So veranstalten Sie ein virtuelles Event – ​​eine Schritt-für-Schritt-Anleitung

Virtuelle Veranstaltungen!! Das New-Age-Phänomen hat im Jahr 2022 einen massiven Hype erfahren, da die globalen Bedingungen die Durchführung von Live-Live-Events einschränken.

Für diejenigen, die neu bei virtuellen Veranstaltungen sind, bedeutet dies „ eine Veranstaltung, die digital über soziale Medien, digitale oder Veranstaltungsplattformen mit Hilfe von Internet und digitalen Geräten stattfindet und an der die Teilnehmer von zu Hause oder an entfernten Orten teilnehmen, ohne sich persönlich zu treffen“.

Da virtuelle Events ein aufkommender Trend sind, wissen viele Menschen und Marken nicht genau, wie sie damit anfangen sollen und wie sie ein virtuelles Event erfolgreich durchführen können.

Aus diesem Grund haben wir diesen aufschlussreichen Blog erstellt, der 14 umsetzbare und wertvolle Tipps mit Schritten zur Ausrichtung einer erfolgreichen virtuellen Veranstaltung von Grund auf in 3 Abschnitten hervorhebt:

Wertvolle Tipps für die Ausrichtung einer erfolgreichen virtuellen Veranstaltung

A. VOR DER VIRTUELLEN VERANSTALTUNG

1. Erstellen Sie eine Activity Map für Ihr virtuelles Event

Eine Aktivitätskarte ist wie eine Liste mit Fragen oder Aktivitäten, die in Ihrer virtuellen Veranstaltung stattfinden werden. Es sollte jeden Aspekt Ihrer Veranstaltung abdecken, sei es in Bezug auf die Teilnehmer oder Sie selbst.

Die Aktivitätskarte sollte Informationen und Antworten auf Fragen enthalten, wie Registrierungen für Veranstaltungen stattfinden, Live-Streaming oder Voraufzeichnung, wie mit Veranstaltungspromotionen fortgefahren werden soll usw.

Sie können auch beliebige Tool-Integrationen, Ideen zu Publikumserfahrungen, Feedback-Erfassungsstrategie, Datum und Uhrzeit, akzeptable Publikumsgröße, Tools für die Ausführung und vieles mehr definieren.

2. Strategisches Entscheiden von Veranstaltungsdatum und -zeit

Wie bei den Offline-Veranstaltungen vor Ort sind Datum und Uhrzeit auch im digitalen Umfeld gleichermaßen wichtig. Sie können nicht erwarten, dass Leute einfach zu einem zufälligen Datum und zu einer zufälligen Uhrzeit auftauchen.

Identifizieren Sie also, an welchem ​​Tag Sie die maximale Anzahl Ihrer Zielgruppe für Ihre Veranstaltung zur Verfügung haben, sei es am Wochenende oder vielleicht an Wochentagen oder vielleicht abends oder sogar nachmittags.

Wenn Sie dies nicht richtig machen, werden alle anderen Bemühungen und Investitionen vergeblich sein, da es kein Publikum gibt, das Ihren Zweck erfüllt.

3. Finden und nutzen Sie die perfekte Technologie für virtuelle Events

So wie Sie einen Ort für die persönlichen Veranstaltungen benötigen, benötigen Sie für Ihre virtuelle Veranstaltung ein digitales Schaufenster, das als Veranstaltungsort oder Plattform für die Teilnehmer dient, um sich mit der Veranstaltung zu verbinden und mit ihr zu interagieren.

Viele Werkzeuge bieten Ihnen die Möglichkeit, Ihren einzigartigen virtuellen Veranstaltungsort mit allen notwendigen Einrichtungen wie Informationsschalter, Lounge, Theater, Auditorium usw. als realen Veranstaltungsort zu erstellen.

Es gibt Tools und Technologien, die verschiedene aufregende, ansprechende und interaktive Elemente wie Live-Social-Media-Feeds in Ihr virtuelles Event integrieren, um es interessanter und aufregender zu machen, das Engagement zu steigern und interaktive Erlebnisse zu schaffen.

Wählen Sie also basierend auf Ihrer Zielgruppengröße, Ihren Zielen, Aktivitäten usw. aus, welche Art von Plattform Sie benötigen. Sie können sogar mehrere Tools und Plattformen integrieren, um ein ganzheitliches Erlebnis zu schaffen. Wir haben einige der beliebtesten Tools rund um virtuelle Events aufgelistet.

vFairs – Eine virtuelle Veranstaltungsplattform, die Möglichkeiten zum Aufbau digitaler Veranstaltungsorte, virtueller Lobbys und Stände, Integration von Sponsoring-Aktivierungen, Veranstaltungsregistrierungen, Erstellung von Veranstaltungsberichten und mehr bietet.

Livestorm – Ein Tool für virtuelle Webinare und Meetings mit Lösungen für Registrierungsmails, Live-Chats, Zugriff über Browser & mehr.

Dreamcast – Eine der führenden Plattformen für virtuelle Veranstaltungen, die Unternehmen dabei unterstützt, virtuelle und hybride Veranstaltungen auszurichten. Ein perfekter digitaler Ort für die Ausrichtung virtueller Meetings, Konferenzen, Rathäuser, virtueller Messen, Ausstellungen, Messen und mehr. Es ist bekannt für seine fortschrittlichen Funktionen wie digitales Footprinting, Zugangskontrolle, Netzwerktische, 1:1-Live-Chats, Gamification und vieles mehr, um virtuelle Veranstaltungserlebnisse zu verbessern.

Zoom – Eine der beliebtesten und benutzerfreundlichsten digitalen Konferenzen, Meetings, Veranstaltungen und Webinare mit problemloser Erfahrung, Skalierbarkeit der Teilnehmer und erschwinglich .

Taggbox Display – Ein Tool für die Integration von Social-Media-Inhalten, um das Engagement und die Erfahrungen bei virtuellen Veranstaltungen zu verbessern. Es bietet Echtzeit-Interaktionen, über 15 Social-Feeds, ist einfach zu bedienen, UGC-Anzeige, gesponserte Posts, einfache Integration mit Videostreams und erschwinglich.

Instagram Live & YouTube Live – Offen verfügbare und beliebte Option, mit der Sie sich einfach mit Ihrem Publikum verbinden können. Einfacher Zugang, keine Registrierung etc. aber ziemlich statisch & einfach.

Eventbrite – Ein Tool für Event-Ersteller und auch für das Publikum, mit dem Sie Events, Registrierungsseiten, Ticketschalter, Berichte und Analysen, soziale Integration und Event-Einträge erstellen können, um Reichweite und Engagement zu erhöhen

4. Seien Sie schlau mit Ihren digitalen Event-Promotions

Da es sich um eine virtuelle Veranstaltung handelt, ist der beste Weg, sie zu bewerben, die digitalen Kanäle, da Offline-Marketingkanäle möglicherweise nicht so relevant und effektiv sind.

Es ist wichtig, dass Sie Ihre Zielgruppe auf digitalen Kanälen durch bezahlte Werbung oder Social-Media-Beiträge zu Ihrer Veranstaltung erreichen. Integrieren Sie auch den Registrierungs- oder Veranstaltungsteilnahme-Link in Ihre Werbeaktionen, um eine maximale Präsenz und Teilnahme zu gewährleisten.

Da die Branche der virtuellen Veranstaltungen immer noch wächst, werden Werbeaktionen und Anweisungen für die Veranstaltung wichtig sein, um das Bewusstsein zu schärfen, das Publikum aufzuklären und es zur Teilnahme zu bewegen.

5. Bereiten Sie sich im Voraus auf technische Fehler vor

Die wahrscheinlich größte Herausforderung bei digitalen Veranstaltungen besteht darin, dass Sie möglicherweise vor Ihrer Veranstaltung oder noch schlimmer während Ihrer Veranstaltung auf technische Schwierigkeiten und Störungen stoßen.

Daher müssen Sie vor Beginn Ihrer Veranstaltung feststellen, welche technologischen Werkzeuge und Geräte Sie verwenden und welche möglichen Fehler daraus bei einem Ereignis wie einer Fehlfunktion einer Kamera entstehen können.

In dieser Situation benötigen Sie Ersatzkameras als Backup. Identifizieren Sie in ähnlicher Weise solche unerwarteten „Ereignisse“ und bereiten Sie sich darauf vor.

6. Einführung & Testläufe mit Darstellern/Referenten

Egal wie sehr Sie planen und sich auf die schlimmsten Szenarien vorbereiten, Sie werden die wirklichen Probleme und ihre Auswirkungen nie kennen, bis Sie die Methoden und Verfahren tatsächlich testen und ausprobieren.

Führen Sie vor der Veranstaltung auf ähnliche Weise Testläufe ohne die Teilnehmer durch, um zu überprüfen, ob alles vorhanden ist oder nicht, oder um unerwartete Mängel und Fehler herauszufinden.

Außerdem sollten Sie Ihren Rednern, Gästen, Darstellern usw. eine Einführung geben, wie sie vorgehen sollen, welche Pausen dazwischen liegen, wie Sie unerwartete Szenarien und einige wichtigere Ereignisse angehen können.

Muss gelesen werden: Virtual Events 101: Ein umfassender Leitfaden für 2022

B. WÄHREND DER VIRTUELLEN VERANSTALTUNG

7. Leiten Sie die Teilnehmer über die Grundlagen virtueller Veranstaltungen an

Da es sich um ein neues Unternehmen für Ihr Unternehmen handelt, ist es auch ein neues Konzept für das Publikum, das keine oder nur minimale Kenntnisse über die Grundlagen virtueller Veranstaltungen hat.

Wenn die Veranstaltung beginnt, sollten Sie also das grundlegende Verfahren, den Zeitplan, den Zugriff auf die Streams und Sitzungen, die Pausen dazwischen, die Dauer der Veranstaltung und weitere wichtige Informationen teilen.

Dies wird ihnen helfen, Klarheit darüber zu bekommen, wie die virtuelle Veranstaltung funktionieren wird. Außerdem können Sie neue Informationen oder Änderungen hinzufügen, die ihnen vorher nicht bekannt waren.

8. Motivieren Sie das Publikum, sich zu engagieren und zu interagieren

Das Publikumsengagement ist bekanntermaßen die wichtigste Leistungskennzahl für jede Veranstaltung, sei es eine persönliche oder virtuelle Offline-Veranstaltung. Sie müssen also durchgehend für eine angemessene und produktive Einbindung des Publikums sorgen.

Sie sollten Elemente einbeziehen, die das Publikumsengagement fördern, wie z. B. das Hinzufügen eines Chat-Feeds, das Abhalten von Frage-und-Antwort-Sitzungen, das Ermöglichen von Diskussionen zum Wissensaustausch, das Teilen von Bildern und Videos oder das Auffordern von Benutzern, ihre Erfahrungen und Meinungen mitzuteilen.

Außerdem können Sie die Schlüsselelemente, Mehrwerte, Belohnungen usw. hervorheben, die das Publikum basierend auf seinem Engagement erhalten kann. Dies wird dazu beitragen, ein maximales Publikum und Engagement anzuziehen.

Sie können das Engagement durch Gamification-Strategien oder mit Hilfe multifunktionaler Social-Media-Integrationstools fördern, die die Möglichkeiten Ihrer Veranstaltung erweitern.

9. Aktivieren Sie die personalisierte Kommunikation mit den Teilnehmern

Eines der besten Dinge an persönlichen Offline-Veranstaltungen war, dass die Teilnehmer die Möglichkeit hatten, Gespräche mit Rednern, Organisatoren, Künstlern usw. persönlich von Angesicht zu Angesicht zu führen.

Es ist wichtig, dieses Element in Ihre virtuelle Veranstaltung einzubeziehen, um die Essenz und Qualität der Veranstaltung zu erhalten. Sie können Personal oder Sitzungen haben, um mit jeder möglichen Person zu kommunizieren.

Dies kann eine Herausforderung für Veranstaltungen mit großem Publikum sein, sodass Sie dafür kleine Gruppen bilden können. Personalisierte Kommunikation wird für mehr Engagement und interaktivere Veranstaltungen sorgen.

10. Fügen Sie Pausen und Networking-Sitzungen während der Veranstaltung hinzu

Wenn Sie eine Veranstaltung von längerer Dauer planen, dh länger als 1 Stunde, sollten Sie zwischendurch Breakout-Sitzungen einlegen, um sich zu erfrischen und zu entspannen.

Dies hat einen zweiseitigen Vorteil, bei dem Sie überprüfen können, ob alles wie geplant läuft, und das Publikum Konzentration und Energie gewinnen kann, was zu maximalem Engagement und Effektivität führt.

Darüber hinaus können Sie sich während der Breakout-Sitzungen durch Chats und Kommunikation unter den Teilnehmern intern vernetzen. Es ist eine hervorragende Möglichkeit, gesponserte oder Werbeinformationen anzuzeigen.

11. Fügen Sie einen virtuellen Event-Host hinzu (KI oder Mensch)

Obwohl Sie alle Möglichkeiten, Herausforderungen, Probleme usw. berücksichtigt haben, besteht dennoch die Möglichkeit von Verwirrung, Komplikationen und Unklarheiten.

Ein virtueller Host, sei es eine reale Person oder ein Chatbot, kann also dabei helfen, die Teilnehmer auf die richtigen Pfade zu führen und die notwendigen Informationen zu liefern, die möglicherweise bei der Bewältigung von Herausforderungen und Problemen helfen, die zum Scheitern der Veranstaltung führen könnten.

Wenn Sie also diese grundlegenden Schritte befolgen, können Sie eine erstaunlich erfolgreiche virtuelle Veranstaltung organisieren und durchführen, und zwar mit minimalen Investitionen und maximalen Erträgen.

C. NACH DEM VIRTUELLEN EVENT

12. Sammeln Sie Publikumsfeedback zu wichtigen Kennzahlen

Genau wie bei Offline-Live-Events ist es wichtig zu wissen, wie das Publikumserlebnis war, insbesondere wenn die meisten von ihnen das Konzept des virtuellen Events noch nicht kennen.

Sie können Feedback sowohl zu den Aktivitäten, der Tagesordnung und den Zielen der Veranstaltung als auch zu den Erfahrungen des Publikums in Bezug auf die virtuelle Veranstaltung sammeln.

Dies hilft bei der Bewertung Ihrer Leistung mit den erwarteten Ergebnissen in Bezug auf virtuelle Ereignisse. Außerdem erhalten Sie wichtiges Feedback darüber, ob die Ziele erreicht wurden oder nicht.

13. Teilen Sie ggf. einen weiteren Aktionsplan mit

Sie können zusätzliche Informationen teilen, die für Ihre Veranstaltung und das Publikum relevant sind, als ob eine Veranstaltung bevorsteht oder Sie eine Reaktion der Teilnehmer auf die Veranstaltung erwarten.

Dies ist eine hervorragende Möglichkeit, Ihre Lead-Akquise oder Markenwerbung zu steigern, indem Sie die Benutzer bitten, ihre Erfahrungen über die Veranstaltung in sozialen Medien und digitalen Kanälen zu teilen (nur wenn Ihre virtuelle Veranstaltung erfolgreich war).

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14. Teilen Sie die Aufzeichnung virtueller Ereignisse auf digitalen Kanälen

Da Sie zum ersten Mal virtuelle Veranstaltungen organisieren, ist es wichtig, dass Sie Ihre virtuelle Veranstaltung auch nach deren Ende weiter bewerben, da dies Ihnen bei zukünftigen virtuellen Veranstaltungen helfen wird.

Sie können die Aufzeichnung Ihrer virtuellen Veranstaltung teilen und das Engagement und Feedback des Publikums hervorheben. Sie können es auf Ihrer Website, in sozialen Medien und anderen Kanälen teilen.

Auf diese Weise können auch Personen auf Ihre virtuelle Veranstaltung zugreifen, die nicht daran teilnehmen konnten.

Die besten Beispiele für virtuelle Veranstaltungen auf der ganzen Welt

Hier haben wir einige der besten Beispiele aufgelistet, darunter die weltweit größten Veranstaltungen, die 2022 virtuell durchgeführt wurden.

1. Apples weltweite Entwicklerkonferenz 2020

Auch WWDC genannt, ist eine Veranstaltung, die der Technologieriese Apple jedes Jahr in San Jose, Kalifornien, veranstaltet, wo sie Entwicklungen, Verbesserungen und Innovationen in ihrer Software und ihren Technologien im vergangenen Jahr präsentieren.

Jedes Jahr laden sie die einflussreichsten und beliebtesten Technologieexperten und Branchenbeeinflusser ein, ihre Entwicklungen zu präsentieren und weltweit für Aufsehen zu sorgen.

Dies liegt daran, dass sie mit einem ganzheitlichen Ansatz völlig virtuell vorgegangen sind, bei dem sie alle Inhalte und Streams der Veranstaltung während des Geschehens auf ihrer Website für alle zugänglich geteilt haben.

Sehen Sie sich an, wie einfach und doch kreativ sie den Zeitplan, die Informationen, die Navigation und vieles mehr für die Benutzerfreundlichkeit ausgelegt haben. Das Einzigartige daran ist, dass sie den Streams eine persönliche technische Note verliehen haben.

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2. Salesforce-Welttournee Sydney 2020

Salesforce, ein CRM-Gigant Nr. 1 in der Technologiebranche, veranstaltet jedes Jahr eine Konferenz, um zu zeigen, wie sie die weltweit führenden Marken mit ihren Innovationen, Technologien, Lösungen und neuen Produkten stärken.

Aber die World Tour-Konferenz 2020 war nicht wie die vorherigen Konferenzen, da sie aufgrund der Pandemie-Situation komplett digital war. Aber das hinderte sie nicht daran, ihre großartigen Errungenschaften den Menschen und Fachleuten weltweit vorzustellen.

Sie haben eine spezielle Website-Zielseite mit allen Aufzeichnungen von Live-Sessions aus Sydney. Es zeigt auch die Agenda der Veranstaltung, die Hauptredner, die Hauptbotschaft, den Zeitplan und vieles mehr, um eine maximale Beteiligung und Einbindung des Publikums zu erreichen.

3. Billboards Live-At-Home-Musikkonzerte

Aus dem gleichen Grund, aus dem alle anderen Live-Veranstaltungen abgesagt werden, befinden sich auch die Musikkonzerte in derselben Schleife. Millionen von Menschen weltweit besuchen jedes Jahr Konzerte, um ihren Lieblingskünstler zu sehen. '

Da dies in diesem Jahr nicht möglich war, veranstaltete Billboard, eine weltbekannte Marke für Unterhaltungsmedien, Konzerte digital mit einer einzigartigen Essenz.

Sie schufen die Billboard Live At Home-Serie, in der sie 2 Sessions digital auf ihre Social-Media-Plattformen und ihre Website streamten, wo Künstler wie Nicky Jam, Camilo, Meghan Trainor, Lukas Graham und viele mehr von zu Hause aus für ihr Publikum (Zuschauer) auftraten.

Das Beste daran ist, dass es bei der Aufführung Q&A-Sitzungen, verschiedene Genres, unterschiedliche demografische Merkmale usw. der Darsteller gab.

Fazit

Dies waren die 14 wichtigsten und wertvollsten Schritte (oder Tipps oder Strategien, wie auch immer Sie es nennen mögen), die Ihnen helfen können, ein virtuelles Event von Grund auf neu aufzubauen und es zu einem erfolgreichen Event zu machen.

Virtuelle Veranstaltungen haben verschiedene Kategorien und Branchen wie Konferenzen, Webinare, Live-Streaming, Konzerte usw. Sie können also Änderungen an den Schritten gemäß den Anforderungen Ihrer Veranstaltung vornehmen.

Finden Sie heraus, wie globale Marken und Unternehmen mit Taggbox Display das Publikumsengagement steigern und Eventerlebnisse verbessern.