Wie bereitet man einen erfolgreichen Projektnotfallplan vor? | #21 Einstieg ins Projektmanagement

Wie bereitet man einen Notfallplan vor? Gehen Sie beim Ablegen am besten Schritt für Schritt vor. So können Sie im Krisenfall beruhigt zum als „Plan B“ bezeichneten Ordner greifen.

Projektnotfallplan – Inhaltsverzeichnis:

1. Einführung
2. Wann lohnt es sich, den Projektdurchführungsplan zu ändern?
3. Plan B: für Chancen und Risiken
4. Wie bereitet man einen Notfallplan vor?
5. Zusammenfassung

Einführung

Basierend auf einer Analyse der Risikobereiche wird ein Projektnotfallplan erstellt. Sein Zweck ist es, Verluste zu minimieren, wenn die Dinge nicht nach Plan laufen, und auch unvorhergesehene Gelegenheiten zu nutzen, die sich auf dem Weg ergeben. Mit anderen Worten, der Notfallplan dient dazu, den Umgang mit Risiken zu optimieren.

Es kann Ideen für die Reaktion auf einen Notfall oder unerwartete Wachstumschancen enthalten. Das können zum Beispiel Ideen für eine zusätzliche Finanzierung sein, wenn das Budget überschritten wird oder ein vielversprechender Investor auftaucht. Ein Notfallplan kann auch die Möglichkeit aufzeigen, Verantwortlichkeiten innerhalb des Teams neu zuzuweisen, falls ein Schlüsselspezialist plötzlich ausfällt oder eine zusätzliche Person einzustellen. Die Erstellung eines Notfallplans ermöglicht es Ihnen auch, die Bedingungen zu definieren, die die Marktsituation definieren, in der das gesamte Projekt sofort gestoppt werden soll. Doch wann sollte über die Umsetzung eines Plan B entschieden werden? Und wie erstellt man einen Notfallplan, um sich auf die wahrscheinlichsten Szenarien vorzubereiten?

Wann ist es sinnvoll, den Projektumsetzungsplan zu ändern?

Risiken begleiten die Umsetzung eines jeden Projekts. Es sollte in der Anfangsphase bewertet und dann während seiner gesamten Dauer überwacht werden. Laut PMBOK ist es am effektivsten, proaktiv auf Veränderungen zu reagieren, dh das Handeln an die Gegebenheiten anzupassen, bevor Risiken einen kritischen Punkt erreichen, und Risiken in einem bestimmten Ausmaß zu akzeptieren und nicht um jeden Preis zu vermeiden.

Die Umsetzung eines Notfallplans sollte von mehreren Faktoren abhängen. Zuallererst sollte die Antwort lauten:

• der Bedrohungslage angemessen – das heißt, wir unterbrechen das Projekt nicht, weil der Projektleiter erkältet ist,
• realistisch – das heißt, unter Berücksichtigung des Kontexts der Entstehung der Bedrohung, zum Beispiel, wenn die Rohstoffpreise im ganzen Land schnell steigen, nehmen wir uns nicht die Zeit, nach einem billigeren Lieferanten zu suchen,
• von einer dafür verantwortlichen Person bewusst vorab nach Abwägung verschiedener Reaktionsmöglichkeiten getroffen werden .

Sehr oft ermöglicht ein Notfallplan, die Situation schnell unter Kontrolle zu bringen. Mit einer gut konzipierten Reaktion auf unerwartete Ereignisse kann das Projekt wieder auf den normalen Weg der Implementierung zurückkehren. Manchmal erfordert die Umsetzung eines Notfallplans jedoch die Umgestaltung wichtiger Bereiche des Projekts.

Plan B: für Chancen und Risiken

Auf welche Arten von Risiken sollte besonders geachtet werden? In zwei Fällen lohnt es sich, den Umsetzungsplan eines Projekts zu ändern: Wenn er hilft, eine Katastrophe zu vermeiden oder deutlich bessere Ergebnisse zu erzielen. Eine Planänderung bei steigenden Risiken ist in der Regel mit Problemen verbunden wie:

• Verzögerung der Projektdurchführung,
• Budgetüberschreitung ,
• technische Probleme und Ausfälle ,
• Teamprobleme ,
• Verlust des Vertrauens der Stakeholder.

Im Gegensatz dazu umfassen die Gelegenheiten , die einen Wechsel zu Plan B veranlassen, unter anderem:

• neue technologische Möglichkeiten ,
• Haushaltsüberschüsse ,
• höhere Effizienz der Teamarbeit als erwartet,
• ein plötzlicher Anstieg der Nachfrage nach den Produkten oder Dienstleistungen, auf die das Projekt abzielt.

Wie bereitet man einen Notfallplan vor?

Wir sollten parallel zu dem Projektplan, den wir umzusetzen beabsichtigen, einen Notfallplan entwickeln. Durch die Analyse der Meilensteine, die zum Erreichen des Projektziels erforderlich sind, lassen sich die Möglichkeiten und Risiken, die mit bestimmten Maßnahmen einhergehen können, besser einschätzen.

Ein guter Notfallplan berücksichtigt die Risiken mit der höchsten Eintrittswahrscheinlichkeit. Dies liegt daran, dass es unmöglich ist, sich auf alle Situationen vorzubereiten, und es ineffizient ist, Aktionspläne für den Fall eines Angriffs einer außerirdischen Zivilisation zu erstellen.

Ein erfahrener Projektmanager kann jedoch die wahrscheinlichsten Risikobereiche vorhersehen. Bei einem Projekt zum Erstellen von Software für einen Kunden beispielsweise besteht ein großes Risiko darin, dass sich die Anforderungen ändern. Und für solche Umstände sollten wir einen Plan bereit haben. Zum Beispiel müssen wir im Voraus gut definierte Abnahmekriterien sowie Bedingungen, die das fertige Produkt erfüllen muss, zusammen mit agilen Methoden, die für diese Art von Projekt übernommen werden, im Voraus annehmen und in den Vertrag schreiben.

Obwohl jedes Projekt eine individuelle Behandlung erfordert, sollten einige Grundsätze für die Erstellung eines Notfallplans beachtet werden:

1. Antizipieren Sie Risiken. Es kann nicht vermieden werden, also ist es besser, ihm frontal zu begegnen.
2. Erstellen Sie einen detaillierten Aktionsplan für die wahrscheinlichsten Szenarien. Eine allgemeine Skizze hilft in einer Krise nicht weiter.
3. Nutzen Sie die Bedrohung als Chance zur Veränderung. Vielleicht wird das Projekt dadurch erfolgreicher als erwartet.
4. Versuchen Sie nicht, dem Team alles zu erklären. Die meisten Teammitglieder haben keinen Plan für das gesamte Projekt im Kopf, sodass ihnen die Umsetzung möglicherweise nicht einmal bewusst ist. Sagen Sie ihnen nur, was sich direkt auf ihre Arbeit bezieht.
5. Helfen Sie dem Team, die Veränderung zu meistern. Wenn es um die Umsetzung des Projekts oder die Zusammenarbeit im Team geht, achten Sie besonders darauf, ob alle mit der neuen Vorgehensweise vertraut sind.

Zusammenfassung

Ein Notfallplan ist eine Möglichkeit, proaktiv mit Risiken in einem Projekt umzugehen. Es ermöglicht Ihnen, Verluste durch Notfälle wie verspätete Lieferungen oder den Verlust eines Kunden zu reduzieren. Es ermöglicht Ihnen auch, sich bietende Gelegenheiten zu nutzen, die die Möglichkeit bieten, das Projektziel schneller oder besser zu erreichen.

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Autorin: Caroline Becker

Als Projektmanagerin ist Caroline Expertin darin, neue Methoden zu finden, um die besten Arbeitsabläufe zu gestalten und Prozesse zu optimieren. Ihre organisatorischen Fähigkeiten und ihre Fähigkeit, unter Zeitdruck zu arbeiten, machen sie zur besten Person, um komplizierte Projekte in die Realität umzusetzen.

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