaltung der Markenkonsistenz bei.

Erstellen Sie Ihre Rechnung: Nachdem Sie Ihr Konto eröffnet, eine Vorlage ausgewählt oder angepasst und Ihr Branding richtig gewählt haben, kommt jetzt der eigentliche Teil der Erstellung der eRechnung. Befolgen Sie die unten genannten Schritte:

Schritte zum Erstellen von eInvoice mit Swipe Billing

Gehen Sie als Erstbenutzer direkt vom Dashboard von Swipe zu den Einstellungen und fügen Sie Ihre Unternehmensdaten wie Ihren Firmennamen, Ihr Logo, Ihre Geschäftsadresse, Ihre GST-Nr. und weitere Kontaktdaten.

Gehen Sie zu Verkauf und klicken Sie auf Rechnung erstellen. Fügen Sie die Daten Ihrer Kunden mit ihrer GST-Nr. hinzu.

Die Rechnungssequenznummerierung auf Swipe wird automatisch generiert, oder fügen Sie je nach Bedarf eine eindeutige Rechnungsnummer hinzu, damit Sie Ihre Transaktionen verfolgen können.

Sie können der Rechnung Produkte/Dienstleistungen, Menge, Preis, Rabatt usw. hinzufügen

Standardnotizen/Geschäftsbedingungen und andere Optionen können standardmäßig hinzugefügt und für jede Rechnung bearbeitet werden, was sehr praktisch ist.

Sobald die Rechnung erstellt ist, wählen Sie aus dem Dropdown-Menü eRechnung erstellen und Ihre eRechnung wird mit nur einem Klick erfolgreich generiert.

Los geht's, Sie haben erfolgreich Ihre erste eInvoice auf der Abrechnungssoftware Swipe erstellt. Als nächstes können Sie Ihre Rechnung über mehrere Kanäle teilen, einschließlich E-Mail, WhatsApp oder SMS. So einfach ist das.

Fazit

Die Bereitstellung eines eInvoicing-Prozesses ist eine der wichtigsten strategischen Initiativen, die Unternehmen in der heutigen Zeit ergreifen können, um wettbewerbsfähig zu bleiben und profitabel zu wachsen.

Jetzt ist es an der Zeit, in E-Invoicing-Software zu investieren und Ihr Unternehmen auszubauen. Viele Regierungen auf der ganzen Welt, insbesondere in Indien, haben Mandate zur Umsetzung eines einheitlichen Steuerrahmens umgesetzt. Ein eInvoice-Softwareprogramm zu Ihrer Verfügung zu haben, wird Ihrem Unternehmen helfen, seine Finanzoperationen nahtlos zu stärken.