So führen Sie erfolgreiche Geschäftsgespräche und automatisieren diese

Für Berufstätige und Unternehmen, die ihre Produktivität und Effizienz maximieren möchten, ist es von entscheidender Bedeutung, alle geschäftlichen Anrufe erfolgreich zu planen.

Dieser Artikel befasst sich mit verschiedenen Ansätzen zur Vereinfachung von Verkaufsgesprächen, der Organisation von Zusammenkünften und der Überwachung der Telefongesprächskommunikation.

Vom Verständnis Ihrer spezifischen Geschäftsanforderungen bis hin zur Einrichtung und Überwachung Ihres Telefonsystems werden wir alles Schritt für Schritt für Sie aufschlüsseln.

Also, ohne weitere Umschweife, fangen wir gleich an!

5 Schritte zu einem besseren Geschäftsanrufsystem

1. Verstehen Sie Ihre Geschäftsanforderungen
2. Wählen Sie das richtige virtuelle Geschäftstelefonsystem
3. Richten Sie Ihre virtuelle Geschäftstelefonanlage ein
4. Automatisieren Sie Ihre Geschäftsanrufe
5. Überwachen Sie die Leistung des Telefonsystems

1. Verstehen Sie Ihre Geschäftsanforderungen

Um alle geschäftlichen Anrufe erfolgreich zu planen, ist es wichtig, zunächst Ihre spezifischen Geschäftsanforderungen zu verstehen.

• Identifizieren Sie Ihre Anrufer

Verschiedene Unternehmen haben unterschiedliche Arten von Anrufern: Kunden, Partner, Lieferanten oder Teammitglieder. Wenn Sie ermitteln, wer anrufen wird, können Sie ein Anrufplanungssystem anpassen, das auf die Anforderungen und Vorlieben des Anrufers zugeschnitten ist.

Wenn beispielsweise die meisten Ihrer Anrufer internationale Kunden sind, kann der World Clock Meeting Planner dabei helfen, für alle Beteiligten geeignete Zeiten zu finden.

• Legen Sie Ihre Ziele fest

Durch die Festlegung klarer Ziele für die Anrufplanung können Sie Aufgaben effektiv priorisieren und Ressourcen entsprechend zuweisen.

Zu den gemeinsamen Zielen gehören die Reduzierung verpasster Anrufe, die Verbesserung der Kundenzufriedenheit oder die Optimierung interner Kommunikationsprozesse innerhalb von Teams.

• Bestimmen Sie Ihre Ressourcen

  • Personalverfügbarkeit : Bewerten Sie, wie viele Teammitglieder eingehende Anrufe bearbeiten.
  • Budgetbeschränkungen : Berücksichtigen Sie etwaige finanzielle Einschränkungen, indem Sie die verschiedenen Pläne der Dienstanbieter vergleichen.
  • Technische Infrastruktur : Bewerten Sie Ihre bestehende technische Infrastruktur, um die Kompatibilität mit dem gewählten virtuellen Geschäftstelefonsystem sicherzustellen.

Die Berücksichtigung dieser Faktoren wird Ihnen helfen, ein umfassendes Verständnis Ihrer Geschäftsanforderungen zu entwickeln, das für die erfolgreiche Planung aller Anrufe über ein virtuelles Geschäftstelefonsystem unerlässlich ist.

Quelle: Shutterstock

2. Wählen Sie das richtige virtuelle Geschäftstelefonsystem

Um alle geschäftlichen Anrufe erfolgreich zu planen, ist die Auswahl eines virtuellen Geschäftstelefonsystems, das Ihren spezifischen Bedürfnissen und Anforderungen entspricht, von entscheidender Bedeutung.

• Berücksichtigen Sie Funktionen und Vorteile

Konzentrieren Sie sich bei der Bewertung verschiedener virtueller Geschäftstelefonsysteme auf die Funktionen, die sie bieten und die für die Anforderungen Ihres Unternehmens relevant sind. Wichtige Aspekte, die es zu berücksichtigen gilt:

• Anrufweiterleitungsoptionen : Stellen Sie sicher, dass das System Anrufe je nach Tageszeit oder Agentenverfügbarkeit effizient weiterleiten kann.
• Integration mit anderen Tools : Überprüfen Sie, ob sich das System zur einfacheren Planung nahtlos in beliebte Kalender-Apps wie Google Kalender oder Microsoft Outlook integrieren lässt.
• Analysefunktionen : Ein hervorragendes virtuelles Telefonsystem sollte Einblicke in Trends beim Anrufvolumen, verpasste Anrufe und Kennzahlen zur Agentenleistung bieten.
• Unterstützung für mobile Apps : Stellen Sie sicher, dass eine benutzerfreundliche mobile App zur Verfügung steht, mit der Sie Anrufe verwalten können, wenn Sie nicht an Ihrem Schreibtisch sind.

• Vergleichen Sie Preise und Pläne

Abhängig von der Anzahl der Nutzer oder den enthaltenen Minuten pro Monat können verschiedene Anbieter unterschiedliche Preisstrukturen anbieten.

Nehmen Sie sich die Zeit, die Preise mehrerer Anbieter zu vergleichen, um einen Anbieter zu finden, der zu Ihrem Budget passt und dennoch die erforderliche Funktionalität bietet.

Entdecken Sie beispielsweise Optionen wie RingCentral , das flexible Preispläne für Unternehmen unterschiedlicher Größe bietet.

• Lesen Sie Rezensionen und Erfahrungsberichte

Bevor Sie sich für ein bestimmtes virtuelles Geschäftstelefonsystem entscheiden, lesen Sie die Bewertungen und Erfahrungsberichte anderer Benutzer, um wertvolle Einblicke in mögliche Probleme oder Einschränkungen zu erhalten.

Websites wie G2 und Capterra bieten benutzergenerierte Bewertungen, die es Ihnen ermöglichen, fundierte Entscheidungen auf der Grundlage realer Erfahrungen zu treffen.

Alles in allem ist die Wahl des richtigen virtuellen Geschäftstelefonsystems von entscheidender Bedeutung, um die erfolgreiche Planung aller Ihrer Geschäftsanrufe sicherzustellen.

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3. Richten Sie Ihr virtuelles Geschäftstelefonsystem ein

Sobald Sie das für Ihr Unternehmen am besten geeignete virtuelle Geschäftstelefonsystem identifiziert haben, ist es an der Zeit, mit der Konfiguration und Einrichtung des Systems zu beginnen, um eine reibungslose Planung aller Anrufe zu gewährleisten.

• Erstellen Sie ein Konto und wählen Sie einen Plan

Erstellen Sie zunächst ein Konto bei Ihrem ausgewählten Anbieter, um mit der Einrichtung Ihrer virtuellen Geschäftstelefonanlage zu beginnen.

Überprüfen Sie in diesem Schritt sorgfältig die verfügbaren Pläne und Preisoptionen, um eines zu finden, das Ihren Budgetbeschränkungen und Funktionsanforderungen entspricht.

• Konfigurieren Sie Einstellungen und Präferenzen

Nachdem Sie einen geeigneten Plan ausgewählt haben, konfigurieren Sie verschiedene Einstellungen innerhalb der Schnittstelle des virtuellen Geschäftstelefonsystems.

• Anrufweiterleitung : Legen Sie Regeln für die Weiterleitung eingehender Anrufe an bestimmte Teammitglieder oder Abteilungen fest, basierend auf Kriterien wie Anrufer-ID oder Tageszeit.
• Begrüßungsnachrichten : Zeichnen Sie personalisierte Begrüßungen auf, die abgespielt werden, wenn Anrufer Ihre Hauptleitung erreichen, bevor sie entsprechend weitergeleitet werden.
• Sprachmenüs (IVR) : Erstellen Sie interaktive Sprachantwortmenüs, die es Anrufern ermöglichen, mithilfe ihrer Tastatur oder Sprachbefehlen durch Optionen zu navigieren.
• Planungspräferenzen : Ermitteln Sie die Verfügbarkeitszeiten für eingehende Anrufe.

Diese Konfigurationen tragen dazu bei, ein reibungsloses und professionelles Erlebnis für Ihre Anrufer und Teammitglieder zu gewährleisten.

• Stellen Sie eine Verbindung zu anderen Diensten her

Wenn Ihr virtuelles Geschäftstelefonsystem eine Integration mit anderen Diensten wie CRM-Software oder Kalenderanwendungen bietet, nutzen Sie diese Verbindungen, um Anrufplanungsprozesse weiter zu optimieren.

Dies kann Zeit sparen und potenzielle Fehler verringern, die bei der manuellen Dateneingabe entstehen können.

Die Einrichtung Ihres virtuellen Geschäftstelefonsystems ist unerlässlich, um sicherzustellen, dass Sie alle Ihre Anrufe effizient verwalten.

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4. Automatisieren Sie Ihre Geschäftsanrufe

Mit den richtigen Tools und Strategien kann die Planung Ihrer Geschäftsgespräche ein Kinderspiel sein.

• Automatisieren Sie Planungsprozesse mit Softwaretools

Der Einsatz von Softwaretools wie Calendly , POWR Appointments , Acuity Scheduling oder ScheduleOnce kann dabei helfen, die Buchung von Terminen und die Verwaltung von Anrufplänen zu optimieren.

Diese Plattformen ermöglichen Kunden oder Kollegen die Buchung von Zeitfenstern basierend auf Ihrer Verfügbarkeit und bieten auch Integrationen mit beliebten virtuellen Geschäftstelefonsystemen.

• Nutzen Sie die Kalenderintegration für eine nahtlose Planung

Die Kalenderintegration stellt sicher, dass jeder Zugriff auf genaue Informationen zum Termin hat und minimiert das Risiko von Terminkonflikten .

Glücklicherweise bieten die meisten virtuellen Geschäftstelefonsysteme Integrationsoptionen mit beliebten Kalenderanwendungen wie Google Kalender, Microsoft Outlook oder Apple iCal.

• Nutzen Sie automatisierte Erinnerungen für mehr Effizienz

Heutzutage bieten die meisten virtuellen Geschäftstelefonsysteme integrierte Erinnerungsfunktionen, mit denen Sie Ihre Erinnerungen individuell anpassen können.

Der Einsatz automatischer Erinnerungen per E-Mail- oder SMS-Benachrichtigung kann dazu beitragen, Nichterscheinen und kurzfristige Stornierungen zu reduzieren. Konsultieren Sie dazu die richtigen Support-Ressourcen.

Durch die Umsetzung dieser Strategien und den Einsatz eines zuverlässigen virtuellen Geschäftstelefonsystems sind Sie bestens gerüstet, um Ihren Anrufplan nahtlos zu verwalten.

5. Überwachen Sie die Leistung des Telefonsystems

Die Überwachung der Leistung Ihres virtuellen Geschäftstelefonsystems ist unerlässlich, um dessen Wirksamkeit sicherzustellen und bei Bedarf Verbesserungen vorzunehmen.

• Verfolgen Sie Anrufvolumen und Nutzungsmuster

Es ist von entscheidender Bedeutung, das Anrufvolumen und die Nutzungsmuster im Laufe der Zeit zu verfolgen. Sie können integrierte Datenanalysetools der meisten virtuellen Geschäftstelefonsysteme oder Anwendungen von Drittanbietern wie CallRail verwenden, um diese Daten zu sammeln.

• Daten analysieren

Die Datenanalyse ist bei der Überwachung der Leistung eines virtuellen Geschäftstelefonsystems von entscheidender Bedeutung, da sie dabei hilft, Verbesserungs- oder Wachstumsbereiche aufzudecken.

Zu den wichtigsten zu analysierenden Kennzahlen gehören die durchschnittliche Haltezeit, die durchschnittliche Gesprächszeit und die Anrufabbruchrate.

Sie können die Datenanalyse auch nutzen, um Kundenanfragen und Präferenztrends zu erkennen. Durch die Nutzung der aus Kundenanfragen und -präferenzen gewonnenen Erkenntnisse können Unternehmen ihre Abläufe optimieren, um den Kundenbedürfnissen besser gerecht zu werden.

• Passen Sie die Einstellungen an

Sobald Sie durch Datenanalyse Verbesserungs- oder Wachstumsbereiche identifiziert haben, ist es wichtig, die Einstellungen Ihrer virtuellen Geschäftstelefonanlage entsprechend anzupassen.

Hier sind einige mögliche Anpassungen:

• Ändern Sie die Weiterleitungsregeln, um sicherzustellen, dass die am besten geeigneten Teammitglieder ihre Anrufe erhalten
• Passen Sie Wartemusik oder Nachrichtenoptionen an, wenn Kunden Unzufriedenheit mit diesen Elementen geäußert haben.
• Integrieren Sie zusätzliche Funktionen wie automatische Vermittlung oder interaktive Sprachantwortsysteme (IVR), um das Anrufererlebnis zu verbessern.

Durch regelmäßige Überwachung können Sie die Leistung Ihres virtuellen Geschäftstelefonsystems im Laufe der Zeit kontinuierlich optimieren und so ein positives Erlebnis für Anrufer und Mitarbeiter gewährleisten.

Um mit dem Fortschritt Schritt zu halten und bei Bedarf weitere Verbesserungen vorzunehmen, ist es wichtig, über die Fortschritte im Technologiebereich auf dem Laufenden zu bleiben.

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Als Profi ist die Planung von Geschäftsgesprächen für Ihre Arbeit von entscheidender Bedeutung. Hier finden Sie einige Tipps, die Ihnen helfen, die anstehende Aufgabe erfolgreich zu meistern.

5 Schritte zur erfolgreichen Planung aller Geschäftsanrufe

1. Identifizieren Sie Teilnehmer und Verfügbarkeit
2. Wählen Sie den besten Zeitpunkt
3. Verwenden Sie Kalenderanwendungen oder Besprechungsplaner-Apps
4. Einladungen verschicken
5. Respektieren Sie persönliche Grenzen

1. Identifizieren Sie Teilnehmer und Verfügbarkeit

Sie können Planungssoftware oder Kalenderintegrationstools verwenden, um diesen Prozess zu vereinfachen.

Bevor Sie einen Anruf planen, ermitteln Sie alle Teilnehmer und deren Verfügbarkeit. Es hilft Ihnen dabei, einen für alle Beteiligten passenden Zeitpunkt zu finden.

2. Wählen Sie den besten Zeitpunkt

Die beste Zeit für geschäftliche Anrufe ist zwischen 9 und 17 Uhr in der lokalen Zeitzone Ihres Empfängers.

Es kann jedoch je nach individuellen Vorlieben und Arbeitsplänen variieren. Erwägen Sie die Verwendung von Zeitzonenkonvertern bei der Planung internationaler Anrufe.

3. Verwenden Sie Kalenderanwendungen oder Besprechungsplaner-Apps

Sie können Anrufe planen, indem Sie Kalenderanwendungen wie Google Kalender oder Microsoft Outlook verwenden, um Ereignisse mit bestimmten Daten und Uhrzeiten zu erstellen.

Sie können auch spezielle Meeting-Planer-Apps verwenden, die dabei helfen, automatisiert für alle Teilnehmer günstige Zeiten zu finden.

4. Einladungen versenden

Nachdem Sie die Teilnehmer identifiziert und einen geeigneten Zeitpunkt ausgewählt haben, versenden Sie Einladungen mit Datum, Uhrzeit und Einwahlinformationen, um sicherzustellen, dass alle Parteien informiert sind.

5. Respektieren Sie persönliche Grenzen

Rufen Sie Kunden vor 8 Uhr morgens in ihrer lokalen Zeitzone an, wenn sie ausdrücklich eine frühere Kontaktzeit gewünscht haben. Es ist wichtig, die Grenzen der Menschen zu respektieren und gleichzeitig die Professionalität während der Arbeitszeit aufrechtzuerhalten.

Wenn Sie diese Tipps befolgen, können Sie alle Ihre geschäftlichen Anrufe erfolgreich planen und sicherstellen, dass alle informiert und verfügbar sind. Viel Spaß beim Anrufen!

Abschluss

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die erfolgreiche Planung aller geschäftlichen Anrufe erfordert, dass Sie Ihre Geschäftsanforderungen gründlich verstehen, das richtige virtuelle Telefonsystem auswählen, es ordnungsgemäß einrichten und Automatisierungstools nutzen, um den Planungsprozess zu optimieren.

Achten Sie darauf, die Leistung im Laufe der Zeit zu überwachen, um Anpassungen vorzunehmen und die Effizienz zu optimieren.

Bei Messaging Service bieten wir ein zuverlässiges und erschwingliches virtuelles Telefonsystem mit Funktionen wie automatischer Terminplanung und Erinnerungen.

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