Wie sende ich eine Rechnung? Nützliche Hilfsmittel

Jeder Freiberufler, Kleinunternehmer oder Unternehmer stellt jeden Monat Rechnungen aus. Sie sind erforderlich, um Zahlungen für geleistete Arbeit oder gelieferte Waren zu erhalten. Aber allein die Ausstellung eines solchen Dokuments garantiert noch keinen Zahlungseingang. Für den vollen Erfolg ist es notwendig, es an den Auftragnehmer zu liefern. In diesem Artikel erfahren Sie 3 Möglichkeiten, wie Sie eine Rechnung versenden und welche Tools dabei besonders praktisch sind.

So senden Sie eine Rechnung – Inhaltsverzeichnis:

1. Wie sende ich eine Papierrechnung?
2. Wie erstelle ich eine Rechnung in elektronischer Form?
3. Wie erstelle und sende ich eine PDF-Datei mit einer Rechnung?
4. Wie kann Ihnen eine Rechnungsanwendung helfen?

Wie sende ich eine Papierrechnung?

Obwohl das Internet in unseren Häusern und Büros endgültig Einzug gehalten hat, wird die überwältigende Mehrheit der Rechnungen auf dem traditionellen Postweg verschickt. Laut Bericht E-Invoicing / E-Billing. Digitalisierung und Automatisierung Bis zu 90 % der Rechnungen gehen in Papierform an die Empfänger.

Leider hat dies seine Nachteile. Eine davon ist die Zeit, die benötigt wird, um den Brief an die angegebene Adresse zu liefern. Beim Versand müssen Sie dies im gesamten Prozess berücksichtigen, der zum Erhalt der Zahlung führt. Sie müssen bedenken, dass an Papierdokumente möglicherweise einige Personen angehängt sind. Sie erwarten, dass Sie ihnen Rechnungen in genau dieser Form zur Verfügung stellen. Zugegebenermaßen können Sie einige davon überzeugen, elektronisch zu fakturieren, aber in anderen Fällen müssen Sie sich an die Wünsche Ihrer Kunden anpassen.

Die meisten Tools, die Sie zum Versenden einer Papierrechnung benötigen, sind in jedem Büro verfügbar. Sie benötigen einen Computer mit Drucker, Bürosoftware und Umschläge. Obwohl Sie eine Rechnung in einem speziell vorbereiteten Formular von Hand schreiben können, ist es viel einfacher, mit elektronischen Dokumenten zu arbeiten.

Mit einem Textverarbeitungsprogramm oder einer Tabellenkalkulation können Sie ein Dokument erstellen, das alle erforderlichen Elemente enthält. Dann müssen Sie es ausdrucken, in einen Umschlag stecken, adressieren und versenden. Die meisten gängigen Textverarbeitungsprogramme ermöglichen das Bedrucken von Umschlägen, sodass Sie sich nicht damit quälen müssen, die Adresse von Hand aufzuschreiben. Sie müssen nur noch eine Briefmarke kaufen und den Brief an den Auftragnehmer schicken.

Wie erstelle ich eine Rechnung in elektronischer Form?

Eine Alternative zu Papierdokumenten ist eine E-Rechnung. Sie brauchen keine spezielle Software, um es zu erstellen, da die, die Sie täglich verwenden – eine einfache Tabellenkalkulation oder ein Textverarbeitungsprogramm – ausreichen wird. Wie bei einem Dokument, das per Post verschickt wird, müssen Sie zunächst eine Rechnung erstellen, nur dass Sie die so erstellte Datei nicht drucken, sondern speichern sollten.

Vermeiden Sie Formate wie DOC oder XLS , denn obwohl sie weit verbreitet und leicht zu öffnen sind, haben sie einen großen Nachteil – ein so erstelltes Dokument kann leicht bearbeitet werden. Zwar haben Sie die Möglichkeit, die Bearbeitung einer solchen Datei mit einem Passwort abzusichern, aber besser ist es, auf eine bewährte Lösung zurückzugreifen – PDF-Dateien. Durch das Versenden eines solchen Dokuments können Sie sicher sein, dass niemand seinen Inhalt stören wird.

Wie erstelle und sende ich eine PDF-Datei mit einer Rechnung?

Sie können einen der im Internet verfügbaren Konverter verwenden, z. B. Adobe Acrobat, um eine PDF-Datei zu erstellen. Wählen Sie einfach eine zuvor in einer DOC-Datei gespeicherte Rechnung aus, und das Programm führt automatisch die Konvertierung in PDF durch. Abhängig von den Einstellungen Ihres Computers und den Möglichkeiten Ihrer Textverarbeitung/Tabellenkalkulation können Sie auch bereits im Programm die Option zum Speichern der Datei im PDF-Format auswählen.

Fügen Sie das so vorbereitete Dokument als Anhang einer E-Mail hinzu. Es ist eine gute Idee, mit diesem Schritt mit dem Erstellen einer Nachricht an einen Kunden zu beginnen. Dadurch wird sichergestellt, dass Sie keine E-Mail ohne Anhang versenden. Im Titel der Nachricht können Sie den Namen des Projekts angeben, für das die Rechnung gilt. Der Inhalt der E-Mail sollte kurz und prägnant sein, aber achten Sie auf einen höflichen Ton. Sie können sich für die bisherige Zusammenarbeit bedanken, zur zukünftigen Nutzung der angebotenen Dienste anregen und im Falle einer Teilrechnung angeben, um welchen Arbeitsschritt es sich handelt.

Wie kann Ihnen eine Rechnungsanwendung helfen?

Dies ist ein Tool, das den Rechnungsversand erheblich erleichtert, da es Ihnen die unterschiedlichsten Möglichkeiten bietet. Wenn Sie mit Unternehmen zusammenarbeiten, die Papierdokumente benötigen, stellen Sie die Rechnung einfach aus, drucken sie aus und senden sie per Post nach Kundenwunsch. Der Vorteil für Sie besteht darin, dass eine solche Anwendung mit vorgefertigten Rechnungsvorlagen geliefert wird, sodass Sie sicher sein können, dass sie den Vorschriften Ihres Landes entsprechen.

Sie müssen sich auch keine Gedanken über Mehrwertsteuersätze oder die Richtigkeit von Berechnungen und Zusammenfassungen machen. Wählen Sie einfach den entsprechenden Steuersatz aus, geben Sie den Nettowert der Waren/Dienstleistungen ein, und das Programm berechnet den Wert des Artikels selbst zusammen mit der Steuer.

Mit der kostenlosen Rechnungs-App können Sie ganz einfach E-Rechnungen direkt an die E-Mail-Postfächer der Auftragnehmer senden , die diese Form der Kommunikation akzeptieren. Ein solches Dokument wird sofort im PDF-Format gespeichert, sodass Sie keine Probleme haben werden, eine solche Datei in ein Format zu konvertieren, das die Datenintegrität gewährleistet. Eine so erstellte Rechnung können Sie mit buchstäblich wenigen Klicks versenden. Sie müssen sich nicht bei Ihrem E-Mail-Konto anmelden – Sie können alles innerhalb der Anwendung erledigen. Sie können den Betreff der Nachricht eingeben, den Inhalt vervollständigen oder eine vorbereitete Vorlage verwenden, was Zeit spart und Ihre Arbeit erheblich verkürzt.

Wichtig ist, dass Sie nie wieder eine E-Mail ohne Anhang versenden, denn durch Klicken auf die Schaltfläche „Senden“ wird die von Ihnen ausgestellte Rechnung automatisch an die Nachricht angehängt. Wie bei Standard-E-Mails können Sie den Empfänger der Nachricht auswählen, weitere Empfänger hinzufügen und sogar eine versteckte Kopie senden. Dies ist praktisch bei großen Unternehmen, da Sie die Rechnung sowohl an Ihren Projektbetreuer als auch direkt an die Buchhaltung senden können.

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Autor: Andy Nichols

Ein Problemlöser mit 5 verschiedenen Graden und unendlichen Motivationsreserven. Das macht ihn zu einem perfekten Business Owner & Manager. Bei der Suche nach Mitarbeitern und Partnern schätzt er Offenheit und Neugier auf die Welt am meisten.

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