So vermeiden Sie Überschneidungen und Doppelarbeit

Teamarbeit schafft sicherlich Traumarbeit – aber nicht, wenn sich Aufgaben überschneiden oder ohne positives Ergebnis duplizieren. Doppelarbeit oder Arbeitsüberschneidung ist der schlimmste Feind eines Projektmanagers oder -leiters, da sie nicht auf das richtige Ziel ausgerichtet sind. Doppelarbeit führt oft zur Erschöpfung von Ressourcen.

Lassen Sie uns herausfinden, wann Duplizierung tatsächlich funktioniert und wenn nicht, wie man sie vermeidet.

Was ist Doppelarbeit?

Bevor wir uns mit Doppelarbeit befassen, wollen wir untersuchen, was Doppelarbeit bedeutet. Einfach ausgedrückt, Doppelarbeit ist, wenn zwei oder mehr Personen die gleiche Anstrengung unternehmen, um eine ähnliche Aufgabe zu erledigen. Bedeutet Doppelarbeit weniger Produktivität? Entscheidend ist hier das Ergebnis. Wenn das Ergebnis trotz der doppelten Bemühungen unverändert bleibt, wäre es unproduktiv. Wenn Sie jedoch in der Lage sind, durch Doppelarbeit ein anderes Ergebnis zu erzielen, kann dies produktiv sein.

Betrachten wir zum Beispiel ein Szenario in einer Spielzeugfabrik. Ein Arbeiter in einer Produktionslinie braucht eine Stunde, um 25 Kartons mit Spielzeugautos zu verpacken. Fügen Sie der gleichen Linie einen weiteren Arbeiter hinzu. Jetzt haben Sie zwei Arbeiter, die jeweils 25 Kartons mit Spielzeugautos pro Stunde verpacken. Daraus ergibt sich ein Ergebnis von 50 Spielzeugautos pro Stunde. In diesem Fall verdoppelt sich das Ergebnis aufgrund von Doppelarbeit; somit die Produktivität steigern.

Stellen Sie sich vor, die Marketingabteilung derselben Fabrik recherchiert über die Einführung eines neuen Spielzeugs, um auf saisonale Verkäufe abzuzielen. Das Produktteam dieses Unternehmens kann sich bemühen, dasselbe zu tun, ohne zu wissen, dass auch die Marketingabteilung dieselbe Aufgabe erledigt. Am Ende des Tages erhält der Chief Operating Officer zwei Berichte zur gleichen Aufgabe. Hier hat die Doppelarbeit zum gleichen Ergebnis geführt. Es mag unterschiedliche Erkenntnisse zu beiden Berichten geben, aber wenn die beiden Teams frühzeitig zusammengearbeitet hätten, hätten sie die Ähnlichkeiten in ihren Bemühungen erkennen und die Arbeit untereinander verteilen können, um einen aufschlussreicheren Bericht zu erstellen.

Wie Sie sehen, gibt es nur einen schmalen Grat zwischen Doppelarbeit und Doppelarbeit. Obwohl Doppelarbeit nicht immer schlecht ist, kann sie bei falscher Verwaltung zur Verschwendung von Zeit und Ressourcen einer Organisation führen.

Wie lassen sich Überschneidungen und Doppelarbeit vermeiden?

Jetzt fragen Sie sich: „Wie vermeide ich Doppelarbeit?“

Der erste Schritt besteht darin, das Ergebnis jeder doppelten Anstrengung sorgfältig zu analysieren, um ihre Auswirkungen auf die Gesamtproduktivität zu bestimmen. Wenn doppelte Arbeit die Teammitglieder dazu zwingt, weniger produktiv zu sein, müssen Sie Maßnahmen ergreifen, um sicherzustellen, dass es nicht zu Arbeitsüberschneidungen kommt. Dies ist bei einzelnen Teams einfacher zu überwachen, wenn es einen Manager oder Leiter gibt, der die Arbeit jedes Teammitglieds überwacht.

In den meisten Fällen kommt es in funktionsübergreifenden Teams zu Doppelarbeit, wenn zwischen ihnen kein angemessener Kommunikationskanal besteht. Im Folgenden sind einige der Schritte aufgeführt, die Sie befolgen können, um Doppelarbeit zu vermeiden.

Kommunizieren Sie regelmäßig

Mit anderen Worten: Reden, Kontakte knüpfen und sich engagieren! Kommunikation ist der erste Schritt zur Vermeidung von Doppelarbeit.

Doppelarbeit entsteht aufgrund mangelnder Kommunikation zwischen funktionsübergreifenden Teams. Wenn in unserem vorherigen Beispiel eine angemessene Kommunikationslinie zwischen Marketing- und Produktteams bestanden hätte, hätten sie zusammenarbeiten und gemeinsam recherchieren können. Daher ist es wichtig sicherzustellen, dass es einen angemessenen Kommunikationskanal zwischen und innerhalb der Teams gibt.

Sie können traditionelle formelle Methoden wie tägliche Arbeitsplanungsbesprechungen anwenden; oder E-Mail oder Apps wie Slack, Google Chat oder Microsoft Teams, um eine nahtlose Kommunikation zwischen Teammitgliedern zu ermöglichen.

In großen Organisationen ist es möglicherweise nicht praktikabel, regelmäßige Meetings abzuhalten; aber Teamleiter können sich gegenseitig über die Projekte anerkennen, an denen sie beteiligt sind.

Effektive Kommunikationskanäle sind heute wichtiger denn je. Dies liegt an der verstärkten Tendenz von Unternehmen, auf Remote-Arbeitsstrukturen zurückzugreifen. In diesem Zusammenhang ist eine ständige Kommunikation erforderlich, um die Transparenz der Arbeit zu wahren und gleichzeitig Teambeziehungen aufzubauen.

Fortschritt verfolgen und messen

Es ist wichtig, die jedem Team zugewiesenen Aufgaben im Auge zu behalten und den Fortschritt zu messen. Arbeiten Sie mit Ihren Teammitgliedern zusammen und haben Sie einen Aktionsplan, um alle Aufgaben aufzulisten, die erfüllt werden müssen. Führen Sie diese Übung durch, wenn Sie ein neues Projekt beginnen oder tägliche Aufgaben erledigen. Führen Sie Diskussionen mit jedem Team, um realistische Zeitrahmen festzulegen, um diese Leistungen zu erbringen.

Auf einem Kanban-Board können die Einsätze dann nach Priorität nachverfolgt werden. Diese Praxis hilft bei der Bestimmung des Arbeitsumfangs, der abgeschlossen wurde, was abgeschlossen werden muss und wo die Blocker sind.

Es gibt Ihnen auch ein klares Verständnis dafür, wo die Aufmerksamkeit des Teamleiters erforderlich ist und welche Maßnahmen ergriffen werden müssen, um Blockaden zu beseitigen.

Creately ist ein visueller Online-Arbeitsbereich, der die Visualisierung von Arbeitsabläufen während der Projektplanung ermöglicht, sodass Doppelarbeit frühzeitig erkannt und verhindert werden kann. Stellen Sie den Projektablauf in einem Swimlane-Diagramm dar, um jedem Team Aufgaben und Ressourcen zuzuweisen. Die Visualisierung Ihres gesamten Projekts auf einer einzigen Leinwand kann dazu beitragen, den Aufwand zu vermeiden, für die Projektverfolgung zwischen mehreren Apps hin und her springen zu müssen. Creately macht es einfach zu bestimmen, wer was tut – wodurch die Gefahr von Aufgabenüberschneidungen eliminiert wird.

Seien Sie transparent und machen Sie Ihre Arbeit zugänglich

Wenn Sie ein Projekt abschließen, hinterlassen Sie ein Vermächtnis der geleisteten Arbeit. Machen Sie Ihre Arbeit allen relevanten Teammitgliedern im Unternehmen zugänglich.

Stellen Sie sicher, dass eine Datenbank vorhanden ist, die einen nahtlosen Zugriff auf frühere Forschungs- und Projektvorhaben ermöglicht. Dies hilft Kollegen, die sich an zukünftigen Projekten versuchen, Wissen über die abgeschlossene Arbeit zu sammeln, und eliminiert Raum für doppelte Arbeit.

Es wird sie auch über die Ergebnisse einer möglichen Vorgehensweise aufklären und Aufschluss darüber geben, was anders gemacht werden sollte.

Creately kann als zentrale Drehscheibe dienen, um alle Projektinhalte, Aufgaben und Kommunikationen von der Ideenfindung und Planung bis zur Ausführung zu zentralisieren. Es bietet anpassbare Frameworks für Mind Mapping, Affinity Mapping, Sprint-Planung, Projektzeitpläne, Workflow-Mapping und mehr. Die Kollaborationsfunktionen von Creately, einschließlich In-App-Videokonferenzen, Mausverfolgung und Kommentieren, ermöglichen es Benutzern, zusammenzuarbeiten und Informationen nahtlos auszutauschen.

Das zweite Mal ist 'Nicht immer' der Zauber

Doppelarbeit ist nicht immer schlecht. Wenn es jedoch nicht auf ein angemessenes Ergebnis abzielt, kann Doppelarbeit zeitaufwändig und geradezu mühsam sein.

Seien Sie klug bei der Art und Weise, wie Sie Ihre Arbeit erledigen. In der heutigen Geschäftswelt können Sie nicht länger in Silos arbeiten. Zögern Sie nicht, sich mit Ihren Kollegen auszutauschen und mit ihnen in ständiger Kommunikation zu stehen. Seien Sie offen für den Austausch von Wissen und konzentrieren Sie sich auf das Erreichen gemeinsamer Ziele. Effektive Kommunikation und Zusammenarbeit stellen sicher, dass jeder im Unternehmen sinnvolle Arbeit auf einem gemeinsamen Weg zum Erfolg leistet.