Der einfache Leitfaden zur Veranstaltungsplanung mit sofort bearbeitbaren Vorlagen

Die Organisation von Veranstaltungen kann eine mühsame Aufgabe sein, wenn Sie keinen richtigen Plan haben. Je größer die Veranstaltung, desto mehr Details müssen Sie bei der Planung berücksichtigen und desto mehr Herausforderungen müssen Sie meistern.

In diesem Beitrag zeigen wir Ihnen, wie Sie auf einfache Weise eine Veranstaltung planen können. Um es Ihnen noch einfacher zu machen, haben wir auch Vorlagen hinzugefügt. Sie können sie sofort bearbeiten und Ihr Projekt starten.

So planen Sie eine Veranstaltung

Von der Vorplanungsphase bis zum Veranstaltungstag gibt es so viel zu organisieren und im Auge zu behalten.

Befolgen Sie die nachstehenden Schritte zur Veranstaltungsplanung, um Ihre Zeit und Ihr Budget bei der Organisation einer erfolgreichen Veranstaltung zu sparen.

Erstellen Sie eine Event-Planungs-Checkliste

Eine Checkliste kann bei der Planung einer Veranstaltung einen großen Unterschied machen.

Eine Event-Planungs-Checkliste hilft Ihnen und Ihrem Team, den Überblick über die Dinge zu behalten, um die sie sich kümmern und die Dinge fehlerfrei ausführen müssen.

Im Folgenden finden Sie eine Checklistenvorlage für die Eventplanung in Form einer Mindmap. Sie können es an Ihre Veranstaltung anpassen und Ihr Team einladen, auch in Echtzeit daran mitzuarbeiten.

Legen Sie ein Ziel für die Veranstaltung fest

Das Ziel Ihrer Veranstaltung festzulegen, ist eines der allerersten Dinge, die Sie tun müssen, wenn Sie eine Veranstaltung planen. Ziele können vielfältig sein; Einnahmen, Medienaufmerksamkeit, Mittelbeschaffung, Anzahl der Teilnehmer, Einführung eines neuen Produkts usw.

Definieren Sie den Zweck Ihrer Veranstaltung oder was Sie damit erreichen möchten. Und stellen Sie sicher, dass das von Ihnen gesetzte Ziel den SMART-Kriterien entspricht, oder mit anderen Worten, spezifisch, messbar, erreichbar, realistisch und zeitnah ist.

Organisieren Sie Ihr Team

Stellen Sie ein kompetentes Team zusammen, das Sie beim Erreichen des gesetzten Ziels unterstützt und an das Sie bedenkenlos Ihre Arbeit delegieren können.

Ein Organigramm wie das untenstehende kann Ihnen dabei helfen, die Rollen und Verantwortlichkeiten und Berichtsbeziehungen zwischen den Teammitgliedern zu klären.

Wenn Sie jedem Mitglied Verantwortlichkeiten zuweisen, ist es auch wichtig, Wege zu finden, um während des gesamten Planungsprozesses mit ihnen zu kommunizieren (z. B. Chat-Software, E-Mail usw.). Und vergessen Sie nicht, regelmäßige Ausschusssitzungen abzuhalten, um den Fortschritt der Planung und etwaige Probleme zu besprechen.

Erstellen Sie eine Zeitleiste für die Veranstaltungsplanung, um die einzelnen Aufgaben, die Sie erledigen müssen, und die relevanten Fristen hervorzuheben. Es wird Ihrem Team helfen, den Überblick zu behalten.

Legen Sie Ihr Budget fest

Bevor Sie mit der Planung beginnen, müssen Sie Ihr Budget berücksichtigen und prüfen, ob Ihre Veranstaltungsplanung darauf ausgerichtet sein muss.

Im Folgenden sind die Schlüsselbereiche aufgeführt, für die Sie Geld zuweisen müssen (realistische Kosten für jeden Artikel festlegen), wenn Sie ein Budget festlegen. Einige dieser Artikel haben möglicherweise keine Fixkosten, aber es ist wichtig, grobe Schätzungen vorzunehmen, um zu entscheiden, ob Sie sich diese tatsächlich leisten können.

• Veranstaltungsort – Dies kann Zahlungen umfassen, die Sie für die Anmietung der Halle/Räume, Kautionen, Parkplätze usw. leisten müssen.
• Personal – Berücksichtigen Sie das Budget, das Sie für Mahlzeiten, Transport und Unterkunft des Personals bereitstellen müssen, insbesondere wenn die Veranstaltung außerhalb der Stadt stattfindet.
• Speisen und Getränke: Essen und Wasser sind wesentliche Dinge, die Sie für die Veranstaltung benötigen. Ziehen Sie mehrere Catering-Optionen in Betracht, bis Sie eine finden, die Ihren Bedürfnissen und Ihrem Budget entspricht.
• Unterhaltung – Benötigen Sie Musiker, DJs oder Redner? Weisen Sie ihnen Geld sowie die damit verbundenen Transport- und Unterbringungskosten zu.
• Dekorationen – Wenn Sie den Veranstaltungssaal oder die Bühne mit Blumen, Lichtern usw. dekorieren, müssen Sie auch die Kosten dafür schätzen.
• Marketing – Dies sollte alles Geld beinhalten, das Sie für Ihre Bemühungen ausgeben müssen, Ihre Veranstaltung zu vermarkten, sei es für Facebook-Anzeigen oder Poster und Flyer.
• A/V – Dies umfasst alle Geräte wie Mikrofone, Lautsprecher, WLAN, Kabel, Projektoren usw.

Laden Sie Teammitglieder ein, die für verschiedene Bereiche verantwortlich sind, um die Tabelle mit den relevanten Kosten zu vervollständigen.

Legen Sie das Datum fest und buchen Sie Ihren Veranstaltungsort

Sie haben möglicherweise ein voreingestelltes Datum, wenn es sich um ein wiederkehrendes Ereignis handelt. Wenn es jedoch nach Ihren Wünschen geht, sollten Sie einige Dinge beachten.

• Haben Sie genug Zeit, um vor dem Veranstaltungstag zu planen?
• Überspringen Sie Feiertage wie religiöse oder gesetzliche Feiertage
• Überprüfen Sie, ob die Termine der wichtigsten Teilnehmer an diesem Tag frei sind
• Berücksichtigen Sie je nach Veranstaltungsort und Art der Veranstaltung das Wetter
• Und für den Fall, wählen Sie das zweitbeste Datum

Sobald Sie einen Termin ausgewählt haben, beginnen Sie mit der Suche nach einem Veranstaltungsort, der Ihren Bedürfnissen entspricht. Auch hier gilt es abzuwägen

• Ob es an dem Datum verfügbar ist und wie lange im Voraus Sie es buchen müssen
• Ihre Zahlungs-, Rückerstattungs- und Stornierungsrichtlinien
• Ob es zu der Art von Veranstaltung passt, die Sie planen
• Bietet der Veranstaltungsort A/V-Geräte, WLAN?
• Ihre Sitzordnung und Parkplatzbedarf

Identifizieren Sie Partner und Sponsoren

Gemeinschaftsorganisationen und Unternehmenssponsoren können helfen, Kosten zu senken, mehr Werbemöglichkeiten zu finden, Ihr Publikum zu erweitern und Sie bei der Planung der Veranstaltung zu unterstützen. Und wenn Sie Partner suchen, müssen Sie sicherstellen, dass ihre Vision zu Ihrer passt.

Vermarkten Sie Ihre Veranstaltung

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, Ihre Veranstaltung zu vermarkten. Je nachdem, wie Sie Ihre Zielgruppe am besten erreichen, können Sie E-Mail-Marketing, Flyer, soziale Medien, TV, Radio oder Einladungen usw. nutzen.

Bereiten Sie Ihr Marketingmaterial so vor, wie es Ihr Budget zulässt. Dies können Logos, Banner, Poster, Flyer, Einladungen, Newsletter usw. sein.

Letzte Vorbereitungen

Ihre Veranstaltung ist nur noch wenige Tage entfernt und es gibt noch ein paar Dinge, die Sie tun müssen, um Rückschläge zu vermeiden.

• Erkundigen Sie sich bei Ihrem Caterer und bestätigen Sie das Menü, die Speisenpräsentation und die Servierdetails usw.
• Stellen Sie sicher, dass der Veranstaltungsort an dem Datum und der Uhrzeit, für die Sie ihn gebucht haben, bereit ist, eingerichtet zu werden
• Überprüfen Sie alle anderen Geräte, die Sie für die Veranstaltung benötigen. Vergessen Sie nicht, sie zu testen, um zu sehen, ob sie funktionieren, wenn Sie sie schließlich einrichten.
• Erstellen Sie einen Veranstaltungsplan für sich und Ihr Team

• Senden Sie Erinnerungen an Teilnehmer, Präsentatoren/Redner, Sponsoren und Partner

Sind Sie bereit, Ihre nächste Veranstaltung zu planen?

Ob Sie ein erfahrener Veranstaltungsplaner oder ein Neuling sind, wir hoffen, dass diese Schritte Ihnen helfen werden, Ihren Prozess effektiv (neu) zu organisieren. Halten Sie die richtigen Tools und das richtige Team bereit und schon kann es losgehen. Stellen Sie sicher, dass Sie unsere Eventplanungsvorlagen verwenden, wenn Sie Ihr nächstes Event planen.

Haben Sie Tipps zur Veranstaltungsplanung, die Sie uns mitteilen möchten? Lassen Sie es uns im Kommentarbereich unten wissen.