So bearbeiten Sie Bestellungen effektiv in E-Commerce-Shops
Veröffentlicht: 2019-09-10Eine Bestellung muss immer dann erstellt werden, wenn ein Händler Produkte für sein Einzelhandelsunternehmen zum Verkauf erwirbt. Auch wenn diese Art von Dokument bei langjährigen Lieferanten leicht zu übersehen ist, hat es dennoch viele Vorteile für Einzelhandelsunternehmen, da es den Einzelhändlern ermöglicht, den Bestand und die Kosten unter Kontrolle zu halten. Aus diesem Grund vermittelt Ihnen dieser Artikel ein gutes Verständnis von Bestellungen und wie Sie diese in Ihren E-Commerce-Shops effektiv handhaben können.
1. Was ist eine Bestellung?
Eine Bestellung oder Bestellung gilt als rechtsverbindliches Dokument, das von einem Käufer erstellt und dann dem Verkäufer vorgelegt wird. Wie ein "Warenkorb" in einem Online-Shop, wenn Sie online einkaufen , ist eine Bestellung eine Liste mit dem, was Sie kaufen möchten. Es wird jedoch die Menge oder Art der Produkte, die die Käufer benötigen, Zahlungsinformationen sowie Lieferdetails im Detail angeben.
2. Bedeutung der effektiven Verwaltung von Bestellungen
Eine Bestellung ist nicht nur ein rechtsverbindliches Dokument zwischen Ihnen und Ihren Lieferanten, sondern auch ein wesentliches Dokument, um Ihren Bestand im Auge zu behalten und die Finanzabläufe zu verbessern. Viele Einzelhändler haben einen Benchmark für ihre Geschäfte eingerichtet, um ihre Lieferkette mit höchster Priorität zu verwalten. Während der Überbestand Ihr Working Capital-Konto erheblich reduzieren wird, hält Out-of-Stock Ihre potenziellen Kunden davon ab, Ihre Produkte zu kaufen. Darüber hinaus gibt Ihnen PO einen Überblick über alle Lieferanten, mit denen Sie zusammengearbeitet haben, und hilft Ihnen bei der Auswahl der besten Lieferanten mit dem besten Preis und der besten Produktqualität.
3. Abwicklung von Bestellungen
3.1. Geben Sie klare PO-Richtlinien und -Stufen an
Erstens beginnt ein effektives Bestellmanagement mit der Festlegung der Bestellrichtlinien und -stufen. Diese Einkaufsrichtlinien und -prozesse müssen für Ihre Mitarbeiter klar und spezifisch sein. Da Ihr Team im Namen des Managers Einkäufe tätigt, müssen die Richtlinien konsistent sein, um Fehler oder Verwirrung in der Zukunft zu vermeiden.
Wichtige Informationen, die Sie in den Leitfaden aufnehmen sollten, sind der Genehmigungsprozess für Bestellungen, Beispiele für Einkaufsszenarien oder die Lieferantenauswahl. Dies sind die wesentlichen Dinge, um sicherzustellen, dass Ihre E-Commerce-Shops eine reibungslose Bestellabwicklung haben.
3.2. Überprüfen Sie regelmäßig den PO-Prozess
Bildquelle
Die regelmäßige Überprüfung des Bestellprozesses ist entscheidend, insbesondere wenn viele Mitarbeiter aus verschiedenen Funktionsbereichen an den Einkaufsaufgaben beteiligt sind. Sie müssen Feedback von jeder Abteilung einholen, z. B. vom Lager- oder Verkaufsteam. Diese Maßnahme hilft Ihnen, die Probleme im Bestellprozess aufzuzeigen und rechtzeitig zu korrigieren.
Händler können Feedback aus den Meinungen ihrer Kunden erhalten, wenn sie direkt mit ihnen zusammenarbeiten, die ihnen möglicherweise die besten Ideen zur Verbesserung ihres Bestellmanagements geben. Außerdem können Sie regelmäßig Audits und Qualitätskontrollen durchführen. Sie sollten diese Aufzeichnungen für spätere Audits aufbewahren. Wenn Sie diese bezogen auf einen Einkauf zusammenhalten, erhalten Ihre Lagerleiter alle wertvollen Informationen und einen Überblick über alle Artikel.
Sie können dieser Checkliste unten folgen, um Ihre Bestellung zu überprüfen:
- Name der Firma,
- Datum der Bestellung,
- Verkaufsbedingungen,
- Rechnungsadresse, Verkaufsadresse und Lieferadresse,
- Einzelgebühren,
- Unterschrift und Name des Käufers.
3.3. Lieferantendatenbank aufbauen
Jeder Einzelhändler sollte Aufzeichnungen über alle Lieferanten führen, bei denen er in der Vergangenheit eingekauft hat. Diese Aufzeichnungen müssen mindestens ihre Kontaktdaten und Zahlungsbedingungen enthalten. Wenn einem Lieferanten einige Produkte ausgehen, die Ihr Unternehmen benötigt, können Sie sofort einen anderen Lieferanten als Alternative auswählen. Eine zugängliche Datenbank spart jedem in Ihrem Unternehmen viel Zeit bei der Auswahl eines Lieferanten, da dies einer der wichtigsten Vorteile der Bestellsoftware für Ihre Geschäfte ist.
3.4. Bestellabwicklung automatisieren
Die Bestellungen sollten immer rechtzeitig an die Lieferanten gesendet werden, da sie die Vertragsbedingungen erläutern und Ihr Geschäft sichern. Wenn Sie mit der Lieferung dieser Dokumente in Verzug geraten, müssen Sie Ihren Partner rechtzeitig und respektvoll informieren.
Um die Möglichkeit einer Verzögerung beim Senden von Bestellungen an Lieferanten zu begrenzen, können Händler die Auftragsabwicklung automatisieren. Sie sparen Zeit und Mühe, indem Sie Ihre Bestellungen mit einem POS- oder MSI-System automatisieren. Dank der automatisierten Bestellabwicklung wissen Sie immer, wann Sie Produkte nachfüllen müssen und wie viele Artikel Sie benötigen. Diese Systeme bieten auch leistungsstarke Tools zur Unterstützung Ihrer Einkaufsaufgaben, wie zum Beispiel:
- Automatisches Erstellen von Bestellungen, wenn ein bestimmter Schwellenwert erreicht ist,
- Durchführung lagerübergreifender interner Lieferungen,
- Erstellen einer wiederkehrenden Bestellung,
- Organisation und Aufbewahrung kaufbezogener Dokumente,
- Verfolgen Sie den Status und die Phasen der Bestellung.
Es können jedoch manchmal Fehler oder Irrtümer passieren und das Geld der Einzelhändler verschwenden. Daher wird ein PO-Genehmigungsprozess Händler vor Finanz- und Bestandsmissmanagement bewahren. Durch die Implementierung des PO-Prozesses wird sichergestellt, dass Sie keine doppelten Bestellungen oder zusätzlichen Lagerbestand haben, den Ihr Unternehmen nicht benötigt, was Ihnen hilft, Ihre Bestellungen effektiv zu verwalten, zu verhindern, dass Sie gegenüber Lieferanten unprofessionell sind, und sicherzustellen, dass Sie dies immer tun ausreichend Bestand, um Kundenaufträge zu erfüllen.
Wenn Sie direkt von Ihrer Website aus mehr über Kundenpräferenzen erfahren möchten, um sie besser bedienen zu können, können Sie ganz einfach ein Popup-Formular erstellen und sie fragen.
Weiterführende Literatur: 3 nützliche Tipps für die Verwendung von Pop-ups, ohne Ihrer SEO zu schaden
3.5. Verwalten Sie das Einkaufspersonal
Bildquelle
Angenommen, Sie möchten in Zukunft ein Point-of-Sale- (POS) oder Multi-Source-Inventory-System (MSI) für Ihre E-Commerce-Shops haben. In diesem Fall ist es entscheidend, Ihren Mitarbeitern die richtige Berechtigung zuzuweisen, da sie die Bestellungen direkt verwalten. Dies ist besonders nützlich, wenn Ihr Lieferant nach seinem Bestellstatus oder Lieferinformationen fragen möchte und Ihre Mitarbeiter ihm die richtige und zeitnahe Antwort geben können.
Um zusammenzufassen
Wir hoffen, dass dieser Artikel Ihnen geholfen hat, mehr über Bestellungen zu erfahren und wertvolle Tipps zu erhalten, um den Einkauf in Ihrem E-Commerce-Shop effektiver abzuwickeln. Durch die Umsetzung der oben genannten Tipps sparen Sie Zeit im Management, arbeiten effektiv mit Ihren Lieferanten zusammen und, was noch wichtiger ist, stellen sicher, dass der richtige Lagerbestand zum richtigen Zeitpunkt verkauft und der Umsatz gesteigert wird. Die richtige Bestellsoftware automatisiert und vereinfacht alle Prozesse und macht Beschaffungsaufgaben zum Kinderspiel. Sie müssen Ihre geschäftlichen Anforderungen und Ihr Budget für die Software analysieren und einen vertrauenswürdigen Partner auswählen.