Wie nutzt man Financial Business Intelligence? (Nicht-)offensichtliche Vorteile aufgedeckt

Was Finanzabteilungen sicherlich im Überfluss haben, sind Daten. Es kommt von überall her: Tabellenkalkulationen, Rechnungen, Journaleinträge und so weiter. Ein echter Schatz, oder? Leider garantieren viele Daten allein nicht, dass Sie ihr gesamtes verborgenes Potenzial freisetzen können. Forrester berichtet, dass bis zu 73 % der Unternehmensdaten für Analysen ungenutzt bleiben. Was kann also getan werden, um den Status quo zu ändern? Financial Business Intelligence erfüllt die Bedürfnisse von Finanzleitern nach dynamischer Modellierung, ganzheitlicher Datenanalyse und genauer Planung.

Was ist so falsch an Tabellenkalkulationen?

Viele CFOs sind immer noch nicht bereit, Excel gegen BI-Tools im Finanzbereich einzutauschen, geleitet von der Logik, ein bereits funktionierendes System nicht anzufassen. Aber tut es das? Tabellenkalkulationen werden schon so lange zur Führung von Aufzeichnungen und zur Durchführung von Datenanalysen verwendet, dass nicht einmal in Frage gestellt wird, ob sie sich lohnen oder nicht.

Es gibt jedoch viele Gründe, warum Sie sich nicht länger auf vermooste Lösungen verlassen und über die Erschließung neuer Alternativen nachdenken sollten.

Einer der Hauptgründe dafür ist die Anfälligkeit für menschliche Fehler. Laut verschiedenen Studien enthalten 9 von 10 Tabellenkalkulationen Fehler. Dies ist angesichts der manuellen Dateneingabe überhaupt nicht verwunderlich. Selbst etwas so Kleines wie ein falsch gesetztes Dezimalkomma kann zu enormen Verzerrungen bei der Rechnungslegung führen.

Ein weiteres Problem bei Tabellenkalkulationen besteht darin, dass sie eine statische Sicht auf Daten bieten, sodass es eine ziemlich nutzlose Idee ist, sie über komplexe und dynamische Prozesse hinweg einzusetzen. Eine ganzheitliche Unternehmensvision passt nicht in trockene Jahresabschlüsse und Monatsberichte – sie in Erkenntnisse zu übersetzen ist ein mühsames Unterfangen.

Die ständigen Veränderungen in der Finanzlandschaft lassen Unternehmen keine andere Wahl, als diese Veränderungen schnell zu bewerten und darauf zu reagieren. Unter diesen Bedingungen ist es nicht nur unklug, eine Fülle von Daten zu ignorieren, die in Ihren Unternehmenssystemen gespeichert sind, sondern kann verheerend sein. Die Frage ist, können Sie die in Tabellenkalkulationen gesperrten Daten nutzen? Hunderte von Seiten traditioneller Berichte zu überfliegen, ist kaum eine gute Möglichkeit, die Kontrolle über Ihre Zahlen zu erlangen.

Darüber hinaus nimmt die manuelle Zahlenverarbeitung zu viel Zeit in Anspruch, was zusammen mit der kostbaren Zeit Ihrer Mitarbeiter dazu führt, dass Sie nicht schnell fundierte Entscheidungen treffen können.

Mitarbeiter verbringen möglicherweise 3-5 Tage im Monat damit, einige verrückte Excel-Tabellen auszufüllen. Und dann gibt es noch die Versionierung, bei der nach dem Ändern einer einzelnen Ziffer oder dem Verschieben von Arbeitsdateien in andere freigegebene Ordner oder nach dem Teilen einer endgültigen Präsentationsdatei mit einigen Links zu den Arbeitsdateien ein Dutzend anderer Dateien durchlaufen werden müssen, um sicherzustellen, dass alles passt. Was aber, wenn die Besonderheiten Ihres Unternehmens erfordern, dass Sie häufiger als monatlich oder sogar wöchentlich fundierte Entscheidungen treffen? Gleichzeitig ist niemand vor höherer Gewalt gefeit, die nicht geplant ist und sofortiges Handeln erfordert.

— Maxim Hayan, Finanzgeschäftspartner

Schließlich korrelieren Tabellenkalkulationen nicht mit dem Planungsprozess, was es für das Finanzbüro schwierig macht, sich einen klaren Überblick über die aktuelle Situation zu verschaffen und vorausschauende Maßnahmen zu ergreifen.

Plan-Ist-Analysen durchführen, Abweichungen berechnen, Daten extrapolieren – all dies ist in Excel eine große Herausforderung. Es reicht aus, das kleinste Detail zu ändern, damit das Ganze sofort zusammenbricht. Außerdem ist es unglaublich unbequem. Wenn Sie Pivot-Tabellen verwenden, neigen sie dazu, sich zu überlappen, sodass es schwer vorstellbar ist, wie sie tatsächlich aussehen werden. Kein Wunder, dass das Hinzufügen von Daten für neue Analyse- oder Berichtszeiträume in Excel-Dateien und die Feinabstimmung aller Pivot-Tabellen und Diagramme völlig entmutigend werden.

— Maxim Hayan, Finanzgeschäftspartner

Die obigen Erläuterungen, warum Tabellenkalkulationen die Arbeit der Finanzabteilung behindern, reichen bereits aus, um in Richtung BI im Finanzbereich zu tendieren. Diese Technologie ist zu herausragenden Leistungen fähig. Lesen Sie weiter, um mehr darüber zu erfahren, wie es Finanz- und Buchhaltungsaufgaben vorantreibt und was Business Intelligence für Finanzdienstleister so attraktiv macht.

Hinter den schönen Bildern: Ein detaillierter Blick auf die Vorteile von Financial Business Intelligence

Es gibt die Meinung, dass BI in erster Linie eine Möglichkeit ist, Daten zu präsentieren. Herausragende Visualisierung ist jedoch noch lange nicht alles, was Financial Business Intelligence bieten kann. Um es klar auszudrücken, die Grafik ist nur ein nettes Feature im Vergleich zu einer anderen Art von Wert, den diese Technologie Ihrem Unternehmen bringt.

Wenn es nur um die Visualisierung ginge, wäre das überhaupt nicht der Knackpunkt. Die Modellierungsfunktionen von Excel ermöglichen beispielsweise auch die Darstellung von Diagrammen und Grafiken. Im Vergleich zu Business-Intelligence-Anwendungen im Finanzbereich sind jedoch die Grenzen, wie z. B. Beschränkungen der Datengröße, schlechte Funktionen für die Zusammenarbeit und andere, erheblich.

Wonach Finanzabteilungen schreien, ist etwas Schnelleres, etwas „Klick-auf-einen-Knopf“, um Updates in kürzester Zeit zu erhalten, so etwas wie BI-Tools für den Finanzbereich.

1. Tiefes Engagement der Interessengruppen

Der unvergleichliche Vorteil von BI-Finanzdienstleistungen besteht darin, dass sie eine echte Einbeziehung der Interessengruppen in den „Prozess“ bieten, nämlich langfristige Planung, Budgetierung, Prognose und Vergleich mit der Realität. Wenn beispielsweise ein Filialleiter ein klares Verständnis zwischen einem Input (bestimmte Indizes, Pläne für Verkaufsmengen usw.) und einem Output hat, ermöglicht dies effektivere Gespräche innerhalb der Abteilung. Mit Self-Service-BI-Tools wie Power BI, Tableau oder Qlik werden Fragen, die in Besprechungen auftreten, sofort angesprochen und beantwortet – es ist nicht erforderlich, zu den Analysten zurückzukehren, um einen weiteren Bericht zu erstellen und die Diskussion auf das nächste Mal zu verschieben.

Darüber hinaus fördert der Zugriff auf BI-Lösungen über Mobilgeräte und Tablets auch das Engagement der Interessengruppen – wodurch die Datenanalyse leichter zugänglich wird; Jede Zeit jeder Ort.

2. Zeitersparnis. Eine Menge davon

Längst vorbei sind die Zeiten, in denen Unternehmen keine andere Alternative hatten, als mehrere Excel-Dateien zu verwenden, diese manuell abzugleichen und zu filtern, um ein umfassendes Bild der Daten zu erhalten. Jetzt ist die Alternative da und zwar Business Intelligence im Finanzbereich, die für eine unvergleichlich schnellere Berichtserstellung sorgt. Statt fast einer Woche, um die Daten zusammenzutragen, dauert es nicht länger als eine gemütliche Tasse Kaffee und es bleiben mehrere volle Tage für intellektuelle Arbeit.

Verbinden Sie das mit der Tatsache, dass es einige Unternehmen gibt, bei denen Sie es sich nicht leisten können, bis Ende des Monats zu warten, um eine Entscheidung zu treffen. Wenn Sie beispielsweise mit schnelllebigen Konsumgütern handeln, müssen Sie, um zu überleben, am Puls der Zeit bleiben und Ihre Konkurrenten im Auge behalten. Andernfalls sind Ihre Analysen sinnlos.

BI ermöglicht es Ihnen, operative Daten wie beispielsweise die Ergebnisse von Marketingkampagnen zu sehen und schnell zu erfassen. Der Beitrag war doppelt so hoch wie die Investition? Perfekt! Alles, was Sie tun müssen, ist, genau zu analysieren, was dies verursacht hat, und in die gleiche Richtung vorzugehen. Während eine rote Kampagne als offensichtliches Zeichen dafür dient, die Strategie zu ändern oder zumindest einige Anpassungen vorzunehmen. Es gibt auch Dinge wie das Verfolgen von schlecht verkauften Artikeln oder Artikeln mit niedrigen Margen. Dies ist in Excel schwierig, insbesondere wenn Sie zehn-, fünfzehn- oder zwanzigtausend Positionen im Sortiment haben.

— Maxim Hayan, Finanzgeschäftspartner

3. Konsolidierter Speicherort für Ihre Daten

Stellen Sie sich vor, wie viel mehr Wert eine Finanzabteilung durch die Analyse der Daten und das Anbieten von Lösungen bringen kann, anstatt Äonen damit zu verbringen, nach Informationen über Betrieb, Lieferkette, Personalwesen, Beschaffung, Vertrieb und so weiter zu suchen. Dank eines vollwertigen BI-Systems werden Daten aus dem gesamten Unternehmen und darüber hinaus – Stichwort Big Data – an einem Ort gesammelt.

Es gibt Unternehmen, die Daten aus einer ganzen Reihe unterschiedlicher Systeme abrufen müssen, was an sich schon mühsam ist, ganz zu schweigen davon, dass einige dieser Systeme möglicherweise veraltet sind. Das vollständige Reengineering von Legacy-Software wird Jahre dauern und Millionen kosten. Die Arbeit mit Daten wird also auf jede mögliche Weise gehandhabt: Jemand verwendet FTP, um Dateien zu übertragen, andere laden CSV-Dateien in bestimmte Ordner hoch … Aber was, wenn der Ordner geändert wird oder das IT-Team den Server neu gestartet hat? Kein Wunder, dass die Ausgabe durcheinander gebracht wird. In der Zwischenzeit hilft ein gut konzipiertes, vollwertiges BI-System, diese Daten mit einem Data Warehouse oder Data Lake und einem ETL-Prozess an einem Ort korrekt zu organisieren.

— Maxim Hayan, Finanzgeschäftspartner

Mit Business Intelligence für eine Finanzabteilung erhalten Mitarbeiter die Möglichkeit, neue Daten schnell in das Data Warehouse zu integrieren und mit allen erforderlichen Informationen an einem Ort zu interagieren, ohne nach zusätzlichen Daten suchen zu müssen. Stellen Sie sich vor, Sie könnten all Ihre unterschiedlichen Quellen wie das Web, SQL Server, Excel und Flatfiles in eine vorkonfigurierte Lösung leiten, in der diese Daten gespeichert, verarbeitet und visualisiert werden.

Sie müssen nicht mehr mit Dutzenden von offenen Registerkarten und separaten Berichten jonglieren, um eine Geschichte zu erzählen. Welche Daten auch immer Sie zusammenstellen möchten, mit BI-Software können Sie dies problemlos tun. Für weitere Details genügt es, einen Drilldown in den Quellbericht durchzuführen.

4. Selbstversorgung

Das Problem besteht möglicherweise nicht einmal darin, Daten aus verschiedenen Quellen zusammenzuführen. Möglicherweise verfügen Sie über ein Data Warehouse und ein internes Entwicklungsteam, das sich darauf konzentriert, Benutzern bei der Berichterstattung für das Management zu helfen. Aber das wird Sie immer noch nicht davon abhalten, alle Kreise der Unternehmens-IT-Hölle zu durchlaufen, während Sie die Leistungsbeschreibung so oft erstellen, bis Ihre Bedürfnisse verstanden werden, und Sie können am Ende immer noch etwas haben, das nicht funktioniert. nicht voll funktionsfähig. BI im Finanzwesen hingegen hilft Ihnen dabei, das volle Potenzial Ihrer Daten auszuschöpfen – von der Art, von der Sie nie gewusst haben, dass Sie sie haben – ohne die IT-Abteilung einzubeziehen.

5. Effektives Finanzmanagement

Durch die Bereitstellung robuster Finanzgeschäftsanalysen in Dashboards macht BI das Finanzmanagement an allen Fronten effizienter.

• Cashflow-Management

Unter nicht idealen Bedingungen, unter denen das laufende Geschäft funktionieren muss, ist der Cashflow entscheidend – wenn auf eine Krise die nächste folgt. Einige Kunden verlangen verlängerte Laufzeiten, andere verlangsamen die Zahlungen … Mit BI haben Sie Einblick in Ihren Cashflow und können genaue Prognosen zur Verbesserung seiner Gesundheit erstellen.

Unternehmen gehen oft bankrott, nicht weil sie unrentabel sind, sondern weil sie ein Liquiditätsdefizit haben. Cash-Flow-Management hat für jeden CFO oberste Priorität. So dürften alle Unternehmen, die auf Bestellung arbeiten und deren Produktionszyklus lang genug ist, kaum auf BI-Finanzdienstleistungen verzichten können.

— Maxim Hayan, Finanzgeschäftspartner

Mit dem Cash-Übersichtsbericht in Power BI erhalten Sie beispielsweise einen Überblick über Zu- und Abflüsse in Systemwährung, den gesamten Banksaldo und den Saldo einer juristischen Person, den heutigen tatsächlichen vs. den prognostizierten Saldo und mehr. In der Zwischenzeit ermöglicht Ihnen die Cashflow-Prognose selbst, mehr ins Detail zu gehen und tägliche Prognosezusammenfassungen zu erhalten.

• Revenue Management

Die unternehmenskritischen Fragen, wie was, wann und an wen verkauft und welcher Preis festgelegt werden sollen, können einfacher und genauer beantwortet werden, wenn die Daten von einem Finanz-BI-System erfasst, interpretiert und visualisiert werden.

Business Intelligence bietet eine 360-Grad-Analyse von Preisen, Inventar, Werbekampagnen und Produkteinführungen. BI-gesteuertes Revenue Management hilft Unternehmen aus einer Vielzahl von Branchen, die Lichter am Laufen zu halten und die angestrebte Rentabilität zu erreichen. Nehmen Sie zum Beispiel Hotelketten, die BI verwenden, um optimale Zimmerpreise zu ermitteln, Reservierungen, Personalbedarf, Lagerbestände und andere Ressourcen zu prognostizieren, um Probleme mit der Beschaffung und Personalbesetzung in der Nebensaison und in der Hochsaison zu vermeiden.

• Kostenmanagement

Für jede Organisation, die im Geschäft bleiben möchte, ist es wichtig, die Rechnungen pünktlich zu bezahlen, was ohne ein angemessenes Spesenmanagement nicht möglich ist. Aber was macht es so? BI ist unter anderem darauf ausgelegt, die Ausgaben des Unternehmens im Auge zu behalten. Es ermöglicht Unternehmen, Stapel von Quittungen und Tabellenkalkulationen durch aufschlussreiche Dashboards zu ersetzen, um einen ganzheitlichen Überblick über die Personalausgaben zu erhalten, die Einhaltung von Spesenrichtlinien sicherzustellen und T&E-Trends zu verfolgen.

Die Entscheidung, eine spezielle Software zur Verwaltung der Unternehmenskosten zu verwenden, wird noch effektiver, wenn sie durch geplante Dashboards und Berichte per E-Mail unterstützt wird. Diese Taktiken helfen Managern, ihre Mitarbeiter im Auge zu behalten, Warnungen und Benachrichtigungen einzurichten, um Ausgaben rechtzeitig zu verwalten, und BI-Tools mit den Spesen-, Abrechnungs- und Online-Reisereservierungssystemen Ihres Unternehmens zu verbinden.

6. Genaue Prognose

Dank Business-Intelligence-Anwendungen im Finanzwesen können Sie den Plan und die Fakten auf einer Ebene der Geschäftslogik in einem einzigen Tool zusammenführen. Und wenn dieses Tool auch zeigen kann, woraus eine Tatsache besteht und warum sie so ist; es ist unbezahlbar.

Angenommen, Sie haben einen Geschäftsbereich gegründet und mussten zusätzliche SAP-Lizenzen kaufen, oder es wurde ein neuer Produktionsstandort hinzugefügt, was zusätzliche Infrastruktur erforderte. Nach einer Weile ist alles vergessen – Sie können natürlich die Budgetpräsentation für den gewünschten Zeitraum ausgraben, aber es ist viel bequemer, zuverlässiger und schneller, nur auf die Zelle mit der Nummer zu klicken, wo es sein wird eine Notiz mit dem Namen der Person, die es hinzugefügt hat, und dem Datum, an dem es gemacht wurde.

Wenn der Plan von den Tatsachen abweicht, können Sie einen Drilldown durchführen, um zu sehen, worauf die Abweichungen zurückzuführen sind. Die Daten werden verfügbar: Sie können sowohl Synthese als auch Analyse durchführen, ohne nach E-Mails suchen, die Tabellen durchsuchen oder einen Controller anrufen zu müssen.

7. Fehlerfreie Berichterstattung

Das gedankenlose manuelle Kopieren und Einfügen von Zahlen ist fehleranfällig und kann das Vertrauen in Ihre Finanzdaten untergraben. Glücklicherweise kann all diese schwere Arbeit von Financial Business Intelligence für Sie erledigt werden. Durch die Verwendung von BI-Software für den direkten Datenzugriff und die Berichtsautomatisierung sparen Sie Zeit, Geld und vor allem den Ruf als Spezialist, der „Jahrzehnte braucht, um aufgebaut zu werden, und fünf Minuten, um ihn zu verlieren“.

Außerdem verleiht BI den Daten mehr Glaubwürdigkeit, indem zwischen guten und schlechten Daten unterschieden wird. Eine ordnungsgemäße Analyse ist nur möglich, wenn die Daten von angemessener Qualität sind. Deshalb reicht es nicht aus, nur Informationen zu sammeln. Der ETL-Prozess, der im Kern von BI-Systemen liegt, soll durch Standardisierung und Entfernung von Dubletten eine gute Datenqualität im Lager sicherstellen.

Darüber hinaus kann die Datengesundheit durch regelmäßige Audits oder die Zusammenarbeit mit zuverlässigen Datenexperten aufrechterhalten werden, die genau wissen, welche Schritte zur Optimierung der Datenqualität zu unternehmen sind.

8. Sichtbarkeit der gesamten Organisation

Was ein CFO am meisten braucht, ist eine zentrale Anlaufstelle für alle Finanzinformationen. Ausgestattet mit kalibrierten Dashboards, die Daten im gesamten Unternehmen nachverfolgen, können C-Suites die Berichterstellung aufschlüsseln, um Antworten auf alle finanzbezogenen Fragen zu finden. Wie sind die Kosten für die Herstellung ähnlicher Einheiten in verschiedenen Unternehmen im Vergleich? Unterscheiden sich unsere Produktionsmengen im Vergleich zum Vorjahreszeitraum? Was sind die Treiber der Abweichungen? Wie entspricht unsere Leistung der Prognose und dem Budget? Welche Langsamdreher sollten aus der Lieferkette gestrichen werden? Apropos, BI leistet hervorragende Arbeit und deckt diesen Teil des Geschäfts ab.

Nun ist die Beantwortung dieser Fragen ein Kinderspiel. Und obendrein ist es viel einfacher geworden, den Zusammenhang zwischen den Zahlen für Nicht-Finanzarbeiter zu erklären.

— Nastassia Naruta, Financial Controller bei einem in Deutschland ansässigen Hersteller hochwertiger Haushaltsgeräte

9. Verbrauchsdaten

Financial Business Analytics war noch nie so kristallklar wie die BI-Technologie es gemacht hat. Versteckte Muster und Trends, nicht offensichtliche Verbindungen, unbemerkte Chancen und unterschätzte Bedrohungen – all das kommt sofort an die Oberfläche, wenn es auf einem Dashboard reflektiert wird. Neben der Präsentation komplexer Konzepte in einem leicht verdaulichen Format demokratisiert eine robuste Datenvisualisierung Daten und kommuniziert Erkenntnisse im gesamten Unternehmen, indem festgestellt wird, warum sie eine bestimmte Leistung erbringen und was Sie tun können, um die Zahlen zu verbessern.

Auf diese Weise sind BI-Tools für den Finanzbereich ein unverzichtbarer Bestandteil jedes modernen Unternehmens, um finanzielle KPIs im Vergleich zur Geschäftsleistung zu analysieren und eine dynamische Ansicht von Marketingtrends, Produktinteressen und Kundenstimmung zu präsentieren, um zukünftige strategische Möglichkeiten hervorzuheben.

Wie sieht Business Intelligence für eine Finanzabteilung aus? Ein Überblick über ein Dashboard-Beispiel

Nachdem die Transformationen durchgeführt wurden, können die Daten gemäß den benutzerdefinierten vorgefertigten Berichtspaketen wie CFO-Dashboard, Event-Briefing, Benchmarking usw. gruppiert werden wichtigsten KPIs auf einem einzigen Bildschirm.

Die obere Zeile zeigt Gewinn, Umsatz, verkaufte Menge und die Anzahl der Bestellungen im aktuellen Jahr im Vergleich zum Vorjahr. Die zweite Zeile zeigt Gewinne und Verkäufe nach Kategorie, während die dritte die Verkäufe nach Marge sowie die Gewinne und Margen verschiedener Unterkategorien von Waren anzeigt.

Um einen genaueren Blick darauf zu werfen und ein besseres Verständnis zu erlangen, können Benutzer die Daten aufschlüsseln, indem sie auf die relevanten Bereiche, wie z. B. Verkäufe, klicken. Diese Aktion ruft einen spezifischen Bericht auf, der die granularen Details für die KPIs und Treiber zeigt. Der Bericht wird sofort geöffnet und bietet eine Ursachenanalyse der im Dashboard angezeigten Informationen.

Nicht nur der Finanzchef kann von diesen Dashboards profitieren. Andere Spezialisten der Finanzabteilung (z. B. Finanzcontroller) können sie nutzen, um Einblicke in ihre Schwerpunkte zu gewinnen.

Die BI-Lösung kann auch mit KI-Technologie ergänzt werden, um Daten weiter zu analysieren und bei der präskriptiven Analyse erfolgreich zu sein.

Verschaffen Sie sich einen Vorsprung mit BI-Finanzdienstleistungen

Alle Vorteile, die Financial Business Intelligence Unternehmen bringt, können in der Tat zu einem kombiniert werden – ein Wettbewerbsvorteil. Indem Sie in der Lage sind, die Zahlenverarbeitung zu automatisieren, Daten an einem einzigen Ort zu speichern und zu verarbeiten und sie in einem für alle Beteiligten verständlichen Format zu präsentieren, sparen Sie eine Menge Zeit bei einer gründlichen und ganzheitlichen Analyse und stellen sicher, dass die Entscheidungsfindung eher auf Daten basiert als nach Bauchgefühl. Und dies wird Ihnen sicherlich ermöglichen, sich auf dem Markt wohler zu fühlen und selbstbewusster zu agieren, während diejenigen, die die Macht der Technologie nur ungern annehmen, blind fliegen werden.

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