So veranstalten Sie ein Hybrid-Event: Eine Checkliste für Hybrid-Events

Gerade als wir dachten, wir hätten dieses ganze virtuelle Event-Ding herausgefunden, hält das Hybrid-Event Einzug. Jetzt besteht die Herausforderung darin, ein virtuelles und ein Live-Publikum zu veranstalten und beide einzubeziehen, um ein erfolgreiches Hybrid-Event zu schaffen.

Sicher, die Dinge werden etwas komplizierter. Aber auch hybride Events können viel Potenzial bieten. Indem Sie den Teilnehmern Optionen geben, erweitern Sie die Reichweite und nutzen gleichzeitig die Engagement-Möglichkeiten, die eine Live-Veranstaltung bietet.

Was genau ist also ein hybrides Event und wie veranstaltet man eines? Diese Hybrid-Event-Checkliste führt Sie durch das Was, das Warum und das Wie von Hybrid-Events. Und wenn Sie das Ende dieses Beitrags erreichen, fühlen Sie sich bereit und befähigt, Ihr ganz eigenes Hybrid-Event zu veranstalten.

Was ist ein Hybrid-Event?

Beginnen wir mit der Definition eines hybriden Events. Einfach ausgedrückt kombiniert ein Hybrid-Event ein persönliches Live-Event und ein Publikum mit einer virtuellen Komponente und einem virtuellen Publikum. Dies kann je nach Ihren Veranstaltungszielen entweder live oder aufgezeichnet werden.

Ein erfolgreiches Hybrid-Event wird die physische, persönliche Komponente nahtlos mit einem Online-Publikum integrieren. Beide Teilnehmer, ob virtuell oder persönlich, sollten in der Lage sein, Rednern zuzuhören, sich auszutauschen, an Aktivitäten teilzunehmen und sich zu vernetzen.

Es ist wichtig zu beachten, dass ein Hybrid-Event nicht nur ein Live-Stream eines Events für ein Online-Publikum ist. Ein echtes Hybrid-Event kombiniert das Beste aus beiden Arten von Events und schafft ein wirklich fesselndes und interaktives Erlebnis, egal wo sich der Teilnehmer befindet.

Warum auf ein hybrides Event umstellen?

Sie denken vielleicht, dass sich diese ganze Hybrid-Event-Sache etwas kompliziert anhört. Warum nicht einfach bei einem virtuellen Event bleiben? Es lässt sich nicht leugnen, dass virtuelle Events einen enormen Wert bieten. Und es gibt Situationen, in denen ein rein virtuelles Event sinnvoll ist. Aber die Ausrichtung einer hybriden Veranstaltung öffnet die Tür zu den Vorteilen, die persönliche Veranstaltungen bieten, und nutzt gleichzeitig den Wert virtueller Veranstaltungen. Es ist das Beste aus beiden Welten. Das können Hybrid-Events bieten:

Mehr Engagement

Wenn es richtig gemacht wird, ermöglichen Hybrid-Events beiden Zielgruppen, sich zu verbinden und teilzunehmen. Dies bietet mehr Engagement und Interaktivität als eine rein virtuelle Veranstaltung.

Flexibilität

Wir alle haben diese Momente, in denen wir planen, an einer Verlobung teilzunehmen, aber etwas dazwischen kommt. Indem Sie eine hybride Veranstaltung veranstalten, eröffnen Sie die Möglichkeit für diejenigen Zuschauer, die möglicherweise kurzfristige Planänderungen haben und andernfalls stornieren würden. Dies gibt Flexibilität und belastet Ihre Teilnehmer weniger.

Steigerung der Reichweite

Selbst wenn sich das Leben wieder normalisiert und persönliche Veranstaltungen wieder beginnen, wird es immer jemanden geben, der aus dem einen oder anderen Grund nicht teilnehmen kann. Unabhängig davon, ob Ihre Veranstaltung zu weit entfernt ist oder sie nur einen anderen Konflikt haben, wird das Anbieten einer virtuellen Option zu einer persönlichen Veranstaltung die Reichweite vergrößern. Auf diese Weise können diejenigen, die Ihre Veranstaltung sonst möglicherweise komplett überspringen würden, trotzdem teilnehmen und sich so mit Ihrer Marke beschäftigen.

Reduzierung der Kosten

Abhängig von der Größe Ihrer Veranstaltung können durch die Ausrichtung einer Hybridveranstaltung einige Veranstaltungskosten eingespart werden. Wenn die Hälfte Ihrer Teilnehmer planen, virtuell teilzunehmen, sind das eine Menge Essen, Platz und vielleicht sogar Reisekosten, die Sie nicht bezahlen müssen.

Immergrüner Wert

Eine hybride Veranstaltung macht es Ihnen leicht, eine vollständige Videobibliothek mit Aufzeichnungen Ihrer Veranstaltung zu erstellen. Fügen Sie einfach Folien, Redneraufzeichnungen und Online-Fragen und Antworten von der Veranstaltung selbst hinzu und archivieren Sie sie auf Ihrer Website oder gewähren Sie den Zuschauern für die kommenden Jahre Zugang. Dies gibt Ihnen auch die Möglichkeit, zurückzugehen und Veranstaltungsinhalte wiederzuverwenden, die in sozialen Medien oder per E-Mail-Marketing geteilt oder sogar in Blog-Beiträgen oder Website-Inhalten erstellt werden können.

So veranstalten Sie ein Hybrid-Event: Ihre Hybrid-Event-Checkliste

Okay, jetzt wo wir wissen, was ein Hybrid-Event ist und warum es wertvoll ist, lasst uns zu den lustigen Sachen kommen. Wie genau hosten Sie eine? Wir haben diese hybride Event-Checkliste zusammengestellt, die in die Phasen vor, während und nach Ihrer Eventplanung unterteilt ist.

Lass uns anfangen!

Vor dem Ereignis

1. Legen Sie ein Budget fest

Jedes Ereignis ist mit Kosten verbunden. Virtuelle Events haben viel Aufsehen erregt, weil sie Unternehmen, Marken und Veranstaltungsplanern erhebliche Kosteneinsparungen ermöglicht haben. Ohne die Kosten für einen physischen Veranstaltungsort oder die persönliche Unterbringung von Teilnehmern gibt es viel zusätzlichen Raum für das Eventmarketing. Bei hybriden Veranstaltungen müssen Sie sowohl den persönlichen als auch den virtuellen Teil der Veranstaltung budgetieren.

Das heißt aber nicht, dass ein Hybrid-Event immer noch die Bank sprengen wird. Es gibt viel Spielraum für Kosteneinsparungen, da Sie nicht so viel Platz für einen Veranstaltungsort investieren müssen. Wenn Sie die Größe begrenzen, müssen Sie auch nicht viel für Erfrischungen oder Live-Unterhaltung ausgeben. Außerdem können Sie mit einer erweiterten Reichweite mehr Personen zu Ihrer Veranstaltung einladen, was das Potenzial für mehr Liquidität aus dem Ticketverkauf eröffnet.

Was müssen Sie also alles einplanen? Hybrid-Events erfordern weiterhin die Verwendung einer virtuellen Event-Plattform und Investitionen in Technologie, um Video-Streaming zu ermöglichen. Dazu kommt noch der Live-Veranstaltungsort und ggf. Reisekosten für Referenten. Es kann eine Menge sein, den Überblick zu behalten, also ist hier eine kurze Liste dessen, was Sie berücksichtigen sollten, wenn Sie Ihr Budget aufteilen.

• Hybride Eventplattform
• Kameras und Stative
• Studiomikrofone
• Live-Veranstaltungsort
• Referenten und/oder Reisekosten für Referenten
• Erfrischungen
• Musik oder Unterhaltung
• Event-Swag oder virtuelle Event-Swag-Boxen

2. Erstellen Sie eine ausgewogene Agenda

Bei Hybrid-Events dreht sich alles um Balance. Sie haben zwei unterschiedliche Zielgruppen mit zwei unterschiedlichen Bedürfnissen. Um Ihre Veranstaltung erfolgreich zu machen, müssen Sie die Gemeinsamkeiten zwischen diesen beiden Gruppen finden. Beginnen Sie damit, zu definieren, was jede Gruppe von ihrer Veranstaltungserfahrung erwartet.

Persönliches Publikum

Ein persönliches Publikum wird nicht so viel Händchen halten müssen, wenn es um Engagement geht. Sie werden wahrscheinlich aufgeregt und bereit sein, sich zu beteiligen und mit anderen in Kontakt zu treten. Sie haben investiert, um bei Ihrer Veranstaltung dabei zu sein, also werden sie wahrscheinlich einen ganzen Tag voller Sitzungen erwarten. Sie benötigen möglicherweise nicht so viele Pausen und konzentrieren sich mehr auf Redner oder Moderatoren.

Virtuelles Publikum

Ihr virtuelles Publikum wird kurze, leicht verdauliche Inhalte bevorzugen. Sie brauchen mehr Aufmerksamkeit, wenn es um Engagement geht, und sie werden während Ihrer Veranstaltung wahrscheinlich Multitasking betreiben. Sie brauchen oder wollen möglicherweise mehr Pausen und sind weniger geneigt, sich zu vernetzen, wenn sie nicht befördert werden.

Catering für ein hybrides Publikum

Was ist also der Mittelweg? Erwägen Sie, Ihre Agenda aufzubrechen. Lassen Sie Ihr virtuelles Publikum nicht an jeder einzelnen Sitzung teilnehmen, an der Ihr persönliches Publikum teilnimmt. Sie können diese Sitzungen aufzeichnen und Ihrem virtuellen Publikum zur Verfügung stellen, um es nach Belieben auf Abruf anzusehen.

Bieten Sie beiden Zielgruppen eine ausgewählte Anzahl von Sitzungen an. Konzentrieren Sie sich während dieser Sitzungen auf die Interaktion. Bieten Sie Fragen und Antworten zu jedem Segment an und lassen Sie sich kreative Wege einfallen, um beide Zielgruppen anzusprechen. Im Folgenden werden wir über Interaktionsaktivitäten und die Verbindung beider Zielgruppen sprechen. Das Wichtigste, was Sie beim Festlegen Ihrer Agenda beachten sollten, ist, ein Gleichgewicht zu finden. Behalten Sie die Bedürfnisse jedes Publikums im Hinterkopf und gehen Sie auf beide ein. Dadurch bleiben beide Seiten während Ihrer Veranstaltung jederzeit engagiert und präsent.

3. Erstellen Sie Ereignis-Buzz

Wie bei jedem Event möchten Sie die Leute begeistern. Dies ist besonders wichtig, wenn es um hybride Veranstaltungen geht. Je aufgeregter die Leute sind, desto wahrscheinlicher ist es, dass sie sich miteinander beschäftigen, und desto verbundener wird sich Ihr Publikum insgesamt fühlen.

Event-Buzz kann auch dazu beitragen, die Markenbekanntheit zu verbreiten, insbesondere wenn soziale Medien genutzt werden. Teilnehmer, die sich über die Teilnahme freuen, werden die Nachricht über ihre eigenen privaten Kanäle verbreiten. Dies könnte zu anderen Interessenten führen, die an einer Teilnahme interessiert sind, oder Ihre Marke einfach jemandem vorstellen, der neu ist. Event Buzz ist im Wesentlichen eine Strategie für nutzergenerierte Inhalte, die für Ihre gesamten Marketingbemühungen wertvoll sein kann.

Hier sind ein paar Ideen, die dabei helfen, Event-Buzz für Ihr Hybrid-Event zu erzeugen:

• Erstelle einen Event-Hashtag
• Erstellen Sie eine Eventseite auf Ihren sozialen Plattformen
• Fügen Sie Ihrer Website und Ihren E-Mail-Kampagnen eine Countdown-Uhr hinzu
• Senden Sie virtuelle Event-Swags oder Geschenke
• Ermutigen Sie die Teilnehmer, Fotos von ihrem Swag zu teilen
• Teilen Sie Unboxing-Videos
• Erstellen Sie ein Hype-Video oder einen Event-Trailer

sehen Sie es in Aktion:

Sie fragen sich, wie Sie Ihren eigenen Event-Buzz erstellen können? Hier ist eine großartige Geschichte darüber, wie die Aufregung, die durch virtuelle Event-Werbung erzeugt wurde, zu einer erfolgreichen Veranstaltung führte .

Während der Veranstaltung

4. Hosten Sie Redner vor Ort

Wenn Sie eine hybride Veranstaltung veranstalten, haben Sie die Möglichkeit, Ihre Redner aus der Ferne oder vor Ort zu haben. Wir empfehlen Ihnen, alle Anstrengungen zu unternehmen, um Redner, Panels oder andere Bildungsveranstaltungen live mit Ihrem persönlichen Publikum zu veranstalten. Hier ist der Grund.

In erster Linie lässt es Ihre Marke professioneller aussehen. Redner auf einer Bühne mit Ihrem Firmen- oder Veranstaltungslogo im Hintergrund verleihen Ihren Rednern mehr Glaubwürdigkeit. Es gibt viel mehr Energie und Interaktion, wenn Redner auf der Bühne stehen, und das wird von Ihren virtuellen Teilnehmern gesehen und geschätzt.

Es wird auch dazu beitragen, dass sich virtuelle Teilnehmer besser verbunden fühlen. Sie können die Reaktionen des Publikums sehen und hören und die Energie der Menge nutzen. Trotz der Entfernung fühlt sich Ihr virtuelles Publikum an, als wäre es Teil des Live-Erlebnisses.

6. Verbinden Sie das Online- und das persönliche Publikum

Dies ist ein schwieriger, aber sehr kritischer Schritt bei jedem Hybrid-Event. Wenn Sie wirklich von den Vorteilen einer Hybridveranstaltung profitieren möchten, müssen Sie einen Weg finden, Ihre zweigeteilten Zielgruppen miteinander zu verbinden. Einer der Hauptgründe, warum Menschen überhaupt an Veranstaltungen teilnehmen, ist der Networking-Aspekt. Indem Sie also die Lücke zwischen dem Online- und Offline-Publikum schließen, schaffen Sie eine viel wertvollere Erfahrung für die Veranstaltungsteilnehmer.

Glücklicherweise ist hier Ihre Hybrid-Event-Plattform praktisch. Die beste Software bietet verschiedene Möglichkeiten der Interaktion für beide Zielgruppen. Dies kann in verschiedenen Formen geschehen, wie z. B. Live-Umfragen, Chatrooms, Direktnachrichten oder sogar der Austausch digitaler Visitenkarten. Die besten hybriden Eventplattformen können sogar virtuelle Stände für Sponsoren und Exponate anbieten.

Denken Sie daran, dass beide Zielgruppen einen Wert in diesen Interaktionsmethoden finden sollten. Dies erfordert die Kommunikation mit Ihren Teilnehmern. Stellen Sie sicher, dass Ihr persönliches Publikum seine Laptops oder Geräte mitbringt, damit es mit dem virtuellen Publikum kommunizieren kann. Stellen Sie außerdem sicher, dass Ihre Redner auch mit dem virtuellen Publikum interagieren. Durch die Einbeziehung von Frage-Antwort-Aktivitäten von beiden Seiten (virtuell und live) können Sie sicherstellen, dass beide Zielgruppen engagiert sind und gleichzeitig voneinander lernen.

Eine weitere Idee zur Förderung des Netzwerkens besteht darin, Treffen und Begrüßungen in die Tagesordnung aufzunehmen. Machen Sie diese Treffen und Begrüßungen virtuell und sowohl für persönliche als auch für entfernte Zielgruppen verfügbar.

Es ist wichtig, dass sich diese Engagements natürlich anfühlen. Zwingen Sie Ihre Gäste zu nichts. Aber indem Sie sowohl Ihre persönlichen als auch Ihre Remote-Teilnehmer ermutigen, die in Ihre Softwareplattform integrierten interaktiven Tools zu verwenden, wird es wie eine normale Networking-Gelegenheit erscheinen, die die Veranstaltung bietet.

6. Verwenden Sie soziale Medien, um das Engagement zu fördern

Social Media ist ein wertvolles Tool vor, während und nach Ihrer Veranstaltung. Aber während Ihrer Veranstaltung kann es verwendet werden, um beide Seiten Ihres Publikums zu ermutigen, sich miteinander zu beschäftigen.

Hier sind ein paar verschiedene Ideen:

• Ermutigen Sie Ihre Live-Teilnehmer, ein Selfie mit einem entfernten Teilnehmer in den sozialen Medien zu posten
• Lassen Sie Ihre Live-Teilnehmer sich mit einem Remote-Teilnehmer verbinden und ihre bisherige Lieblingssitzung teilen
• Lassen Sie Remote-Teilnehmer sich mit Live-Teilnehmern verbinden und Fotos von ihrem Event-Swag zu Hause teilen

Erinnerst du dich, als wir über Event-Buzz gesprochen haben? Wenn Sie diesen Rat befolgt haben, haben Sie einen speziellen Social-Media-Kanal für Ihre Veranstaltung erstellt. Verwenden Sie diese Seite, um den ganzen Tag über einen Live-Feed von Veranstaltungsereignissen zu erhalten. Ermutigen Sie die Teilnehmer, Fotos zu teilen, Kommentare zu posten und sich an Gruppengesprächen zu beteiligen.

Denken Sie daran, dass die soziale Präsenz Ihres Events davon abhängt, wie viel Aufwand Sie darin investieren. Wenn Sie es versäumen, in den sozialen Medien etwas darüber zu posten, was während Ihrer Veranstaltung passiert, wundern Sie sich nicht, wenn sich Ihr Publikum nicht den ganzen Tag über mit Ihrer Marke beschäftigt. Indem Sie auf dieser Plattform eine aktive und lautstarke Präsenz zeigen, werden Sie sehen, wie viel mehr Engagement zum Tragen kommt.

Nach dem Ereignis

7. Erstellen Sie eine Videobibliothek

Im Anschluss an Ihr Event möchten Sie einen der größten Vorteile des digitalen Teils Ihres Hybrid-Events nutzen. Alle Inhalte, die Sie aufgezeichnet und den Teilnehmern während Ihrer Veranstaltung zur Verfügung gestellt haben, sollten immergrün gemacht und an einem Ort aufbewahrt werden, an dem sie noch lange nach dem Ende Ihrer Veranstaltung verwendet werden können.

Viele hybride Veranstaltungsplattformen ermöglichen es Ihnen, einen Raum zu schaffen, in dem Sie Ihre Ressourcen teilen und Ihre Videos speichern können. Denken Sie daran, wenn Sie nach dem besten Anbieter suchen.

Sie werden Ihre Videos jedoch nicht nur statisch speichern wollen. Erwägen Sie, diese Inhalte in neue Ressourcen umzuwandeln, die aktiv in Ihre zukünftige Marketingstrategie integriert werden können. Hier sind nur einige Ideen für Inhalte, die Sie erstellen können:

• Erstellen Sie Schulungskurse aus aufgezeichneten Sitzungen.
• Richten Sie eine „Lektion des Tages, der Woche oder des Monats“ ein, die Sie in den sozialen Medien teilen können.
• Veröffentlichen Sie Videotipps zur Verwendung in E-Mail-Newslettern oder Verkaufsgesprächen.
• Schreiben Sie Blogbeiträge für jede aufgezeichnete Sitzung und fügen Sie das Video in jeden Beitrag ein.

Werden Sie kreativ bei der Umnutzung und Sie werden einen viel höheren ROI von einem Hybrid-Event sehen, als es ein traditionelles Live-Event bieten kann.

8. Analysieren Sie den Erfolg Ihres Hybrid-Events

Sobald alles gesagt und getan ist und sich der Staub gelegt hat, ist es an der Zeit, sich hinzusetzen, die Ärmel hochzukrempeln und sich mit den Metriken Ihrer Veranstaltung zu befassen. Eines der schönen Dinge an einer Hybrid-Event-Plattform ist, dass sie den Analyseprozess erheblich vereinfacht. Ihr Softwaresystem verfolgt wahrscheinlich Verhaltensweisen wie Registrierung, Anmeldung, Chat, Aufrufe, Downloads und Freigaben. Jetzt müssen Sie nur noch einen Kontext hinter diese Metriken setzen und sie verwenden, um Ihre Folgestrategie zu planen und als Leitfaden für Ihre nächste Hybrid-Event-Agenda.

Achten Sie bei der Analyse dieser Kennzahlen besonders auf das Engagement jedes Teilnehmers. Erwägen Sie für diejenigen mit einem hohen Engagement-Score, gezieltere Follow-ups an diejenigen mit hohen Engagement-Scores zu senden. Vielleicht lassen Sie Ihr Verkaufsteam sich mit einem bestimmten Inhalt an Sie wenden, oder Sie senden eine gezielte E-Mail mit zusätzlichen Ressourcen, die auf die spezifischen Kategorien verweisen, mit denen sie sich während Ihrer Veranstaltung am meisten beschäftigt haben.

9. Follow-up mit virtuellen und persönlichen Teilnehmern

Dies bringt uns zu unserem letzten Schritt in unserer Hybrid-Event-Checkliste. Die Nachfolge.

Best Practice bei jeder Veranstaltung ist es, sich bei den Teilnehmern zu bedanken. Dieser wesentliche Schritt sollte bei der Ausrichtung einer hybriden Veranstaltung nicht übersprungen werden. Wir ermutigen Sie, mit einem gezielten und strategischen Follow-up-Ansatz noch einen Schritt weiter zu gehen. Oft kann dies der wertvollste Teil der gesamten Veranstaltung sein.

Sie haben gerade diese außergewöhnliche Bildungserfahrung für Ihre Teilnehmer bereitgestellt und ihnen die Möglichkeit gegeben, sich wirklich mit Ihrer Marke zu verbinden. Jetzt ist es an der Zeit, dies zu tun und sie zu ermutigen, den nächsten Schritt mit Ihrem Unternehmen zu gehen. Hier sind einige wichtige Follow-up-Nachrichten, die Sie nach Ihrem Hybrid-Event senden sollten:

• Dankes-E-Mails an alle Teilnehmer. Das ist ein kleiner, aber wichtiger Schritt. Bedanken Sie sich bei Ihrem Publikum für seine Zeit, senden Sie einige Event-Highlights und teilen Sie einige Fotos, die die Energie und Markenverbindung Ihres Events einfangen.
• „Leider haben wir dich verpasst“-E-Mails an diejenigen, die sich für deine Veranstaltung angemeldet haben, aber nicht erschienen sind. Fügen Sie Veranstaltungshighlights in diese E-Mail ein, um ihnen zu zeigen, was sie verpasst haben. Dies dient als weiterer Berührungspunkt für alle Leads, die Ihr Pre-Event-Marketing möglicherweise ausgelöst hat.
• Senden Sie eine Umfrage nach der Veranstaltung an die Teilnehmer. Auf diese Weise erhalten Sie aufschlussreiches Feedback darüber, was Sie für Ihr nächstes Hybrid-Event verbessern sollten.
• Lassen Sie Ihre Vertriebsteams auch persönliche Follow-ups an Ihre Veranstaltungsteilnehmer senden. Dies verstärkt die Botschaft Ihrer ersten „Dankeschön“-E-Mail und fügt gleichzeitig eine persönliche und menschliche Note hinzu.

Verwenden Sie diese Schritte, um Ihr eigenes Hybrid-Event zu veranstalten

Lassen Sie sich nicht vom Neuen und Unbekannten einer Hybridveranstaltung einschüchtern. Wenn Sie es wirklich angehen, kombiniert ein Hybrid-Event einfach die besten Eigenschaften eines persönlichen und eines virtuellen Events und schafft so eine noch bessere Gelegenheit für Ihre Marke, mit den Zuschauern in Kontakt zu treten und mit ihnen in Kontakt zu treten.

Denken Sie daran, dass sich unsere Zuschauer verändert haben, selbst wenn sich die Veranstaltungen wieder normalisieren. Die virtuelle Welt hat Ereignisse für immer verändert. Das Publikum wird erwarten, dass seine Marken Optionen und Flexibilität bieten. Es ist also ein entscheidender Zeitpunkt, um den Hybrid-Event-Prozess zu lernen und mit der Feinabstimmung Ihrer Strategie zu beginnen.

Und wirklich, mit den richtigen Tools und dem Wissen, das zugänglicher denn je ist, sind Hybrid-Events nicht allzu schwer zu verstehen. Die größere Reichweite und die erhöhte Möglichkeit, sowohl für Ihr Publikum als auch für Ihre Marke Kontakte zu knüpfen, machen Hybrid-Events zu einer Herausforderung, der es sich lohnt, sich zu stellen.